Direcciones para el éxito del lugar de trabajo y la mano de obra de las PYME

Orientaciones para las pymes sobre el futuro del trabajo

En los dos años transcurridos desde el inicio de la pandemia de COVID-19, las pequeñas y medianas empresas (pymes) se han enfrentado a cambios, retos y oportunidades. Estos cambios han tenido un impacto drástico en el
entorno laboral y la plantilla de las pymes, donde la dinámica de poder se ha inclinado de los empresarios hacia los empleados.

El estudio «SMB Directions for the Future of Work» (Perspectivas de las pymes sobre el futuro del trabajo), realizado por SMB Group, analiza este tema en profundidad. En
noviembre de 2021, encuestamos a 736 responsables de la toma de decisiones y personas influyentes en pymes (de 1 a 1.000 empleados) y
empresas del mercado medio (de 1.000 a 2.500 empleados) para comprender cómo las pymes están remodelando el lugar de trabajo
y las prácticas laborales para hacer frente a estos retos, y cómo influye la tecnología en sus planes.

En este libro electrónico, compartimos los aspectos más destacados del estudio sobre cómo se están desarrollando las principales tendencias en materia de negocio, tecnología,
entorno laboral, dotación de personal, recursos humanos y colaboración en las pymes.

En aras de la brevedad, en este libro electrónico nos referimos a toda la muestra como «pymes».

El optimismo de las pymes ha ido en aumento desde que estalló la pandemia

El optimismo de las pymes se desplomó al inicio de la pandemia, pero ha ido aumentando de forma constante a lo largo de 2020 hasta noviembre de 2021, cuando se realizó esta encuesta.

En este último estudio, el optimismo aumentaba, en general, a medida que crecía el tamaño de la empresa, y se observaban diferencias sustanciales en las perspectivas de futuro según el sector.

Durante la pandemia, aproximadamente tres cuartas partes de las pymes introdujeron cambios en sus estrategias empresariales y tecnológicas para adaptarse a las nuevas condiciones del mercado. Esto ayudó a muchas de ellas a recuperarse de las dificultades iniciales, les proporcionó mayor flexibilidad para hacer frente a nuevos retos y les infundió más confianza en el futuro.

Los fuertes vientos en contra frenan el optimismo de las pymes

Al comenzar el año 2022, las pymes se enfrentan a importantes dificultades que, en gran medida, escapan a su control.
Aproximadamente tres cuartas partes de los encuestados indicaron que estaban muy o bastante preocupados por que el aumento de la inflación, las interrupciones en la cadena de suministro y la continua incertidumbre en torno a la COVID-19 afectaran negativamente a sus negocios.

Aproximadamente dos tercios afirmaron temer que los fallos en la ciberseguridad, las regulaciones gubernamentales y las políticas fiscales, así como la escasez de talento, pudieran afectar negativamente a sus negocios, mientras que más de la mitad manifestaron su preocupación por el hecho de que los fenómenos meteorológicos extremos y el cambio climático pudieran perjudicar a sus empresas.
Desde noviembre de 2021, cuando se realizó esta encuesta, muchas de estas tendencias han pasado a primer plano. El repunte de la variante Ómicron, los niveles récord de inflación, las graves brechas de ciberseguridad y las catástrofes meteorológicas probablemente hayan aumentado la preocupación de las pymes respecto a los resultados empresariales para 2022.

Los cambios que muchas pymes ya han introducido en sus operaciones empresariales durante el último año deberían reforzar su resiliencia frente a estos retos. Sin embargo, las pymes deberán seguir perfeccionando sus capacidades de innovación, agilidad y resiliencia a medida que se enfrentan a la incertidumbre actual.

Las preocupaciones varían considerablemente según el sector

Si bien se observaron diferencias menores en cuanto a las preocupaciones sobre estas tendencias macroeconómicas en función del tamaño de las empresas, las diferencias entre sectores fueron más notables, tal y como se muestra a continuación.

El teletrabajo ha llegado para quedarse, pero los retos persisten

Las pymes han señalado que cuentan con un porcentaje mayor de empleados que trabajan a distancia o en un modelo híbrido que de empleados que trabajan exclusivamente en las instalaciones de la empresa. Muchas pymes han creado o ampliado las alternativas de trabajo a distancia e híbrido desde que comenzó la pandemia, y la inmensa mayoría de ellas señala que el trabajo a distancia ha tenido un efecto positivo o neutro en la retención del personal y la productividad. Por lo tanto, no es de extrañar que las pymes también hayan afirmado que son más propensas a aumentar las opciones de trabajo a distancia e híbrido que
a reducirlas.

