Cobra más rápido gracias a unos flujos de trabajo flexibles de «del presupuesto al cobro» en los sectores de la distribución y el comercio minorista
Cada distribuidor mayorista y cada negocio minorista tiene un proceso de «del presupuesto al cobro» ligeramente diferente. Algunas empresas centradas en el inventario prevén la demanda, realizan pedidos para reponer existencias y atienden los pedidos a partir del inventario. Al mismo tiempo, otras organizaciones invierten mucho en marketing y ventas, delegando la gestión del inventario a terceros y externalizando la gestión de pedidos mediante envíos directos. La gestión de artículos es fundamental en entornos en los que las familias de productos contienen cientos o miles de artículos que varían solo ligeramente en cuanto a sus atributos. La trazabilidad de lotes y números de serie, así como la preparación de kits con desmontaje, son aspectos cruciales para muchas organizaciones.
Acumatica ofrece flexibilidad para dar soporte a numerosos flujos de trabajo distintos, desde el presupuesto hasta el cobro, mediante potentes aplicaciones para gestionar clientes potenciales, inventario, compras, preparación de pedidos, embalaje, envíos y contabilidad. Se admiten las ventas omnicanal, tanto para ventas internas como para pedidos de tiendas online o transacciones en puntos de venta minoristas. Las aplicaciones ampliadas dan soporte al proceso «del presupuesto al cobro» con citas de servicio técnico para instalaciones y reparaciones, así como con la contabilidad de proyectos para servicios profesionales que incluyen bienes distribuidos.
Esta guía práctica muestra cómo Acumatica da soporte a procesos de «quote-to-cash» (desde el presupuesto hasta el cobro), tanto sencillos como complejos, para empresas que venden, instalan y prestan servicios de mantenimiento a productos distribuidos.
El proceso «de la cotización al cobro» consta de tres fases y 14 pasos específicos, desde la definición de los artículos y la generación de oportunidades de venta hasta la elaboración de informes y las actividades de apoyo.
Fase 1: Preparación y venta
La mayoría de las ventas comienzan mucho antes de que se elabore el presupuesto. Configura artículos en stock para los productos y artículos sin inventario para los servicios. Aprovecha la automatización de marketing integrada para generar oportunidades de negocio. Gestiona el ciclo de ventas mediante la asignación de oportunidades y las actividades relacionadas con ellas. Crea y gestiona familias de productos con artículos matriciales y envía presupuestos a los clientes para su aprobación electrónica. Convierte los presupuestos en pedidos de venta y gestiona los detalles de los pedidos para garantizar un traspaso fluido al almacén, los envíos directos por parte de los proveedores o las agencias externas de gestión de pedidos.
Paso 1: Definición del elemento
Los distribuidores mayoristas y las empresas minoristas gestionan el stock y los artículos no inventariados que se utilizan en ventas, proyectos y servicios. Los códigos de aplazamiento garantizan un reconocimiento preciso de los ingresos por ventas de servicios, asistencia y otros artículos no inventariados. Genera artículos únicos con «Matrix Items» utilizando atributos como la longitud, la anchura, el estilo, el color y mucho más. Los artículos de contrato se configuran como artículos no inventariados para definir servicios con políticas de precios y prestación para el artículo no inventariado original vendido y diferentes artículos no inventariados para las renovaciones.
Artículos en stock
Hay seis formas de crear artículos en stock en Acumatica.
- Importar artículos desde los archivos de los proveedores
- Creación manual de artículos
- Copiar elementos de elementos similares
- Crear elementos a partir de plantillas
- Convertir artículos de las solicitudes de compra
- Crear elementos utilizando atributos con elementos de matriz
Artículos no incluidos en el inventario
Gestionar artículos no incluidos en el inventario, tales como:
- Servicios profesionales y de campo
- Documentación del producto
- Descargas digitales
- Gastos facturables
- Contratos de asistencia técnica
- Otros artículos no incluidos en el inventario
«A los comerciales nunca se les había permitido acceder a nuestro sistema ERP, pero ahora pueden conectarse en cualquier momento. Pueden acceder a los datos dentro de los niveles de permiso que se les han concedido. Pueden ver qué clientes han realizado pedidos anteriormente y obtener informes. Gracias al acceso al CRM, pueden consultar las notas y las actividades registradas por el equipo de atención al cliente. Se ha mejorado la comunicación entre nuestros comerciales y el equipo interno, algo de lo que antes carecíamos».
