5 mejores prácticas en el cálculo del coste de los trabajos de construcción

Visión general

La contabilidad de costes por proyecto es esencial para controlar los presupuestos, realizar un seguimiento de los recursos, garantizar una facturación precisa y determinar la rentabilidad de los proyectos. Sectores como el de la construcción dependen de ella para gestionar de forma eficaz los presupuestos, los plazos y los gastos. Sin embargo, muchas empresas siguen sin disponer de un software de contabilidad de costes por proyecto que les permita optimizar sus operaciones.

• Solo el 40 % de las empresas de construcción utiliza software especializado en contabilidad de costes de obra.¹
• Las empresas que aplican métodos estructurados de cálculo de costes por encargo mejoran la precisión financiera entre un 20 % y un 30 %.²

En este resumen de la solución se analizan cinco prácticas recomendadas en materia de contabilidad de costes de obras de construcción y cómo las herramientas adecuadas pueden mejorar la rentabilidad, independientemente del tamaño o la complejidad del proyecto.

Echemos un vistazo más de cerca a las cinco mejores prácticas

Gestión de la desviación del alcance

La desviación del alcance —es decir, los cambios inesperados en los requisitos del proyecto— puede alterar los plazos y los presupuestos. En el sector de la construcción, suele producirse debido a la escasez de materiales, a cambios normativos o a condiciones imprevistas en la obra. Los clientes también pueden solicitar modificaciones a mitad del proyecto, lo que puede afectar a los costes y a los plazos.

Para mitigar la desviación del alcance, mantener conversaciones exhaustivas con los clientes durante la fase de planificación ayuda a detectar posibles cambios en una fase temprana. Un plan de proyecto y un contrato bien definidos establecen expectativas claras, lo que reduce las sorpresas.

Sin embargo, las solicitudes de cambio son inevitables. Establecer un proceso de aprobación formal garantiza que cada solicitud se evalúe en cuanto a su impacto en el diseño, los recursos y las finanzas antes de su implementación. El seguimiento transparente de las solicitudes permite tanto a ti como al cliente evaluar la viabilidad y mantener el proyecto por el buen camino.

Cómo ayuda Acumatica

Acumatica Construction Edition ofrece un sistema de contabilidad de costes por obra basado en la nube, que proporciona visibilidad sobre los presupuestos, los contratos y las finanzas.

Entre las principales ventajas se incluyen:

• Seguimiento en tiempo real de los costes de los proyectos y la asignación de recursos
• Flujos de trabajo automatizados para aprobaciones y órdenes de modificación
• Acceso móvil para recibir actualizaciones al instante y colaborar

Mantén el control con una solución que agiliza la gestión financiera y garantiza que los costes de tu proyecto se mantengan dentro del presupuesto.

Reducción del riesgo relacionado con los costes de las obras

Los imprevistos —como los cambios de personal o los fallos de diseño— pueden trastocar cualquier proyecto. Aunque es imposible prever todos los problemas, incluir medidas de contingencia en el calendario garantiza la adaptabilidad sin sobrepasar los presupuestos ni retrasar los plazos.

Los contables de costes de obra y los jefes de proyecto deben prever la incertidumbre y prever la flexibilidad necesaria para realizar modificaciones cuando sea preciso. Por ejemplo, si un socavón impide el desplazamiento de la maquinaria, el jefe de proyecto debe informar al jefe de obra y emitir una orden de modificación para adaptarse a los ajustes necesarios.

Una comunicación eficaz es fundamental. Las reuniones de equipo frecuentes y centradas en temas concretos ayudan a detectar los problemas a tiempo y a desarrollar soluciones de forma colaborativa.

Cómo ayuda Acumatica

Acumatica Construction Edition agiliza la gestión de riesgos mediante el seguimiento de todas las actividades del proyecto, incluidos planos, fotografías, órdenes de modificación y documentación esencial. Gracias a las alertas automáticas y al acceso móvil, los equipos pueden actuar de forma proactiva, lo que garantiza el control financiero y la transparencia.

Entre las principales ventajas se incluyen:

• Garantizar un registro de auditoría preciso de toda la documentación del proyecto
• Gestiona el riesgo de forma proactiva con alertas automáticas y acceso móvil
• Vincula las hojas de horas a proyectos concretos para realizar un seguimiento y elaborar informes precisos

Con Acumatica, los equipos pueden mitigar los riesgos de forma eficaz, al tiempo que mantienen la estabilidad financiera y garantizan el éxito de los proyectos.

Elaboración precisa de presupuestos

Dominar la contabilidad de costes de obra garantiza una elaboración precisa de los presupuestos, lo que se traduce en proyectos de construcción más rentables. Al realizar un seguimiento de los costes reales —desde los subcontratistas hasta los materiales y los gastos generales—, es posible identificar los puntos problemáticos en los proyectos actuales y mejorar las estimaciones futuras.

Antes de la contabilidad de la construcción basada en la nube, la elaboración de presupuestos solía basarse en conjeturas. Ahora, con las herramientas adecuadas, las empresas pueden eliminar la incertidumbre y conseguir nuevos proyectos gracias a unas previsiones de costes precisas.

