Automatización del sistema Procure-to-Pay (P2P): Cómo empezar

Utiliza la inteligencia artificial, las solicitudes a proveedores y los flujos de trabajo configurables para agilizar los procesos empresariales de «procure-to-pay»

La gestión de las relaciones con los proveedores, las ofertas de estos, los contratos, los problemas de calidad, las devoluciones y los procesos de cuentas por pagar resulta complicada sin el software empresarial adecuado. Incluso los pequeños fabricantes y distribuidores dependen de cientos de proveedores para obtener materiales y servicios externalizados. Existen muchos sistemas y actividades inconexos en los procesos de «procure-to-pay», pero ninguno es tan crucial como la gestión financiera de las facturas y los pagos a proveedores. A pesar de los avances tecnológicos, la mayoría de las facturas de cuentas por pagar siguen recibiéndose en papel, con procesos manuales de aprobación y pago mediante cheques en papel.

Los procesos eficientes de «procure-to-pay» (desde la adquisición hasta el pago) se basan en la conectividad, la colaboración y la automatización. Las aplicaciones ERP modernas proporcionan una base para gestionar artículos, proveedores, subcontratistas y la reposición de existencias. La planificación de necesidades de material y los sistemas de solicitud conectados automatizan el proceso de adquisición. Los códigos de barras y la gestión de almacenes agilizan los procesos de recepción y almacenamiento. Los procesos eficientes reducen los errores en la introducción de datos y proporcionan visibilidad en tiempo real de los mismos para reducir costes, agilizar las cadenas de suministro y mejorar la rentabilidad.

Este resumen de la solución ilustra cómo la inteligencia empresarial, el aprendizaje automático y los flujos de trabajo configurables de Acumatica agilizan todo el proceso «procure-to-pay» (desde la adquisición hasta el pago) para fabricantes y distribuidores. Toma el control con una aplicación ERP preparada para el futuro y diseñada para las cadenas de suministro del mañana. Aprovecha la automatización para hacer más con menos personal. El proceso «procure-to-pay» abarca cuatro fases y doce pasos específicos, desde la definición de artículos y la gestión de proveedores hasta la elaboración de informes financieros y el análisis empresarial.

Fase 1: Preparación

El proceso «de la adquisición al pago» comienza antes de que se cree la primera orden de compra. Las empresas definen los artículos de inventario, tanto los que forman parte de las existencias como los que no. Configuran los proveedores e implementan sistemas para gestionar las relaciones con ellos. Configuran la reposición de existencias y la planificación de necesidades de material para automatizar el proceso de compras.

Paso 1: Definición del elemento

Los fabricantes y los distribuidores mayoristas gestionan artículos para compras, ventas, órdenes de fabricación, proyectos y servicios. Existen nueve formas de crear artículos, entre las que se incluyen la importación desde catálogos de proveedores o aplicaciones de gestión del ciclo de vida del producto, la conversión de solicitudes de compra, los presupuestos de fabricación, el configurador de productos y los artículos matriciales. Gestiona artículos que no forman parte del inventario, como servicios, descargas digitales y consumibles. Realiza un seguimiento de los artículos por lote o número de serie, incluyendo las fechas de caducidad.

Paso 2: Gestión de proveedores

Incorpora a los posibles proveedores y gestiona las actividades de los mismos con la aplicación CRM integrada de Acumatica, que ofrece una visión de 360 grados de las relaciones. Configura y mantén los datos de los proveedores y los catálogos de inventario. Acumatica admite contratos flexibles con proveedores que incluyen políticas de descuentos, datos fiscales y recursos para agilizar la colaboración con ellos. Además, Acumatica admite la presentación de informes conforme a la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras (FATCA), conversiones multidivisa, gestión del coste en destino, puntos de entrega «franco a bordo» (FOB), envíos directos de pedidos especiales y definiciones fiscales flexibles para el impuesto sobre el uso y el IVA. Permite que las relaciones con los proveedores hagan un seguimiento del proveedor que recibe el pago y del que suministra los artículos necesarios, en los casos en que se trate de proveedores distintos.

