Cómo evaluar el coste total de propiedad (TCO) del software ERP

Descubre cómo calcular el coste total de propiedad (TCO) de un sistema ERP

Calcular el coste total de propiedad de un sistema ERP supone todo un reto. Los proveedores aplican diversos modelos de precios en lo que respecta a las tarifas del sistema y las licencias de usuario. A los costes totales hay que sumar los derivados de la instalación del hardware necesario, la puesta en marcha del sistema y el mantenimiento de la infraestructura. También hay que tener en cuenta otros factores, como los costes internos, las variaciones sectoriales, la gestión de proyectos, la integración y las implementaciones en varias empresas.

Las aplicaciones ERP tradicionales se licencian de forma perpetua, lo que significa que las empresas adquieren el software de forma definitiva con planes anuales de mantenimiento y asistencia técnica que les dan acceso a correcciones de errores, nuevas versiones y asistencia técnica. Las aplicaciones ERP modernas en la nube se alojan en línea y se licencian anualmente. Ofrecen un coste total de propiedad mucho menor, ya que eliminan la costosa infraestructura y la administración del sistema. Además, las suscripciones al software ERP en la nube incluyen mantenimiento y asistencia técnica, y son más fáciles de implementar.

Las tarifas de las licencias de usuario también varían según las plataformas ERP. Algunos proveedores cobran tarifas por usuarios simultáneos, mientras que otros conceden licencias por usuario designado y otros, a su vez, utilizan estrategias híbridas de licencias de usuario. Los costes por usuario suponen una parte significativa de los costes totales del sistema.

Es imprescindible que las empresas conozcan el coste total de propiedad de su sistema ERP. El TCO se utiliza para calcular el retorno de la inversión (ROI) que puede ofrecer la nueva aplicación empresarial, basándose en el ahorro estimado derivado de una mayor eficiencia, la reducción de los costes de licencia de tecnología y otros factores.

Este libro electrónico ayuda a los directivos empresariales a calcular el coste total de propiedad de las aplicaciones ERP basándose en análisis independientes realizados por destacados analistas del sector y otras fuentes especializadas.

Resumen del TCO

Cada proveedor de ERP tiene un modelo de precios diferente y unos requisitos de infraestructura e implementación que varían, lo que dificulta la comparación entre sistemas. Algunos proveedores utilizan modelos de licencia perpetua, mientras que otros ofrecen suscripciones anuales. El mantenimiento, la asistencia técnica y las licencias de usuario también varían de un proveedor a otro. Otros aspectos que hay que tener en cuenta en cuanto a los costes son la implementación, los costes de infraestructura para las implementaciones locales y los costes internos.

Precios del software

Según 180 Systems,¹ el coste medio de una licencia perpetua para aplicaciones ERP destinadas al mercado medio es de 3.000 dólares por usuario simultáneo (costes de software y cuotas de licencia de usuario), más entre un 15 % y un 22 % en concepto de mantenimiento y asistencia técnica anuales. En un modelo de licencia perpetua, la empresa adquiere el software en propiedad. Por ejemplo, una empresa con 20 usuarios puede esperar pagar 60.000 dólares por el software y las licencias de usuario simultáneo. A un 20 %, el plan anual de mantenimiento y asistencia técnica supone 12 000 dólares adicionales para acceder a nuevas versiones, correcciones de errores y asistencia técnica. Por lo tanto, los costes iniciales del software ascienden a 72 000 dólares, a los que hay que sumar 12 000 dólares en los años siguientes.

Tradicionalmente, las empresas de ERP cobraban cuotas de usuario en función de la concurrencia, es decir, del número máximo de usuarios permitidos simultáneamente en la aplicación. Una empresa puede tener 100 empleados, pero es posible que solo 20 usuarios necesiten utilizar el software al mismo tiempo. Por el contrario, otros proveedores cobran por cada usuario (usuarios designados) del software, y algunas empresas aplican un modelo de precios híbrido.

