Conozca mejor la valoración de existencias y las estrategias de cálculo de costes de fabricación

Consideraciones sobre la valoración de existencias y los costes de producción para distribuidores mayoristas y fabricantes

Las funciones de valoración de existencias y cálculo de costes de fabricación son fundamentales para los distribuidores mayoristas y los fabricantes. Las aplicaciones básicas, como Intuit QuickBooks, ofrecen una valoración de existencias limitada y funciones mínimas para el cálculo de costes de fabricación. Estas restricciones suelen servir de catalizador, lo que lleva a las empresas en crecimiento a dar el salto a sistemas ERP para el mercado medio más sólidos, como Acumatica.

Sin embargo, muchas empresas nunca tienen en cuenta la importancia de la valoración de existencias y el cálculo de costes de fabricación durante su proceso de evaluación de un sistema ERP. ¿Deberías utilizar un método sencillo como el coste estándar, o te convendría más utilizar costes medios, costes reales (por lote), el método «primero en entrar, primero en salir» (FIFO), el método «último en entrar, primero en salir» (LIFO) o una combinación de estrategias de valoración? Cada estrategia puede dar lugar a resultados muy diferentes en la información financiera de la empresa. Además, hay muchas consideraciones que tener en cuenta a la hora de tomar estas decisiones. Por otra parte, algunos métodos generan una menor carga fiscal que otros.

Las empresas más grandes cuentan con contables especializados en costes que les ayudan a seleccionar las mejores estrategias de valoración y cálculo de costes por encargo para sus negocios. Sin embargo, los distribuidores y fabricantes más pequeños suelen tomar estas decisiones sin apenas contar con el asesoramiento de profesionales de la contabilidad. Lamentablemente, muchas empresas eligen las opciones equivocadas, lo que repercute negativamente en sus resultados financieros y da lugar a costosas conversiones a métodos alternativos de valoración y cálculo de costes por encargo. Por último, cada sistema ERP ofrece una forma específica de dar soporte a cada método, y algunos sistemas no admiten plenamente todas las estrategias de valoración y cálculo de costes.

Este libro electrónico ofrece una visión general de la valoración de existencias y los costes de fabricación. Incluye ejemplos detallados de cada estrategia, así como las ventajas y desventajas de cada método. Además, el libro electrónico ofrece orientación para ayudarte a seleccionar los métodos de cálculo de costes y valoración más adecuados para las necesidades específicas de tu empresa, así como información sobre cómo las diferentes aplicaciones ERP dan soporte a las estrategias de valoración y cálculo de costes.

Fundamentos de la valoración de existencias y el cálculo de costes de fabricación

Desde mediados del siglo XIX, la contabilidad de costes ha sido fundamental para las empresas de los sectores ferroviario, textil, petrolero, siderúrgico y otros segmentos industriales. La contabilidad de costes evolucionó de forma significativa a lo largo del siglo XX y se mantuvo relativamente sin cambios durante décadas.

Hoy en día, los métodos de valoración de existencias y de cálculo de costes de fabricación son fundamentales para cualquier distribuidor mayorista y fabricante. Además, las opciones de valoración y cálculo de costes pueden suponer un ahorro fiscal significativo. Sin embargo, son pocas las empresas que tienen en cuenta estas características esenciales a la hora de evaluar los sistemas ERP.

Un contable de costes certificado o una firma de contables públicos acreditada debería revisar la valoración de las existencias y el cálculo de los costes de fabricación. Una revisión profesional garantiza que los documentos financieros, como las cuentas de resultados y los balances, reflejen con precisión el coste de los productos vendidos (COGS) y la valoración de las existencias. Además, la elección de los métodos de valoración y cálculo de costes debe ajustarse a la naturaleza de los productos utilizados y vendidos. Los auditores pueden cuestionar a las empresas que utilicen técnicas poco habituales en su sector.

