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Aprovecha el poder transformador del software ERP gracias a su facilidad de uso
Cuando las empresas evalúan un software ERP, buscan funciones que transformen los procesos empresariales e impulsen la rentabilidad. Sin embargo, pocas se dan cuenta de que la eficacia de la solución depende de su facilidad de uso. Una facilidad de uso deficiente hace que los empleados dejen de utilizar el software ERP y recurran a soluciones manuales que aumentan los errores y reducen la visibilidad.
«¿De qué sirve tener la mejor funcionalidad si, en realidad, son pocos los que pueden utilizarla dentro de la empresa?»
Afortunadamente, las empresas pueden evitar este costoso contratiempo utilizando cinco factores fundamentales para evaluar las soluciones ERP. Estos factores tienen en cuenta la experiencia del usuario en toda la empresa, así como las características intuitivas que fomentan una adopción generalizada, como la interfaz de usuario, la visualización y la conectividad. Además, estos factores ayudan a las empresas a dar prioridad a los usuarios y a encontrar una solución ERP con un historial demostrado de usabilidad. Por ejemplo, Acumatica sorprende constantemente a clientes y analistas con su solución ERP intuitiva y moderna, obteniendo las mejores puntuaciones en usabilidad de Gartner, G2, Info-Tech y Nucleus Research. Acumatica ofrece a las empresas un sistema ERP basado en la nube que es fácil de usar, de aprender y de adaptar a cada función.
Lee este resumen de la solución para conocer los cinco factores clave de usabilidad y descubrir un enfoque contrastado que te permita encontrar una solución ERP que ayude a tus empleados, socios y clientes a alcanzar el éxito. Echa un vistazo al libro electrónico «Potencia el éxito y aumenta la rentabilidad con una usabilidad superior en ERP» para obtener más información sobre el papel que desempeña la usabilidad en las soluciones ERP.
Factor n.º 1
Datos en tiempo real y visualización
La usabilidad comienza con el acceso a la información. Los usuarios exigen un acceso inmediato a datos en tiempo real que les permitan tomar decisiones en fracciones de segundo. Sin embargo, los datos por sí solos no proporcionan el contexto suficiente para tomar decisiones estratégicas y resolver problemas. El software ERP debe ir más allá de la automatización de tareas para ofrecer información que permita a las empresas hacer crecer su negocio y atender mejor a los clientes, en un instante.
Acumatica ofrece una visión de 360 grados en tiempo real de todas las operaciones empresariales. Los directivos pueden evaluar rápidamente el estado de la empresa, abordar los problemas y dar apoyo a los acuerdos pendientes. Todos los usuarios reciben al instante información sobre los proyectos en función de su rol. Acumatica fomenta la transparencia al agregar en una única base de datos los datos en tiempo real procedentes de los sistemas de hardware y software de toda la empresa a nivel global, y al implementar las mejores herramientas de inteligencia de su clase —Microsoft BI y Tableau— para extraer información útil. La base de datos relacional centralizada garantiza que todos los usuarios accedan a una única versión de la verdad, y el potente motor de generación de informes de Acumatica presenta la información que cada usuario solicita. Los usuarios obtienen acceso inmediato a información en tiempo real e histórica, con capacidades de desglose hasta las fuentes subyacentes, de modo que siempre disponen del contexto adecuado para tomar decisiones fundamentadas.
Elige entre cientos de informes listos para usar que ofrecen datos en tiempo real e históricos según numerosos criterios empresariales. Utiliza la «Consulta genérica» para crear informes personalizados bajo demanda sin necesidad de programar ni de ayuda del departamento de TI. Solo tienes que arrastrar y soltar los elementos que quieras que aparezcan en el formulario. Acumatica se encarga del resto. Genera informes multidimensionales para analizar los datos desde diferentes perspectivas e identificar fácilmente patrones y excepciones. Utiliza tablas dinámicas para visualizar los criterios desde distintos ángulos. Por ejemplo, solicita informes para revisar la rentabilidad por tienda, líneas de productos y mucho más.
