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Visión general
En el sector de la construcción actual, es fundamental cumplir con la normativa. Ante los constantes cambios en la normativa y la creciente complejidad de los proyectos, los responsables necesitan estrategias proactivas para gestionar la documentación, proteger los datos confidenciales y garantizar un funcionamiento fluido. Contar con una seguridad de datos sólida es crucial, no solo para evitar riesgos y sanciones, sino también para salvaguardar la confianza de los clientes, los socios y las autoridades reguladoras. Al centralizar la información, utilizar herramientas seguras basadas en la nube y establecer procesos claros, las empresas constructoras pueden convertir el cumplimiento normativo de un reto en una ventaja competitiva.
Este resumen sobre el cumplimiento normativo aborda los pasos prácticos y las mejores prácticas para ayudar a tu equipo a mantenerse organizado, seguro y preparado para el crecimiento. Soluciones como Acumatica ofrecen nuevas formas de simplificar la gestión del cumplimiento normativo, lo que te permite adaptarte rápidamente y mantenerte a la vanguardia a medida que evoluciona el sector.
«Con la implantación de Acumatica Construction Edition, y concretamente gracias al certificado de seguro, ya no tengo que realizar el seguimiento ni las actualizaciones manualmente. Cuando introducimos las facturas de los subcontratistas, el sistema nos avisa de que han caducado».
Pilar 1:
Centraliza y protege tu documentación
Para tener éxito tanto en la obra como en la oficina, es necesario que centralices toda tu documentación de cumplimiento normativo en una única base de datos digital. La nueva generación de líderes del sector de la construcción exige visibilidad de los datos en cualquier momento y en cualquier lugar, y espera una integración entre contabilidad, seguridad, nóminas y otros ámbitos.
Qué hay que organizar:
- Finanzas y contabilidad: facturación por fases según la AIA, cumplimiento de los PCGA, IVA e informes especializados del sector de la construcción para garantizar una preparación óptima de cara a las auditorías.
- Seguros y fianzas: Almacenamiento y gestión proactivos de los seguros de riesgo de obra, de responsabilidad civil profesional y de fianzas, con información en tiempo real sobre el estado de los trabajos en curso.
- Embargos y retenciones: Seguimiento dinámico de los embargos de contratistas, los plazos y las retenciones a lo largo de cada ciclo de facturación para garantizar un flujo de caja claro.
- Seguridad y trabajo: registros actualizados de la OSHA, de los sindicatos y de nóminas certificadas, perfectamente vinculados a la documentación laboral.
- Subcontratistas y proveedores: Recopilación y gestión digital de los formularios W-9, las certificaciones y los datos de cumplimiento normativo de todos los subcontratistas y proveedores.
Prepárate para afrontar nuevos retos a medida que tu empresa evoluciona. La plataforma única e integrada de Acumatica elimina los silos de datos, al tiempo que protege tu documentación confidencial relacionada con el cumplimiento normativo.
Cómo ayuda Acumatica
- Almacenamiento centralizado en tiempo real: realiza un seguimiento de todo, desde contratos hasta certificaciones, con acceso móvil, para que los equipos de campo y el departamento de contabilidad estén siempre sincronizados.
- Alertas proactivas y automatización: los recordatorios automáticos sobre renovaciones y plazos te permiten adelantarte a costosas caducidades.
- Informes basados en IA: Aprovecha la detección de anomalías asistida por IA y los análisis de los informes para identificar posibles riesgos.
- Operaciones de campo integradas: los informes de campo en tiempo real, los registros de seguridad y la documentación de los proyectos están vinculados en todos tus flujos de trabajo para garantizar el cumplimiento normativo de principio a fin.
Segundo pilar:
Elabora una estrategia de cumplimiento normativo proactiva y preparada para el futuro
Las principales empresas constructoras de la actualidad están pasando de estrategias de cumplimiento normativas reactivas a otras proactivas. Un cumplimiento normativo con visión de futuro significa estar preparado para todo, desde cambios normativos hasta la expansión a nuevos mercados.
Un enfoque en tres pasos:
- Revisar y evaluar: Valora si tu infraestructura tecnológica permite cumplir con los requisitos normativos actuales y futuros. ¿Tus prácticas facilitan la elaboración rápida de informes, las auditorías a distancia y el trabajo de equipos que dan prioridad a los dispositivos móviles?
- Prioriza deseos y necesidades: identifica en qué aspectos la integración, la automatización o el acceso móvil pueden reducir la complejidad, ya sea conectando datos previos a la construcción, automatizando las nóminas certificadas o dando soporte a nuevos segmentos.
- Plan de escalabilidad y adaptación: Elabora tu hoja de ruta de migración para facilitar el crecimiento, integrar rápidamente nuevo software (o adquisiciones) y adaptarte a los requisitos cambiantes de socios, clientes o la legislación.