Además, las organizaciones internacionales tienen prohibido utilizar métodos de valoración LIFO, prohibidos por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Aunque está permitido en las jurisdicciones que se rigen por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), el método LIFO ya no se considera una buena práctica en materia de valoración y ha perdido popularidad entre la mayoría de los profesionales de la contabilidad. En consecuencia, las aplicaciones ERP modernas, como Acumatica, admiten las buenas prácticas y no admiten la valoración LIFO.

La valoración de las existencias repercute directamente en el coste de los productos vendidos, el margen bruto, el resultado neto y el activo circulante. En conjunto, constituyen un indicador fundamental para fijar los precios. Las existencias se clasifican en materias primas o productos terminados (tanto para distribuidores como para fabricantes) y productos en curso (solo para fabricantes). Algunas empresas también realizan un seguimiento de las existencias en consignación. Sin embargo, estas cantidades de existencias que se encuentran en poder del distribuidor o del fabricante no son de su propiedad legal hasta que las vendan o las utilicen. Por lo tanto, no influyen en la valoración de las existencias ni en el cálculo de los costes de fabricación.

Algunos sistemas exigen un único método de cálculo de costes y valoración para todos los artículos y ubicaciones de almacén. Los sistemas ERP modernos ofrecen mayor flexibilidad y admiten múltiples métodos para artículos específicos o según la ubicación del almacén. Sin embargo, la mayoría de las empresas solo utilizan métodos múltiples si cuentan con razones empresariales sólidas, como parte de las mejores prácticas. Entre ellas puede figurar la variabilidad de los productos que compran o fabrican. También pueden optar por métodos múltiples para simplificar los procesos empresariales en centros más pequeños, a los que les conviene más utilizar métodos estándar o medios. Consulte a un contable certificado para determinar las estrategias de costes adecuadas a sus necesidades específicas.

Elementos de coste de fabricación

• Material
• Trabajo
• Gastos generales fijos
• Gastos generales variables
• Procesamiento externo
• Utillaje

Los costes de fabricación pueden resultar difíciles de estimar. Estos costes incluyen los fijos, los variables, los indirectos y los directos, como los costes conocidos de las materias primas y los costes estimados de mano de obra y desechos. Por lo tanto, los fabricantes deben aproximarse lo más posible al coste real de fabricación para determinar la rentabilidad, evaluar los precios e identificar los problemas que se producen en la planta de producción y que encarecen los costes.

Los fabricantes realizan un seguimiento y registran el trabajo en curso (WIP). El WIP representa la suma de los costes de los materiales asignados a la orden de producción, la orden de trabajo o la orden de fabricación, más los costes de mano de obra que aportan valor añadido. El WIP incluye los gastos generales fijos y variables, así como los costes de procesamiento externo, cuando proceda. No obstante, el WIP es un coste temporal, ya que los productos terminados pasan a formar parte del inventario una vez finalizada la fabricación.

En el sector manufacturero, los gastos generales fijos suelen definirse en función de un centro de trabajo o de un grupo de máquinas similares. Los gastos generales fijos se mantienen constantes a lo largo del proceso de producción y abarcan elementos de gastos generales como el alquiler, la supervisión y la amortización de los equipos.

Los gastos generales de fabricación variables también se definen por centro de trabajo y varían en proporción a la producción. Entre los ejemplos de gastos generales variables se incluyen los costes de mano de obra indirecta, como los de supervisión, y la electricidad.

Los fabricantes que trabajan según los modelos «diseño bajo pedido» (ETO), «montaje bajo pedido» (ATO), «configuración bajo pedido» (CTO) y «fabricación por encargo» suelen centrarse en el cálculo de costes por encargo. Los informes de costes por encargo proporcionan información útil para comprender los costes de las órdenes de producción, que suelen ser específicos de cada encargo.

Los informes de costes por encargo suelen incluir información sobre las órdenes de trabajo, las definiciones de la lista de materiales y las hojas de ruta, los artículos producidos, las cantidades de materias primas y productos terminados, las piezas de desecho, los tiempos de preparación y de producción, los costes de procesos externos y otros detalles. Además, el informe de costes por encargo identifica las desviaciones de costes y pone de relieve los problemas antes de completar el encargo, comparando el trabajo en curso actual con los costes estimados a partir de las normas de las hojas de ruta y las listas de materiales.

