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Cómo desarrollar indicadores clave de rendimiento (KPI) prácticos en materia de distribución y negocio para optimizar el stock, agilizar las operaciones y aumentar las ventas
Un artículo reciente de la Asociación Nacional de Mayoristas y Distribuidores señala que los distribuidores obtienen, de media, un beneficio neto del cuatro por ciento. El artículo afirma además que los distribuidores pierden dinero en el cuarenta por ciento de las partidas de factura vendidas.1 Los márgenes en los sectores de productos estandarizados, la creciente presión de Amazon, los fabricantes con modelos de venta directa al consumidor (D2C) y otros factores suelen reducir aún más los márgenes de algunos distribuidores.
Entonces, ¿cómo se supone que los mayoristas deben aportar valor añadido al tiempo que se defienden de competidores más grandes, aumentan los beneficios y gestionan los retos diarios? Las métricas ayudan. Las métricas ofrecen una visión clara y una única fuente de información fiable sobre lo que está sucediendo en cada rincón de la empresa. Una aplicación empresarial integral elimina los silos de datos y proporciona información centralizada, precisa y reveladora para que todos estén en sintonía. Si se utilizan correctamente, los indicadores clave de rendimiento ayudan a los directivos del sector de la distribución a superar a la competencia, ganarse la confianza de los clientes y mantener la fidelidad de los empleados para llevar sus negocios al siguiente nivel.
Aunque la mayoría de los distribuidores utilizan indicadores para tomar decisiones diarias, mejorar la calidad y orientar la excelencia operativa, muchos aún no han sabido aprovechar los indicadores para transformar sus organizaciones. Les cuesta interpretar la información debido a problemas con los datos, a la falta de visión estratégica, a la ausencia de puntos de referencia y a que se centran en indicadores rezagados. Además, los indicadores departamentales no siempre están en consonancia con los objetivos corporativos.
Este libro electrónico explica la importancia de realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, los distintos tipos de métricas y los errores más comunes que cometen los directivos del sector de la distribución mayorista. Descubre las métricas más importantes que debes supervisar para lograr una mejora continua y alinea los objetivos con métricas aplicables para transformar toda tu organización.
Cómo mejoran las métricas las operaciones de distribución
Las métricas están presentes en todos los ámbitos de la distribución, desde la contabilidad hasta las ventas, pasando por las compras y las operaciones de almacén. El seguimiento de los datos ayuda a los distribuidores a impulsar las ventas, mejorar los índices de cumplimiento de pedidos, reducir costes, hacer frente a la competencia y optimizar los niveles de stock y las operaciones de almacén. Sin embargo, la encuesta «Business Technographics Survey» de Forrester revela que solo el 17 % de los profesionales de la cadena de suministro y el 22 % de los profesionales de la logística y la distribución utilizan o tienen previsto utilizar el análisis de big data para la planificación.2 A continuación se enumeran siete ventajas de las métricas para las empresas de distribución.
«Con Acumatica, el acceso a la información supuso un punto de inflexión para nosotros. Disponer de ese nivel de información nos permitió profundizar en los datos para detectar problemas y encontrar una solución... Hoy en día, los distintos equipos de la empresa cuentan con paneles de control personalizados que les resultan útiles para desempeñar su trabajo. Estos paneles muestran los niveles de flujo de caja y la rentabilidad por división y por cliente. Este nivel de información no tiene precedentes en nuestra empresa».
Eficiencia
La eficiencia en la introducción de pedidos, la gestión de existencias y las actividades de almacén es fundamental para los distribuidores. A los distribuidores les resulta fácil establecer indicadores de referencia de eficiencia para las actividades de recepción, almacenamiento, preparación de pedidos y cumplimiento de pedidos. Una vez establecidos, la dirección supervisa los cambios en la eficiencia a lo largo del tiempo. Estos indicadores les permiten saber si están mejorando o detectar problemas de forma temprana, antes de que afecten a los beneficios y a la satisfacción del cliente.