Este enfoque respalda la visión general de Acumatica: simplificar la complejidad, reducir el tiempo de implementación y gestionar los flujos de trabajo a lo largo de todo el ciclo de vida.
Cómo ayuda Acumatica
- Cuadros de mando basados en roles e integración interfuncional: Disfruta de vistas seguras y personalizadas, tanto en la oficina como sobre el terreno, con flujos de trabajo que conectan la contabilidad, la planificación, la nómina y el cumplimiento normativo.
- Flujos de trabajo personalizables: Adáptate rápidamente a los nuevos requisitos federales, estatales o de los clientes; automatiza las alertas y las excepciones.
- Información sobre IA y API abiertas: Adopta herramientas de IA que detecten las deficiencias en materia de cumplimiento normativo y conecten tus aplicaciones esenciales para la construcción, con el fin de garantizar una preparación integral.
Pilar 3:
Actúa con rapidez, sencillez y con vistas al éxito a largo plazo
El cumplimiento normativo en la construcción moderna no se limita a la planificación. El éxito depende de la rapidez con la que se pueda ejecutar, iterar y escalar. Gracias al enfoque de Acumatica, centrado en reducir la complejidad de los proyectos y el tiempo necesario para obtener valor, tu equipo estará capacitado desde el primer día y preparado para el futuro.
Pasos clave:
- Revisiones colaborativas de los planes: la planificación interfuncional coordina las áreas de obra, finanzas, seguridad y gestión de proyectos para lograr una ejecución unificada.
- Preparación de un equipo especializado: Varias funciones participan en un proceso de incorporación orientado al rendimiento, aprovechando la colaboración entre el personal de campo y el de oficina.
- Documentación intuitiva y formación digital: Ofrece entornos de prueba accesibles, wikis actualizados y formación específica para cada puesto, con el fin de garantizar que el cumplimiento normativo sea responsabilidad de todos.
- Coordinación sobre el terreno en tiempo real: Apuesta por soluciones que conecten a los técnicos de campo con dispositivos móviles, a los supervisores y a los equipos de oficina, lo que permite resolver problemas y recibir comentarios en tiempo real.
- Ciclos ágiles de revisión y comentarios: registra los cambios de última hora, documenta las lecciones aprendidas y adáptate rápidamente para futuros proyectos.
- Mejora continua: Revisar periódicamente los flujos de trabajo de cumplimiento normativo en consonancia con la normativa emergente y las innovaciones de Acumatica.
Cómo ayuda Acumatica
- Software intuitivo y diseñado pensando primero en los dispositivos móviles: la formación y la incorporación rápidas reducen el tiempo y la complejidad, lo cual es esencial para la expansión y la incorporación de nuevos puestos.
- Informes potentes basados en inteligencia artificial: obtén una visibilidad detallada y conocimientos predictivos sobre todas tus operaciones.
- Flujos de trabajo de cumplimiento normativo interconectados: la integración con la gestión de proyectos y la gestión del capital humano permite una supervisión integral.
«Es la transparencia y la visibilidad que todo el mundo tiene ahora mismo sobre los datos en tiempo real, independientemente de dónde se encuentre. Podemos centrarnos en lo que requiere atención».
Cumplimiento normativo de un nivel superior, ventaja competitiva
El sector de la construcción está evolucionando rápidamente, y las empresas que dan prioridad al cumplimiento normativo como eje estratégico se posicionan para liderar el sector. Un cumplimiento normativo eficaz no solo protege frente a multas y retrasos, sino que también fomenta la transparencia, genera confianza con los clientes e impulsa la excelencia operativa. Cuando se integra en los flujos de trabajo diarios y en la cultura empresarial, el cumplimiento normativo permite que las auditorías se desarrollen con mayor fluidez, que las previsiones sean más precisas y que la colaboración en equipo sea más sólida, lo que favorece la toma de mejores decisiones y una reputación de fiabilidad.
Acumatica ayuda a las empresas de la construcción a aprovechar estas oportunidades mediante soluciones adaptadas a dispositivos móviles, automatización basada en inteligencia artificial y una integración interfuncional fluida. Un aspecto fundamental en este sentido es la sólida seguridad de los datos: funciones avanzadas que protegen los datos de cumplimiento normativo y garantizan que el acceso se limite únicamente a quienes lo necesitan.
Al dar prioridad al cumplimiento normativo, las empresas ganan en visibilidad, inspiran confianza, reducen los riesgos y se preparan para el futuro en un mundo altamente regulado.
¿Estás listo para triunfar en la obra y más allá? Acumatica Construction Edition te ofrece la plataforma, las herramientas y la información necesaria para garantizar el cumplimiento normativo sin complicaciones y hacer que tu empresa destaque sobre el resto. Disfruta de una visibilidad integral, auditorías sin complicaciones y equipos capacitados y preparados para lo que está por venir.