⚠ ¡Precaución!

Asegúrate de utilizar las herramientas de valoración de inventario y de cálculo de costes de fabricación del front-end de tu sistema ERP si alguna vez cambias los métodos de valoración o de cálculo de costes. Realizar cambios en estos registros a través del back-end, directamente en la base de datos, puede provocar graves problemas, como la corrupción de datos, la pérdida de datos necesarios para las auditorías financieras y costes inexactos cuya corrección requerirá mucho tiempo y será costosa. Esto se debe a la forma en que los sistemas ERP gestionan los niveles de costes, es decir, las transacciones de costes detalladas que se utilizan para el cálculo de costes medios, reales, FIFO y LIFO. En algunos casos, es posible que no se puedan solucionar los problemas y que sea necesario restaurar un archivo de copia de seguridad mucho más antiguo y, a continuación, invertir varias semanas-hombre en introducir todos los datos que faltan desde que se realizó la copia de seguridad.

Ejemplos de valoración de existencias

Las empresas deben comprender las estrategias de valoración y cálculo de costes, así como la forma en que cada una de ellas influye en su coste de los productos vendidos y en la valoración de las existencias. En esta sección se muestra cómo los distintos métodos de valoración dan lugar a resultados financieros diferentes. Los ejemplos se basan en los datos de las transacciones de compra y venta de existencias que figuran en la tabla de la derecha.

Valoración de costes estándar
Los costes estándar se definen previamente para cada artículo y representan la mejor estimación del coste unitario. Los costes estándar permanecen inalterados y son independientes de las fluctuaciones de precios o costes hasta que se actualizan manualmente. Las empresas suelen ajustar los costes estándar anualmente o cuando se producen aumentos significativos de precios. Los sistemas ERP pueden ofrecer vistas históricas de los costes estándar con herramientas para evaluar los cambios en dichos costes mediante análisis hipotéticos de cara a actualizaciones planificadas de las tarifas de los centros de trabajo. Los costes estándar se comparan con los costes reales de inventario y fabricación, lo que genera desviaciones que se registran en la cuenta correspondiente del libro mayor dentro del sistema ERP. Por ejemplo, el coste estándar de un artículo puede ser de 21 dólares. Sin embargo, la empresa puede adquirir el artículo a su proveedor a 22 dólares cada uno. Por lo tanto, las operaciones de valoración se contabilizarían en el libro mayor al coste estándar de 21 dólares, con una desviación de 1 dólar contabilizada en la cuenta de desviaciones del libro mayor.

Valoración al coste específico
El coste específico, a veces denominado «coste real de compra» o «coste por lote», representa el coste exacto de cada artículo en stock. Por ejemplo, si se vende cualquiera de las 4.000 unidades del inventario inicial, el coste es de 18 $ por unidad. Sin embargo, si se venden unidades de la compra del 6 de octubre, el coste específico es de 24 $ por unidad. El coste específico se utiliza a menudo junto con el seguimiento por lote o por número de serie, ya que todas las unidades compradas o fabricadas simultáneamente pueden registrarse en el inventario con el mismo coste.

La mayoría de los sistemas ERP exigen a las empresas que realicen un seguimiento del inventario por lote o número de serie para poder aplicar métodos de valoración de costes específicos. En el caso de los fabricantes, el sistema va sumando los costes de mano de obra, materiales y gastos generales a la orden a medida que esta avanza en el proceso de producción, con el fin de determinar el coste de producción específico o real de cada orden de fabricación.

Los cálculos parten de la base de que se vendieron 5.000 unidades de la compra del 6 de octubre y 1.000 unidades del saldo inicial.

Coste medio
Existen tres tipos de coste medio: el coste medio ponderado, el coste medio móvil ponderado y el coste medio simple. Cada cálculo del coste medio arroja resultados financieros ligeramente diferentes, y estos cálculos varían considerablemente entre las distintas aplicaciones contables y de ERP. Por ello, los responsables financieros deberían solicitar a los proveedores de ERP que verifiquen los cálculos de valoración del coste medio si tienen la intención de implementar dicha valoración en su empresa.