Las aplicaciones ERP modernas cobran una suscripción anual por el software y por el número de usuarios simultáneos o designados con licencia para la aplicación. El mantenimiento y la asistencia técnica suelen estar incluidos en los precios de la suscripción. Ultra Consultants2 estima que las suscripciones SaaS para el mercado medio ascienden a 1.440 dólares anuales por usuario. Por lo tanto, el coste de una configuración básica de ERP para una suscripción SaaS de 20 usuarios es de 28.800 dólares. A diferencia de los sistemas perpetuos, las aplicaciones SaaS modernas se implementan desde la nube, lo que elimina la necesidad de una infraestructura costosa, como hardware, sistemas operativos de servidor, copias de seguridad, medidas de ciberseguridad, administración de bases de datos y sistemas, entre otros.

Consideraciones sobre el sector

Las estimaciones generales de costes que se ofrecen en los ejemplos anteriores son medias de distintos sectores. Dichas estimaciones reflejan los costes habituales de las aplicaciones ERP para los sectores de la distribución mayorista y el comercio minorista. Las empresas manufactureras deberían presupuestar al menos un 20 % más, mientras que las empresas del sector de la construcción y de los servicios profesionales deberían prever un gasto un 20 % menor.

1. Fuente: 180 Systems: Coste total de propiedad de un ERP
2. Fuente: Ultra Consultants: Cómo entender el coste de la implantación de un sistema ERP

Cuidado con los descuentos engañosos

Algunos proveedores de ERP ofrecen importantes descuentos para conseguir tu negocio. Sin embargo, esos descuentos suelen aplicarse únicamente a la licencia del primer año. Además, muchos proveedores de ERP no ofrecen una política de precios ética, con estructuras de tarifas claras y sin sorpresas, como hace Acumatica con su exclusiva «carta de derechos del cliente».

Costes de implementación

Las cuotas de licencia de software y de usuario solo representan una parte del coste total del sistema. También hay que tener en cuenta los costes de implementación relacionados con la importación de datos, la configuración y la formación. Los costes de implementación de un ERP para pymes son aproximadamente iguales o ligeramente superiores a las cuotas iniciales de la licencia perpetua del ERP.³ Debido al modelo de precios de suscripción más bajo, la implementación de los sistemas basados en SaaS cuesta el doble que los costes del primer año.

Si una licencia perpetua de ERP para 20 usuarios cuesta 60.000 dólares, la implementación costará aproximadamente lo mismo. Una suscripción a un ERP en la nube comparable costaría 28.800 dólares, con unos costes de implementación de unos 57.600 dólares.

Los costes de implementación de los sistemas ERP para empresas medianas son similares, independientemente del modelo de licencia. Sin embargo, las implementaciones de SaaS suelen ser entre un 10 % y un 20 % más económicas, ya que no hay que instalar ningún software ni configurar ningún hardware, y los consultores pueden configurar fácilmente la aplicación de forma remota, lo que elimina los gastos de desplazamiento.

Costes de infraestructura para implementaciones locales

Los sistemas ERP de Perpetual requieren inversiones considerables en servidores, copias de seguridad, seguridad, administración de bases de datos y licencias de sistemas operativos para servidores. De hecho, la infraestructura supone el 25 % del coste original del software.³

Por consiguiente, una empresa que invierta 60 000 dólares en un sistema ERP de licencia perpetua con 20 usuarios debería prever un gasto anual de 15 000 dólares para mantener la infraestructura de soporte.

También hay que tener en cuenta los costes de administración de sistemas y bases de datos. De hecho, el salario medio de un administrador de sistemas es de 72 562 dólares.⁴ Eso supone 36 281 dólares si te basta con un empleado a tiempo parcial que trabaje solo el 50 % de la jornada.

Por lo tanto, el coste total de infraestructura y administración ronda los 50 000 dólares al año. Por el contrario, las implementaciones de ERP SaaS tienen unos costes de infraestructura mínimos. Se puede acceder al software desde la mayoría de los dispositivos con conexión a Internet. Los proveedores ofrecen actualizaciones automáticas y correcciones de errores, además de seguridad integrada en el sistema para prevenir ciberataques y accesos no autorizados.

Costes internos y de otro tipo

No es fácil calcular otros costes relacionados con los proyectos de ERP. Los empleados deben trabajar horas extra para implementar el sistema, además de cumplir con sus responsabilidades laborales diarias. Esto suele traducirse en horas extras, la contratación de personal temporal y una pérdida de productividad. De hecho, 180 Systems³ estima que los costes internos de implementar un sistema ERP son iguales o ligeramente superiores al propio coste de la licencia del software. Los costes internos aumentan considerablemente cuando las empresas intentan implementar el software por sí mismas o con una asistencia mínima por parte de una consultora cualificada y con experiencia. Otros ejemplos de costes internos son la incorporación de nuevos empleados y las personalizaciones de pantallas, informes, consultas, paneles de control y notificaciones.

