Por qué Nucleus Research dice que el amor entre Acumatica y las PYMEs continuará

A N A L I S T A
Samuel Hamway

Acumatica amplía su liderazgo en el sector de las pymes

Nucleus ha entrevistado a clientes de Acumatica y ha constatado que los usuarios pueden esperar beneficios tangibles, entre los que se incluyen una mejora en la generación de informes y la visibilidad, una mayor automatización y una mayor escalabilidad y agilidad. Entre los beneficios cuantitativos citados se encuentran la reasignación de empleados a tiempo completo (FTE) gracias a la automatización y una reducción de más del 80 % en los días de cobro (DSO) tras la implantación. De cara al futuro, las organizaciones que deseen adoptar una solución ERP en el contexto económico actual deberían dar prioridad a los proveedores que ofrezcan una sólida propuesta de valor. Acumatica lleva mucho tiempo ofreciendo un sólido argumento de retorno de la inversión (ROI) para las pequeñas y medianas empresas (pymes) y recientemente lo ha reafirmado mediante la presentación de actualizaciones de producto centradas en el valor en su última cumbre. Por ello, Nucleus confía en que las pymes seguirán adoptando este sistema ERP en los próximos años.

Las organizaciones que deseen implantar un sistema ERP deben dar prioridad a los proveedores que ofrezcan de forma constante mejoras en el producto centradas en el valor y basadas en los comentarios de los usuarios. De este modo, las empresas pueden asegurarse de sacar el máximo partido a su inversión en tecnología a largo plazo. Las actualizaciones constantes basadas en la información de los clientes garantizan el acceso a nuevas funciones y capacidades que son directamente relevantes para las necesidades empresariales y que se adaptan a los requisitos cambiantes de los clientes.

Acumatica, el proveedor de software ERP basado en la nube, anunció recientemente importantes mejoras en sus productos durante la conferencia « Acumatica Summit », celebrada en enero de 2023. Las últimas actualizaciones incluyen funciones de usabilidad que benefician a diversos sectores, entre ellos la fabricación, la construcción, la venta al por mayor, el comercio minorista y la distribución. El módulo de fabricación de Acumatica ofrece ahora una pantalla de órdenes de producción mejorada que muestra la siguiente acción disponible y un nuevo panel lateral que permite a los usuarios realizar modificaciones en la lista de materiales antes de su aprobación. Los usuarios pueden
ver también los componentes críticos y consultar las variaciones de costes y el grado de cumplimiento de las cantidades a través del panel de control. El módulo de venta al por mayor de Acumatica ha mejorado los canales de venta en mostrador, lo que permite a los representantes de ventas gestionar compras y devoluciones en la misma transacción de pedido a través de una sola pantalla.

Además, los usuarios minoristas ahora pueden personalizar las clases de artículos y los atributos de las variantes, y se pueden implementar artículos matriciales en Shopify. El
sector de la construcción también se beneficia de nuevas funciones, entre las que se incluyen los informes de proyectos en curso (WIP), que simplifican la incorporación de campos y columnas para añadir información financiera, como costes y beneficios. La edición Retail de Acumatica ofrece funciones que permiten a los integradores y agencias digitales que trabajan con minoristas mejorar la experiencia del cliente (CX) y optimizar el SEO para ayudar a los compradores a encontrar productos más rápidamente,
y a realizar la compra mediante una experiencia de compra sencilla. Acumatica ayuda a los usuarios a resolver problemas administrativos, ofrece automatizaciones basadas en ERP con socios y proporciona una conciliación automatizada de pagos
para todas las divisas en una única ubicación centralizada.

Acumatica

Acumatica es un proveedor de ERP en la nube que se centra principalmente en prestar servicio a empresas del mercado medio de los sectores de la construcción, la distribución, el comercio minorista, los servicios y la fabricación. La plataforma unificada de este proveedor combina funciones de gestión financiera, contabilidad de proyectos, gestión de clientes, gestión de servicios de campo y gestión de nóminas. La arquitectura modular de Acumatica permite tanto a los desarrolladores como a los «desarrolladores ciudadanos» configurar la lógica de negocio, integrar aplicaciones de terceros y crear nuevos tipos de informes con la ayuda de la tecnología «low-code» o «no-code». Esta propuesta de valor fomenta la agilidad organizativa y permite a las empresas adaptar las soluciones ERP a sus necesidades específicas.