Los sistemas modernos, como Acumatica, utilizan costes medios ponderados que se actualizan cada vez que se realiza una compra con un precio diferente. A continuación se vuelve a calcular el coste medio utilizando los datos de ejemplo.

El coste de los productos vendidos y las unidades de existencias restantes se calculan utilizando la media ponderada de 21,41 dólares.

Coste FIFO
El método FIFO es un método de valoración muy utilizado que parte de la base de que se vende o se utiliza el stock más antiguo disponible al precio o coste vigente en ese momento. Este método suele dar lugar a un valor más elevado del stock y a un menor coste de los productos vendidos (COGS), ya que las compras más recientes suelen ser más caras. En consecuencia, el método FIFO suele generar un mayor beneficio bruto y una mayor base imponible. Al utilizar el método FIFO, hay que aplicar las transacciones más antiguas en orden cronológico. Por ejemplo, el saldo inicial de existencias era de 4.000 unidades a 18 dólares, pero vendimos 6.000, por lo que debemos compensar la diferencia de 2.000 unidades al coste de 20 dólares cada una, que corresponde a la siguiente transacción más antigua de las disponibles. La valoración se basa en las unidades de existencias restantes.

Método LIFO
El método LIFO es lo contrario del método FIFO. Se basa en la premisa de que se venden o utilizan los artículos adquiridos más recientemente (los últimos) o los fabricados más recientemente. Con el método LIFO, el stock final suele valorarse a un precio inferior, pero el coste de los productos vendidos suele ser superior, lo que da lugar a un beneficio bruto menor y a una base imponible más baja en la mayoría de los casos. Pocas aplicaciones ERP modernas admiten el método LIFO, que está prohibido para las empresas internacionales.

Inventario perpetuo o periódico

La mayoría de las estrategias analizadas en este documento se basan en un sistema de inventario permanente en el que las transacciones se registran, almacenan y utilizan para realizar cálculos de forma continua. Algunos sistemas heredados se basan en un inventario periódico, lo que puede impedir la aplicación de todas las estrategias. El inventario periódico exige que la empresa realice un recuento físico al final del periodo contable. A continuación, se aplican los costes de los productos para determinar el coste del stock final. El coste de los productos vendidos (COGS) se calcula utilizando el coste del stock final, el coste del stock inicial y las transacciones de compra realizadas a lo largo del periodo.

Comparación de valoraciones

Como se puede observar, los métodos de valoración de existencias dan lugar a resultados significativamente diferentes en cuanto al coste de los productos vendidos y a la valoración de las existencias. Además, estas ligeras variaciones se acentúan en el caso de los grandes distribuidores o de los fabricantes con varias plantas.

Modificaciones en los costes estándar

Las empresas que utilizan la valoración estándar conocen bien los retos que plantea la actualización de los costes. Evita los sistemas ERP que solo ofrezcan un coste estándar. Algunas empresas pueden actualizar los estándares anualmente o con mayor frecuencia. Lo más habitual es que los costes estándar se actualicen cada pocos años, ya que las materias primas, la mano de obra, los servicios públicos, el alquiler y otros elementos de coste aumentan anualmente. Si utilizas la valoración estándar, necesitas sin duda alguna un sistema ERP que permita copiar los costes estándar actuales y las tarifas de los centros de trabajo. Esta función te permite realizar cambios y evaluar cómo afectan los cambios en los costes a la valoración de tu inventario antes de procesarlos en la base de datos activa del ERP. Además, el sistema debería ofrecer una visión histórica de los costes estándar de las materias primas, las tarifas de los centros de trabajo y los productos terminados. Por último, durante el ejercicio de modelización de costes, la herramienta de actualización de costes debería realizar un resumen de los costes de la lista de materiales para el coste de fabricación propuesto.

⚠ ¡Precaución!