Paso 2: Generación de clientes potenciales
A continuación, el departamento de marketing elabora listas de marketing y lleva a cabo campañas para generar clientes potenciales. Las oportunidades se asignan a los comerciales en función de la línea de productos, el territorio de ventas u otros criterios definidos por el usuario. Se pueden programar actividades y guardar las tareas completadas con notas para cada oportunidad. Los clientes potenciales descartados pueden reenviarse al departamento de marketing para que se realicen actividades adicionales. El marketing integrado respalda actividades clave de inbound marketing para empresas orientadas al comercio, mediante acciones de marketing en redes sociales, blogs y optimización en motores de búsqueda.
Gestión de clientes potenciales
Las actividades de marketing generan clientes potenciales a partir de eventos, correo electrónico, tráfico entrante en la página web, ferias comerciales, telemarketing, llamadas en frío, recomendaciones y otras actividades. Importa y gestiona listas de marketing para correo electrónico, correo postal, telemarketing y diferentes tipos de campañas. Crea y lleva a cabo actividades de marketing con tareas y eventos para desarrollar oportunidades cualificadas de ventas, proyectos y servicios que hagan crecer tu organización. Aprovecha los datos comerciales para mejorar los planes de campaña.
Gestión de oportunidades
El equipo de ventas convierte los clientes potenciales cualificados en nuevas oportunidades de negocio. Configura los procesos de ventas, programa tareas, añade notas y adjunta documentos para gestionar cada oportunidad de forma eficiente. Las oportunidades permiten a los profesionales de ventas gestionar presupuestos y pedidos de venta, así como crear órdenes de servicio para las partidas de las oportunidades. Realiza un seguimiento de tu cartera de oportunidades mediante indicadores clave de rendimiento y flujos de trabajo integrados para hacer avanzar las oportunidades a lo largo del ciclo de ventas.
«Como no nos dábamos cuenta de que ya teníamos algo en otro almacén, comprábamos cosas que no necesitábamos y acumulábamos exceso de stock... Hemos eliminado por completo el factor humano de aspectos como los precios especiales y nos hemos apoyado en el sistema Acumatica, lo cual nos ha reportado grandes beneficios. Me ha facilitado mucho la vida».
Paso 3: Actividades previas a la elaboración del presupuesto
Los distribuidores mayoristas suelen ofrecer presupuestos para productos estándar que tienen en stock. Por el contrario, otros pueden ofrecer presupuestos para kits personalizados, artículos nuevos de catálogos de proveedores que nunca han vendido antes o artículos que no figuran en el inventario, como los servicios. Las empresas de comercio entre empresas (B2B) utilizan tiendas online para recopilar información con el fin de preparar presupuestos para clientes sobre artículos complejos, proyectos o servicios. Las empresas de comercio que venden principalmente a consumidores cuentan con procesos sencillos desde la cotización hasta el cobro, ya que la mayoría de los productos están en stock o disponibles de inmediato para su envío directo desde los proveedores. Las ventas suelen pagarse en el momento de la compra, lo que elimina la necesidad de facturar y cobrar el importe. A continuación se enumeran solo algunas de las actividades que los distribuidores y las empresas minoristas pueden necesitar realizar antes de elaborar la cotización para el cliente.
Gestión de solicitudes de compra
Algunos flujos de trabajo «del presupuesto al cobro» implican la incorporación de nuevas partidas de inventario, esenciales para establecer los precios de los presupuestos de los clientes. Las solicitudes de nuevas partidas o servicios se crean en la aplicación «Solicitud de pedido de compra». Las solicitudes se envían a los proveedores por vía electrónica para solicitar ofertas, con el envío de presupuestos por parte de los proveedores y flujos de trabajo configurables para las aprobaciones internas de los pedidos de compra. La oferta ganadora del proveedor se convierte en un nuevo registro de artículo o de artículo fuera de inventario cuando se aprueba la solicitud de compra y el cliente aprueba formalmente el presupuesto de ventas.