La movilidad de Acumatica permite acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar a la información en tiempo real que más necesitan los usuarios.
«Con Acumatica, tengo visibilidad sobre los datos y información detallada sobre las operaciones a través de paneles de control y notificaciones automáticas que me permiten responder y prestar apoyo a los equipos de nuestras distintas sucursales».
Factor n.º 2
Informes personalizados e indicadores clave de rendimiento (KPI)
Los trabajadores de hoy en día se enfrentan a numerosas distracciones a cada momento, y la sobrecarga de información los lleva por caminos diferentes, a menudo infructuosos. Una usabilidad superior permite a los usuarios centrarse en lo más importante, al presentarles automáticamente sus principales prioridades de una forma que se adapta a su estilo de trabajo. Los informes personalizados, los espacios de trabajo y los indicadores clave de rendimiento (KPI) elevan la eficacia de los usuarios a nuevos niveles.
Con Acumatica, los usuarios no tienen que buscar el estado de un proyecto ni crear informes complejos para revisar sus indicadores clave de rendimiento (KPI). Con unos pocos clics, pueden configurar el sistema ERP para que realice un seguimiento continuo de sus KPI personales y del estado de los proyectos, y les envíe esta información a su espacio de trabajo. Acumatica filtra los datos que no son esenciales para ofrecer a los usuarios la información que necesitan de un solo vistazo.
«Con NetSuite, resultaba muy difícil recordar cómo llegar a la pantalla correcta, por lo que los empleados empezaron a utilizar Google Docs, Sheets y Excel como solución alternativa, ya que no querían tener que volver a preguntar cómo hacer algo. Me parece que cada vez más gente utiliza Acumatica porque es intuitivo, tiene sentido y es muy fácil de usar. Ya no hay hojas de cálculo por todas partes y todo el mundo tiene acceso a los mismos datos en todo momento».
Factor n.º 3
Capacidad para involucrar a todos los usuarios
Las soluciones ERP optimizan los procesos en toda la empresa, lo que afecta a los usuarios de la mayoría de los departamentos y funciones. Cada usuario aporta a su puesto diferentes expectativas, experiencias y conocimientos técnicos. Sin embargo, la mayoría de los sistemas ERP están pensados para un grupo reducido de usuarios experimentados, lo que obliga a los trabajadores con menos experiencia a abrirse camino a duras penas por cada aplicación o a someterse a una formación exhaustiva. Acumatica se adapta a usuarios de todos los niveles y expectativas, ofreciendo una experiencia intuitiva a todo el mundo, tanto si trabajan a tiempo completo con aplicaciones ERP como si acceden al sistema de forma ocasional para introducir o recuperar datos.
Apoyo a usuarios con distintos niveles de conocimientos técnicos
Los «nativos digitales», que han crecido rodeados de tecnología inteligente, valoran las tareas automatizadas e intuitivas de Acumatica, sus flujos de trabajo configurables y sus notificaciones personalizadas, que les permiten ponerse en marcha con una formación mínima.
Los «inmigrantes digitales», que cuentan con una experiencia limitada en tecnología digital, valoran positivamente la navegación sencilla de Acumatica, la búsqueda universal, los distintos niveles de asistencia, los paneles laterales contextuales, la ayuda en línea inteligente y los procesos integrados, que les ayudan a familiarizarse rápidamente con el software.
Dando herramientas a los usuarios más exigentes
- Los altos directivos disponen de acceso inmediato a los indicadores clave de rendimiento (KPI) en tiempo real y a paneles de control personalizados que ofrecen las métricas más importantes sobre operaciones específicas, como ventas, finanzas y satisfacción del cliente. Pueden generar rápidamente informes personalizados con información en tiempo real e histórica sin necesidad de ayuda del departamento de TI, así como profundizar en todas las fuentes de las transacciones. A diferencia de muchos proveedores de ERP, Acumatica ofrece acceso bajo demanda a los datos históricos sin costes adicionales ni retrasos.