Las aplicaciones ERP especializadas admiten otras estrategias de valoración de existencias menos conocidas, como «primero en entrar, primero en salir» (HIFO), «primero en entrar, primero en salir» (LOFO), «el menor entre el coste y el valor de mercado, primero en caducar, primero en salir» (FEFO) y el «coste basado en actividades» (ABC). Los directivos empresariales y financieros deben actuar con extrema precaución a la hora de considerar cualquiera de estos métodos para la presentación de informes financieros. El método FEFO resulta adecuado para gestionar las cantidades de existencias en función de la fecha de caducidad, pero no para la evaluación financiera. Otras estrategias pueden aportar información valiosa para la toma de decisiones. Además, los sistemas deberían ofrecer herramientas para actualizar los modelos de costes sin afectar a la valoración estándar actual.

Gestión de costes por proyecto

Acumatica ofrece informes en tiempo real sobre el trabajo en curso (WIP) para las órdenes de fabricación abiertas. Los fabricantes también pueden utilizar la aplicación nativa de contabilidad de proyectos para una gestión más detallada de los costes por encargo. En lo que respecta a la producción, Acumatica admite tres métodos de cálculo de los costes de producción:

• El método «REAL» utiliza únicamente el saldo real de la producción en curso (WIP) para calcular el coste.
• El método ESTIMADO combina los costes reales y los previstos, y se utiliza para contabilizar las transacciones de material y mano de obra una vez que los artículos producidos se han recibido en el almacén.
• El método ESTÁNDAR permite a la dirección de producción fijar un coste estándar para los productos terminados. A continuación, los fabricantes contabilizan los costes en el libro mayor a ese coste, y las variaciones se contabilizan en cuentas de contrapartida.

Costes de producción

Independientemente del método de cálculo de costes seleccionado, a medida que se lleva a cabo la producción, el sistema debe actualizar la cuenta de trabajo en curso en tiempo real, a medida que los costes se imputan a la orden de fabricación. Acumatica admite los siguientes factores de coste de producción:

• Materiales: Realiza un seguimiento del coste de los artículos en stock y fuera de stock utilizados para fabricar el producto acabado.
• Mano de obra: Realiza un seguimiento del coste real de la mano de obra empleada en la fabricación del producto, ya sea mediante la tarifa de mano de obra asociada al centro de trabajo O bien mediante la tarifa de mano de obra asociada al empleado que registra las horas de trabajo.
• Gastos generales fijos: Aplica un gasto general fijo asociado a la producción, como los gastos generales administrativos.
• Gastos generales variables: Aplica los gastos generales variables en función de las horas de mano de obra, el coste de la mano de obra, el coste de los materiales, las horas de máquina, la cantidad completada en la operación y la cantidad completada para el pedido. Especifica los gastos generales variables en una operación concreta.
• Maquinaria: Imputar a la orden de fabricación los costes asociados a la maquinaria y el tiempo de uso de la misma.
• Herramientas: Aplica el coste según la tarifa correspondiente a cada uso.
• Servicios y materiales subcontratados: Realiza un seguimiento del coste de los servicios prestados por un proveedor, así como de los materiales suministrados y adquiridos a un proveedor que se utilizan para fabricar el producto acabado.

Cálculos de los costes de fabricación

Aunque todos los sistemas ERP calculan los costes de fabricación, cada aplicación lo hace con ligeras variaciones. Los siguientes cálculos de costes se basan en las funciones de Acumatica Manufacturing Edition. Constituyen un modelo básico para comprender el cálculo de costes de fabricación en una aplicación ERP típica del mercado medio. Asegúrate de consultar con los proveedores y distribuidores de ERP a la hora de evaluar otras aplicaciones.

La tabla siguiente utiliza datos de ejemplo para ilustrar cómo funcionan los costes de fabricación en Acumatica. Para simplificar, la tabla muestra tres operaciones de fabricación en las que cada una incluye únicamente mano de obra planificada. La orden de producción está configurada para fabricar una cantidad de cinco piezas. Los costes se expresan en dólares estadounidenses. No obstante, Acumatica admite transacciones en varias divisas de forma similar.