Preparación de kits de inventario
Muchos distribuidores y empresas comerciales configuran kits de inventario agrupando componentes para formar artículos únicos. En ocasiones, estos kits se preparan con antelación y se almacenan para atender pedidos futuros. Los kits también pueden prepararse bajo pedido a medida que estos llegan a la organización. El desmontaje de los kits en sus componentes habituales es habitual cuando un cliente necesita una pieza que está agotada, pero que está disponible como parte de un kit almacenado. El desmontaje puede implicar la destrucción de componentes del kit, lo cual debe contabilizarse como parte del proceso de desmontaje.
«Acumatica ya ha demostrado su eficacia a la hora de hacer frente a las necesidades futuras gracias a una integración clara y sencilla con nuestro sistema de comercio electrónico, y estamos seguros de que seguirá haciéndolo durante muchos años. Recomendaría Acumatica a cualquier distribuidor en expansión que busque un sistema excelente».
Paso 4: Elaboración del presupuesto
Acumatica cuenta con flujos de trabajo predefinidos para los procesos empresariales y operativos cotidianos. Estos procesos pueden personalizarse para adaptarse a los requisitos específicos de cada empresa o sector. Por ejemplo, algunos distribuidores elaboran presupuestos de venta de productos, mientras que otros ofrecen presupuestos para proyectos de mayor envergadura, servicios de campo o contratos de asistencia. Los presupuestos de venta se convierten en pedidos de venta, mientras que los presupuestos de servicio se convierten en citas de servicio. Los presupuestos de proyecto aprobados definen el proyecto y las tareas relacionadas. Los presupuestos de contrato se convierten fácilmente en nuevos contratos o en renovaciones de contratos.
Presupuestos de ventas
Crea presupuestos a partir de los pedidos de venta para tipos de pedido de presupuesto o a partir de oportunidades del CRM. Copia presupuestos de presupuestos anteriores o de pedidos de venta y envíalos por correo electrónico a los clientes directamente desde la aplicación.
Acumatica ofrece una estructura de precios flexible, que incluye descuentos por cantidad y volumen, ya sea en forma de porcentaje o de importe. Se pueden especificar varias reglas y secuencias de descuento, o bien permitir que el sistema aplique automáticamente la mejor combinación de descuentos para artículos individuales, grupos de artículos y documentos.
Establece normas y políticas para la modificación de precios por almacén, cantidad vendida o unidad de medida. Define flujos de trabajo para la aprobación de descuentos en presupuestos o pedidos que requieran la autorización de un supervisor. Los supervisores y responsables que se encuentren fuera de la oficina pueden revisar y aprobar las solicitudes de descuento desde sus dispositivos móviles.
Presupuestos de proyectos
Los distribuidores que ofrecen servicios profesionales elaboran presupuestos para los proyectos de los clientes. Las plantillas de proyectos agilizan el proceso de elaboración de presupuestos. Los presupuestos incluyen estimaciones, tareas, datos de facturación e información fiscal para calcular los costes del proyecto, los ingresos previstos y el margen de beneficio bruto. Los presupuestos se convierten fácilmente en proyectos, con opciones para introducir tarifas de mano de obra, activar tareas, incluir notas y archivos, y vincular actividades.
Presupuestos de servicios
Los presupuestos para servicios puntuales de reparación o para contratos de servicio a largo plazo se crean en Acumatica y se convierten en pedidos de venta, citas y contratos.
Presupuestos de asistencia técnica
Crea presupuestos para servicios de asistencia técnica puntuales o contratos de asistencia a largo plazo como tipos de presupuesto desde la entrada de pedidos de venta o las oportunidades del CRM. Convierte rápidamente los presupuestos en pedidos de venta y contratos de asistencia técnica.
Firmas electrónicas con DocuSign
Acumatica se integra a la perfección con DocuSign para automatizar las aprobaciones de presupuestos y pedidos de venta. La integración con DocuSign ofrece un panel de control que muestra los documentos completados y pendientes. Cuando el cliente aprueba el presupuesto, la copia firmada se sincroniza con Acumatica y se adjunta al registro del presupuesto. Personaliza el flujo de trabajo del sistema para cambiar el tipo de registro de «presupuesto» a «pedido de venta» con una notificación al responsable de ventas.
