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Cómo el software ERP moderno prepara a los fabricantes y distribuidores para cumplir con las normativas de calidad y cumplimiento normativo
Gestionar las operaciones diarias no es fácil, y resulta cada vez más complicado debido a las normativas de cumplimiento federales y del sector. De hecho, la Asociación Nacional de Fabricantes (NAM) calcula que el sector manufacturero se enfrenta a casi 300.000 normativas y restricciones.1 Además, existen cientos de miles de requisitos igualmente problemáticos para el sector de la distribución mayorista.
Las normativas de cumplimiento de la calidad obligan a los fabricantes y distribuidores a complicar procesos que, de otro modo, serían sencillos, con el fin de proteger los sistemas, auditar los procesos, documentar los cambios y realizar importantes inversiones en formación y sistemas para agilizar el proceso de auditoría.
Todas las empresas deben cumplir con una normativa general que abarca desde el cumplimiento de la normativa PCI en materia de tarjetas de crédito hasta los requisitos de información financiera de la ley Sarbanes-Oxley (SOX), los principios contables IFRS/GAAP, los requisitos de seguridad de la OSHA y mucho más. A esta normativa se suman los requisitos federales que aplican organismos gubernamentales como la FDA y la EPA, así como las normativas sectoriales propias de cada sector de la cadena de suministro.
Este resumen de la solución, elaborado por Acumatica y eWorkplace Apps, ofrece a los distribuidores mayoristas y a los fabricantes una visión general de las funciones modernas de los sistemas ERP que respaldan las iniciativas de calidad y cumplimiento normativo. Además, presenta un resumen de los requisitos de calidad estándar en distintos segmentos del sector, junto con estrategias para implementar sistemas de calidad y pasos a seguir para llevar a cabo la implantación de software de calidad.
Resumen sobre el cumplimiento normativo
Normativa sobre calidad y cumplimiento normativo
Las cadenas de suministro globales se enfrentan a seis categorías normativas: empresarial y financiera, de tecnologías de la información, de cumplimiento normativo industrial, de normativa laboral, de requisitos de los socios comerciales y de normativa gubernamental. Además, la normativa gubernamental abarca múltiples sectores, con una elevada concentración en los sectores aeroespacial y de defensa, la electrónica, la alimentación y la industria química.
«Sin el marco de Acumatica, se tardaría el doble de tiempo en desarrollar y probar el pedigrí [de la Ley de Seguridad de la Cadena de Suministro de Medicamentos de la FDA]; la plataforma es muy potente».
Negocios y finanzas
La normativa Sarbanes-Oxley (SOX) en materia de información financiera, el cumplimiento de las obligaciones fiscales, las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y los principios contables generalmente aceptados (GAAP) son comunes en todas las empresas.
Acumatica es compatible con los principios contables generalmente aceptados (GAAP) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) gracias a su módulo de gestión fiscal, desarrollado por Avalara. Acumatica ha obtenido las certificaciones SOC 1 y SOC 2, con auditorías anuales.
Restricciones del sector
La norma ISO es la norma de calidad de referencia en todos los sectores industriales. Existen otras normativas sectoriales elaboradas por organismos independientes, como el Automotive Industry Action Group (AIAG), el American National Standards Institute (ANSI), la ASTM para materiales y la SAE para los sectores de la automoción y la aeronáutica.
Acumatica ofrece un marco que permite cumplir con numerosas normativas del sector gracias a wikis integrados, flujos de trabajo definidos por el usuario y aplicaciones conectadas.
Cumplimiento normativo de los socios comerciales
Las restricciones de calidad para clientes y proveedores incluyen el intercambio electrónico de datos (EDI) para la transmisión de documentos electrónicos, las especificaciones de etiquetado y embalaje, las normas de calidad de los productos y otros requisitos de calidad y cumplimiento normativo.
Las aplicaciones EDI conectadas, el etiquetado y el embalaje integrados, así como otras funciones, facilitan el cumplimiento normativo por parte de los socios.