- Los usuarios avanzados, que trabajan con aplicaciones que requieren un gran ancho de banda, disponen de capacidad y asistencia para satisfacer demandas que consumen muchos recursos. Por ejemplo, pueden agregar grandes cantidades de datos procedentes de toda la empresa a nivel mundial y crear informes personalizados sin necesidad de asistencia del departamento de TI. Además, pueden trabajar sin preocuparse por la latencia gracias al moderno sistema en la nube, que supera las limitaciones de los sistemas locales y pone a su disposición una gran potencia de cálculo para aplicaciones que consumen muchos recursos.
- Los trabajadores del conocimiento, que utilizan aplicaciones ERP a lo largo de la jornada laboral, disponen de acceso a todas las aplicaciones en cualquier momento y lugar, así como de un diseño adaptativo que ofrece la misma experiencia tanto en ordenadores como en dispositivos móviles. Las aplicaciones, perfectamente integradas, permiten a las pymes conocer rápidamente el estado de los flujos de trabajo relacionados y tomar decisiones fundamentadas.
- Los trabajadores de campo que se desplazan tienen la posibilidad de acceder a los planes de proyecto en tiempo real y realizar modificaciones desde cualquier dispositivo. Pueden importar datos, como recibos y planos, a su aplicación móvil, realizar modificaciones mediante el anotador de PDF de Acumatica, añadir notas de voz gracias a las funciones de reconocimiento de voz y tener la tranquilidad de saber que los datos se procesan y se adjuntan al proyecto correspondiente.
Acumatica recopila y filtra datos de toda la empresa para ofrecer automáticamente a cada usuario información personalizada y específica para su función, lo que optimiza la toma de decisiones y la productividad.
Factor n.º 4
Usabilidad orientada al sector
La mayoría de las empresas implementan varias soluciones líderes en su sector para gestionar funciones específicas de su industria. A pesar de su sofisticación, estas aplicaciones independientes crean silos de información que merman la transparencia y la rentabilidad. Por ejemplo, los equipos de ventas no pueden identificar rápidamente el stock disponible ni el estado de los pedidos, lo que dificulta la venta de productos de mayor valor y la atención al cliente. Las ediciones sectoriales de Acumatica combinan aplicaciones especializadas en cada sector, con numerosas funciones, con los procesos empresariales básicos de un ERP en una plataforma intuitiva.
«Antes íbamos a ciegas. Ahora podemos ver el volumen, la ubicación y el tipo de producto. Los responsables pueden preparar e introducir nuevos pedidos en el plan de producción. Si un sistema es fácil de usar, se utilizará, y eso, en definitiva, es lo que queremos como empresa. Todavía me sorprende poder sentarme en un Starbucks a tomarme un café mientras consulto nuestra solución ERP. Esa es la flexibilidad y la facilidad de uso que todas las empresas deberían esperar hoy en día».
Distribución
Acumatica Distribution Edition conecta y optimiza los procesos a lo largo de todo el ciclo de distribución, lo que permite a los trabajadores de almacén, envíos y transporte gestionar sus tareas diarias sin salir de Acumatica. Por ejemplo, los usuarios pueden recibir pedidos en tiempo real procedentes de múltiples canales de venta y consultar el inventario de todas las sedes utilizando cualquier dispositivo con navegador. Además, los trabajadores pueden realizar un seguimiento más sencillo del estado de los pedidos y eliminar errores gracias a una conectividad fluida para la gestión de los mismos.
Acumatica minimiza la frustración de los usuarios al simplificar la gestión de artículos y existencias y optimizar los niveles de stock mediante la reposición por parte del usuario, lo que evita los pedidos urgentes y las situaciones de falta de existencias. Los usuarios pueden gestionar con mayor facilidad el inventario y los traslados entre almacenes, crear listas de preparación de pedidos y tramitar el embalaje. Además, las empresas pueden impulsar las ventas en línea con aplicaciones de comercio electrónico, punto de venta y servicio de campo, y crear nuevos pedidos basados en el historial de pedidos de los clientes, con reservas de stock y flujos de trabajo de solicitud de compras para la aprobación de compras mediante licitaciones para obtener presupuestos de proveedores.
