Entrevista con Nucleus Research

A N A L I S T A
Samuel Hamway

Conclusión

Nucleus entrevistó a varios clientes de Acumatica del segmento medio de mercado pertenecientes a diversos sectores, lo que permitió descubrir importantes mejoras en la eficiencia operativa y el ahorro de costes. Entre las ventajas clave se incluyen la visibilidad inmediata de los indicadores clave, la reducción del tiempo de cierre de fin de mes de 10 días a un solo día y la eliminación de la introducción duplicada de datos gracias a las integraciones. Acumatica admite flujos de trabajo y formularios personalizados, lo que reduce considerablemente la introducción manual de datos y los tiempos de procesamiento. Las empresas señalaron que podían gestionar de forma más eficiente el aumento del volumen de proyectos y la distribución geográfica; una de ellas, de hecho, reasignó recursos para centrarse en iniciativas estratégicas como las relacionadas con los criterios ambientales, sociales y de gobernanza (ESG). Los usuarios recomiendan una implementación por fases que minimice las interrupciones y permita realizar ajustes en tiempo real.

Visión general

Las empresas del segmento medio se enfrentan a retos únicos que exigen soluciones flexibles e integrales. La necesidad de contar con un sistema unificado que admita una amplia gama de aplicaciones —desde la contabilidad y las ventas hasta la gestión de inventario y de proyectos— nunca ha sido tan crucial. Esta necesidad se ve aún más acentuada por el cambio hacia la colaboración a distancia y la exigencia de una disponibilidad constante, todo ello sin dejar de garantizar una seguridad de nivel empresarial. Las soluciones ERP basadas en la nube, diseñadas para satisfacer estas necesidades, ofrecen la flexibilidad necesaria para adaptarse a entornos empresariales cambiantes, ya sea mediante implementaciones en la nube pública o privada. Estas plataformas son fundamentales para las empresas que desean optimizar sus operaciones en diversos sectores, como la fabricación, la distribución, la construcción y el comercio minorista, al ofrecer funciones a medida y flujos de trabajo integrados.

Acumatica

La solución ERP basada en la nube de Acumatica está dirigida a empresas del mercado medio y ofrece un conjunto completo de aplicaciones que abarca contabilidad, ventas, inventario, gestión de almacenes, gestión de proyectos, gestión de clientes y operaciones en planta. La plataforma se basa en una arquitectura en la nube abierta y segura, lo que garantiza una disponibilidad constante, la colaboración a distancia y una seguridad de nivel empresarial. Acumatica ofrece flexibilidad de implementación, lo que permite a las empresas elegir entre opciones de nube pública y privada para adaptarse a sus necesidades cambiantes. Una característica exclusiva de Acumatica es su modelo de licencia, basado en el consumo, que permite un acceso ilimitado de usuarios sin costes adicionales. Este enfoque favorece la escalabilidad y la inclusividad en todos los puestos de la organización. La solución mantiene una única base de código en todas sus ediciones sectoriales.

Principales ventajas

Tras un análisis exhaustivo y conversaciones con clientes de diversos sectores, hemos identificado importantes ventajas derivadas de la implantación de Acumatica, entre las que se incluyen:

▪ Mayor eficiencia operativa: Acumatica mejora la eficiencia operativa mediante la integración de formularios personalizados y la automatización de procesos que antes requerían intervención manual. Por ejemplo, la transición a Acumatica permitió a una empresa de construcción reducir en un 50 % el tiempo necesario para elaborar presupuestos, pasando de 1 a 2 días a menos de un día. Esta mejora en la eficiencia se atribuye a la capacidad del sistema para integrar formularios personalizados directamente en la aplicación, lo que elimina la introducción redundante de datos y los procesos inconexos.

▪ Gestión financiera mejorada: Acumatica facilita el acceso inmediato a los indicadores financieros, lo que transforma la visibilidad financiera y la productividad. Mientras que antes la recopilación de datos financieros podía llevar varias horas, Acumatica proporciona esta información de forma instantánea. Esta ventaja clave favorece una mejor toma de decisiones y permite una gestión financiera más ágil. Una organización informó de que la transición de QuickBooks a Acumatica supuso un ahorro de tiempo significativo y una mejora en la supervisión financiera, lo que subraya el impacto de la plataforma en la eficiencia financiera.

▪ Asignación optimizada de recursos: gracias a sus capacidades de automatización e integración, Acumatica facilita la asignación óptima de los recursos humanos. La plataforma automatiza procesos que antes requerían intervención manual, lo que libera al personal para que se dedique a tareas de mayor valor. Por ejemplo, un fabricante de piezas de automoción experimentó una reducción de las tareas manuales y rutinarias, lo que permitió al personal centrarse en iniciativas estratégicas, como las relacionadas con los criterios ESG. Este cambio no solo mejoró la utilización de los recursos, sino que también contribuyó a la retención de los empleados al aumentar su satisfacción laboral.

