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Tecnologías y aspectos a tener en cuenta en los almacenes
Los distribuidores de hoy en día deben mantener su agilidad. Deben adaptarse constantemente a las cambiantes demandas de los clientes, a los estrictos requisitos de los proveedores, a unas cadenas de suministro más rápidas y a las estrategias omnicanal de ventas, cambios y devoluciones.
La gestión del inventario y de las operaciones de almacén resulta sencilla cuando la empresa es pequeña. Sin embargo, la gestión del almacén se vuelve más compleja a medida que los distribuidores crecen, añaden sedes, amplían sus instalaciones, se introducen en nuevos mercados, venden a clientes internacionales y amplían sus líneas de productos.
Los distribuidores en expansión y aquellos que utilizan sistemas de contabilidad básicos o sistemas ERP de distribución obsoletos deben modernizar las operaciones de sus almacenes para seguir siendo competitivos. Si no se moderniza el negocio, se abre la puerta a que la competencia gane cuota de mercado con precios más bajos, una oferta de productos más amplia y una mejor experiencia del cliente. Además, los proyectos de transformación digital suelen requerir la sustitución del sistema empresarial o la adquisición de costosos programas de gestión de almacenes.
Este resumen de la solución ofrece a los distribuidores mayoristas una visión general de las funciones y tecnologías de los sistemas de gestión de almacenes (WMS). Además, incluye estrategias de gestión de almacenes y un proceso para llevar a cabo la implantación de un WMS con el fin de modernizar las operaciones de los almacenes y los centros de distribución.
Características
Introducción a las funciones del WMS
Hay varios tipos de aspectos que los distribuidores deben tener en cuenta a la hora de modernizar las operaciones de sus almacenes. Entre estas categorías se incluyen los aspectos generales, la gestión de existencias, la gestión de pedidos, la automatización y la elaboración de informes de cumplimiento normativo.
«Lo que realmente nos convenció de Acumatica es que ofrecía un ciclo completo, desde el presupuesto hasta el cobro, y que se integraba perfectamente en un sistema contable sólido».
Características generales
Las aplicaciones de almacén actuales se desarrollan utilizando lenguajes de programación modernos y aplicaciones de bases de datos. Deberías disponer de opciones de implementación en la nube o en las propias instalaciones, con conectividad «low-code» o «no-code» a sistemas externos. Busca flujos de trabajo personalizables, actualizaciones de inventario en tiempo real y definiciones de embalaje flexibles. Las conversiones de unidades de medida para ventas, compras e inventario también son fundamentales.
Gestión de pedidos
Algunos sistemas WMS incluyen la gestión de pedidos, mientras que otros se integran con el módulo de pedidos de venta de su aplicación ERP. Los sistemas deben admitir pedidos pendientes, sustituciones de artículos, asignación de pedidos al inventario y envíos directos. La flexibilidad es esencial en lo que respecta a la fijación de precios, las promociones y los descuentos. También puede ser necesaria la integración con sistemas de comercio y venta al por menor.
Automatización
Los almacenes modernos automatizan los procesos mediante lectores de códigos de barras y RFID. Otras tecnologías de automatización son el etiquetado, la reposición automática, la integración de carruseles y robótica, el EDI y la integración de básculas.
Cumplimiento normativo y presentación de informes
No descuides la presentación de informes de cumplimiento normativo. Ten en cuenta los requisitos de etiquetado del sector y de los clientes, el control de calidad, el seguimiento de lotes y números de serie, la valoración de existencias y la normativa del sector.
Gestión de existencias
Una gestión de existencias sólida ofrece flexibilidad para configurar el almacén por ubicaciones, con compartimentos, contenedores y requisitos de asignación de huecos. Los artículos matriciales simplifican la gestión de productos mediante atributos de artículo, con herramientas para agilizar las compras y las ventas de artículos similares. El recuento cíclico del inventario físico garantiza la precisión de las existencias mediante códigos de clasificación ABC para optimizar la distribución del almacén.
Las entradas de inventario deben permitir la asignación de ubicaciones preferentes para el almacenamiento de artículos mediante traslados de varios pasos, con el fin de realizar un seguimiento de los envíos en tránsito entre instalaciones. Los distribuidores de productos perecederos necesitan sistemas para gestionar los lotes y la rotación de existencias. La preparación de pedidos debe admitir múltiples métodos, como la preparación por lotes, por oleadas y por zonas, con el método «primero en caducar, primero en salir» (FEFO) según la fecha de caducidad. Busque sistemas que ofrezcan opciones de embalaje flexibles, incluyendo diversas definiciones de embalaje y la gestión de cajas de cartón.