Paso 3: Configuración de la reposición

El proceso «procure-to-pay» difiere entre los distribuidores que utilizan la reposición y los fabricantes que utilizan tanto la reposición como la planificación de necesidades de material (MRP). A continuación, define los parámetros de reposición para generar sugerencias basadas en las ubicaciones de almacén, el stock de seguridad, los niveles mínimos y máximos de existencias, los puntos de reorden y los almacenes de suministro para las transferencias. Gestiona los productos perecederos que requieren un seguimiento de su vida útil mediante la trazabilidad por lotes y números de serie. Los fabricantes que producen bajo pedido crean órdenes de compra directamente a partir de las órdenes de fabricación. Los fabricantes que producen para stock utilizan una combinación de actividades de reabastecimiento y MRP para determinar qué artículos comprar en función de la demanda. Utilice los sistemas de planificación de capacidad aproximada y de programación finita para conciliar los planes de materiales con las restricciones de capacidad y mejorar así la planificación de las órdenes de compra. Los cálculos del MRP tienen en cuenta la configuración del reabastecimiento, la capacidad de los recursos, el tamaño de los equipos de trabajo y otros factores.

Fase 2: Adquisiciones

Las solicitudes de compra son esenciales para adquirir nuevos artículos de proveedores actuales o potenciales. La aplicación integrada de gestión de solicitudes de Acumatica automatiza el proceso de licitación de proveedores y la conversión de las solicitudes en registros de proveedores y artículos dentro de la aplicación. Las órdenes de compra también se crean mediante funciones nativas de reposición de existencias, planificación de necesidades de material (MRP) y creación manual de órdenes de compra. Acumatica admite órdenes de compra marco y envíos directos de los proveedores a los clientes. Configura los flujos de trabajo de recepción de mercancías y almacenamiento para completar el proceso de aprovisionamiento.

Paso 1: Solicitudes de compra

Crea solicitudes de artículos en stock y fuera de stock con la aplicación nativa de gestión de solicitudes de Acumatica. Los empleados utilizan la aplicación móvil para crear solicitudes con aprobaciones móviles por parte de los responsables. Las solicitudes se envían internamente para su aprobación según las clases de solicitud y los mapas de aprobación. Los responsables consultan y responden a las solicitudes pendientes desde sus dispositivos móviles. Las solicitudes pueden validarse en función de los presupuestos definidos. Las solicitudes de nuevos artículos se transmiten a los proveedores para solicitar presupuestos. Las respuestas de los proveedores se gestionan en el sistema con una conversión con un solo clic para generar la orden de compra a partir del presupuesto ganador del proveedor.

Paso 2: Órdenes de compra

Crea órdenes de compra desde cero o génalas a partir de solicitudes aprobadas. Las órdenes de compra también se crean desde la entrada de pedidos de venta en entornos de «compra bajo pedido» o en envíos directos del proveedor a las instalaciones del cliente. Además, Acumatica admite transacciones entre empresas, en las que una orden de compra de una empresa puede generar un pedido de venta en otra empresa, con un flujo de trabajo que permite crear el albarán de entrada en la empresa compradora cuando la empresa vendedora procesa el envío. Los fabricantes utilizan la pantalla de visualización de la planificación de necesidades de material para generar órdenes de compra a partir de pedidos sugeridos. Las órdenes de compra también pueden crearse como liberaciones a partir de órdenes de compra marco definidas.

Paso 3: Recepción de mercancías y almacenamiento

El stock recibido de los proveedores se procesa mediante la tarea «Recibos de compra». Los procesos de recepción incluyen el proveedor, el artículo, la unidad de medida, el almacén, la información de ubicación, las cantidades recibidas, las fechas e información adicional. La información sobre lotes o números de serie de los artículos se registra durante el proceso de recepción de mercancías para identificar los detalles de los lotes y números de serie de los proveedores, como las fechas de caducidad. Automatiza las recepciones con escáneres resistentes o dispositivos de conexión directa al teclado para escanear los códigos de barras de los documentos de los proveedores, con el fin de agilizar la introducción de datos y reducir los errores. La gestión nativa de almacenes está optimizada para smartphones y otros dispositivos móviles habituales.