Experiencias de los clientes

Nucleus entrevistó a varios clientes de Acumatica para analizar el valor que aporta la plataforma.

Empresa constructora con sede en EE. UU.

Antes de implantar Acumatica, esta empresa constructora con sede en EE. UU., que cuenta con una plantilla de aproximadamente 50 empleados y genera unos ingresos de 20 millones de dólares, gestionaba dos entidades independientes dedicadas a la fabricación y a la construcción. Cada entidad utilizaba QuickBooks para la gestión financiera, y la división de fabricación empleaba además un producto de gestión de talleres. Las operaciones de construcción dependían en gran medida de hojas de cálculo para la gestión de proyectos. La empresa se enfrentó a un reto importante en 2020, que le obligó a completar proyectos equivalentes a dos años en un plazo de 12 meses. Este periodo de intensa actividad dio lugar a nuevas oportunidades y puso de manifiesto la necesidad de contar con un sistema más sofisticado para gestionar proyectos más grandes y complejos, así como una operación geográficamente dispersa. La empresa se expandió hasta contar con cuatro sociedades y buscó un sistema unificado para gestionar flujos de trabajo independientes, al tiempo que se consolidaban las cuentas.

El proceso de selección de un nuevo sistema incluyó la consideración de Procore, Sage e Innate, pero estas opciones se descartaron finalmente debido a sus modelos de precios, la falta de soporte para el sector manufacturero y una falta de adecuación a la escala de la organización, respectivamente. Se eligió Acumatica por su plataforma basada en la nube, capaz de gestionar procesos de fabricación, dar soporte a múltiples empresas y ofrecer la flexibilidad necesaria para las diversas operaciones de la firma. La implementación, facilitada por un distribuidor con sede en Kansas City, se centró inicialmente en los módulos de finanzas y nóminas, evitando una puesta en marcha «radical» y optando, en su lugar, por un enfoque por fases para desarrollar funcionalidades adicionales.

La transición a Acumatica permitió a la empresa integrar formularios personalizados directamente en la aplicación, lo que eliminó la necesidad de introducir datos manualmente y los procesos inconexos que se daban anteriormente con los formularios de Microsoft y Google. Esta integración ha supuesto una mejora significativa de la eficiencia, sobre todo en el proceso de elaboración de propuestas, donde lo que antes llevaba entre uno y dos días ahora se realiza en un 50 % menos de tiempo. Las métricas financieras, cuya elaboración solía llevar varias horas cuando se utilizaba QuickBooks, ahora están disponibles al instante, lo que mejora la visibilidad financiera y la productividad.

Proveedor de soluciones de seguridad para flotas

Antes de implementar Acumatica, este proveedor de soluciones de seguridad para flotas, con sede en EE. UU. y 50 empleados, gestionaba sus operaciones a través de tres plataformas independientes: QuickBooks para la contabilidad, Access para los datos, la introducción de pedidos y el inventario, y Act para el marketing y las ventas. La empresa barajó brevemente la posibilidad de utilizar NetSuite, pero se encontró con dificultades debido a la necesidad de adaptar miles de referencias (SKU) al nuevo sistema, lo que habría requerido cambios significativos en sus operaciones. La transición a Acumatica comenzó el 1 de septiembre de 2022, tras identificar la necesidad de una solución más integrada que pudiera adaptarse a sus procesos existentes en lugar de imponer otros nuevos.

La implementación de Acumatica abarcó en primer lugar los módulos de contabilidad, inventario y facturación, y el equipo destacó la rapidez con la que se familiarizó con el sistema. La empresa valoró la flexibilidad de Acumatica, que permitió una adaptación más fluida a sus necesidades específicas sin necesidad de modificar sus prácticas operativas. Esta adaptabilidad contrastó con su experiencia con NetSuite, donde la necesidad de modificar sus operaciones para ajustarlas al sistema supuso un importante factor disuasorio. El proceso de implantación puso de manifiesto que, aunque el equipo podría haber puesto en marcha el sistema antes, dedicar más tiempo a abordar y resolver los problemas resultó beneficioso.

Tras la implantación, la empresa experimentó beneficios inmediatos y significativos gracias a la integración de Acumatica. El acceso a la información y la capacidad de generar informes se simplificaron considerablemente, pasando de ser un proceso que antes requería enviar correos electrónicos y esperar respuestas a una acción sencilla e inmediata. Este cambio por sí solo supuso un ahorro de tiempo considerable para la empresa, agilizando sus operaciones de forma significativa. La facilidad para solicitar y recibir rápidamente nuevos informes gracias al ágil servicio de asistencia de Acumatica mejoró aún más la eficiencia operativa. La empresa no planteó ninguna queja respecto al sistema de Acumatica, destacando la capacidad de respuesta de la plataforma ante sus necesidades. Tanto si se trataba de adaptar el sistema para que se ajustara mejor a sus procesos como de atender rápidamente las solicitudes de nuevos informes, el equipo de soporte de Acumatica se mostró muy eficaz. Esta capacidad de respuesta, unida a la adaptabilidad del sistema y al considerable ahorro de tiempo conseguido gracias a un mejor acceso a la información y a las capacidades de generación de informes, puso de relieve el impacto positivo de Acumatica en las operaciones de la empresa.