3. Fuente: 180 Systems: Coste total de propiedad de un ERP
4. Fuente: Salary.com

Hay muchos otros factores que influyen en los costes de los sistemas ERP. Entre ellos se incluyen:

Comparación entre licencias perpetuas y licencias SaaS

Aunque pueda parecer ventajoso ser propietario del software de forma definitiva en un modelo perpetuo, hay que tener en cuenta muchos otros factores, como los costes de hardware y la infraestructura adicional. A continuación se ofrece un resumen de los distintos costes del ERP que se han tratado anteriormente.

El análisis de los costes a lo largo del tiempo pone de manifiesto hasta qué punto las aplicaciones ERP modernas implementadas en la nube pueden resultar más asequibles en comparación con las aplicaciones tradicionales instaladas en las propias instalaciones.

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Los sistemas ERP tradicionales frenan el crecimiento con modelos de precios restrictivos y limitaciones rígidas. Acumatica ofrece múltiples productos para diversos sectores en una misma plataforma empresarial, diseñados para proporcionar una funcionalidad y un rendimiento óptimos, con precios escalables basados en las necesidades específicas de cada empresa. Las empresas pueden cambiar rápidamente de un producto de Acumatica a otro, accediendo a nuevas funciones a medida que crecen sin necesidad de volver a implementar el sistema.

Con Acumatica, las pequeñas empresas que dejan atrás aplicaciones básicas como QuickBooks pueden dar el salto fácilmente a Acumatica Essentials. Acumatica Essentials ofrece más funcionalidades que los sistemas básicos, con un conjunto de funciones simplificado y unos precios asequibles que minimizan los costes de implantación para las organizaciones más pequeñas.

Acumatica Select está diseñado para empresas en expansión con hasta 50 empleados. Acumatica Select ofrece licencias de usuario ilimitadas, funciones ampliadas y más recursos informáticos para un rendimiento óptimo.

Acumatica Prime está diseñado para empresas medianas de mayor tamaño, con hasta 250 empleados, que ofrece todas las funcionalidades y aún más recursos informáticos.

Acumatica Enterprise es la mejor opción para organizaciones con más de 250 empleados. Ofrece un número ilimitado de usuarios, acceso a todas las funciones del producto y recursos de computación en la nube de nivel empresarial.

Además, los usuarios de los productos Prime y Enterprise disponen de recursos reservados para ampliar sus negocios sin problemas gracias a cuatro opciones de recursos mejoradas: Choice, Enhanced, Premium y Ultimate. Los recursos reservados proporcionan potencia de cálculo adicional para dar respuesta a altos volúmenes de transacciones, un mayor número de usuarios y otros escenarios empresariales.

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Evaluar los costes del sistema puede resultar complicado, ya que existen diversos modelos de precios para las aplicaciones y los usuarios, costes ocultos (o ahorros) relacionados con la infraestructura y otras variables, como las opciones de despliegue, las metodologías de implementación y mucho más.

Acumatica es el único proveedor de ERP moderno en la nube que se centra exclusivamente en las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Nuestro modelo de licencias exclusivo permite a las organizaciones más pequeñas abandonar fácilmente aplicaciones básicas como QuickBooks. De este modo, las empresas pueden pasar sin problemas a productos de Acumatica de mayor envergadura, con más funciones, aplicaciones avanzadas y mayores recursos informáticos, sin tener que volver a implementar su sistema.

Las licencias de usuario ilimitadas permiten a todos los empleados trabajar sin tener que hacer frente a cuotas restrictivas por licencia de usuario, lo que se traduce en un bajo coste total de propiedad, una mayor aceptación del sistema y una mejora de la eficiencia en toda la organización.

Los usuarios de Acumatica de todos los sectores logran contener los costes de personal y tecnología gracias a mejoras significativas en contabilidad, ventas y marketing, así como en la elaboración de informes y la inteligencia empresarial. Las ediciones específicas para cada sector ofrecen ventajas adicionales a las empresas de la construcción, las organizaciones de servicios profesionales, los distribuidores mayoristas, los comerciantes minoristas y los fabricantes.

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