Tecnologías de la Información
El cumplimiento normativo en materia de TI incluye la normativa PCI sobre tarjetas de crédito, la Ley CAN-SPAM de EE. UU., el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y las normas SOC, SSAE e ISAE del Instituto Americano de Contables Públicos Certificados. Otras normativas son FEDRAMP e ISO 27001.
Acumatica y la plataforma Amazon Web Services (AWS) cuentan con la certificación ISO 27001.
Legislación laboral
La legislación laboral incluye las normas de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), la Ley de Normas Laborales Justas, la indemnización por accidentes de trabajo, la Ley de Permisos Familiares y Médicos (FMLA) y otras normas.
Conéctate a las aplicaciones de gestión de capital humano (HCM) para gestionar las competencias y la formación, y a Acumatica Payroll para gestionar las indemnizaciones por accidentes laborales y las cuotas sindicales. También se cumple con la normativa de confidencialidad de la HIPAA.
Normativa gubernamental
Organismos federales como la EPA, la FDA y otros se encargan de la lucha contra la contaminación, la publicidad y la comercialización leales, y la seguridad de los productos.
Aprovecha el potencial de las aplicaciones conectadas y las personalizaciones «low-code» y «no-code» para crear soluciones que se adapten a prácticamente cualquier necesidad de la administración pública.
Aplicaciones de gestión de la calidad
Conectar datos y procesos de calidad
Son pocos los sistemas ERP que cumplen todos los requisitos de calidad o de cumplimiento normativo. Las aplicaciones ERP heredadas pueden ofrecer funciones específicas para algunas normativas de calidad. Sin embargo, el software ERP heredado suele ser rígido y resulta complicado adaptarlo a los cambios normativos recientes. Las aplicaciones modernas, como Acumatica, ofrecen una plataforma adaptable que permite personalizar los flujos de trabajo del sistema, proteger los datos y conectar aplicaciones dispares para hacer frente a unas normativas en constante evolución.
«Sin la suite de Acumatica, sin duda no habríamos obtenido la certificación ISO... Hemos estructurado todo nuestro marco de gestión de la calidad en torno a Acumatica...»
Documentación
Las wikis de Acumatica permiten a las empresas documentar procedimientos operativos estándar, instrucciones de trabajo y protocolos de seguridad, así como gestionar los requisitos de documentación de calidad gracias a la gestión de documentos integrada y a la seguridad basada en roles, con registros de auditoría del sistema.
Gestiona la documentación de calidad con los wikis de Acumatica y el sistema de gestión de documentos integrado.
Precisión
Los códigos de barras, la inteligencia artificial con aprendizaje automático y otras tecnologías eliminan el error humano, lo que mejora la precisión. Las aplicaciones conectadas recogen los resultados de las pruebas de calidad.
Automatiza la recopilación de datos y el registro de los resultados de las pruebas para mejorar la precisión de los datos.
Seguridad
Varios niveles de seguridad protegen la integridad de tus datos. Evita los ciberataques con la plataforma Acumatica, que ofrece un alto nivel de seguridad. La seguridad integrada basada en roles proporciona controles internos para limitar el acceso a la información.
Protege los sistemas y los datos con la seguridad basada en roles de Acumatica.
Formación
El expediente de empleados de Acumatica ofrece atributos personalizados para gestionar las competencias y las certificaciones. Utiliza el CRM integrado para crear tareas relacionadas con la recertificación y la formación. Hay aplicaciones conectadas disponibles para la gestión del capital humano.
Gestiona la formación con el CRM integrado y las aplicaciones conectadas.
Informes
Conecta los datos del ERP con datos externos mediante consultas flexibles y paneles de control en tiempo real para evaluar el rendimiento de los proveedores, el tiempo de inactividad de las máquinas y mucho más. Las herramientas de BI presentan los datos de forma visual con notificaciones.
Conecta datos entre plataformas para generar informes de calidad y cumplimiento normativo en tiempo real.