Sin embargo, muchos siguen tratando de averiguar cómo gestionar este entorno más complejo en unas circunstancias que aún están en constante cambio, lo que está impulsando el interés por encontrar mejores soluciones para gestionar y apoyar a los empleados en un entorno cambiante.

Las pymes tienden más a abrir locales comerciales que a cerrarlos

El auge del teletrabajo no reduce la necesidad de mantener locales comerciales y sedes corporativas. De hecho, el 38 % de las pymes afirmaron que han abierto o tienen previsto abrir nuevos locales comerciales, frente a solo el 13 % que indicaron que los han cerrado o tienen previsto cerrarlos.

En general, tanto las aperturas como los cierres se ajustaron estrechamente al tamaño de la empresa, siendo las empresas más grandes las que tienen más probabilidades de abrir y cerrar instalaciones que las más pequeñas. El segmento más activo en ambos frentes es el de las empresas con entre 500 y 999 empleados: el 61 % afirmó que tiene previsto abrir nuevas sedes, mientras que el 43 % planea cerrarlas.
Las tasas tanto de aperturas como de cierres también varían significativamente según el sector. Por ejemplo, la industria de transformación, la administración federal y los servicios informáticos son los que tienen más probabilidades de haber abierto ya nuevas sedes, mientras que los servicios profesionales, los servicios personales y las organizaciones sin ánimo de lucro u ONG son los que menos probabilidades tienen de haberlas abierto o de tener planes para hacerlo.

La mayoría de las pymes utilizan varias aplicaciones de colaboración, con distintos niveles de integración

Las soluciones de colaboración han sido fundamentales para ayudar a las pymes a realizar su trabajo independientemente de su ubicación. Aproximadamente dos tercios de las pymes afirmaron que actualmente utilizan soluciones de conferencias web y videoconferencias, documentos compartidos, intercambio de archivos, calendarios compartidos y aplicaciones de chat y mensajería para la colaboración en tiempo real. Es menos probable que utilicen pizarras digitales, herramientas de gestión de proyectos y bases de conocimientos.

La mitad de las pymes afirmaron que han integrado todas o la mayoría de las aplicaciones de colaboración que utilizan. Casi la mitad se muestran satisfechas con el nivel de integración que tienen. Pero el nivel de integración sí importa: las pymes que han integrado todas o la mayoría de sus aplicaciones tienen más del doble de probabilidades de estar muy satisfechas con el nivel de integración que aquellas con cierta integración, y más del triple de probabilidades de estar muy satisfechas que aquellas que afirmaron no tener ninguna integrada.

Las compras y los planes de hardware reflejan el apoyo constante al teletrabajo

Las pymes están destinando una parte considerable de su gasto en hardware a dar soporte a los empleados que trabajan a distancia y en régimen híbrido. Esto es especialmente evidente en el caso de los ordenadores de sobremesa y portátiles, donde el 68 % de las compras recientes y previstas se destinan a los trabajadores a distancia y en régimen híbrido. Sin embargo, esta tendencia se extiende también a otros ámbitos, lo que pone de relieve los esfuerzos de las pymes por mejorar el apoyo a los trabajadores a distancia.

Las pymes son las que más suelen afirmar que compran hardware directamente a los proveedores, seguidas de las grandes superficies, canales que suelen resultar más accesibles y cómodos para los empleados.

A medida que el teletrabajo se va generalizando, los empleados suelen tener que encargarse por su cuenta de la configuración de los nuevos equipos, una tarea para la que no todos están preparados, dispuestos o son capaces de realizar. A medida que los proveedores incorporan más servicios de implementación, gestión y seguridad en sus productos de hardware, pueden ayudar a paliar estos problemas para las pymes.

