Modernice su cierre mensual

Visión general

Los síntomas

Síntoma n.º 1

Trabajo manual e introducción duplicada de datos

Las empresas que dependen de sistemas independientes adicionales (como puntos de venta, CRM, comercio electrónico, producción, gestión de cultivos, control de horarios y facturación, y nóminas) deben incorporar la información esencial de todos ellos a su sistema contable. A menudo, esto requiere volver a introducir manualmente la información resumida en la aplicación contable y, a continuación, realizar interminables conciliaciones para asegurarse de que ambos sistemas coinciden.

Nadie sabe cuánto stock hay realmente disponible hasta que se realiza el recuento de fin de mes. A esto hay que añadir las hojas de cálculo necesarias para realizar el seguimiento de las conciliaciones y el volumen de asientos contables que se necesitan para corregir los errores cometidos en la transferencia de datos. Se trata de una pérdida de tiempo y esfuerzo que no contribuye en absoluto a mejorar la experiencia del cliente ni a los resultados finales. En la terminología del Kaizen (sistema de producción ajustada de Toyota), ese esfuerzo se conoce como «Muda» o desperdicio, uno de los tres problemas que provocan la ineficiencia de la cadena de suministro.

Síntoma n.º 2

Retrasos en la presentación de informes financieros

¿Cuánto tiempo después de que finalice el mes se elaboran los estados financieros de la empresa? Con sistemas inconexos y registros manuales, es imposible obtener una visión precisa de los resultados financieros de la empresa hasta que se haya completado el cierre mensual, por lo que los equipos se ven obligados a crear sus propias hojas de cálculo solo para llevar un seguimiento de sus resultados a lo largo del mes.

Con este enfoque, una vez cerrado el mes, nadie entiende por qué sus cifras no coinciden con las de contabilidad, lo que da lugar a un ciclo de conciliación entre el contable y los responsables de los departamentos, y a frustración por ambas partes. Una vez más, la organización es incapaz de tomar decisiones oportunas, y todo el mundo se ve obligado a trabajar muchas horas para realizar tareas de escaso valor.

Síntoma n.º 3

Registros de transacciones incompletos o erróneos

¿Cuántos errores de codificación, introducción de datos o aprobación se detectan al final de cada mes? Supongamos que el sistema de pago de facturas de la cuenta de acreedores (AP) de la empresa implica el flujo de un documento en papel de una persona a otra para su codificación y aprobación antes de que se introduzca en la aplicación contable. En ese caso, la probabilidad de que se produzcan errores es elevada. Los contables no solo deben confiar en que la persona encargada de la aprobación seleccione el código contable adecuado, lo anote correctamente en el documento y lo rubrique (todo ello con una letra legible), sino que también deben confiar en que el revisor remita el documento al departamento de contabilidad.

¿Qué ocurre si se pierde o se destruye? No existe ningún control sobre ese documento a medida que circula por la organización. A final de mes, el contable debe, en primer lugar, asumir el papel de cazador-recolector y peinar los cubículos de la oficina en busca de facturas no registradas y, a continuación, convertirse en criptólogo, intentando descifrar notas escritas a mano en documentos codificados.

Síntoma n.º 4

Ajustes manuales, periodificaciones y asignaciones

Y ahora le toca al contable ocuparse de todos los requisitos de información necesarios para cumplir con los PCGA y reflejar adecuadamente los resultados de cada departamento. A final de mes, los contables deben tener en cuenta el cierre contable adecuado, lo que conlleva una gran cantidad de contabilizaciones manuales de periodificaciones e ingresos diferidos para muchas empresas.

Otras empresas reparten sus gastos generales entre varios departamentos mediante asientos contables manuales que requieren una laboriosa preparación. Los gastos por depreciación y amortización deben registrarse y contabilizarse mediante asientos contables manuales. El contable necesita una hoja de cálculo compleja solo para llevar un control de todas las fuentes de datos que debe consultar para realizar los ajustes necesarios.