Una gestión eficaz de los costes de los proyectos implica el seguimiento de las facturas de la cuenta de acreedores, la facturación a los clientes y la imputación del tiempo a los proyectos, garantizando que los datos financieros se mantengan actualizados. Los contables especializados en costes de proyectos también supervisan los presupuestos de materiales, mano de obra y equipamiento, teniendo en cuenta gastos que a menudo se pasan por alto, como el tiempo dedicado a reuniones y tareas administrativas.

Mantener la precisión de las previsiones de costes a lo largo de todo el proyecto permite comparar los gastos previstos con los costes reales, identificar las áreas de mayor gasto y maximizar los ingresos.

Cómo ayuda Acumatica

Acumatica Construction Edition simplifica la elaboración de presupuestos gracias a sus herramientas de seguimiento y previsión en tiempo real.

Los usuarios pueden:

• Controla los presupuestos, las nóminas, las facturas y la facturación para tener una visión general clara del flujo de caja
• Asignar los gastos generales y compartidos a cada proyecto
• Compara los costes reales con los presupuestos originales y revisados mediante informes en tiempo real
• Ajustar las previsiones presupuestarias y realizar un seguimiento de los resultados financieros a lo largo de los distintos periodos

Con Acumatica, las empresas obtienen la precisión y el control necesarios para optimizar la contabilidad de costes por encargo e impulsar la rentabilidad.

Gestión del control de horarios

Un seguimiento preciso del tiempo es esencial para la gestión de nóminas, la facturación, la medición de la productividad y el control de costes. Saber cuánto tiempo se dedica a un proyecto influye directamente en la rentabilidad.

A menudo se pasa por alto a los empleados asalariados asignados a un proyecto a la hora de elaborar el presupuesto, y las facturas o las hojas de asistencia de los subcontratistas pueden perderse o gestionarse de forma inadecuada con facilidad. Dado que la mano de obra suele ser el coste más elevado en la construcción, un seguimiento preciso ayuda a supervisar el estado del presupuesto, el ritmo de gasto del proyecto y las pérdidas inesperadas de recursos.

Cómo ayuda Acumatica

Acumatica Construction Edition agiliza la gestión del tiempo con herramientas basadas en la nube que garantizan precisión y eficiencia.

Entre sus características principales se incluyen:

• Seguimiento del tiempo y los gastos de los empleados en concepto de mano de obra y materiales
• Gestión certificada de nóminas y salarios sindicales
• Aprobaciones automatizadas para los supervisores de campo y los equipos financieros
• Fichas de control de horas que generan facturas para los clientes y actualizan el estado de los contratos
• Informes en tiempo real para el seguimiento de los costes laborales

Con Acumatica, las empresas pueden mantener el control financiero y mejorar la eficiencia operativa gracias a una gestión fluida del control de horarios.

Gestión del cierre del proyecto

Cerrar un proyecto de forma eficaz es fundamental: libera recursos, marca su finalización oficial y permite a los contables de costes de obra cerrar las cuentas de ingresos, costes, beneficios y márgenes.

Sin embargo, el cierre de los proyectos suele realizarse con prisas, lo que da lugar a la pérdida de documentación, gastos no contabilizados y un seguimiento inexacto de las horas de trabajo. Para agilizar el proceso:

• Establecer un sistema para realizar un seguimiento de las autorizaciones, los correos electrónicos y la documentación desde el principio
• Obtener la aceptación formal del proyecto finalizado por parte del cliente
• Actualiza todos los costes relacionados con el proyecto para garantizar la exactitud de los informes financieros.
• Reservar personal, contratistas, equipos y materiales para futuros proyectos

Cómo ayuda Acumatica

Acumatica Construction Edition simplifica el cierre de proyectos gracias a herramientas digitales para el seguimiento y la gestión de la documentación.

Entre sus características principales se incluyen:

• Almacenamiento centralizado de documentos de proyectos, fotos y comunicaciones
• Integración con DocuSign y Adobe Sign para aprobaciones digitales
• Seguimiento en tiempo real de los costes de mano de obra y materiales para elaborar informes financieros precisos
• Liberación automática del personal y los recursos una vez finalizado el proyecto
• Integración perfecta con la contabilidad de acreedores y las órdenes de compra para una visibilidad financiera completa

Con Acumatica, las empresas pueden cerrar proyectos de forma eficiente sin dejar de garantizar la precisión financiera y la disponibilidad operativa.

El papel de la contabilidad de costes por encargo

La contabilidad de costes por proyecto es fundamental para gestionar los presupuestos, la facturación y la rentabilidad en todos los proyectos en los que intervienen empleados, contratistas, materiales y tareas. Cada componente de coste se asigna a proyectos y tareas específicos, lo que garantiza un seguimiento y una gestión financieros precisos.

Acumatica Construction Edition se integra a la perfección con los módulos financieros principales, entre los que se incluyen el libro mayor, la contabilidad de acreedores, la contabilidad de deudores, los pedidos de venta, los pedidos de compra, la gestión de existencias y el CRM. Esto permite a los contables de costes de obra y a los gestores de proyectos elaborar previsiones presupuestarias, comparar los datos reales con las estimaciones y mantener el control financiero a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Con Acumatica, las empresas disponen de las herramientas necesarias para optimizar la contabilidad de costes por proyecto, mejorar la rentabilidad y garantizar una gestión financiera fluida.

Descubre cómo Acumatica agiliza la contabilidad de costes de los trabajos.

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