Competitividad
Los indicadores permiten a los distribuidores realizar un seguimiento de la fidelidad de los clientes, el valor total del cliente, la cuota de mercado y el crecimiento del mercado para tomar decisiones empresariales estratégicas. Identifica tus puntos débiles, aprovecha las oportunidades del mercado y refuerza tus puntos fuertes para hacer frente a los competidores extranjeros de bajo coste o a los fabricantes que venden directamente al consumidor (D2C).
Alineación
Los distribuidores deben alinear los indicadores departamentales con las iniciativas corporativas de alto nivel. Por ejemplo, unos niveles elevados de existencias aumentan los costes de mantenimiento y las bajas contables debidas a la obsolescencia de los productos. Por consiguiente, ampliar las existencias para mejorar los índices de cumplimiento de los pedidos no se ajusta a los objetivos corporativos de reducir costes y mejorar los beneficios.
Rentabilidad
La única forma de aumentar los beneficios es vender más, reducir los costes o subir los precios. Las métricas ayudan a los distribuidores a conseguir nuevos clientes y a reducir costes. Motiva al personal del almacén mostrando métricas en tiempo real en una pantalla gigante situada en el almacén. Realiza un seguimiento de la información adecuada para optimizar los precios en función del valor, la demanda y la competencia.
Reducción del riesgo
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) ayudan a predecir y mitigar el riesgo asociado a problemas de calidad, existencias muertas y procesos ineficientes. La clasificación ABC clasifica la relevancia de los artículos, lo que facilita la planificación de inversiones y del almacén. Establece indicadores clave de rendimiento (KPI) para supervisar de forma proactiva los escenarios de riesgo.
Toma de decisiones
Las métricas son esenciales para la planificación estratégica, como la optimización de los niveles de stock de seguridad, la determinación de dónde invertir capital, la expansión a nuevos mercados, la retirada de productos y el lanzamiento de nuevos productos.
Otras ventajas
Entre otras ventajas cuantificables se incluyen una mayor satisfacción de los empleados, la reducción de la morosidad, un aumento de la rotación de existencias, menores costes de almacenamiento y clientes más satisfechos.
2 Fuente: Encuesta «Forrester Business Technographics» de 2017
Evita estos errores habituales con las métricas
Los datos inexactos, incompletos y desactualizados hacen imposible establecer indicadores significativos. Además, los distribuidores suelen centrarse demasiado en los indicadores rezagados, en lugar de supervisar de forma proactiva los indicadores adelantados antes de que surjan los problemas. Por último, son demasiadas las empresas que se centran en cuestiones internas sin compararse con otras empresas del sector.
Datos erróneos
La fiabilidad de las métricas depende de tu capacidad para recopilar datos precisos, completos y oportunos. La información inexacta y desactualizada da lugar a decisiones erróneas, clientes insatisfechos y oportunidades de negocio perdidas.
Falta de alineación estratégica
¿Cuál es tu objetivo? Esta es una pregunta fundamental que debes responder antes de establecer los KPI. Por ejemplo, si tu objetivo es ganar cuota de mercado, invertir en marketing y ventas con márgenes reducidos puede que no sea una mala idea. Por el contrario, si tu objetivo es aumentar el valor para los accionistas, deberías reducir los costes y aumentar los márgenes de venta. Alinea las métricas para medir los objetivos estratégicos.
Indicadores rezagados frente a indicadores adelantados
Los indicadores rezagados reflejan lo que ya ha ocurrido. Por lo tanto, los distribuidores deben utilizar una combinación de indicadores rezagados y adelantados para supervisar las métricas e identificar los problemas antes de que se produzcan.
Falta de puntos de referencia del sector
Muchas empresas creen que son excelentes en lo que hacen, mientras que otras siguen de cerca cada movimiento de sus competidores partiendo de la premisa de que estos lo hacen mejor. Por lo tanto, es fundamental comparar el rendimiento con el de otras empresas del sector siempre que sea posible. Busca asociaciones y consultores independientes para identificar los puntos de referencia establecidos en el sector que indiquen el mejor rendimiento de su clase.
«Desde el departamento de ventas hasta el de operaciones, pasando por el administrativo y los altos directivos, Acumatica nos permite analizar los datos para tomar buenas decisiones que nos ayuden a hacer crecer nuestro negocio de forma significativa».