Síntoma n.º 5

Falta de procesos estandarizados

Cada mes trae consigo una nueva serie de retos relacionados con el cierre contable. Hay que ajustar y consolidar las unidades de negocio. Hay que contabilizar las transacciones entre empresas del grupo. Y a medida que se añaden nuevas cuentas, se implementan nuevos sistemas y surgen nuevas cuestiones normativas, el contable debe crear sistemas para gestionarlas. Si es que se documenta el cierre estándar de fin de mes, se guarda en una hoja de cálculo o en un documento y nadie sabe dónde encontrar la última versión. Esto genera frustración entre todos los implicados.

Síntoma n.º 6

Conciliaciones manuales

Los datos de los saldos bancarios y de las tarjetas de crédito se concilian manualmente a partir de los extractos bancarios mensuales. Las transferencias electrónicas deben contabilizarse y, a menudo, introducirse a partir del extracto bancario, lo que provoca grandes fluctuaciones en los saldos de caja a final de mes. Las transacciones deben revisarse y ajustarse, y nadie es capaz de localizar los documentos originales ni de cotejar los ingresos bancarios con los recibos correspondientes. Es entonces cuando se crean más hojas de cálculo para ayudar a simplificar el proceso de conciliación de fin de mes.

Síntoma n.º 7

Conocimientos limitados en materia de gestión

Si la empresa recurre a herramientas de información externas o a hojas de cálculo mensuales para elaborar sus estados financieros, probablemente se deba a las limitaciones de la estructura del plan de cuentas. Muchos sistemas elaboran sus informes financieros a partir de la estructura y organización rígidas de su plan de cuentas. Estos sistemas cumplen los requisitos básicos de la información contable según los PCGA. Sin embargo, no contribuyen en absoluto a satisfacer las necesidades de gestión y toma de decisiones de los responsables de la organización, razón por la cual la empresa recurre a hojas de cálculo externas para la elaboración de informes. Cuantas más pestañas se necesiten en la hoja de cálculo externa, menos adecuada resulta la solución financiera actual para las necesidades de la empresa.

The Cure

Remedio n.º 1

Los datos circulan libremente de un sistema a otro

Gracias al diseño inteligente, la arquitectura abierta y la variedad de opciones de implementación de Acumatica, este sistema se puede integrar fácilmente con otros sistemas, independientemente de dónde se encuentren. Los datos financieros y operativos se pueden integrar y evaluar día a día. Con las funciones de CRM integradas de Acumatica, tanto el departamento de ventas como el de contabilidad trabajan a partir de un único conjunto de cifras. Cada día del mes, la información es precisa y está disponible para los responsables que necesitan tomar decisiones empresariales fundamentadas. Los datos importados siguen la misma lógica empresarial que los introducidos en pantalla, lo que garantiza la coherencia de los datos en tiempo real.

Remedio n.º 2

Los resultados financieros en tiempo real permiten que todos estén al corriente de la situación

Una vez que los sistemas operativos y financieros estén totalmente integrados, los responsables de la empresa podrán basarse en los informes financieros diarios para gestionar y realizar un seguimiento de sus resultados. No hay ningún coste adicional por añadir usuarios gracias al modelo de precios exclusivo de Acumatica. Si los derechos de acceso son motivo de preocupación, la seguridad granular y basada en roles de Acumatica garantizará que ningún usuario tenga acceso a información confidencial. Los usuarios disponen de acceso permanente a la información que necesitan, y ya no hay que lidiar con el ajetreo de fin de mes ni pasar innumerables horas tratando de averiguar por qué los informes individuales no coinciden con los resultados contables oficiales.

Remedio n.º 3

Las transacciones se digitalizan y se canalizan para mejorar la precisión

Gracias a la aplicación de la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (ML), Acumatica puede crear automáticamente documentos de cuentas por pagar directamente a partir de facturas de proveedores escaneadas e identificar los elementos de los recibos de gastos para su codificación. Una vez introducidos y codificados, los documentos originales pueden adjuntarse a cada transacción (desde un teléfono móvil o un ordenador) y, a continuación, enviarse a través de flujos de trabajo automatizados para su revisión y aprobación. Con la codificación automatizada y los flujos de trabajo personalizables, se reduce considerablemente la probabilidad de que haya que realizar revisiones o ajustes a final de mes.