Construcción
Acumatica Construction Edition permite a los usuarios acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar a datos en tiempo real sobre proyectos y gastos a través de paneles de control basados en roles, análisis, informes flexibles y funciones de consulta. Tanto si trabajan en una obra, en una oficina remota, en la sede central o en cualquier otro lugar, los usuarios pueden acceder a herramientas de presupuestación y a planos detallados gracias al marco de trabajo móvil y a las aplicaciones de Acumatica. Por ejemplo, pueden ajustar los planos y actualizar los costes de los materiales o los planes del proyecto en la propia obra mediante el anotador de PDF y la función de reconocimiento de voz. Además, los responsables pueden aprobar gastos en cualquier lugar y en cualquier momento.
Acumatica mantiene a los usuarios comprometidos y garantiza el avance de los proyectos al eliminar los retrasos en la gestión del inventario y de las órdenes de compra, incluyendo el envío directo a la obra y la optimización de los controles de materiales y las operaciones del proyecto. La solución pone de manifiesto los cambios en el alcance de los proyectos, la mano de obra, los materiales y el equipamiento mediante desencadenantes y funciones de análisis detallado. Las empresas también pueden simplificar la gestión de gastos con la captura de recibos desde el smartphone y conectar a los trabajadores sobre el terreno con los responsables remotos a través de flujos de trabajo de aprobación configurables.
Fabricación
Acumatica Manufacturing Edition utiliza funcionalidades integradas y conectadas para maximizar la facilidad de uso y optimizar los procesos en todas las áreas del negocio de fabricación. El sistema gestiona y analiza los detalles de las órdenes de producción, los costes y los recursos mediante la recopilación de datos de fabricación a través de dispositivos móviles para el registro de entrada y salida de los trabajos, la salida de material y el cálculo de costes de los trabajos en tiempo real. Los usuarios pueden aplicar algoritmos avanzados de planificación y previsiones de demanda para gestionar su carga de trabajo y sincronizar la demanda con las compras y la producción. Acumatica simplifica la conversión de presupuestos en pedidos mediante procesos automatizados y optimiza los recursos con una programación de capacidad finita. Los fabricantes pueden acortar el tiempo de traspaso de ingeniería a fabricación mediante órdenes de cambio de ingeniería y conectores para aplicaciones CAD y PLM. Pueden acceder a datos de producción en tiempo real para el cálculo de costes y la eficiencia, y gestionar los estándares de producción con las funciones de sustitución global, copia e importación de la lista de materiales, así como con el entorno de trabajo de ingeniería visual.
Comercio minorista
Acumatica Retail Edition ofrece un sistema empresarial integral para que los minoristas conecten las aplicaciones de venta y comercio, tanto online como en tienda, con el sistema ERP de gestión interna. Acumatica permite recibir pedidos a través de la web, por correo, por televenta o en tienda. Las integraciones perfectas de comercio electrónico con BigCommerce, Shopify y Magento permiten a los usuarios recuperar los pedidos desde los dispositivos de punto de venta (POS). Los minoristas pueden gestionar el inventario y satisfacer las demandas de los clientes, ya que Amazon Connector recupera los pedidos en tiempo real y mantiene actualizados los niveles de inventario en el mercado de Amazon. Pueden realizar un seguimiento de los pedidos, gestionar las devoluciones en todos los canales, ofrecer programas personalizados, resolver retrasos en la recepción de inventario, identificar problemas de calidad de los proveedores y detectar tendencias de compra en línea. Además, los minoristas pueden aceptar pedidos, aplicar los impuestos correspondientes, procesar transacciones con tarjeta de crédito y ajustar el inventario.