Tipos métricos
Averigua qué ha ocurrido mediante el análisis descriptivo. A continuación, pasa al análisis diagnóstico para determinar por qué ha ocurrido y, con el análisis predictivo, predecir cuándo podría volver a ocurrir. La tecnología ha creado una quinta métrica —el análisis cognitivo— en la que la inteligencia artificial, junto con el aprendizaje automático, mitiga los problemas sin intervención humana.
a descriptiva
El análisis descriptivo se utiliza habitualmente para los indicadores rezagados. Esto se debe a que ayudan a comprender lo que ha ocurrido. Sin embargo, el análisis descriptivo sirve de base para otros tipos de métricas.
a de diagnóstico
Las métricas de diagnóstico ayudan a los distribuidores a comprender por qué ha ocurrido algo. A menudo se basan en análisis descriptivos recopilados a lo largo del tiempo, junto con el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, para detectar anomalías.
predictivos
Los KPI predictivos utilizan métricas descriptivas y diagnósticas para identificar la probabilidad de un rendimiento futuro. Algunos ejemplos son las previsiones de averías en los equipos o de quiebras de clientes.
a prescriptiva
La analítica prescriptiva combina métricas descriptivas, diagnósticas y predictivas para sugerir cómo evitar que se produzcan problemas antes de que sucedan. A menudo se basa en modelos matemáticos y reglas de negocio.
Indicadores estratégicos de distribución
Existen miles de indicadores para impulsar la eficiencia en la distribución. Pero, ¿cuáles son los indicadores adelantados y los indicadores atrasados más importantes que deben tener en cuenta los directivos? A continuación se presentan los indicadores clave de rendimiento que utilizan las empresas líderes del sector para crecer estratégicamente.
«Puedo crear una consulta genérica y modificar la vista para acceder a los datos que quiero ver. Con Acumatica, las posibilidades son infinitas. Sea lo que sea lo que queramos ver, y sea cual sea la forma en que queramos verlo, podemos crear una consulta sencilla para conseguirlo».
Financiero
Ingresos y beneficios: Los ingresos son un indicador rezagado que se compara con las previsiones de ventas y se ajusta en función de la estacionalidad y las promociones. Estas métricas respaldan los KPI de ingresos, como el flujo de caja operativo, la cuenta de pérdidas y ganancias y el capital circulante.
Costes: Los costes deben clasificarse y analizarse minuciosamente. Las categorías de costes incluyen los costes de compra de existencias, la mano de obra, los gastos de envío y transporte, el embalaje, los gastos generales de almacén y operaciones, y las devoluciones.
Flujo de caja: El flujo de caja es fundamental para los distribuidores, que a menudo adquieren existencias meses antes de que se produzca la demanda real de los clientes. Los indicadores del flujo de caja operativo se basan en cálculos precisos de los ingresos netos, los gastos no monetarios, el capital circulante y el cobro de cuentas por cobrar.
Inventario y almacén
Adquisiciones: Los proveedores son fundamentales para tu éxito. Establece indicadores clave para evaluar el rendimiento de los proveedores y los plazos del ciclo de compra.
Existencias: Las existencias son un activo, pero suponen una inversión de capital considerable que inmoviliza el capital circulante y conlleva el riesgo de que el stock quede sin vender. Es importante realizar un seguimiento proactivo de los índices de rotación para comprender la velocidad de rotación de los artículos, los costes de mantenimiento asociados y el rendimiento de la inversión en margen bruto (GMROI), con el fin de determinar el beneficio de las ventas de existencias una vez deducidos los costes.
Almacén: Unos procesos de almacén eficientes son fundamentales para que los distribuidores sean rentables. Supervisa los tiempos de ciclo de los pedidos, los índices de cumplimiento, la eficiencia general en la gestión de pedidos, la precisión, los índices de devoluciones y los tiempos de ciclo para mejorar las operaciones.
Ventas y marketing
Presupuestos: Tu cartera de ventas es un indicador adelantado de los ingresos futuros y de la demanda de productos. Las empresas con una baja tasa de conversión de presupuestos o con un volumen reducido de los mismos experimentarán una caída de los ingresos y una disminución de la demanda en períodos futuros.