Principales ventajas

Nucleus realizó entrevistas a clientes de Acumatica y constató beneficios cuantificables relacionados con la mejora de la elaboración de informes y la visibilidad, el aumento de la automatización y la mejora de la escalabilidad y la agilidad.

MAYOR AUTOMATIZACIÓN

Acumatica ofrece una amplia gama de funciones de automatización de flujos de trabajo que ayudan a las empresas
a optimizar sus operaciones, aumentar la productividad y reducir la necesidad de introducir datos manualmente. Acumatica puede automatizar procesos empresariales como la gestión de inventario, la tramitación de pedidos y la gestión financiera, lo que permite a los empleados disponer de más tiempo para centrarse en las actividades principales de la empresa. La automatización de tareas rutinarias y repetitivas también reduce los errores y garantiza la precisión de los datos. Los usuarios pueden esperar un ahorro de tiempo del 100 % en procesos como la elaboración de hojas de cálculo y la extracción y manipulación de datos. Los recordatorios automáticos han mejorado el periodo medio de cobro (DSO) de una organización, reduciéndolo de 52 a 10 días. Una organización sin ánimo de lucro prevé que la automatización de los flujos de trabajo y la firma remota de cheques agilizarán sus operaciones y mejorarán la eficiencia de los procesos.

MEJORA DE LA INFORMACIÓN Y LA VISIBILIDAD

Acumatica permite a los usuarios generar informes personalizados, supervisar los indicadores clave de rendimiento
y gestionar datos financieros sin necesidad de conocimientos técnicos. Con Acumatica, las empresas pueden disponer de una visión consolidada de su información financiera, lo que les permite tomar decisiones más fundamentadas. Además, las funciones de generación de informes y análisis de Acumatica permiten a las empresas obtener información detallada y realizar previsiones sobre ventas, producción y costes. Un proveedor de muebles y una organización sin ánimo de lucro destacaron la mejora en la elaboración de informes y la visibilidad como una de las principales ventajas de la implantación de Acumatica, lo que ha mejorado la toma de decisiones en sus organizaciones.

MAYOR ESCALABILIDAD Y AGILIDAD

La arquitectura basada en la nube de Acumatica proporciona a las empresas la escalabilidad de almacenamiento
necesaria para crecer. Además, las organizaciones pueden configurar el software para adaptarlo a sus necesidades y flujos de trabajo específicos, añadiendo o eliminando módulos según sea necesario para facilitar la agilidad organizativa. El modelo de precios flexible de Acumatica, basado en el uso en lugar de en el número de usuarios, ayuda a las empresas en crecimiento o con actividad estacional a ahorrar en costes de TI. La escalabilidad y la flexibilidad de Acumatica fueron destacadas como criterios clave de selección por una organización sin ánimo de lucro y un proveedor de tecnología SaaS.

EXPERIENCIAS DE LOS CLIENTES

Nucleus entrevistó a clientes de Acumatica para comprender mejor el valor tangible que supone
la implantación de la solución ERP.

ORGANIZACIÓN SIN ÁNIMO DE LUCRO DEL SECTOR SANITARIO

Esta organización es una entidad sin ánimo de lucro especializada en la gestión de la compatibilidad y la logística de la donación de órganos. Cuenta con aproximadamente 200 empleados. Necesitaba una solución en la nube que superara las limitaciones de su sistema anterior, Sage 100. Los principales retos a los que se enfrentaba la organización con Sage 100 eran la falta de acceso remoto, el bajo rendimiento, las capacidades limitadas de generación de informes y una interfaz de usuario deficiente. Además, a medida que la organización crecía rápidamente, se hizo evidente que Sage 100 no podía facilitar ese crecimiento. En 2020, la organización decidió implantar Acumatica como su nueva solución ERP. El proceso de implantación tuvo lugar entre abril y agosto de 2020 y se completó antes de lo previsto.