Control de procesos
Automatice los procesos empresariales y elimine los errores de introducción de datos. Las aplicaciones de control de cambios de ingeniería y de gestión del ciclo de vida de los productos conectados realizan un seguimiento de las solicitudes de cambio mediante registros de auditoría. Utilice el configurador de productos basado en reglas para establecer normas para los productos configurados.
Gestionar los cambios de ingeniería, definir las configuraciones de los productos y gestionar la trazabilidad de la calidad.
«Contar con un sistema de gestión de calidad sólido que funcione de manera eficaz en todas nuestras referencias de producto (SKU), que se pueda gestionar de forma centralizada y que ofrezca un informe de retirada de lotes de gran utilidad es imprescindible para cualquier empresa en crecimiento como la nuestra. La suite de gestión de calidad de eWorkplace App para Acumatica será la columna vertebral de nuestro programa de calidad... La integración perfecta es imprescindible. Permite que todos los movimientos de inventario sean trazables y que los controles de calidad se realicen en cada nivel del proceso y queden documentados. Eso no se puede conseguir solo con hojas de cálculo y el seguimiento de inventario».
Funciones de gestión de la calidad líderes en su categoría
La combinación de personas, procesos y software garantiza la calidad y el cumplimiento normativo en cualquier organización. Un sistema de gestión de la calidad (SGC) de primer nivel sirve de base para crear un entorno de SGC que cumpla o supere las expectativas y los requisitos. Entre los componentes más importantes de las aplicaciones empresariales de SGC se incluyen los nueve elementos siguientes.
Seguridad y control
El sistema debe contar con varios niveles de autorización que controlen quién puede crear, ejecutar y aprobar funciones, modificar registros y acceder a datos de calidad.
AQL / Muestreo
La aplicación del sistema de gestión de la calidad (SGC) ofrece a los usuarios un sistema flexible para definir niveles de muestreo, como los límites de calidad de aceptación (AQL). Además, los resultados de la evaluación se basan en el nivel de gravedad (grave, medio, leve) y en los criterios de resultado (riguroso, moderado, flexible), con el objetivo final de cumplir con las normas ISO 2859, ANSI/ASQ Z1.4 y otras similares.
Formación y educación
El sistema de gestión de la calidad (SGC) ofrece un marco para gestionar los requisitos de formación y certificación de los empleados, con controles que restringen el acceso a tareas específicas en función de los niveles de formación.
Herramientas y equipos
Los usuarios definen las herramientas utilizadas en el proceso de control de calidad, incluyendo detalles relacionados con el estado de las mismas —como las fechas de calibración y los certificados de calibración— y el estado de los equipos.
Registros de auditoría
El sistema de gestión de la calidad (SGC) permite a los usuarios definir y controlar múltiples auditorías, tanto de datos como de procesos, para garantizar el cumplimiento de las normas de calidad. Las auditorías deben ser flexibles para adaptarse tanto a los procesos sistemáticos como a los manuales.
NC y CAPA
Las funciones del sistema de gestión de la calidad (QMS) admiten procedimientos de no conformidad (NC) y de acciones correctivas y preventivas (CAPA) —tanto internas como de clientes y proveedores— para documentar los pasos a seguir en caso de fallos en las pruebas de calidad y la disposición de los productos.
Salud y seguridad
La aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) ofrece herramientas para gestionar los incidentes relacionados con la salud y la seguridad de los empleados, con medidas para mitigar, corregir y prevenir problemas futuros.
Planes de inspección
La aplicación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) ofrece un marco flexible para elaborar planes de inspección y listas de comprobación para todas las operaciones de inventario o fabricación, tales como la recepción de mercancías de los proveedores, los traslados entre almacenes, las salidas de material a producción y las actividades de inventario físico.
Planes de prueba
Las aplicaciones del sistema de gestión de calidad (QMS) permiten a los usuarios crear planes de prueba con criterios de evaluación flexibles, utilizando métodos booleanos, alfanuméricos, numéricos, listas validadas y otros métodos de evaluación, comparados con un resultado esperado predefinido, para garantizar que los productos sean adecuados y funcionen correctamente.