El valor total del trabajo en curso y el saldo de WIP asciende a 325,00 $. Cada transacción da lugar a anotaciones de abono o cargo en diversas cuentas. Entre ellas se incluyen los gastos de mano de obra devengados, otros gastos, los gastos devengados de maquinaria de producción, los gastos generales de producción devengados, los gastos devengados de herramientas de producción, el trabajo en curso y los activos de existencias. En este ejemplo, se abona la cuenta de gastos de mano de obra devengados cuando se contabiliza la mano de obra, y se carga la cuenta de trabajo en curso.

A continuación, se traslada o se produce una recepción parcial de tres unidades al inventario de productos terminados en la operación 30. La contabilización retrospectiva de mano de obra se marca como «no» para dicha operación. Por consiguiente, en este ejemplo no se imputan costes adicionales a la producción. Dependiendo de la configuración de la operación, una transacción de traslado puede activar la contabilización retrospectiva automática para imputar costes —como mano de obra, maquinaria, utillaje, gastos generales y costes de subcontratación— al trabajo en curso.

Comparación de costes de fabricación

El método de cálculo de costes de fabricación determina el valor que se debe cargar al stock y el importe que se debe abonar a la producción en curso. Pero, ¿qué ocurre si un empleado se olvida de registrar su mano de obra? En el ejemplo siguiente, el empleado no registró cinco horas de mano de obra a una tarifa horaria de 60 dólares para la operación 30. La tabla siguiente muestra cómo se gestiona una entrada parcial con información incompleta según cada método de cálculo de costes.

Método del coste estándar

En este ejemplo, el producto terminado se contabiliza al coste estándar, con un coste unitario definido de 210,00 $. Por lo tanto, esto aumenta el stock de productos terminados en 630,00 $ (3 unidades × 210,00 $) y reduce la cuenta de productos en curso en la misma cantidad en el momento de la recepción, lo que deja un saldo de (305,00 $) debido a que la información no está completa. Si la orden de fabricación se cerrara ahora, el sistema crearía un asiento de ajuste para saldar el saldo de productos en curso. Como resultado, se cargarían 305,00 dólares en «Trabajo en curso» y se abonaría una variación de 305,00 dólares en la cuenta de variaciones de «Trabajo en curso». Sin embargo, en este ejemplo no se cierra la orden de fabricación. Posteriormente, el empleado registra su mano de obra correspondiente a la operación 30 con un coste de 300 dólares. Por lo tanto, el saldo de «Trabajo en curso» ascendería a (5,00 dólares).

Método del coste real

Las empresas que utilicen los costes reales de fabricación verían el valor total real de 325,00 dólares en los informes de costes de los trabajos y en las transacciones financieras del libro mayor. El método de costes reales no protege el valor del inventario frente a los datos que no se registran. Por lo tanto, no ofrece una estrategia ideal para las entradas parciales, ya que el saldo de productos en curso se liquida por completo cuando el fabricante recibe el inventario de la orden de fabricación. Si posteriormente el empleado contabiliza su mano de obra en la operación 30, el saldo de productos en curso sería de 300 dólares.

Método del coste estimado

Los costes estimados tienen en cuenta una combinación de los costes planificados restantes y los costes reales para determinar el coste unitario del producto terminado en el momento de su recepción. El coste que se debe abonar en «Trabajo en curso» se calcula multiplicando el número de unidades que quedan por procesar por la suma de los costes unitarios actuales en la operación. Los costes unitarios actuales vienen representados por el trabajo en curso real más el trabajo en curso planificado restante, menos el trabajo en curso ya procesado y transferido al inventario. Este importe se divide entre la cantidad total restante del pedido. No obstante, si el resultado es negativo, se utiliza un coste de cero dólares.

Los costes de mano de obra previstos restantes se calculan restando las horas reales de las horas previstas y multiplicando el resultado por la tarifa estándar del centro de trabajo. En el ejemplo, el coste que se debe abonar a «Trabajo en curso» es de 621 dólares, lo que deja un saldo de 296,00 dólares en «Trabajo en curso» hasta que el empleado registre posteriormente las cinco horas trabajadas, lo que dejaría el saldo de «Trabajo en curso» en 4,00 dólares. Sistemas como Acumatica facilitan la implementación del cálculo de costes estimados, ya que el software gestiona todos los cálculos sin intervención humana.