Presupuestos de comercio B2B
Los comerciales internos pueden añadir artículos a los carritos de la compra y compartir el enlace con los clientes para que obtengan presupuestos. Las aplicaciones de presupuestos de marketplaces, como Quote Ninja, se integran con BigCommerce. Estas aplicaciones se integran fácilmente con Acumatica mediante integraciones sin código y con poco código a través de API abiertas.
«Lo bueno de tener un sistema como este es que todos podemos seguir el hilo: si alguien no está un día determinado, cualquiera puede retomar el trabajo donde lo dejó la otra persona; puedes hacer un seguimiento de los pedidos, tanto si los has creado tú como si no».
Paso 5: Creación de un pedido de venta
Convierte los clientes potenciales en cuentas de cliente cuando se generen pedidos de venta a partir de oportunidades. El flujo de trabajo notifica al departamento de contabilidad para que complete la configuración de la cuenta con la verificación de solvencia, las condiciones de crédito definidas, los límites de crédito, las direcciones de envío, los contactos de la contabilidad de proveedores y mucho más. Se pueden añadir o ajustar detalles adicionales, como el impuesto sobre las ventas y las tablas de comisiones, para completar el pedido de venta. Reserva el stock necesario para garantizar la disponibilidad para el cumplimiento del pedido del cliente.
Los distribuidores y establecimientos minoristas con almacenes de menor tamaño y procesos sencillos pueden saltarse el proceso de preparación de pedidos y empaquetado para generar envíos directamente desde el registro de pedidos de venta, siempre que dispongan de existencias suficientes para satisfacer el pedido. Los presupuestos de proyectos pueden convertirse en proyectos, y los presupuestos de servicios, en órdenes de servicio, directamente desde el registro de pedidos de venta. Genere pedidos de venta a partir de transacciones en el punto de venta, pedidos de la tienda online, importaciones de archivos o transacciones de intercambio electrónico de datos (EDI) a través de aplicaciones conectadas.
«Además, nuestro volumen de ventas es bastante considerable, por lo que realizamos muchas transacciones y, debido a nuestra forma de trabajar, a veces cerramos acuerdos muy importantes, por lo que tenemos órdenes de compra con un gran número de productos… Cada vez que se mueve el stock, se documenta el traslado, lo que nos permite tener un control más estricto sobre dónde se encuentra el producto y de cuánto disponemos, lo que ha ayudado a reducir las pérdidas y a mejorar el control de calidad... Como podemos vender en tiempo real, podemos hacerlo con menores márgenes de seguridad y agotar el stock sin acumular exceso de existencias».
Fase 2: Adquisición y cumplimiento
En muchos entornos de distribución y comercio, la planificación de existencias comienza antes de las ventas. Las empresas adquieren existencias para mantener los niveles de stock y evitar situaciones de falta de existencias. Las órdenes de compra y la reposición de existencias equilibran la oferta y la demanda, garantizando un stock suficiente y evitando al mismo tiempo el exceso de existencias, que aumenta los costes de mantenimiento y el riesgo de obsolescencia del producto. Los mayoristas con múltiples sedes o los centros de distribución de tipo «hub-and-spoke» establecen normas de reposición para generar traslados que repongan las ubicaciones de los almacenes cuando los niveles de existencias caen por debajo de los valores de stock de seguridad. Además, algunas empresas establecen contratos a largo plazo con los proveedores mediante órdenes de compra marco para controlar las compras con liberaciones periódicas enviadas al proveedor.
Paso 1: Planificación de existencias
Una planificación eficaz del inventario es fundamental para optimizar los procesos empresariales desde la oferta hasta el cobro. La planificación de inventario abarca muchas disciplinas interrelacionadas, entre ellas la distribución de las ubicaciones de almacenamiento en el almacén para optimizar los espacios destinados a artículos de gran volumen y las zonas de preparación para la recogida y el embalaje. Los parámetros de inventario relativos a los niveles mínimos o máximos de existencias, las cantidades económicas de pedido (EOQ), el stock de seguridad, los plazos de entrega de los proveedores, las cantidades y los múltiplos de pedido, así como otros ajustes, determinan las compras en las distintas ubicaciones del almacén. Los traslados entre almacenes requieren la definición de almacenes de origen para activar órdenes de traslado entre ubicaciones cuando las existencias caen por debajo de los niveles de stock de seguridad en almacenes específicos.