Las pymes necesitan más medidas de seguridad para protegerse contra las amenazas cibernéticas en el entorno de trabajo a distancia

Las pymes suelen señalar la seguridad como su principal reto tecnológico. El auge del teletrabajo, la mayor dependencia de las operaciones digitales y el panorama de amenazas cada vez más amplio acentúan estas preocupaciones.
Y con razón: en los últimos doce meses, el 42 % de las pymes afirmó que su empresa había sufrido una filtración de datos y el 26 % había sufrido un ataque de ransomware.

Las pymes de mayor tamaño han sido las más afectadas por estos ataques. Los sectores de servicios financieros, ciencias de la vida, administración federal, servicios de TI y administraciones estatales y locales son los que más probablemente han notificado filtraciones y ataques de ransomware.
Sin embargo, ninguna empresa, por pequeña que sea, es inmune, y muchas pymes deben tomar más medidas para proteger sus
negocios: Aunque el 73 % de las pymes realiza copias de seguridad de sus datos con regularidad, la mitad aún no ha implantado soluciones de gestión de identidades y accesos
ni de protección de terminales. Aproximadamente un tercio de las pymes afirmó que tiene previsto abordar esta situación
mediante la implementación de medidas de protección de terminales; y alrededor de una cuarta parte señaló que tiene previsto implantar soluciones de gestión de identidades
y accesos.

Dada la escasa experiencia interna, muchas pymes recurrirán a proveedores de servicios de seguridad gestionados (MSSP) y a otros proveedores externos para obtener nuevos servicios de protección frente a amenazas.

Dos tercios de las pymes tienen previsto contratar personal en los próximos doce meses

En un contexto de recuperación económica, dos tercios de las pymes han afirmado que tienen previsto contratar a empleados fijos en los próximos doce meses, y casi la mitad tiene previsto contratar a trabajadores externos.

Entre las empresas que tienen previsto contratar, aproximadamente dos tercios también afirmaron que cuentan con más ofertas de empleo de lo habitual.
Las empresas más grandes son más propensas a contratar y también suelen tener más ofertas de empleo de lo habitual que las más pequeñas.

Los planes también varían considerablemente según el sector. Aunque resulte algo sorprendente, dada la actual escasez de talento, el 77 % afirmó estar seguro de que cumpliría sus objetivos de contratación.

Las pymes se adaptan para impulsar la contratación y la retención de empleados

Lo que más piden quienes buscan empleo es flexibilidad. En este estudio, el 82 % de los empleados afirmó que sería más fiel a la empresa y menos propenso a marcharse si tuviera un trabajo más flexible. Las pymes parecen estar tomándose esto muy en serio: el 58 % afirmó que
cuenta con una estrategia para fomentar un entorno laboral más flexible, y el 32 % señaló que está desarrollando una.
Ofrecer a los empleados más opciones en cuanto a la ubicación del lugar de trabajo ya se ha convertido en la norma. Pero la flexibilidad va más allá. Por ejemplo:

• Las pymes consideran que esta mayor flexibilidad da sus frutos: el 90 % o más de las que han implantado estos cambios indicaron que les han resultado extremadamente o muy valiosos.
• El 77 % de las pymes ha comenzado recientemente a ofrecer a sus empleados horarios de trabajo más flexibles o tiene previsto hacerlo. El 52 % ya ha reducido o eliminado algunos requisitos laborales, o tiene previsto hacerlo.
• La mayoría ha incorporado o tiene previsto incorporar nuevas prestaciones, como aumentos salariales, más días de vacaciones, nuevas oportunidades de promoción profesional y ventajas relacionadas con el desplazamiento al trabajo, el cuidado de los hijos y el reembolso de las tasas de matrícula.

Las pymes consideran que esta mayor flexibilidad da sus frutos: el 90 % o más de las que han implantado estos cambios indicaron que les han resultado extremadamente o muy valiosos.

Las pymes otorgan a las aplicaciones de recursos humanos una valoración muy positiva en cuanto a su relación calidad-precio

A medida que las empresas crecen, recurren a soluciones tecnológicas para automatizar diferentes funciones de recursos humanos. La adopción de aplicaciones relacionadas con los recursos humanos guarda una correlación aproximada con el tamaño de la empresa, ya que las pymes más grandes tienden a utilizar aplicaciones de recursos humanos con mayor frecuencia que las de menor tamaño. Cabe destacar que, una vez que las pymes comienzan a utilizar estas soluciones, suelen valorarlas muy positivamente. Aproximadamente dos tercios o más de los encuestados calificaron cada solución como extremadamente valiosa para sus empresas.