El proceso de envío debe estar totalmente integrado con la gestión de pedidos de venta y de inventario. Plantéate utilizar sistemas que sean compatibles de forma nativa con transportistas de paquetes pequeños, de carga parcial (LTL) o de carga completa (TL). Es posible que también necesites una gestión de rutas y entregas si dispones de tu propia flota y gestionas envíos directos a los clientes.
Ten en cuenta las funciones para la reposición de existencias mediante previsiones de demanda, la preparación de kits y el desmontaje, así como la disponibilidad de aplicaciones conectadas para la gestión de la calidad, la gestión de contenedores y el stock en consignación.
Tecnologías
Tecnologías de almacén
La introducción de datos de almacén requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Los documentos en papel contienen información que debe digitalizarse rápidamente como documentos electrónicos o datos mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Las limitaciones de los sistemas ERP pueden obligar a adquirir e integrar sistemas avanzados de gestión de almacenes (WMS).
«Si el almacén tiene pocas existencias de un artículo, el departamento de compras recibe inmediatamente la notificación para realizar un pedido de más unidades. Ahora disponemos de visibilidad en tiempo real de los datos pertinentes».
Códigos de barras y etiquetas RFID
Incluso los distribuidores más pequeños disponen de lectores de códigos de barras con cable y la capacidad de imprimir códigos de barras. Los códigos de barras deben ser compatibles con el formato estándar GS1 (Global Trade Item Number). Las etiquetas RFID ofrecen las mismas funciones de captura automática de datos que los códigos de barras, sin necesidad de intervención humana. El uso de códigos de barras es asequible y, a menudo, es compatible con las aplicaciones ERP. La tecnología RFID es más compleja y su amortización a largo plazo.
Reconocimiento de voz
El reconocimiento de voz y la gestión de almacenes dirigida por voz (VDW) son sistemas complejos de configurar, pero ofrecen numerosas ventajas, entre ellas la posibilidad de realizar tareas de preparación de pedidos y almacenamiento de forma guiada y sin necesidad de utilizar las manos. También se pueden utilizar para la mayoría de las operaciones de inventario, como el embalaje, el envío y los recuentos físicos de existencias. El sistema VDW es compatible con las tecnologías portátiles modernas.
Software ERP
Algunos sistemas ERP ofrecen funciones básicas de gestión de almacenes (WMS), como la reposición automática de existencias. El escaneo de códigos de barras automatiza las operaciones de almacenamiento, preparación de pedidos, traslado, movimiento, embalaje y envío con un solo escaneo.
Robótica y carruseles
La robótica permite a los distribuidores automatizar las actividades de inventario y almacén. Los sistemas de carruseles de almacenamiento ahorran tiempo y reducen los errores en la preparación de pedidos. Los artículos se recogen, se clasifican y se entregan automáticamente para operaciones posteriores, como el embalaje y el envío.
Escaneo de documentos en papel y OCR
La captura de datos en papel sigue teniendo su lugar en muchos almacenes. Resulta útil para cubrir lagunas en los procedimientos que son difíciles de automatizar. Además, proporciona un registro físico de las transacciones y la información que sirve de respaldo a las versiones digitales de los datos. Sin embargo, no es en tiempo real y es propensa a errores en la introducción de datos. El escaneo con OCR se utiliza para digitalizar información de documentos entrantes de proveedores, como conocimientos de embarque y albaranes. La captura de documentos mediante OCR es compatible con la mayoría de los sistemas ERP.
Inteligencia artificial (IA/ML)
La inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) mejoran los procesos de almacén. La IA, por ejemplo, puede comparar las cantidades introducidas manualmente en los albaranes con la orden de compra correspondiente para comprobar que las cantidades coincidan. El aprendizaje automático puede determinar cuál es el lote de producto más antiguo que se debe preparar para un pedido en función de las fechas de caducidad. También se puede utilizar para decidir qué empresa de transporte utilizar para el pedido de un cliente en función de las tarifas y los plazos de entrega.