Actualmente, la organización utiliza Acumatica para gestionar sus finanzas, con planes para los servicios a las familias de los donantes, la logística, las operaciones clínicas y la gestión filantrópica. El sistema ofrece análisis financieros a nivel de donante, lo que ayuda a la organización a tomar decisiones fundamentadas sobre qué vías de captación de donaciones debe seguir. Acumatica ayudó a la organización a generar informes personalizados y a dar formato a sus cuentas por pagar, cuentas por cobrar, balances y libro mayor. La integración de TrueNorth y Acumatica ha contribuido a agilizar la elaboración de informes y a evitar las ineficiencias derivadas de la doble introducción de datos. La organización señaló que el modelo de precios basado en el uso supuso un coste total de propiedad (TCO) globalmente inferior al de NetSuite o Great Plains.
En los próximos años, la organización prevé que la implantación de Acumatica aportará importantes beneficios adicionales. Se espera que las funciones de acceso remoto ahorren tiempo y mejoren la productividad de los usuarios distribuidos. Gracias a la mejora de la generación de informes y a una interfaz de usuario fácil de usar, la organización prevé una aceleración en sus cierres mensuales. La organización también está considerando utilizar Acumatica para la digitalización del inventario. La organización prevé un mayor ahorro en plantilla, ya que tiene previsto seguir utilizando las horas de consultoría asignadas para gestionar el nuevo sistema sin necesidad de personal adicional. La organización estima que podrá reasignar aproximadamente el 29 % de sus empleados a tiempo completo dedicados al análisis financiero. Además, se prevé que la automatización de los flujos de trabajo y la firma remota de cheques ayuden a la organización a optimizar sus operaciones.

PROVEEDOR DE MOBILIARIO

Esta tienda especializada en mobiliario de exterior de alta gama genera unos ingresos aproximados de 7 millones de dólares. La empresa ha experimentado un crecimiento significativo en los últimos cinco años, aumentando su plantilla de siete a 25 empleados. Tenía dificultades con la gestión manual de documentos y la tramitación de pedidos, lo que mermaba la eficiencia en la gestión de los envíos. Al utilizar un modelo de envío directo para la mayoría de los productos y disponer de un almacén pequeño, la empresa necesitaba una solución para digitalizar y gestionar sus ventas en tienda y por comercio electrónico.

Carecía de visibilidad de los procesos y de capacidades de generación de informes para la producción, el análisis de ventas y
la presentación de informes de costes. A principios de 2019, la empresa inició un proceso de solicitud de propuestas y seleccionó Acumatica como su solución. La implementación incluyó los módulos de finanzas, fabricación y ventas, centrándose en el configurador de productos del módulo de fabricación, la fijación de precios de las alfombras y las capacidades de gestión de ventas. La implementación comenzó en noviembre de 2019 y finalizó en junio de 2020.

Una de las ventajas más importantes desde su implantación ha sido la mejora en la elaboración de informes y la visibilidad de la actividad comercial, ya que la empresa gestiona cientos de pedidos únicos con miles de muestras personalizadas cada semana. La automatización del procesamiento de pedidos ha eliminado la necesidad de gestionarlos manualmente, lo que ha liberado tiempo al personal de ventas para que se centre en la interacción con los clientes. La empresa ha pasado a funcionar sin papel, lo que ha eliminado los costes relacionados con el papel y la carga que suponía la gestión documental para los departamentos de ventas, contabilidad y operaciones. Acumatica ha permitido crear campos definidos por el usuario para el seguimiento y la gestión de tareas, lo que ha llevado a
a mejorar el seguimiento y la precisión de los datos.