Fase 3: Pago

El pago a proveedores está plagado de procesos manuales. A pesar de los avances tecnológicos, la mayoría de las empresas siguen tramitando los pagos manualmente a partir de facturas en papel recibidas por correo postal o facturas electrónicas recibidas por correo electrónico. Los profesionales de la contabilidad dedican innumerables horas a introducir datos, cotejar facturas con órdenes de compra y tramitar pagos. Los procesos manuales son propensos a errores en la introducción de datos y retrasan los pagos, lo que da lugar a recargos por demora que tensan las relaciones con los proveedores. Las aplicaciones ERP modernas, como Acumatica, incorporan inteligencia artificial y aprendizaje automático para automatizar la tramitación de pagos, lo que permite a las pequeñas empresas crecer sin necesidad de contratar más personal.

Paso 1: Automatizar la captura de facturas

Controla tu flujo de caja realizando un seguimiento de los pagos pendientes de facturas y de los descuentos disponibles, las fechas de vencimiento y las necesidades de tesorería. La automatización de las cuentas por pagar garantiza un pago puntual y preciso a los acreedores. Las facturas de los proveedores recibidas por vía electrónica pueden añadirse al motor de reconocimiento, que funciona con inteligencia artificial y aprendizaje automático. Las facturas en papel pueden escanearse mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR) e incorporarse al motor de reconocimiento para su procesamiento. El proceso automatizado de cuentas por pagar de Acumatica identifica al proveedor, las condiciones, la divisa, las partidas, el importe y otros detalles de la factura. Estos elementos se asignan automáticamente a las cuentas por pagar a partir del documento electrónico o escaneado. Los usuarios realizan correcciones que permiten a la aplicación aprender y mejorar los procesos de reconocimiento futuros.

Paso 2: Creación y conciliación de facturas de proveedores

El motor de automatización convierte los documentos electrónicos o escaneados en facturas de cuentas por pagar. Los usuarios pueden crear facturas manualmente a través de la pantalla «Facturas y ajustes». Acumatica es compatible con las principales plataformas de intercambio electrónico de datos (EDI) para la transmisión de documentos con los proveedores. El módulo de cuentas por pagar permite crear facturas en varias divisas y convertir las facturas en divisas extranjeras a la moneda local. Las facturas se crean rápidamente a partir de los recibos de órdenes de compra, que añaden partidas y otros detalles a la pantalla de facturas y ajustes a partir de las transacciones de órdenes de compra introducidas previamente.

Paso 3: Autorización de facturas de proveedores y tramitación de pagos

Configure procesos de aprobación y flujos de trabajo de varios pasos con notificaciones para la aprobación de facturas. Las facturas autorizadas se añaden al lote de cuentas por pagar del libro mayor. Pague las facturas con cheques o mediante ACH. Las facturas también pueden pagarse con tarjetas de crédito corporativas conciliadas a través de la aplicación «Advanced Expense Management», que cuenta con importación automática de datos bancarios e inteligencia artificial para la conciliación de gastos mediante aprendizaje automático. Los saldos a favor en la cuenta con el proveedor pueden aplicarse al pago de nuevas facturas. Se pueden realizar pagos de facturas concretas o de grupos de facturas del mismo proveedor. Los contables pueden comprobar los saldos de caja antes de procesar los pagos.

Fase 4: Mejora de los procesos

Cada transacción financiera se contabiliza en el libro mayor para su análisis financiero y la elaboración de informes. Las consultas genéricas, los paneles de control y las aplicaciones de inteligencia empresarial permiten a los usuarios crear indicadores clave de rendimiento con desgloses para visualizar las transacciones originales. Identifica los pagos atrasados antes de que se conviertan en un problema y analiza el rendimiento de los proveedores. Las herramientas de generación de informes y análisis permiten a la dirección ajustar los flujos de trabajo para optimizar el proceso de «procure-to-pay». Amplía el proceso con aplicaciones relacionadas para gestionar documentos, la adquisición de activos, la contratación de servicios profesionales y mucho más, con el fin de obtener una visión global de tu negocio.