Clientes potenciales de marketing: Las ventas de distribución llevan tiempo. Es fundamental mantener y ampliar una cartera de clientes potenciales mediante diversas actividades de marketing. Mide los indicadores adelantados, como el volumen de clientes potenciales, las actividades de marketing y las tasas de conversión, para obtener una visión clara de las ventas futuras.
Métricas de clientes: Realiza un seguimiento del valor total del ciclo de vida del cliente, la retención, los costes de captación de clientes, la satisfacción del cliente o el índice de recomendación neta (NPS), así como del crecimiento de los ingresos por cliente y del número de cuentas.
Operaciones
Plantilla: La disponibilidad y la eficiencia del personal son fundamentales para gestionar las operaciones diarias. Controla la asistencia, el rendimiento y la ocupación de los empleados.
Margen operativo: También denominado «rendimiento sobre las ventas» (ROS), el margen operativo mide los beneficios obtenidos tras pagar los costes variables, antes de intereses e impuestos. Se trata de un indicador fundamental para evaluar el rendimiento operativo general.
Ciclo «de la oferta al cobro»: El ciclo «de la oferta al cobro» es el tiempo que transcurre desde que se envía la oferta al cliente hasta que se recibe el pago. Este indicador clave refleja la eficiencia de los ciclos de pedido, la satisfacción del cliente y los procesos empresariales de cobro de cuentas por cobrar.
Alinear los objetivos estratégicos de la empresa con los indicadores de los departamentos
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) departamentales deben estar en consonancia con los objetivos estratégicos de la empresa. En primer lugar, establece planes estratégicos y métricas generales. A continuación, determina qué métricas departamentales impulsan el rendimiento empresarial que has definido. Por último, elimina las métricas que no respalden tus objetivos empresariales y busca continuamente nuevas métricas que impulsen un crecimiento sostenible y mejoras en todas tus operaciones.
«Puedes adaptar los informes a las necesidades de tu empresa, lo cual fue muy importante para nosotros. No fue como si tuviéramos que adaptarnos a Acumatica».
Adquisiciones
- Cumplimiento de los proveedores / Calificación de calidad
- Plazos de entrega de los proveedores
- Compras dentro del presupuesto y en los plazos previstos
- Índice de rotura de stock
- Número y coste de los pedidos urgentes de emergencia
- Precisión de la previsión de la demanda
- Valor medio de compra
- Anomalías en el precio del proveedor / en la orden de compra
- Margen bruto y rentabilidad de la inversión
- Clasificación ABC / Rango
- Índice de rotación de existencias
Almacén
- Índice de pedidos perfectos / Índice de envíos puntuales
- Eficiencia, precisión y tiempo de ciclo en la descarga y el almacenamiento
- Eficiencia en la preparación de pedidos / Precisión / Tiempo de ciclo
- Eficiencia en el embalaje / Precisión / Tiempo de ciclo
- Eficiencia en los envíos / Precisión / Tiempo de ciclo
- Tiempo de ciclo de recepción y almacenamiento
- Aprovechamiento del espacio
- Devoluciones y cambios de clientes y proveedores por motivo
- Gastos de envío / transporte
- Utilización de la mano de obra / Costes laborales
Ventas
- Volumen de cotizaciones
- Índice de éxito en las cotizaciones
- Citas destacadas
- Presupuesto de envejecimiento
- Margen bruto y margen neto
- Días de rotación de cuentas por cobrar
- Porcentaje de descuento y coste total
- Crecimiento de las ventas
- Ventas hasta la fecha
- Cartera de ventas por fase en comparación con el objetivo
- Importe medio de las operaciones
- Tiempo de ciclo de cotización a efectivo
- Ventas perdidas por motivo
- Índice de éxito de las oportunidades
- Coste de captación de clientes
- Tiempo de amortización de la captación de clientes
- Análisis de ventas (por comercial/región/línea de productos)
- Satisfacción del cliente – Índice Net Promoter (NPS)
- Ventas perdidas con códigos de motivo
- Cumplimiento de cuotas por representante
- Actividades de ventas por comercial
«Si podemos ofrecer exactamente el mismo producto, con exactamente la misma calidad y al mismo precio, todo se reduce a las preferencias y decisiones personales. Pero uno de los aspectos clave es lo competitivo que seas en tus precios».