Existen algunos puntos de inflexión claros en cuanto al número de empleados en los que la adopción da un gran salto. Por ejemplo:

• El uso de aplicaciones de autoservicio aumenta del 21 % en el grupo de empresas con 3-4 empleados al 41 % en el de 10-19; y del 53 % en el de 250-400 al 64 % en el de 500-999.
• El uso de soluciones de gestión del talento aumenta del 35 % en el segmento de 10 a 20 empleados al 57 % en el de 50 a 99; y del 59 % en el de 250 a 400 al 69 % en el de 500 a 999.
• El uso de soluciones de cumplimiento normativo aumenta del 47 % en el tramo de 20 a 49 a un 61 % en el tramo de 50 a 99.

Una vez que las pymes empiezan a utilizar estas soluciones, suelen valorarlas muy positivamente: aproximadamente dos tercios o más las califican como «extremadamente valiosas».

El impacto de la COVID-19 en las inversiones y la adopción de tecnologías por parte de las pymes ha sido desigual

Algo menos de la mitad de las pymes afirmaron que habían acelerado la adopción de tecnologías debido a la COVID-19. Las pymes más pequeñas eran mucho menos propensas a aumentar sus inversiones que las de mayor tamaño, y las diferencias entre sectores también fueron sustanciales.

La adopción acelerada de la tecnología se asocia con mejores resultados empresariales

La relación entre las inversiones en tecnología y los resultados empresariales es cada vez más
evidente. Las pymes que ponen en práctica soluciones tecnológicas modernas y flexibles están mejor preparadas para:

• Adaptarse más rápidamente a las necesidades cambiantes de los clientes, como la demanda de una mayor oferta de comercio electrónico, pagos sin contacto y servicios virtuales.
• Satisface las expectativas de los empleados en cuanto a herramientas que se puedan utilizar «en cualquier momento y en cualquier lugar» y que agilicen el trabajo en lugar de entorpecerlo.
• Accede a información en tiempo real y a herramientas de análisis intuitivas que proporcionan los datos necesarios, en el momento en que se necesitan, para tomar mejores decisiones empresariales.

En este estudio, las pymes que afirmaron haber acelerado la adopción de tecnología y las inversiones debido a la pandemia de COVID-19 tenían aproximadamente 1,6 veces más probabilidades de prever un aumento de los ingresos en su próximo ejercicio fiscal que aquellas que ralentizaron el proceso o no realizaron cambios.

¿La pandemia de la COVID-19 ha acelerado, ralentizado o no ha tenido ningún impacto en las inversiones y la adopción de tecnología por parte de su empresa?

Las pymes están utilizando la tecnología para automatizar tareas y sustituir la mano de obra humana

Las pymes están recurriendo a la automatización para hacer frente a la escasez de talento y al aumento de los costes laborales.
En general, alrededor de un tercio afirmó que está utilizando la tecnología para automatizar tareas específicas y liberar a
los empleados para que se dediquen a tareas de mayor valor. Aproximadamente un tercio afirmó haber sustituido a empleados por sistemas automatizados. Entre los ejemplos se incluyen el uso de robots para escanear y reponer estanterías, sustituir al personal de sala en restaurantes y ayudar con las tareas de limpieza.

De cara al futuro, el 33 % tiene previsto implementar tecnología para delegar tareas repetitivas y de escaso valor, mientras que el 19 % planea
utilizar la automatización para sustituir por completo a uno o más empleados.
Las pymes de mayor tamaño son mucho más propensas a llevar a cabo ambas medidas que las de menor tamaño. Sin embargo, con el tiempo,
esta tendencia se acelerará y se extenderá a las empresas más pequeñas a medida que se obtengan ahorros de tiempo y costes, y que los proveedores desarrollen nuevas formas de automatizar una mayor parte del trabajo que las empresas necesitan realizar.

Las tecnologías integradas se están convirtiendo en un factor importante a la hora de elegir una solución

Las pymes son cada vez más conscientes de que las tecnologías innovadoras pueden proporcionarles una ventaja competitiva
—desde mejorar la experiencia del cliente hasta minimizar los riesgos, pasando por optimizar las operaciones y
proporcionar mejores datos para la toma de decisiones.