Múltiples métodos de cálculo de costes de fabricación

Acumatica no limita a los fabricantes a un único método de cálculo de costes. Por ejemplo, los fabricantes pueden utilizar el método de costes estimados para la mayoría de las órdenes de producción, con el fin de proteger las valoraciones de inventario en caso de recepciones parciales y informes incompletos. También pueden utilizar el método de costes reales para las órdenes de producción asociadas a un proyecto en el que se factura al cliente según la fórmula «coste más margen».

Cómo elegir las opciones adecuadas para tu sector

Los contables de costes y las empresas de contabilidad acreditadas son los más indicados para evaluar las opciones de valoración de existencias y de cálculo de costes de fabricación. No obstante, a continuación se incluyen algunas consideraciones generales que pueden ayudarte a elegir las mejores estrategias de valoración de existencias y de cálculo de costes de fabricación para tu sector y las necesidades específicas de tu empresa.

Distribución al por mayor

Las empresas que distribuyen bienes duraderos con costes estables suelen optar por la valoración de existencias a precio medio o según el método FIFO. Por otro lado, las empresas que distribuyen bienes perecederos o no duraderos suelen optar por estrategias de valoración específicas, sobre todo si los productos se controlan por lotes o cuando se produce una variación notable en el precio o el coste del artículo a lo largo del año.

Fabricantes bajo pedido (MTO)

Las empresas que fabrican bajo pedido, configuran bajo pedido, montan bajo pedido y los talleres de producción por encargo suelen optar por métodos específicos de valoración de existencias y de cálculo estimado de los costes de fabricación, ya que es probable que no vuelvan a fabricar el mismo producto. Los fabricantes se enfrentan al reto de registrar los costes de producción reales, que a menudo se contabilizan a posteriori debido al rápido ritmo de la producción. Además, muchos componentes y materias primas utilizados en entornos de fabricación bajo pedido se controlan por lote o número de serie. Sin embargo, son muchos los fabricantes que trabajan bajo pedido y utilizan estrategias de costes alternativas.

Fabricantes que producen para stock (MTS)

Las empresas que fabrican para stock (MTS) y las que se dedican a la fabricación repetitiva —es decir, aquellas que producen los mismos productos de forma continua— suelen utilizar el método de costes estándar, ya que los costes de producción son más fáciles de predecir. También suelen emplear el método FIFO y el método de costes medios. El método de costes reales es menos habitual, salvo cuando se realiza un seguimiento de los productos por lote o número de serie.

Consideraciones sobre los materiales

Las materias primas y los productos terminados que distribuyes o produces pueden indicar qué métodos de valoración de existencias debería tener en cuenta tu empresa. Por ejemplo, las empresas del sector de los bienes no duraderos y de la industria de fabricación por procesos —como los productos químicos, el petróleo, los alimentos, las bebidas, los productos farmacéuticos y los metales— suelen utilizar la valoración específica y el método FIFO. Por el contrario, las empresas que distribuyen o fabrican bienes duraderos o productos discretos —como productos electrónicos, equipos y maquinaria industrial o productos de plástico— suelen utilizar métodos de valoración estándar, medio o específico. Como se ha mencionado anteriormente, la persona más indicada para tomar esta decisión es su contable de costes o su contable público certificado de confianza.

⚠ ¡Precaución!

La mayoría de los distribuidores y fabricantes eligen un único método de valoración de existencias y de cálculo de costes de fabricación, y lo mantienen durante varios años. El IRS y los auditores financieros examinan más minuciosamente a las empresas cuando estas aplican simultáneamente diferentes métodos de valoración o de cálculo de costes, o cuando cambian de método con frecuencia. Las empresas que sí realizan un cambio suelen hacerlo durante su primer año de actividad o cuando se produce un cambio en su modelo de negocio que lo hace necesario. Puede haber situaciones en las que sea conveniente utilizar diferentes métodos de cálculo de costes (no de valoración de existencias) al mismo tiempo. Por ejemplo, puede haber razones válidas para utilizar el cálculo de costes estándar para los productos terminados, pero el cálculo de costes reales para las materias primas cuyo seguimiento se realiza por lotes.