Inventario
- Días de rotación de existencias
- Índice de pedidos pendientes
- Índice de rotura de stock
- Pedidos pendientes como porcentaje de las ventas totales
- Precisión del inventario (inventario físico)
- Recuento y valor de existencias por clasificación ABC
- Valoración de existencias
- Rotación de existencias por artículo / clase de artículo
- Costes de mantenimiento por artículo / clase de artículo
- Índice de cumplimiento de pedidos
- Tiempo dedicado al recuento cíclico del inventario físico
Marketing
- Coste por clic (CPC)
- Tráfico del sitio web / Tasas de rebote
- Tasas de conversión de sitios web
- Coste por cliente potencial (CPL)
- Clientes potenciales cualificados por marketing (MQL)
- Volumen de clientes potenciales y tasa de conversión
- Informe sobre clientes potenciales antiguos
- Informe sobre oportunidades para personas mayores
- Clientes potenciales aceptados por el departamento de ventas (SAL)
- Clientes potenciales cualificados para ventas (SQL)
- Rentabilidad de la inversión publicitaria
- Compromiso de los clientes
- Índices de entrega, apertura y respuesta de los correos electrónicos
Control de calidad
- El coste de la mala calidad
- Reclamaciones de los clientes sobre la calidad
- Devoluciones por motivos de calidad
- Medidas correctivas
- No conformidad
- Calidad de los proveedores
- Auditorías de calidad
- Tiempo hasta la resolución
Financiero
- Datos reales frente a presupuesto
- Días de rotación de cuentas por cobrar
- Cuentas por cobrar vencidas
- Amortizaciones de deudas incobrables
- Actividades de crédito y cobro
- Cuentas por pagar vencidas
- Importe del descuento del proveedor
- Beneficio bruto
- Margen de beneficio neto
- Capital circulante
- Ratio de liquidez corriente
- Rentabilidad sobre activos
- Ratios de deuda sobre capital
- Cuenta de resultados (también por producto o línea de productos)
- Capital social
- Ingresos por empleado
Aumenta los ingresos con los servicios
Las métricas ayudan a los distribuidores a identificar áreas en las que la oferta de servicios puede abrir la puerta a nuevas fuentes de ingresos. Por ejemplo, un elevado número de devoluciones de un producto concreto por parte de los clientes puede indicar que estos necesitan formación o ayuda con la instalación y configuración del producto. Asegúrate de que tu software ERP incluya aplicaciones integradas de gestión de servicios, atención al cliente y contabilidad de proyectos para gestionar la facturación de los servicios, los detalles de los servicios o proyectos, los casos de asistencia y los horarios de los técnicos.
Tecnología para una mejor gestión de los indicadores
Crear métricas de distribución es sencillo. El reto consiste en garantizar la integridad de los datos y proporcionar información oportuna de forma significativa a las partes interesadas. Con demasiada frecuencia, las empresas recurren a métodos de recopilación de datos y análisis mediante hojas de cálculo propensos a errores, lo que retrasa la información. En cambio, los mejores distribuidores del sector confían en aplicaciones ERP integrales con inteligencia empresarial incorporada para analizar datos de múltiples fuentes, con notificaciones automatizadas que permiten gestionar el negocio por excepciones. Las modernas aplicaciones ERP en la nube, como Acumatica, proporcionan una base de datos sólida como una roca con consultas configurables, informes prácticos, paneles personalizados y análisis de datos reveladores para transformar las operaciones empresariales. Además, los flujos de trabajo personalizados conectan los procesos interdepartamentales con herramientas de colaboración.
«Poder acceder a los datos y que los distintos departamentos trabajen juntos en un mismo sistema supone una ventaja real. Si el almacén tiene pocas existencias de un artículo, el departamento de compras lo detecta de inmediato para realizar un pedido de más unidades. Ahora disponemos de visibilidad en tiempo real de los datos pertinentes».
Recopilación de datos
Configura y automatiza la recopilación e importación de datos desde aplicaciones externas para obtener un análisis integral, preciso y oportuno. Las aplicaciones empresariales modernas, como Acumatica, ofrecen un marco que permite conectar carruseles, sistemas de escaneo, aplicaciones de envío, máquinas y software para automatizar la recopilación de datos y garantizar su precisión.