La previsión de la demanda es otro elemento fundamental de la planificación de existencias. Algunos distribuidores y establecimientos minoristas elaboran previsiones manuales de los artículos para orientar sus procesos de planificación operativa. Otras empresas utilizan datos históricos y modelos estadísticos avanzados para predecir la demanda futura. Acumatica ofrece múltiples métodos para gestionar las previsiones de demanda, con opciones adicionales a través de aplicaciones conectadas del marketplace.
Paso 2: Compra
La gestión de órdenes de compra de Acumatica ayuda a reducir costes y mejora las relaciones con los proveedores mediante la automatización y centralización de los procesos de compra globales. Optimice los procesos de adquisición para garantizar un suministro constante de materiales, al tiempo que se aplican los controles de políticas y procesos. Cree órdenes de compra manualmente u optimice las compras mediante informes de reposición, la creación de órdenes de compra desde la aplicación de gestión de solicitudes de compra o la generación de órdenes de entrega a partir de órdenes de compra marco predefinidas.
Procesos flexibles de preparación de pedidos, embalaje y envío
Acumatica permite gestionar procesos de almacén sencillos para actividades de recogida, embalaje y envío en un solo paso, así como la gestión avanzada de pedidos con recogida por oleadas y por lotes, utilizando carritos con zonas de preparación para el embalaje y la preparación del envío.
Paso 3: Selección
El primer paso del proceso es la preparación de pedidos. La preparación de pedidos puede realizarse de forma manual o automatizada, utilizando métodos avanzados de preparación por oleadas o por lotes, con o sin carritos. Adapta las hojas de preparación de pedidos para que incluyan la información que necesita tu equipo de almacén para mejorar la precisión en la preparación. Las hojas de preparación se pueden ordenar por empleado y por ubicación de almacenamiento para los métodos de preparación normales, por oleadas o por lotes. El escaneo de códigos de barras verifica que se seleccionen los artículos correctos, y se recogen los números de serie o de lote.
Paso 4: Embalaje
Las empresas de almacenamiento pequeñas y medianas pueden embalar los productos como parte del proceso de preparación de pedidos. Los distribuidores más grandes pueden separar el proceso de embalaje. Mantén las dimensiones y especificaciones de los paquetes en Acumatica e imprime las listas de embalaje para incluirlas en los envíos. Los códigos de barras agilizan y validan la captura de datos al identificar cada artículo embalado para el envío. Acumatica admite definiciones de embalaje definidas por el usuario y conversiones de unidades de medida, lo que proporciona una gran flexibilidad a los distribuidores mayoristas y a las empresas comerciales.
Paso 5: Envío
El último paso del proceso de gestión de pedidos es el envío. El envío se prepara dentro de Acumatica mediante la integración con los transportistas a través de aplicaciones de envío conectadas, con el fin de transmitir las órdenes de envío y los documentos de envío asociados, como los conocimientos de embarque, los albaranes y otra información relacionada con el envío. Compara las opciones de envío para identificar las más económicas o las que ofrecen un plazo de entrega más corto, en función de las necesidades del cliente y las políticas internas de envío. Utiliza la integración de la báscula y las dimensiones de embalaje almacenadas en Acumatica para calcular los costes de envío. Las aplicaciones conectadas admiten envíos de paquetes pequeños, de carga parcial (LTL) y de carga completa.
Fase 3: Evaluar y analizar
El departamento de contabilidad interviene en el proceso «de la cotización al cobro» en diversos puntos relacionados con la facturación, los pagos a proveedores y otras actividades conexas. Normalmente, las facturas se envían una vez que se ha enviado el pedido. Sin embargo, algunas empresas emiten varias facturas para pedidos de mayor volumen o ventas que incluyen servicios sobre el terreno, contratos o proyectos con múltiples tareas. Las facturas de los proveedores se reciben, se contabilizan y se pagan. Las actividades de cobro de las facturas vencidas se gestionan mediante llamadas telefónicas y comunicaciones por correo electrónico. Otras actividades e informes completan el proceso con comisiones de ventas y análisis detallados. Existen muchas otras aplicaciones y procesos de apoyo fundamentales para perfeccionar el proceso «de la cotización al cobro» que no deben pasarse por alto.