Fabricante de piezas de automóvil

Antes de diciembre de 2022, este fabricante de recambios para automóviles, que generaba unos ingresos de 18 millones de dólares y contaba con 60 empleados, se enfrentaba a importantes ineficiencias operativas. Los pedidos de venta se introducían tanto en Shopify como en Salesforce, lo que creaba un proceso inconexo. La transferencia de los pedidos desde Salesforce al obsoleto sistema Shoptech E2, así como de algunos datos financieros a QuickBooks, requería una intervención manual considerable. Este sistema exigía que un empleado a tiempo completo (FTE) se dedicara exclusivamente a gestionar la importación de pedidos a Shoptech E2, a lo que se sumaban dificultades en la conciliación de pagos y los envíos debido a la falta de integración, lo que provocaba listas de materiales inexactas y problemas cada vez mayores a medida que la empresa crecía.

Tras un exhaustivo proceso de evaluación en el que se analizaron seis posibles soluciones —entre ellas, Acumatica, SAP Mid Market, Infor, Epicor, Rootstock y ODU—, se seleccionó por unanimidad a Acumatica basándose en cuatro aspectos fundamentales: viabilidad empresarial, funcionalidad, tecnología subyacente e implementación y soporte. El rendimiento superior de Acumatica en todos los aspectos, salvo en el de implementación y soporte —donde empató con las alternativas—, la posicionó como la opción óptima para abordar los retos del fabricante.

La implantación de Acumatica, gracias a la solución iPaaS Workato, agilizó considerablemente las operaciones. El empleado que antes se dedicaba a la importación de pedidos quedó totalmente liberado de esta tarea, lo que le permitió reasignar media hora de su jornada, que antes dedicaba a procesos manuales, para centrarse ahora a tiempo completo en las iniciativas medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG). Este cambio no solo permitió retener a un valioso talento, sino que también reforzó el compromiso de la empresa con la sostenibilidad. El departamento de envíos pasó de contar con 2,5 empleados a tiempo completo, que antes se dedicaban a tareas manuales, a una sola persona, mientras que el resto fue reasignado a recursos humanos y contabilidad. El equipo de ingeniería de producción, que inicialmente tenía que encargarse de elaborar manualmente las listas de materiales, quedó liberado de estas tareas rutinarias. Además, el tiempo necesario para cerrar las cuentas mensuales se redujo de 10 a 3 días, y se espera que se reduzca a un solo día, lo que mejorará significativamente la visibilidad de los indicadores contables.

Buenas prácticas

A través de un análisis exhaustivo y de los testimonios de los usuarios, se han identificado las siguientes prácticas recomendadas para las organizaciones que implementan la solución ERP basada en la nube de Acumatica, con el fin de garantizar unos resultados óptimos:

▪ Conocimientos técnicos internos: Asegúrate de que al menos un miembro del equipo cuente con un profundo conocimiento técnico de Acumatica. Esta persona será fundamental para resolver problemas complejos y aprovechar al máximo las capacidades del sistema, especialmente a la hora de personalizar y adaptar la plataforma a las necesidades específicas de la organización.

▪ Enfoque de implementación por fases: Evita una estrategia de puesta en marcha «radical». Implementa Acumatica de forma gradual, comenzando por las funcionalidades básicas, como las finanzas y la nómina, antes de ampliar a otros módulos. Este enfoque minimiza las interrupciones y permite realizar ajustes en función de los primeros comentarios recibidos.

▪ Aprovecha la flexibilidad de Acumatica: Aprovecha la adaptabilidad de Acumatica para ajustarla a tus procesos empresariales, en lugar de tener que adaptarte a la configuración predeterminada del software. La flexibilidad de la plataforma permite crear formularios personalizados e integrarlos con los flujos de trabajo existentes, lo que reduce considerablemente la introducción manual de datos y mejora la eficiencia.

▪ Selección de socios estratégicos: Elige un distribuidor de valor añadido (VAR) o un socio de implementación que conozca bien tu sector y tus necesidades empresariales específicas. Un socio con una sólida trayectoria en tu sector puede ofrecerte una orientación y un apoyo inestimables, garantizando una transición fluida y un uso eficaz de Acumatica.

Al seguir estas prácticas, las organizaciones pueden sacar el máximo partido a Acumatica, lo que incluye una mayor eficiencia operativa, una mejor visibilidad financiera y la capacidad de adaptar los procesos al crecimiento del negocio.