Sistemas WMS
Los sistemas de gestión de almacenes (WMS) combinan múltiples tecnologías en una única plataforma. Estas tecnologías suelen incluir códigos de barras, RFID, sistemas de voz y conectividad con robótica y carruseles. Los WMS ofrecen funciones poco habituales en las aplicaciones ERP para el mercado medio, como el cross-docking, el registro de matrículas, la integración con proveedores logísticos externos (3PL), la optimización de rutas y mucho más. Los WMS pueden resultar caros, con costes significativos en concepto de servicios de consultoría.
Estrategia
Pasos para el éxito del sistema de gestión de almacenes (WMS)
Modernizar las operaciones de almacén supone un reto si no se cuenta con un plan integral. Dispones de tecnologías, pero ¿son las adecuadas? Has implementado funciones en tu sistema ERP, pero ¿están configuradas correctamente? Establece una base sólida investigando las opciones, priorizando las actividades y elaborando un plan detallado.
«Gracias a Acumatica, MiiR ha logrado que el equipo de ventas confíe en que la información de Acumatica es precisa, por lo que dedican menos tiempo a preocuparse por los niveles de existencias y más tiempo a ponerse en contacto con los clientes».
Paso 1: Fundamentos
Modernizar las operaciones de almacén resulta más sencillo si se parte de un sistema ERP moderno. Los proyectos de mejora supondrán un reto si se utilizan sistemas de contabilidad básicos o sistemas ERP obsoletos, con pocas opciones de integración y funciones limitadas de gestión de almacén. Evalúa detenidamente tus aplicaciones actuales. ¿Ofrecen una plataforma moderna con una arquitectura abierta que permita conectarse a las tecnologías actuales? ¿Existen módulos disponibles para mejorar las operaciones? Plantéate actualizar o sustituir tu software ERP actual antes de emprender cualquier proyecto de modernización. Quizá te sorprenda descubrir que las nuevas versiones ofrecen funciones para mejorar los procesos. Por el contrario, es posible que encuentres opciones mejores.
Paso 2: Investigación
Es fundamental investigar y documentar las tecnologías de almacén para establecer prioridades en las actividades de modernización. Realiza una evaluación detallada del almacén para identificar las deficiencias funcionales. Documenta las capacidades de almacén en tu sistema ERP actual o en el que podría sustituirlo. ¿Cómo se utilizan estas capacidades en el sistema actualmente? ¿Se pueden mejorar o deberían sustituirse? Ponte en contacto con tu socio de ERP para obtener más información sobre los módulos, las funciones o las aplicaciones de terceros disponibles para mejorar las operaciones.
Paso 3: Establecer prioridades
Analiza las carencias funcionales y clasifícalas en función del coste y el beneficio potencial. Busca primero formas de sacar más partido a tus aplicaciones actuales. Por ejemplo, es más fácil y económico implantar un sistema de códigos de barras en todo el almacén que sustituirlo todo por tecnología RFID. Además, muchas funciones avanzadas pueden obligarte a adquirir costosos sistemas de gestión de almacenes (WMS). Por último, revisa los proyectos de modernización ya completados. A menudo, se pueden encontrar formas de mejorar los procesos ajustando la configuración o los parámetros.
Paso 4: Elaborar un plan
Define el objetivo deseado, las tecnologías de apoyo, así como un calendario y un proceso de implementación. Es fundamental describir con claridad los resultados esperados. Documenta la situación actual como punto de referencia para medir tu éxito. Define las tecnologías, los puntos de integración con otros sistemas y las personas de contacto a las que acudir en caso de necesidad. Elabora fases y plazos detallados para completar cada paso del proceso, incluyendo un plan de contingencia en caso de que surjan conflictos que impidan la finalización del proyecto.
Ejecución
Creación de un almacén moderno
Una vez definido el plan, es el momento de poner en marcha el proyecto de modernización. Recuerda que no es necesario automatizarlo todo de una sola vez. La ejecución abarca cuatro fases: preparación, puesta en marcha, revisión y mejora continua. Cada fase es esencial para el éxito de la implantación de las nuevas estrategias de almacén.
«Lo que más tiempo nos ahorra es no tener que salir y recorrer nuestros almacenes para ver qué tenemos realmente disponible. Disponer de un inventario en tiempo real de lo que tenemos en siete ubicaciones diferentes ha supuesto un enorme ahorro de tiempo para todo el mundo».