Paso 1: Contabilidad
Todas las transacciones relacionadas con el inventario, las ventas y las compras se registran en el libro mayor para la elaboración de informes financieros y el análisis. La contabilidad garantiza que se envíen las facturas, se cobre el efectivo y se pague a los proveedores a tiempo. Los distribuidores mayoristas y los establecimientos minoristas tienen otros requisitos contables específicos en materia de nóminas de empleados, extractos bancarios, gestión de gastos, contabilidad de proyectos, facturación de contratos, contabilidad entre empresas, ingresos diferidos y recurrentes, gestión multidivisa y mucho más.
Pagos a proveedores
Dedica menos tiempo a tramitar los pagos a proveedores gracias a una mayor precisión de los datos. Sincroniza automáticamente las facturas de proveedores por productos y servicios desde el correo electrónico o mediante transacciones EDI. La inteligencia artificial con aprendizaje automático identifica automáticamente al proveedor, los artículos, los precios, las condiciones de pago y otros detalles de las facturas de los proveedores. Gestiona las facturas recurrentes configurando valores predeterminados para la frecuencia y los plazos. Agiliza las devoluciones a proveedores y los documentos fiscales 1099. Paga a los proveedores en línea, con tarjeta de crédito o mediante ACH. La automatización agiliza el proceso de comprobantes, lo que garantiza un pago rápido a tus mejores proveedores con el mínimo esfuerzo. Envía informes y documentos por correo electrónico a los proveedores directamente desde el sistema ERP.
Facturación a clientes
Genera facturas automáticamente a partir de los envíos a los clientes. Los distribuidores que trabajan por proyectos generan facturas a partir de los proyectos por el trabajo realizado. Se generan facturas para citas de servicio o contratos recurrentes de atención al cliente. Crea facturas para contratos de servicio y asistencia. Acumatica admite ingresos diferidos y recurrentes, cumpliendo con la norma ASC 606 y la NIIF 15. Gestiona el impuesto sobre las ventas y múltiples divisas para satisfacer los requisitos contables internacionales y de los clientes. Cobra recargos por demora y gestiona los requisitos del impuesto sobre las ventas. Las empresas de comercio B2B que venden a crédito completan el proceso contable dentro de Acumatica para la facturación y el procesamiento de pagos.
«Acumatica nos ha permitido convertirnos en una empresa digital mejor. Desde el departamento de ventas hasta el de operaciones, pasando por el administrativo y los altos directivos, Acumatica nos permite analizar los datos para tomar buenas decisiones que nos ayuden a hacer crecer nuestro negocio de forma significativa».
Paso 2: Efectivo
Acumatica ofrece herramientas que ayudan a las empresas a cobrar más rápido. Todo empieza con facturas precisas y fáciles de entender. Los ciclos de facturación flexibles y la automatización garantizan que los clientes reciban las facturas sin demora.
Gestiona las actividades de crédito y cobro mediante tareas integradas, paneles de control de flujo de caja e informes, plantillas de cartas de reclamación e integración nativa con el correo electrónico. Los cobros proactivos y el acceso a la información en todo Acumatica permiten a los profesionales de la contabilidad reducir el plazo medio de cobro (DSO) con un esfuerzo mínimo.
Las aplicaciones integradas permiten a los clientes realizar pagos con tarjeta de crédito de forma segura a través de Internet. Los pagos también pueden efectuarse mediante transferencias electrónicas de fondos (EFT) o cheques en papel. Las importaciones bancarias automatizadas sincronizan las transacciones de su banco o de sus entidades crediticias.
Paso 3: Elaboración de informes y análisis
No es posible optimizar el proceso «de la oferta al cobro» sin acceso a información precisa y en tiempo real. Los paneles de control de Acumatica, las consultas genéricas, los informes financieros, las alertas y notificaciones, y la inteligencia empresarial garantizan que tu proceso se desarrolle según lo previsto, con notificaciones cuando se produzcan desviaciones de la norma.