«Es muy fácil de usar. Puedo profundizar en la información que quiero ver. Me encanta que tenga una aplicación móvil y que pueda consultar datos en mi móvil desde casa para elaborar un presupuesto muy rápidamente. También me encanta que los clientes ya estén en el sistema y que pueda enviar un presupuesto o una factura automáticamente».
Factor n.º 5
Facilidad para establecer conexiones
A pesar de su sólida funcionalidad, ninguna solución ERP puede ofrecer de serie todas las capacidades que una empresa pueda llegar a necesitar. Por ello, las empresas deben tener en cuenta la dificultad que supone conectar diversos sistemas a su plataforma ERP o, de lo contrario, poner en riesgo su éxito a largo plazo. Muchos sistemas requieren una programación extensa y compleja para establecer conexiones, lo que provoca interrupciones en el servicio y un mantenimiento exhaustivo. Esta falta de facilidad de uso agota al personal de TI y merma la rentabilidad.
Con Acumatica, las empresas pueden personalizar y ampliar esta plataforma preparada para el futuro con el fin de satisfacer las necesidades actuales y futuras, con un mínimo de programación. Las herramientas «low-code» y «no-code» les permiten configurar la solución para que se adapte a sus necesidades desde el primer día y ampliarla para satisfacer las demandas futuras. Pueden crear y modificar aplicaciones mediante el diseño basado en modelos, la generación automática de código y herramientas de programación visual. Los usuarios pueden transferir datos fácilmente entre sistemas, ya sea por lotes o mediante migraciones programadas, sin necesidad de programar. Además, pueden ampliar la plataforma con extensiones «plug-and-play» y elegir entre cientos de integraciones nativas y certificadas para conectar los mejores sistemas de hardware y software a Acumatica.
Las API de servicios web abiertas de Acumatica agilizan el desarrollo de integraciones, lo que permite a las empresas crear sus propias integraciones con un mínimo de programación.
Conclusión
Acumatica cuenta con un historial contrastado de facilidad de uso y resultados
El éxito o el fracaso de una solución ERP depende de su facilidad de uso. Las soluciones de software que resultan difíciles de utilizar, administrar o ampliar merman los resultados empresariales y provocan la desmotivación de los usuarios. Según Gallup, la tecnología que carece de facilidad de uso desempeña un papel fundamental en la desmotivación de la plantilla. Los empleados desmotivados suponen a las empresas unas pérdidas globales de entre 450 000 y 550 000 millones de dólares cada año.2 Las empresas pueden evitar este costoso contratiempo evaluando el software ERP en función de factores clave de facilidad de uso.
Involucra de forma eficaz a los usuarios de todos los departamentos, desde los «nativos digitales» hasta los «inmigrantes digitales», pasando por los ejecutivos y los trabajadores de campo. Ofrece la transparencia en tiempo real y la información que los usuarios necesitan para tomar decisiones fundamentadas, resolver problemas y atender a los clientes de forma eficiente. Proporciona a los usuarios una visión de 360 grados de las áreas de negocio para que puedan hacer un seguimiento del estado de la empresa de un solo vistazo. Permíteles personalizar su espacio de trabajo y sus informes, al tiempo que se eliminan los silos de información, la latencia y los datos inexactos. Dales las herramientas necesarias para que se centren en el trabajo estratégico, configurando flujos de trabajo sin necesidad de programar y aprovechando la inteligencia artificial con aprendizaje automático para automatizar tareas. Las empresas pueden ampliar Acumatica con facilidad mediante ediciones sectoriales intuitivas, herramientas «low-code» o «no-code», integraciones certificadas y una arquitectura abierta.
Acumatica ofrece la máxima facilidad de uso en cada interacción, llevando la eficacia del usuario y la facilidad de uso a nuevas cotas. Compara la facilidad de uso de las aplicaciones ERP modernas para encontrar un sistema ERP intuitivo que respalde tus objetivos empresariales. Descubre por qué los principales analistas y clientes elogian la solución y solicita una demostración gratuita.
2. Informe «El estado del lugar de trabajo» de Gallup : 2022.