Fase uno: Preparación
El tiempo necesario para la preparación dependerá de la complejidad del proyecto, incluidas las tecnologías utilizadas y el alcance de los cambios en los sistemas y procesos. La preparación debe comenzar con suficiente antelación respecto a la fecha de puesta en marcha prevista. Debe incluir una revisión del plan del proyecto con los responsables del mismo, el personal interno, los usuarios, los proveedores de tecnología y los consultores. Informa a los participantes de los plazos, así como de sus funciones y responsabilidades. Una prueba piloto en sala de reuniones (CRP) mejora considerablemente las tasas de éxito.
Segunda fase: Día de la puesta en marcha
Las puestas en marcha exitosas están bien organizadas. Designa a una persona como responsable del proyecto. El responsable del proyecto coordina cada paso del proyecto, delega tareas y orienta cada fase del proceso. Documenta los cambios de última hora y las ideas para su revisión futura.
Tercera fase: Revisión
Llevará tiempo que todo se asiente tras finalizar el proyecto. Por lo tanto, da tiempo a los usuarios para que se adapten a los nuevos procesos mientras recopilas datos. Revisa las notas de puesta en marcha para ver si hay cambios de última hora en el plan del proyecto. Averigua si hay alguna actividad de seguimiento para ajustar el proceso. Habla con los usuarios sobre los nuevos procesos y tecnologías. ¿Qué les gusta? ¿Qué no les gusta? Descubrirás que los usuarios tienen algunas de las mejores ideas si te tomas el tiempo de preguntarles. Revisa los primeros resultados. ¿Has podido cumplir o superar tus objetivos? Si no es así, ¿por qué? ¿Qué puedes hacer para mejorar el proceso?
Fase cuatro: Mejora continua
Las actualizaciones de las aplicaciones y otros aspectos afectan al proyecto original. Mantente al día de las últimas actualizaciones de tu software ERP y de las tecnologías relacionadas. Configura un entorno de pruebas para probar las actualizaciones. Revisa las hojas de ruta de los productos y comprende los ciclos de vida de las tecnologías. Busca formas de utilizar las funciones y tecnologías existentes para mejorar aún más los procesos y la automatización. Investiga nuevas formas de ampliar tus proyectos de modernización a otras transacciones o procesos empresariales. Asume proyectos más complejos y plantéate la posibilidad de adoptar tecnologías más avanzadas en el futuro.
Gestión moderna de almacenes con Acumatica Distribution Edition
Contar con un almacén moderno es fundamental para que los distribuidores mayoristas puedan prosperar en la economía digital actual. Lamentablemente, las aplicaciones empresariales básicas y los sistemas ERP obsoletos suponen un obstáculo para los proyectos de modernización, lo que obliga a muchos distribuidores a invertir en costosas personalizaciones o en sistemas de gestión de almacenes complejos y caros.
Los distribuidores deben conocer las tecnologías relacionadas con el inventario y los almacenes para mejorar y automatizar los procesos empresariales. Deben saber cómo integrar de forma eficaz los sistemas ERP y WMS y sus funciones para la gestión de inventario, la tramitación de pedidos, las transacciones de inventario, la automatización de almacenes y la elaboración de informes de cumplimiento normativo.
Una estrategia bien estructurada es fundamental para el éxito de la modernización de los almacenes. La tecnología, las aplicaciones modernas y el asesoramiento profesional proporcionan a los distribuidores una base sólida, nuevos conocimientos y prioridades claras para sus planes de modernización. Además, un enfoque de ejecución en cuatro fases garantiza que los distribuidores estén preparados para las implementaciones, gracias a una revisión continua y a la mejora de los procesos.
Acumatica Distribution Edition ofrece una plataforma moderna para que los mayoristas modernicen las operaciones de sus almacenes con herramientas para gestionar proyectos, casos de asistencia técnica e instalaciones o actualizaciones. Acumatica Distribution Edition aporta un valor inigualable a los distribuidores pequeños y medianos gracias a una tecnología en la nube de vanguardia. Los flujos de trabajo integrados abarcan todo el conjunto de aplicaciones de gestión empresarial, con funciones nativas de gestión de almacenes y códigos de barras.
«Estamos observando resultados tangibles e intangibles. En el plano tangible, estamos observando un mejor control del inventario. Eso, obviamente, repercute directamente en los resultados financieros. En el plano intangible, hemos registrado un aumento en la satisfacción de los clientes. Podemos obtener respuestas mucho más rápido de lo que jamás pudimos con nuestro sistema anterior».