Libro mayor
El libro mayor (GL) es el repositorio central de su información financiera, que incluye el plan de cuentas, los ejercicios contables, los libros contables y las asignaciones. Dado que el libro mayor está totalmente integrado con todo el sistema Acumatica, puede realizar asientos en otros módulos, como los de inventario, compras y ventas, y contabilizarlos en el libro mayor. Combine datos de varias entidades para elaborar informes y análisis consolidados, gestionar diversas divisas o trabajar con diferentes estructuras contables.
Informes financieros
Crea diferentes vistas de los datos o dimensiones utilizando las subcuentas de Acumatica. Dispones de un número ilimitado de dimensiones de informe para desglosar los informes financieros por producto, departamento o cualquier segmento definido por el usuario. Visualiza datos consolidados y resumidos en vistas mensuales, anuales y trimestrales.
Cuadros de mando
Los cuadros de mando de ERP son una forma práctica de mostrar datos esenciales para gestionar tu negocio por excepciones. Obtén información financiera, operativa y organizativa en tiempo real, y analiza tendencias e indicadores clave de rendimiento por función. Los cuadros de mando de Acumatica ofrecen flexibilidad con visualizaciones claras de datos complejos en gráficos y tablas, con la posibilidad de profundizar hasta las transacciones originales.
Inteligencia empresarial
Acumatica aprovecha potentes herramientas de inteligencia empresarial, como Microsoft Power BI, para ayudarte a agregar datos procedentes de múltiples fuentes, extraer información útil para la toma de decisiones estratégicas y tácticas, y presentarla de forma visual a las partes interesadas. La inteligencia empresarial te permite dar sentido a todos los datos sin procesar de tu sistema, por ejemplo, para descubrir cuáles son tus productos y regiones de venta más rentables, identificar los puntos débiles de tu cadena de suministro o evaluar el rendimiento de los proveedores.
Informes operativos
Acumatica realiza un seguimiento de las transacciones en todas las entidades empresariales, incluidas las ventas, el inventario, las compras, los proyectos y los servicios. La función de generación de informes accede a la información sin procesar y la presenta en forma de informes que contienen datos útiles para tomar decisiones fundamentadas. Crea informes elegantes sin necesidad de tener experiencia en programación utilizando el Gestor de informes analíticos nativo y modifica con facilidad cientos de informes ya existentes.
Alertas y notificaciones
Automatiza las notificaciones por SMS o correo electrónico en caso de niveles bajos de existencias, pedidos retrasados, pedidos de venta de gran volumen, existencias que se acercan a la fecha de caducidad del lote, incumplimientos de pago por parte de los clientes y otras situaciones, para mantener el control sobre todo el proceso, desde el presupuesto hasta el cobro. Gestiona tu negocio basándote en las excepciones, con información en tiempo real que te permita impulsar el crecimiento y la rentabilidad.
Consultas genéricas
Las consultas genéricas permiten extraer los datos específicos que necesitas y presentarlos a las funciones de generación de informes para su análisis. El generador de consultas genéricas es una herramienta de generación de informes que accede a cualquier dato de Acumatica, incluidos los datos almacenados en campos personalizados o los datos externos sincronizados con la base de datos. Exporta los datos a Excel o formatealos para OData con el fin de exponerlos en un formato de datos abierto para su análisis mediante herramientas de inteligencia empresarial como Microsoft Power BI. Las consultas genéricas no requieren conocimientos previos de programación. Selecciona los datos que necesites mediante asistentes que te guían a lo largo del proceso. Las consultas genéricas se pueden reutilizar y modificar para diversos fines.
Comisiones de ventas
Calcula las comisiones con reparto de comisiones entre varios comerciales. Vincula las comisiones a partidas concretas y abona a los empleados cuando se emita o se pague la factura. Calcula las comisiones mensualmente, trimestralmente o anualmente.
Paso 4: Procesos de apoyo
Es imposible perfeccionar el proceso «de la oferta al cobro» si no se dispone de un sistema empresarial completo que dé soporte a las actividades de dicho proceso. Acumatica es un sistema ERP integral y moderno con aplicaciones para gestionar toda tu empresa. Facilita el trabajo de tus empleados con información adaptada a sus funciones, el registro móvil de horas y gastos, y la gestión nativa de nóminas. La gestión de documentos integrada, la gestión de tareas y el acceso a todas las funciones empresariales están disponibles en dispositivos móviles en cualquier momento y en cualquier lugar.