Sin embargo, en la mayoría de los casos, las pymes no cuentan con los conocimientos técnicos internos necesarios para buscar, seleccionar e integrar nuevas
tecnologías en sus aplicaciones empresariales y de colaboración existentes. Necesitan que los proveedores de aplicaciones
incorporen estas tecnologías en sus aplicaciones.
Muchos proveedores ya han creado versiones móviles de sus aplicaciones para ofrecer a los usuarios
acceso en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Las capacidades integradas de IA y aprendizaje automático también se están convirtiendo en la
norma, lo que ayuda a los usuarios a detectar tendencias, identificar anomalías, adaptar las acciones a necesidades específicas y
corregir el rumbo en todo el espectro de aplicaciones.

Hay otras tecnologías que se encuentran en fases más tempranas, pero que están a punto de ganar terreno. Por ejemplo:

• Las funciones de IoT basadas en el «edge» integradas en las soluciones de gestión minorista permiten a los minoristas
  consultar datos en tiempo real para gestionar el inventario con mayor precisión.
• Las tecnologías de realidad aumentada integradas en las aplicaciones de atención al cliente permiten al personal de servicio
  identificar los problemas de los clientes y ayudar en las reparaciones sin necesidad de realizar visitas de servicio presenciales
  .

Estos ejemplos apenas rozan la superficie del inmenso valor que estas tecnologías pueden
aportar a las pymes. Pero a medida que su valor se haga más evidente, las pymes buscarán proveedores que puedan
integrar estas tecnologías a la perfección en soluciones que aporten un mayor valor empresarial.

Conclusiones

• El optimismo de las pymes ha ido aumentando de forma constante durante los últimos dos años, aunque se ve frenado por importantes obstáculos, como la inflación, los problemas en la cadena de suministro, la escasez de personal cualificado y la continua incertidumbre en torno a la COVID-19.
• El teletrabajo y el trabajo híbrido han llegado para quedarse: las pymes cuentan con un mayor porcentaje de empleados que teletrabajan o trabajan en un modelo híbrido que de empleados que trabajan exclusivamente en las instalaciones de la empresa. Son más propensas a ampliar las opciones de teletrabajo y trabajo híbrido que a reducirlas.
  Sin embargo, aproximadamente un tercio de las pymes también tiene previsto abrir nuevas sedes comerciales.
• El nivel de integración entre las aplicaciones de colaboración es importante: las pymes que han integrado todas o la mayoría de sus aplicaciones tienen cuatro veces más probabilidades de estar muy satisfechas con el nivel de integración que con una integración parcial, y quince veces más probabilidades de estar muy satisfechas que aquellas que
  afirmaron que ninguna estaba integrada.
• Las pymes están destinando una parte considerable de su gasto en hardware a dar soporte a los empleados que trabajan a distancia y en modalidad híbrida. Esto es especialmente cierto en el caso de los ordenadores de sobremesa y portátiles, donde el 68 % de las compras recientes y previstas están destinadas a los trabajadores a distancia y en modalidad híbrida.
• Las pymes necesitan más medidas de ciberseguridad para garantizar la seguridad del trabajo a distancia y el trabajo híbrido.
• Las pymes están desarrollando prácticas más flexibles en materia de entorno laboral y personal, y están recurriendo a soluciones relacionadas con los recursos humanos que les ayuden a alcanzar sus objetivos de contratación y retención de personal en un contexto de escasez de talento.
• Algo menos de la mitad de las pymes afirmaron que aceleraron la adopción de tecnología debido a la COVID-19. La relación entre las inversiones en tecnología y el rendimiento es evidente:
  Las pymes que aceleraron la adopción de tecnología y las inversiones tenían 1,6 veces más probabilidades de prever un aumento de los ingresos en su próximo ejercicio fiscal que aquellas que redujeron el ritmo o no introdujeron cambios.
• Las pymes están aprovechando la automatización para automatizar tareas y sustituir la mano de obra humana. Las pymes de mayor tamaño están a la cabeza de esta tendencia, pero esta se acelerará y se extenderá a las empresas más pequeñas.
• Las tecnologías integradas se están convirtiendo en un factor clave a la hora de elegir soluciones: las pymes buscan proveedores que incorporen nuevas tecnologías en sus soluciones para aportar un mayor valor empresarial.