Software ERP para el cálculo de costes y la valoración

Cada sistema ERP es diferente, a pesar de cumplir con las normas contables GAAP y FASB en EE. UU. y con las NIIF a nivel internacional. Por ejemplo, aunque los métodos de valoración y cálculo de costes se parecen entre sí, no todos los sistemas utilizan los mismos cálculos.

Algunas aplicaciones ERP de gama baja y los sistemas heredados más antiguos admiten métodos limitados de cálculo de costes y valoración. Además, hay que tener en cuenta que, en algunos sistemas ERP, no es necesario utilizar el cálculo de costes reales para implementar el seguimiento por lote o número de serie. Sin embargo, en muchos sistemas ERP más antiguos, es obligatorio utilizar el cálculo de costes reales para realizar el seguimiento de los artículos por lote o número de serie.

Asegúrate de que los sistemas ERP de tu lista de candidatos puedan dar soporte de forma eficaz a tus métodos actuales y deseados de valoración y cálculo de costes. Además, colabora con un contable especializado en costes o con un despacho de contables públicos para analizar los posibles métodos futuros de valoración y cálculo de costes que quizá quieras utilizar más adelante, y asegúrate de que los sistemas ERP evaluados también sean compatibles con esas opciones. Por último, pida al proveedor o distribuidor del ERP que le muestre cada método de valoración y cálculo de costes para comprender claramente cómo su aplicación se adapta a cada escenario. Además, no olvide preguntar por sus planes de desarrollo futuros, ya que es posible que los proveedores tengan previsto ampliar las opciones actuales a corto plazo.

Existen numerosas complejidades en los distintos segmentos del sector de la distribución y la fabricación que afectan a la valoración de las existencias y al cálculo de costes. Por lo tanto, las empresas que necesiten las funciones específicas que se enumeran a continuación deben prestar especial atención a las capacidades de los sistemas ERP que estén evaluando.

Lista de verificación de funciones del ERP

Utiliza la tabla que figura a continuación como referencia para comparar las funcionalidades de valoración de existencias y de costes de fabricación durante tu proceso de evaluación de sistemas ERP. Como se ha mencionado anteriormente, solicita a los proveedores información detallada para comprender cómo implementan cada una de estas funciones. Además, revisa la documentación y visualiza los vídeos de demostración disponibles para conocer en profundidad cada uno de los sistemas que estás barajando.

Simplifica la valoración de existencias y los costes de fabricación con Acumatica

No olvides la importancia y la flexibilidad que la valoración de existencias y el cálculo de costes de fabricación aportan a tu negocio de distribución o fabricación a largo plazo. Es probable que tus necesidades actuales sean muy diferentes dentro de cinco o diez años. No elijas un sistema ERP con opciones limitadas que obstaculicen el crecimiento futuro. Elegir el producto adecuado puede mejorar drásticamente tu rentabilidad. Elegir la aplicación equivocada podría causar estragos en tu contabilidad y en la viabilidad futura de tu empresa.

Pensemos en Acumatica, la aplicación ERP en la nube líder del mercado dirigida a distribuidores y fabricantes en expansión. Acumatica admite la valoración de inventario por el método medio, estándar, FIFO y específico, con un cálculo de costes de fabricación flexible que puede basarse en datos reales, estimados o estándar. Acumatica también permite gestionar los costes por almacén de fabricación, con una funcionalidad especializada para desglosar los costes de los artículos según los métodos FIFO y específico (real) utilizando códigos de subartículo únicos (que, según nuestra información, no se encuentran en ningún otro sistema).

Desarrollada sobre una plataforma en la nube preparada para el futuro, con inteligencia artificial y aprendizaje automático integrados, Acumatica ofrece una profundidad sin igual en el ámbito de la fabricación, junto con unas funciones financieras sólidas, una gestión de relaciones con los clientes integrada y potentes aplicaciones de inteligencia empresarial.

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