Estrategia
Estrategias para mejorar el cumplimiento normativo
Paso 1: Fundamentos
Sienta las bases adecuadas para la calidad con una aplicación ERP moderna, diseñada desde cero con conectividad abierta y herramientas nativas para la automatización y el control de procesos. ¿Qué funciones relacionadas con la calidad incluye su aplicación ERP actual? ¿Existe algún módulo que amplíe las capacidades de cumplimiento normativo? Considere la posibilidad de actualizar o sustituir su software ERP actual antes de emprender cualquier proyecto de calidad o cumplimiento normativo. Es posible que se sorprenda al descubrir que las nuevas versiones del software ofrecen funciones que simplifican el cumplimiento de las normativas de calidad.
«Una de las mejores cosas de Acumatica es lo personalizable que es... También hemos implementado diferentes conjuntos de control de calidad y hemos creado paneles de control».
Paso 2: Investigación
Investiga y documenta las tecnologías relacionadas con la calidad y el cumplimiento normativo para poder priorizar las actividades. En primer lugar, identifica los problemas de calidad y cumplimiento normativo. A continuación, lleva a cabo una revisión exhaustiva de los procesos empresariales para detectar aquellos que se puedan mejorar. Documenta las capacidades en materia de calidad y cumplimiento normativo de tu sistema ERP actual (o del que podría sustituirlo). ¿Cómo se utilizan estas capacidades en el sistema en la actualidad? Empieza poco a poco y céntrate primero en las actividades de calidad y cumplimiento normativo de alta prioridad. Después, ponte en contacto con tu proveedor de ERP para obtener más información sobre los módulos, las funciones o las aplicaciones de terceros disponibles.
Paso 3: Establecer prioridades
Elabora una lista de problemas de calidad y clasifica cada uno de ellos en función del coste y el beneficio potencial. Busca primero formas de sacar más partido a tus aplicaciones actuales. Ten en cuenta el coste. Además, muchos requisitos normativos avanzados pueden obligarte a adoptar sistemas de gestión de la calidad costosos e innecesarios o a realizar adaptaciones intrusivas. Revisa los proyectos de calidad ya completados para encontrar formas de mejorar los procesos ajustando los parámetros o las configuraciones. Además, mantente al día de las actualizaciones, ya que las nuevas versiones pueden ofrecer funciones que mejoren los procesos existentes o abran nuevas oportunidades para mejorar la gestión de la calidad y el cumplimiento normativo.
Paso 4: Elaborar un plan
Elabora un plan en el que se definan el objetivo deseado, las tecnologías de apoyo, así como un calendario y un proceso para llevar a cabo la implantación del sistema de calidad de principio a fin. Documenta previamente el estado actual de los proyectos e iniciativas relacionados con la calidad y el cumplimiento normativo, de modo que dispongas de un punto de referencia que te sirva para medir tu éxito. Es posible que aún no tengas una fecha de inicio para el proyecto de calidad, pero puedes definir las fases y los plazos detallados para completar cada paso del proceso. Establece planes de contingencia por si te encuentras con problemas técnicos.
Ejecución
Implementación de sistemas de calidad
Es hora de poner en marcha el proyecto de calidad y cumplimiento normativo. Recuerda que no tienes por qué abordarlo todo de una vez, y que es más fácil empezar por los requisitos más sencillos.
Fase uno: Preparación
El tiempo que se tarda en preparar el proyecto dependerá de su complejidad, de las tecnologías utilizadas y del alcance de los cambios. La preparación debe comenzar con suficiente antelación respecto a la fecha de puesta en marcha deseada. Debe incluir una revisión del plan del proyecto con todas las personas implicadas en el proceso. Establece la fecha de inicio del proyecto y asigna fechas a cada paso. Ten en cuenta el plan de contingencia para garantizar que exista un procedimiento en caso de que algo salga mal. Informa a los participantes de los plazos, así como de sus funciones y responsabilidades. Una prueba piloto en sala de reuniones (CRP) mejora considerablemente las tasas de éxito.
