Cómo una empresa de ingeniería eléctrica con 90 años de historia se preparó para el futuro con Acumatica

El Groupe SGM, con sede en Quebec, se ha especializado en proyectos eléctricos y de automatización «llave en mano» desde 1932. Esta empresa de ingeniería eléctrica, con más de 90 años de historia, apuesta por hacer todo lo posible para mejorar sus operaciones con el fin de satisfacer las necesidades de sus clientes, tanto en la actualidad como en el futuro.

Groupe SGM implantó Acumatica Construction Management en 2024 con el objetivo de adoptar un enfoque más proactivo mediante la unificación de sus sistemas fragmentados y manuales y la obtención de acceso a datos clave. Y no solo alcanzó su objetivo, sino que lo superó.

«Con Acumatica, la ventaja es que ahora toda la base de datos se encuentra dentro de Acumatica», afirma el director financiero, Mathieu Cotton. «Todo está centralizado».

Cómo era dirigir una empresa en expansión y compleja sin Acumatica

El Grupo SGM ha crecido rápidamente durante la última década. Ha adquirido dos empresas, ha aumentado su plantilla de 100 a 350 empleados y ha gestionado varios departamentos dedicados a desempeñar funciones específicas, desde la fabricación de cuadros eléctricos y la gestión de necesidades de ingeniería hasta la gestión de proyectos a gran escala y la prestación de servicios eléctricos y de mantenimiento con gran capacidad de respuesta.

Cotton afirma que la compleja operación se gestionaba mediante un software de gestión especializado diseñado para contratistas eléctricos de Quebec. Por desgracia, se trataba de una solución instalada en las propias instalaciones que requería procesos manuales y dependía de hojas de cálculo de Excel.

«Podíamos elaborar informes financieros, pero cuando analizábamos la situación en su conjunto, resultaba difícil obtener datos fiables sobre lo que estaba ocurriendo», afirma Cotton. «Dependíamos en gran medida de lo que nos contaban los responsables, pero no disponíamos de los datos propiamente dichos para contrastar lo que se decía».

A esta imposibilidad de conocer la situación financiera y operativa de la empresa se sumaba el hecho de que gran parte del trabajo se realizaba de forma manual. Alexis Veronneau, vicepresidente de Servicios Corporativos, explica que, en lo que respecta a los acuerdos de precios, tenían que registrar manualmente los diferentes precios para cada presupuesto y cada venta. También señala que la gestión de existencias resultaba complicada con su sistema heredado.

Jessica Seracino, directora de sistemas de información, añade que las limitaciones del antiguo sistema se extendían a la falta de visibilidad sobre los costes y los ingresos de los departamentos. «No estaba muy integrado, por lo que teníamos que buscar la información para desarrollar indicadores clave de rendimiento (KPI) que nos permitieran tomar decisiones de forma más proactiva».

Sin embargo, Jean-François Martin, vicepresidente sénior y director de operaciones, afirma que, de todos los retos relacionados con el software, el más complicado fue gestionar la introducción de datos a distancia desde las obras.

«Nuestro software era muy cerrado y no ofrecía ninguna posibilidad de intercambiar datos con plataformas en la nube u otros sistemas», afirma. «Tuvimos que crear un montón de archivos de Excel para intentar solucionarlo, pero la situación se volvió un poco caótica y muy difícil de gestionar».

Cómo es gestionar una empresa en expansión y compleja con Acumatica

Tras analizar a fondo sus opciones de ERP, los responsables del Groupe SGM se dieron cuenta de que Acumatica podía satisfacer sus necesidades en materia de construcción, fabricación, servicios de campo, gestión de proyectos y finanzas, todo ello dentro de una única solución ERP integrada y basada en la nube. Según Veronneau, la implementación del ERP para la construcción de Acumatica se desarrolló sin contratiempos, gracias en gran parte a SiPD, su socio de Acumatica con certificación Gold.

Anthony Tairy, arquitecto sénior de soluciones ERP de SiPD, afirma: «Creíamos que Acumatica era una buena opción para Groupe SGM por su capacidad para integrar diferentes departamentos, ya fuera el de servicios, el de fabricación o el de gestión de proyectos».

Gracias a la solución de Acumatica, altamente personalizada y asequible, que sirve de base tecnológica, Groupe SGM está respondiendo con mayor rapidez a cualquier problema que surja, y ahora es posible evaluar las iniciativas estratégicas del equipo.

«Si quiero aumentar las ventas en mi departamento estratégico en un 15 %, podemos medirlo y hacer un seguimiento semana a semana, mes a mes, para asegurarnos de que, al final del día y al final del año, cumplimos con la estrategia», afirma Cotton.

Además, el Groupe SGM cuenta con:

• Visibilidad de los proyectos en tiempo real, lo que permite tomar decisiones más rápidas y fundamentadas.
• Permitió a los equipos de servicio de campo disponer de un acceso fiable a la información, lo que redujo los retrasos y eliminó las comunicaciones innecesarias.
• Se han automatizado procesos esenciales, como las fichas de control horario y las solicitudes de compra, lo que ha permitido aumentar la eficiencia y la precisión de los datos, además de lograr un ahorro de tiempo del 30 %.
• Inventario centralizado y seguimiento de activos para más de 6.000 piezas de equipo, agilizando las operaciones en toda la empresa.
• Integró sus catálogos de piezas, lo que les permitió supervisar los acuerdos con los proveedores, registrar todos los datos por proyecto y prever las necesidades de reposición.
• Facturación en tiempo real, lo que ha permitido reducir el proceso que antes tardaba 30 días desde la finalización del servicio.

¿Qué depara el futuro para una empresa en expansión y cada vez más compleja?

Cuando Groupe SGM se decantó por Acumatica, la empresa se propuso como prioridad que el equipo se familiarizara con las capacidades y funcionalidades de Acumatica. Enseguida descubrieron lo accesible y fácil de usar que es el sistema de Acumatica, lo que les confirmó que satisfaría las necesidades de cada miembro del equipo.

«Cada administrador puede configurar paneles de control con los datos que necesite», afirma Cotton. «En lugar de limitarnos a reaccionar, nos adelantamos a los costes y podemos prever lo que se avecina».

Como única fuente de información fiable del Groupe SGM, Acumatica proporciona a esta empresa de ingeniería eléctrica las herramientas y capacidades que necesita para crear un equipo sólido y cohesionado que trabaje en conjunto para construir un futuro próspero tanto para sí misma como para sus clientes.

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