La visión consolidada de la información financiera ha permitido al equipo de ventas introducir pedidos y revisar los resultados de ventas mensuales, lo que ha ayudado a explicar las inconsistencias y a mejorar la calidad de los datos. Con la integración de PowerBI, la empresa también ha podido realizar mejores análisis y hacer un seguimiento de los objetivos de la empresa. Además, la implantación de Acumatica ha dado lugar a una reasignación de personal a tiempo completo en varias áreas, entre ellas la conciliación de cuentas, la sala de muestras y un comercial. La empresa tiene previsto seguir avanzando en la automatización de las ventas y el envío de muestras en el futuro.

PROVEEDOR DE TECNOLOGÍA SAAS

Esta organización ofrece soluciones SaaS para la optimización de la plantilla. Genera
unos 30 millones de dólares en ingresos y cuenta con 85 empleados. Recientemente fue adquirida por una empresa más grande y consolidada y, como consecuencia, se sometió a un proceso de reestructuración en 2019.
Este proceso de reestructuración implicó la necesidad de cambiar su sistema ERP heredado, por el que pasaba el 60 % de los ingresos de la empresa: un producto SYSPRO de 35 años de antigüedad, altamente personalizado y gestionado por un consultor a tiempo completo. La empresa buscaba actualizar este sistema y eliminar los servidores locales asociados. Los requisitos técnicos fundamentales de la empresa para un nuevo sistema en la nube eran la configurabilidad y la facilidad de uso. La empresa evaluó varios sistemas ERP, entre ellos SAP, Dynamics, Infor, NetSuite, Sage Intacct y Acumatica. La empresa consideró que SAP tenía un exceso de funcionalidades para sus necesidades y que la demostración de Dynamics DXC no fue satisfactoria. Finalmente, se eligió Acumatica como la opción más adecuada para la empresa debido a su interfaz de usuario intuitiva y a su modelo de precios basado en el uso. La implementación fue dirigida por un equipo local y se orientó a ajustarse lo máximo posible a la implementación estándar, con un mínimo de personalizaciones. El proyecto tardó 15 meses en completarse. Desde la implementación, la empresa ha obtenido varios beneficios al utilizar Acumatica
como su ERP. La organización ha logrado una mayor coherencia en la elaboración de informes, un mejor control y visibilidad del gasto, y una mayor precisión en la conciliación de cuentas. Además, la empresa pudo digitalizar su programa de regalos para empleados y de gestión de envíos. La integración de BigCommerce, facilitada por Acumatica, se completó en dos semanas tras la puesta en marcha, lo que permitió ampliar el alcance del comercio electrónico. La implementación de Acumatica también ha tenido un impacto positivo en las cuentas por cobrar de la empresa. Los recordatorios automáticos de pagos pendientes han mejorado el periodo medio de cobro (DSO) de la empresa, reduciéndolo de 52 a diez días. La empresa está llevando a cabo la integración con clientes y proveedores y tiene la intención de añadir el procesamiento de tarjetas de crédito. El siguiente paso es lanzar un portal para clientes.

De cara al futuro

Las organizaciones que deseen adoptar una solución ERP deben centrarse en proveedores que ofrezcan una propuesta de valor sólida y un compromiso con la agilidad del producto, a medida que cambian las necesidades funcionales del sector. Las pymes son especialmente vulnerables a los retos macroeconómicos mencionados anteriormente, lo que acentúa la importancia de estas prioridades. Acumatica lleva mucho tiempo ofreciendo un sólido retorno de la inversión (ROI) a las pymes, especialmente en lo que se refiere a la mejora de la eficiencia de los procesos y la reducción de costes.
(Nucleus Research T104 – Guía – Plataforma Acumatica – julio de 2019) En la edición de este año de «
» Acumatica Summit, el proveedor también renovó la competitividad de su plataforma mediante
la introducción de actualizaciones centradas en el valor. Estas mejoras, junto con los comentarios positivos de los clientes
que destacan una mayor calidad de los informes y una mejor visibilidad, una mayor automatización y
una mayor escalabilidad y agilidad, hacen que Nucleus confíe en que Acumatica seguirá ganando adeptos en el segmento de las pymes.