El reconocimiento óptico de caracteres permite extraer datos de documentos escaneados. La implementación de códigos de barras agiliza las actividades de preparación de pedidos, embalaje, traslados y almacenamiento. Los portales de clientes en línea y los procesos automatizados de licitación de proveedores facilitan la colaboración entre clientes y proveedores, mejorando la recopilación de datos y la transparencia.
Transforma tu empresa con una aplicación ERP preparada para el futuro, desarrollada con las últimas tecnologías, como un sistema de gestión de almacenes (WMS) integrado, para agilizar la recopilación de datos y aumentar el rendimiento.
Automatiza el registro de horas mediante la aplicación móvil, con aprobaciones de los supervisores, desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y en cualquier lugar.
Inteligencia artificial
La inteligencia artificial combinada con el aprendizaje automático facilita más que nunca la mejora de la precisión de los datos de las métricas. Los sistemas ERP modernos, como Acumatica, incluyen inteligencia artificial integrada con aprendizaje automático.
La inteligencia artificial agiliza la gestión de cuentas por pagar, la conciliación de gastos, la conciliación bancaria y otros procesos empresariales. Los archivos de ayuda de Acumatica se basan en el aprendizaje automático para mostrar resultados de búsqueda basados en las interacciones previas de los usuarios. Acumatica utiliza el aprendizaje automático para capturar los datos de contacto de las tarjetas de visita mediante el reconocimiento de imágenes en dispositivos móviles.
El aprendizaje automático permite al sistema mejorar la precisión de los datos. Por ejemplo, Acumatica aprende a reconocer los gastos de las empresas de suministros como material de oficina, que se contabilizan automáticamente en la cuenta correspondiente del libro mayor.
La inteligencia artificial y el aprendizaje automático se aprovecharán pronto en entornos operativos. Por ejemplo, Acumatica está estudiando la posibilidad de utilizar la IA para detectar anomalías en los precios y transacciones sospechosas en el libro mayor, con el fin de que los usuarios las revisen.
«Utilizamos el panel de control para mostrar datos como los envíos diarios, el valor en dólares diario y, en lo que respecta a las ventas, disponemos de los totales mensuales de ventas, los totales por comercial y el importe de las facturas por pedido. En cuanto a los transportistas, podemos ver quién genera mayor volumen y cuáles son nuestros artículos más vendidos. Además, hemos desglosado a nuestros socios de marca en Asia para poder comparar su rendimiento con el de los demás».
Cuadros de mando de
Los cuadros de mando de ERP muestran de forma práctica los datos esenciales para detectar tendencias y reaccionar ante problemas en tiempo real que afectan a las ventas, los beneficios, la satisfacción del cliente y a los empleados. Gestiona tu negocio por excepciones con cuadros de mando basados en roles. Personaliza los cuadros de mando para dotar a los responsables de departamento de la información que necesitan para actuar con datos en tiempo real, precisos y reveladores. Establece indicadores clave de rendimiento para supervisar los resultados y las actividades en tiempo real, sin perder de vista los planes estratégicos a largo plazo. Todos los paneles de control de Acumatica están optimizados para dispositivos móviles y son compatibles con cualquier dispositivo con conexión a Internet. Gestiona datos complejos a través de widgets de paneles de control en tiempo real con visualizaciones flexibles, entre las que se incluyen:
- Consultas personalizadas
- Gráficos y diagramas (de líneas, de columnas, de barras, etc.)
- Tablas de datos
- Datos de fuentes externas
- Mosaicos de Power BI
- Indicadores clave de rendimiento
- Accesos directos a formularios, informes y paneles de control
Análisis de Power BI
Microsoft Power BI se conecta directamente a Acumatica para ofrecer inteligencia empresarial avanzada. Agrega datos de múltiples fuentes, extrae información útil para la toma de decisiones estratégicas y preséntala de forma visual a las partes interesadas. La agregación de datos procedentes de sistemas dispares ofrece una visión global. Por ejemplo, combina datos de Acumatica con datos externos de CRM para ver tu cartera de ventas junto con el historial de ventas de los clientes. También puedes ver la información de envíos procedente de sistemas de transportistas externos dentro de Acumatica, junto con los datos de pedidos de venta y de inventario. Por último, utiliza las consultas genéricas de Acumatica para exponer los datos del ERP a través de una interfaz de datos abierta (OData) y que Power BI pueda acceder a ellos.