Remedio n.º 4

Los ajustes automáticos eliminan las entradas manuales

Los registros automatizados de transacciones sustituyen al seguimiento, el registro y la contabilización manuales:

• Mediante el uso de códigos de aplazamiento, se pueden configurar diversos escenarios para el reconocimiento automático de ingresos y gastos. A continuación, los ingresos o gastos aplazados se calculan automáticamente en función de dichos códigos, que pueden generarse y asignarse a partidas individuales.
• Los datos del inmovilizado se gestionan en Acumatica (y se actualizan a partir de las transacciones de cuentas por pagar y cuentas por cobrar según sea necesario) para que los gastos de depreciación y amortización puedan calcularse y contabilizarse automáticamente en cada ejercicio.
• Las transacciones entre sociedades se contabilizan automáticamente en las sociedades afectadas dentro de una única base de datos, lo que elimina la duplicación de esfuerzos y los ajustes de fin de mes.
• Asignaciones configurables crear entradas automáticas basándose en una de las siguientes reglas de Acumatica:
  • distribuir cantidades en función de coeficientes definidos por el usuario (ponderación)
  • distribuir cantidades en función de porcentajes
  • distribuir los importes en función de una proporción dinámica de los saldos de las cuentas acumulados en el período
  • distribuir los importes en función de los datos presupuestarios

Remedio n.º 5

Los procesos configurables permiten aplicar procedimientos de forma coherente en todas las áreas de la empresa

Los flujos de trabajo personalizados permiten crear asignaciones automáticas que reducen el tiempo necesario para la asignación y el envío de documentos a través de todos los trámites de aprobación requeridos, independientemente del tipo de documento. Las alertas y notificaciones automáticas mantienen a todos informados de las acciones que deben realizarse desde cualquier dispositivo, incluido el teléfono móvil en el caso de los empleados que trabajan a distancia. De este modo, los revisores pueden acceder a todo tipo de documentos para su revisión desde un único formulario.

En el caso de las empresas que trabajan por proyectos, las reglas de facturación pueden utilizarse para automatizar el cálculo de los importes que se facturan a los clientes por un proyecto concreto.

Remedio n.º 6

Las importaciones bancarias automatizadas y los archivos adjuntos permiten realizar las conciliaciones diarias

Los ficheros de transacciones diarias se pueden importar desde bancos que faciliten datos en uno de los siguientes formatos: Open Financial Exchange (OFX), QuickBooks Online (QBO), QFX o Excel. Esto significa que los usuarios pueden realizar conciliaciones diarias y disponer de acceso en tiempo real a los saldos de caja reales. Ya no hay que esperar hasta final de mes para cerrar las cuentas.

Remedio n.º 7

Los estados financieros multidimensionales satisfacen las necesidades en tiempo real de los directivos empresariales

Para garantizar una flexibilidad total, Acumatica utiliza claves segmentadas para definir los componentes individuales del plan de cuentas, así como su finalidad y longitud. Una vez asignados los números de cuenta, se utilizan parámetros individuales de filas y columnas para crear estados financieros personalizados —incluidas comparaciones entre el presupuesto y los datos reales, si es necesario— que se adapten a las necesidades de cada usuario de la organización.

El final de mes debería ser un día más de la semana

Es hora de aprovechar el potencial de la automatización. En lugar de enfrentarse a la pesadilla engorrosa y anticuada que supone cerrar el mes según el calendario, las organizaciones modernas pueden cerrar las cuentas sobre la marcha, de forma continua.

Con un sistema como Acumatica, el personal de contabilidad puede liberarse de la ansiedad que supone un cierre de fin de mes apresurado, al tiempo que permite al resto del equipo directivo disponer de acceso oportuno a datos financieros fundamentales. La mayoría de las tareas de escaso valor y muy tediosas pueden automatizarse, y el departamento de contabilidad tiene la capacidad de planificar, elaborar previsiones y escenarios, e incluso impartir formación a los miembros del personal.

A medida que la empresa avanza en la era digital, el impacto del aumento de la eficiencia en los resultados financieros será considerable, pero los beneficios para los miembros de la organización moderna —una mayor motivación, una mejor comunicación y una colaboración constante— serán aún mayores.