Paso 1: Libro mayor

Todas las transacciones financieras se registran en el libro mayor. Define el plan de cuentas y las subcuentas para analizar los ingresos y los gastos. Los segmentos del libro mayor permiten interpretar los costes de producción, servicios, materiales, operaciones subcontratadas y proyectos. Crea vistas de datos para analizar los costes desde múltiples perspectivas. Acumatica admite diversas entidades empresariales con transacciones contables entre empresas y consolidaciones. Las vistas de datos permiten profundizar hasta llegar a las transacciones originales con sus documentos adjuntos.

Paso 2: Informes, análisis y rendimiento de los proveedores

Crea diferentes vistas de los datos o dimensiones mediante subcuentas. Desglosa los informes financieros y las consultas por producto, proveedor, línea de productos, departamento o dimensiones de subcuenta. Crea paneles de control para supervisar los gastos, el rendimiento de los proveedores, las facturas y los pagos según el rol de cada usuario. Visualiza los datos con «Business Events» para enviar alertas y notificaciones. Profundiza en las tablas y gráficos de los paneles de control para ver las transacciones originales en tiempo real. Acumatica ofrece tablas dinámicas nativas y una integración perfecta con Microsoft Power BI para realizar análisis avanzados y multidimensionales. Automatiza las notificaciones por SMS o correo electrónico para facturas de gran importe, plazos de descuento, pagos atrasados y otros datos financieros u operativos. Gestiona tu negocio por excepciones con información en tiempo real para impulsar el crecimiento y la rentabilidad.

Paso 3: Procesos relacionados

Las empresas adquieren materiales, existencias, servicios de subcontratación o de procesos externos y suministros para la fabricación, los proyectos y las citas de servicio sobre el terreno. Adquieren bienes a través de un proceso de compra formal o permiten a los empleados comprar y contabilizar como gastos los materiales y suministros, asignando los costes a la producción, a los proyectos o a las órdenes de servicio. Atribuyen los materiales adquiridos directamente a los proyectos o a las citas de servicio. La plataforma Acumatica ofrece una gestión de documentos nativa para registrar documentos y archivos relacionados con órdenes de compra y transacciones de cuentas por pagar. Convierte las órdenes de compra de activos fijos en un nuevo registro de activo fijo. Crea nuevos activos fijos mediante la compra de componentes que se ensamblan para formar activos terminados.

Automatiza y optimiza el proceso «de la compra al pago» con el ERP en la nube de Acumatica

Optimice el proceso «de la compra al pago» con una aplicación ERP moderna, flexible y segura. Acumatica incluye todas las herramientas que los fabricantes y distribuidores necesitan para conectar, configurar y automatizar los procesos empresariales en un único marco de aplicación.

Mejora las relaciones con los proveedores y la comunicación con ellos gracias a la gestión de relaciones con los clientes integrada. Identifica a los contactos de los proveedores, registra las llamadas y envía correos electrónicos a los proveedores directamente desde la aplicación.

Gestiona las solicitudes y los pedidos de nuevos artículos mediante un flujo de trabajo de aprobaciones configurable con la función de gestión de pedidos integrada. Automatiza la recepción y el almacenamiento mediante lectores de códigos de barras y un sistema de gestión de almacenes nativo diseñado para dispositivos móviles.

La inteligencia artificial, combinada con el aprendizaje automático, automatiza la captura de datos de las facturas de los proveedores mediante una conciliación inteligente de los gastos a partir de más de 11 000 fuentes de datos bancarias de entidades financieras y de crédito.

Acumatica ofrece paneles de control configurables, análisis empresariales exhaustivos con Microsoft Power BI, así como informes y consultas financieras y operativas nativas que te permiten conocer en tiempo real lo que ocurre en cada área de tu empresa.

Acumatica automatiza y optimiza los procesos empresariales con la flexibilidad necesaria para adaptarse a tu forma de hacer negocios. Transforma tu empresa para prosperar en la nueva economía digital con una plataforma preparada para el futuro, basada en una arquitectura abierta que permite el uso de tecnologías modernas, integraciones rápidas, escalabilidad y facilidad de uso. Acumatica ofrece una experiencia inigualable tanto a los usuarios como a los clientes.