Mantén una visibilidad completa de los activos fijos y de los cálculos de amortización. Añade activos fijos correspondientes al equipamiento de oficina y de almacén directamente desde las compras de la contabilidad de proveedores, impórtalos desde un archivo o añádelos uno por uno. Elige entre planes de amortización predefinidos o crea planes personalizados para garantizar la precisión de la contabilidad y la elaboración de informes.
Gestiona la producción con un conjunto integrado de aplicaciones de gestión de la fabricación, que incluyen producción, programación, planificación de materiales, ingeniería, elaboración de presupuestos, configuración de productos y recopilación de datos en planta. Supera las expectativas de los clientes con funciones omnicanal adaptables. Gestiona las devoluciones para obtener un abono, una autorización formal de devolución de mercancía (RMA) o un cambio de producto.
Las aplicaciones del mercado ofrecen funcionalidades adicionales para la automatización avanzada de almacenes, la fijación de precios, la gestión de la calidad, el transporte y la logística, el intercambio electrónico de datos (EDI), la optimización de inventarios, la previsión de la demanda, el seguimiento de contenedores, aplicaciones específicas para cada sector, integraciones con servicios de envío y transportistas, alquiler y mucho más.
«Acumatica nos ha permitido ahorrar tiempo y dinero al gestionar más de 4.500 pedidos al día. Al estar basada en la nube, Acumatica puede adaptarse a nuestras tasas de crecimiento de dos y tres dígitos... Gracias a la automatización con Acumatica, hemos podido reasignar al personal de las tareas rutinarias de gestión de datos a oportunidades de crecimiento».
Optimiza los procesos desde el presupuesto hasta el cobro en los sectores de la distribución y el comercio minorista con el ERP en la nube de Acumatica
Los distribuidores y las empresas minoristas optimizan el proceso «de la oferta al cobro» y reciben los pagos más rápidamente gracias a una aplicación ERP completa y moderna como Acumatica. Gestiona cada paso de forma eficaz y con la flexibilidad necesaria para adaptar el sistema a tu forma de hacer negocios.
Optimiza la creación de artículos, tanto de stock como no inventariados. Utiliza la integración nativa con los servicios de envío, la preparación avanzada de pedidos por oleadas y lotes, y los códigos de barras integrados para mejorar las operaciones de almacén. El CRM integrado de Acumatica incluye automatización de marketing para la generación de clientes potenciales, con procesos de ventas configurables y automatización para gestionar ciclos de venta de productos complejos.
Reservar existencias para garantizar la disponibilidad de los pedidos de los clientes. Armonizar el inventario con las previsiones de demanda para mejorar la rotación de existencias y reducir al mismo tiempo los costes de mantenimiento. Optimizar las operaciones con actividades contables de apoyo, comisiones de ventas, modificaciones técnicas, subcontratación, procesamiento externo y mucho más.
Con Acumatica, dispones de una aplicación empresarial completa e integrada que cuenta con potentes herramientas para analizar datos en tiempo real. Gestiona tu negocio por excepciones gracias a los paneles de control basados en roles, los informes y consultas en tiempo real, y los análisis empresariales integrados.
Acumatica es una aplicación ERP en la nube preparada para el futuro, desarrollada sobre una plataforma modular y adaptable con API abiertas que permiten una rápida integración con sistemas externos, con el fin de ayudar a las empresas a prosperar en la nueva economía digital.
Acumatica está diseñada para distribuidores y establecimientos minoristas del mercado medio que se enfrentan a sistemas dispares y aislados, y ofrece soluciones integrales de gestión empresarial a las que se puede acceder desde la nube mediante un navegador web estándar o una aplicación móvil.
«Hemos realizado los cambios necesarios y hemos configurado el pago mediante domiciliación bancaria para casi todos nuestros clientes, un proceso que se gestiona íntegramente a través de Acumatica. Esto ha supuesto una gran ventaja para nuestro flujo de caja y nos funciona muy bien. Era algo con lo que teníamos dificultades antes del confinamiento. Pero, una vez más, Acumatica nos ayudó a superar esa situación».