Informes y consultas
La elaboración de informes siempre ha supuesto un reto en la mayoría de las aplicaciones ERP. Los usuarios deben comprender el esquema de la base de datos y las relaciones entre las tablas subyacentes para crear informes y consultas útiles. Esto resulta demasiado complejo para muchas pequeñas empresas, que se ven obligadas a pagar a proveedores externos para que les personalicen los informes y las consultas.
Los sistemas ERP modernos, como Acumatica, ofrecen cientos de informes y consultas estándar. El Diseñador de informes de Acumatica permite a los usuarios con menos conocimientos técnicos personalizar informes o diseñar otros nuevos sin necesidad de tener experiencia en programación. Además, el generador de consultas genéricas permite acceder a los datos de Acumatica, incluida la información de los campos personalizados. Los datos de las consultas genéricas se pueden publicar fácilmente, exportar a Excel o formatear para OData con el fin de ponerlos a disposición de herramientas de inteligencia empresarial como Microsoft Power BI.
Acumatica permite la elaboración de informes multidimensionales mediante subcuentas con claves segmentadas. Desglosa la información en facetas más pequeñas para visualizar los artículos por precio, color, talla, ubicación de la tienda o cualquier otro criterio que elijas. Con las funciones de «Informes» y «Consultas genéricas», puedes:
- Programa la ejecución de los informes según sea necesario
- Generar documentos PDF firmados
- Personaliza los informes con tu imagen de marca
- Crear vistas de datos con filtros y formato
Flujo de trabajo de notificaciones
Detecta problemas en tiempo real con «Business Events» y «Generic Inquiries». Las notificaciones se envían por correo electrónico o SMS con detalles e hipervínculos para tomar medidas. Por ejemplo, activa flujos de trabajo de Acumatica para enviar alertas por correo electrónico a un cliente con información de seguimiento cuando se envía un pedido de venta. Colabora con los proveedores mediante alertas automáticas de stock bajo por ubicación. Avisa al personal del almacén cuando se reciban piezas pendientes de entrega y estén disponibles para su envío.
Aplicaciones analíticas de Acumatica
Actuar basándose en información empresarial útil
No tiene sentido definir indicadores si luego no se toman medidas en función de los resultados. Por lo tanto, hay que supervisar y mejorar continuamente los indicadores mediante procedimientos documentados para las actividades relacionadas. Hay que formar a los empleados en el uso de los indicadores, tomar medidas correctivas y aprovechar los proyectos y las tareas de CRM para coordinar las actividades.
«Cuando los problemas en la cadena de suministro global provocaron fluctuaciones en los precios de todos los productos que vendemos, tuvimos que actuar con agilidad... Sin Acumatica, no habríamos podido tener el control y la flexibilidad de los que disponemos hoy en día en cuanto a la fijación de precios para los clientes y a una visión precisa de nuestros costes... Hemos podido aumentar nuestros márgenes porque tenemos más control y visibilidad...»
Crear un equipo de
Crea un equipo de métricas formado por directivos y compañeros especializados en análisis de cada unidad de negocio para que colaboren en el desarrollo de métricas que respalden tus objetivos estratégicos.
Recopilar requisitos
Documentar los cálculos y las fórmulas de las métricas. Asignar a las partes interesadas la gestión, el seguimiento y la ejecución de las medidas correctivas. Las necesidades empresariales cambian con el tiempo. Por consiguiente, los KPI establecidos hoy en día deben revisarse, ya que pueden dejar de ser relevantes debido a la expansión del mercado, a cambios en la cartera de productos o a modificaciones en las estrategias de comercialización. Las aplicaciones ERP modernas, como Acumatica, incluyen wikis con procedimientos de ventas y operaciones (S&OP), KPI, tareas y archivos adjuntos.