«Podemos subir todos nuestros COA (certificados de análisis), nuestros análisis microbiológicos y nuestras pruebas de calidad, y si nos someten a una auditoría y alguien quiere saber qué ocurrió en abril, podemos generar un PDF. El departamento de calidad siempre me dice lo mucho más fácil que es ahora».
Segunda fase: Día de la puesta en marcha
Designa a una persona como responsable del proyecto para que delegue tareas a los miembros del equipo y dirija todo el proyecto. Es inevitable que surjan cambios de última hora a lo largo del proceso. Documenta los cambios del proyecto para poder revisar más adelante las desviaciones respecto al plan de puesta en marcha.
Tercera fase: Revisión
Da tiempo a los usuarios para que se adapten a los nuevos procesos, al tiempo que se deja tiempo para recopilar datos. Revisa las notas de puesta en marcha para detectar cambios de última hora. Hable con los usuarios sobre las nuevas técnicas y tecnologías. ¿Qué les gusta? ¿Qué no les gusta? ¿Creen que son beneficiosas? Descubrirá que los usuarios tienen algunas de las mejores ideas si se toma el tiempo de preguntarles. Revise los primeros resultados. ¿Ha podido cumplir o superar sus objetivos? Siga supervisando los resultados y cree paneles de control e informes para mejorar la calidad y el cumplimiento de los datos con vistas a un análisis continuo.
Fase cuatro: Mejora continua
Mantente al día de las últimas actualizaciones de tu software ERP y del sistema de gestión de la calidad (SGC). Configura un entorno de pruebas para probar las actualizaciones. Revisa las hojas de ruta de los productos y comprende los ciclos de vida de las tecnologías. Busca formas de utilizar las funciones existentes para mejorar aún más los procesos y la automatización. Mantente informado de los cambios en materia de calidad y cumplimiento normativo. Infórmate de las novedades y elabora planes para abordar los cambios y seguir cumpliendo con la normativa.
El cumplimiento de los estándares de calidad, simplificado con Acumatica y las aplicaciones de eWorkplace
Existen cientos de miles de normativas de calidad y cumplimiento que afectan a los distribuidores mayoristas y a los fabricantes. Las empresas que utilizan aplicaciones ERP heredadas e instaladas en sus propias instalaciones, o aplicaciones de contabilidad básicas, se enfrentan a procesos inconexos y soluciones manuales provisionales. Por el contrario, las empresas que cuentan con aplicaciones ERP modernas y basadas en la nube disponen de las herramientas necesarias para adelantarse a las normas y regulaciones en constante evolución.
Acumatica, en combinación con el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de eWorkplace Apps, ofrece un marco empresarial moderno que permite cumplir con las normativas más exhaustivas. Proporcione a los empleados herramientas para documentar iniciativas de calidad, gestionar la formación del personal, mejorar la precisión y controlar la seguridad de los sistemas y los datos. Personalice los controles de procesos y elabore informes significativos sobre calidad y cumplimiento normativo con indicadores clave de rendimiento en paneles de control en tiempo real, con funcionalidad móvil y la posibilidad de profundizar en las transacciones originales.
Acerca de las aplicaciones de eWorkplace
Especializada exclusivamente en la plataforma Acumatica, eWorkplace Apps ofrece productos específicos para cada sector, integraciones, extensiones, servicios de consultoría y formación que dan respuesta a las necesidades empresariales integrales de los fabricantes de productos discretos y de procesos, así como de los distribuidores. Entre nuestros productos estrella se incluyen «Quality Management» y «Process Manufacturing» para Acumatica. eWorkplace Apps es una empresa derivada de BatchMaster Software, líder mundial desde hace 30 años en el mercado del software para la fabricación. Con sede en Irvine (California), eWorkplace Apps cuenta con más de 30 desarrolladores de Acumatica, consultores de implementación y analistas con una amplia experiencia en el sector para ayudarle a optimizar su negocio en la plataforma Acumatica. Obtenga más información en www.eworkplaceapps.com.
«Elegimos Acumatica porque queríamos contar con un socio dispuesto a comprender la complejidad del sector del cannabis».