Procesos empresariales
El motor de flujos de trabajo visuales de Acumatica permite a los usuarios avanzados ver y modificar estados, acciones, transiciones, valores válidos y campos habilitados para controlar el flujo de trabajo sin necesidad de programar. Aprovecha los flujos de trabajo del ERP para gestionar acciones correctivas y activar eventos empresariales con el fin de crear y asignar tareas a los usuarios del sistema.
Formación
Forma a los empleados en el uso de los indicadores y enséñales a gestionarlos de forma eficaz. Los wikis integrados son una plataforma excelente para los materiales de formación, incluyendo documentación, vídeos y archivos adjuntos. Además, los wikis admiten el control de versiones, lo que proporciona un sistema coherente para consultar los materiales de formación actuales e históricos, así como los cambios a lo largo del tiempo. Por otra parte, el CRM nativo de Acumatica incluye tareas con asignaciones y fechas de vencimiento para gestionar las tareas de los empleados relacionadas con las actividades de formación.
Medidas correctivas
Las medidas correctivas son esenciales para la gestión de métricas. Documenta qué pasos hay que seguir cuando se produzcan situaciones concretas. Los wikis, las tareas de CRM, los eventos empresariales y el motor de flujo de trabajo visual de Acumatica proporcionan una plataforma flexible para crear y gestionar actividades basadas en datos en tiempo real del sistema ERP. Por ejemplo, se puede activar el envío de un correo electrónico al responsable de compras cuando se detecte un nivel bajo de existencias en un almacén y crear automáticamente una tarea para que el comercial llame al cliente. Asimismo, unas métricas de ventas bajas pueden notificar al departamento de marketing que ponga en marcha nuevas campañas para reforzar el canal de ventas.
Gestión de proyectos
Las aplicaciones ERP como Acumatica ofrecen herramientas nativas de gestión de proyectos para agilizar la puesta en marcha de nuevas iniciativas métricas y las tareas relacionadas. La contabilidad de proyectos permite a la dirección coordinar las actividades entre equipos mediante plazos, el registro móvil de horas y la colaboración con recursos externos, como consultores empresariales especializados o empresas tecnológicas.
Las métricas de distribución, más sencillas con Acumatica
Las métricas son esenciales para que los distribuidores actuales protejan sus márgenes, que se están reduciendo, reduzcan costes y se defiendan frente a la competencia. Conoce lo que está sucediendo, predice lo que va a suceder y gestiona tu negocio por excepciones mediante paneles de control basados en funciones, informes y consultas que permiten actuar, flujos de trabajo flexibles y sólidas aplicaciones de inteligencia empresarial. Alinea los indicadores clave de rendimiento (KPI) de los departamentos con las métricas corporativas generales. Busque indicadores adelantados para evitar problemas futuros y aproveche la tecnología para colaborar entre departamentos con los empleados o, a nivel externo, con clientes y proveedores.
Desarrollada sobre una plataforma en la nube preparada para el futuro, con inteligencia artificial y aprendizaje automático integrados, Acumatica ofrece una profundidad de distribución sin igual, junto con unas funciones financieras sólidas, gestión nativa de las relaciones con los clientes, gestión de servicios y potentes aplicaciones de inteligencia empresarial. Impulsa las ventas, agiliza la gestión de pedidos y mejora los beneficios con las mejores aplicaciones de su clase en materia de inventario, aprovisionamiento, solicitudes, ventas, punto de venta y comercio. Ve un paso por delante de la competencia con artículos matriciales, asignaciones de inventario, gestión de almacenes integrada, preparación de kits, ventas adicionales, ventas cruzadas y sustituciones de artículos.
Acumatica Cloud ERP ofrece la mejor solución de gestión empresarial y sectorial para transformar tu negocio de distribución y que prospere en la nueva economía digital. Basado en una plataforma preparada para el futuro que permite integraciones rápidas, escalabilidad y facilidad de uso, Acumatica aporta un valor inigualable a los distribuidores pequeños y medianos.
«Acumatica me permite centrarme más en el negocio en lugar de estar pensando dónde puedo encontrar la información que necesito. El conocimiento es poder, y cuanto antes se pueda acceder a él, mejor».
