Preguntas frecuentes sobre Acumatica SaaS

Acumatica gestiona el trabajo de configuración y aprovisionamiento de la aplicación, así como la configuración del entorno inicial para que acceda a su instancia de Acumatica SaaS. Una vez que su entorno Acumatica sea accesible, Acumatica automatiza tareas administrativas comunes, como la realización de copias de seguridad, actualizaciones de software y el monitoreo y ajuste continuos, incluyendo internet multi-homed y respaldo de energía.

El programa Always Current proporciona a todos los clientes de SaaS parches y actualizaciones automatizadas para garantizar que los clientes disponen de la última versión. Esto proporciona los siguientes beneficios:

• Acceso a las últimas funciones y correcciones
• Tiempos de mantenimiento predecibles
• Soporte optimizado
• Costos de actualización reducidos

Los clientes de este programa obtienen automáticamente parches regulares, paquetes de servicios y actualizaciones semestrales a la última versión de Acumatica. Antes de la actualización automática gratuita, los clientes trabajan con su socio de Acumatica para obtener un sandbox gratuito para pruebas y formación.

Los clientes que requieran mayor flexibilidad en los plazos de actualización pueden adquirir Acumatica Flex. Para obtener información adicional sobre Always Current o Acumatica Flex, póngase en contacto con su distribuidor de Acumatica.

Acumatica SaaS incluye una serie de beneficios que vienen de serie con su suscripción. Estos beneficios son proporcionados por Acumatica utilizando Amazon Web Services (AWS), están respaldados por nuestro SLA y superan los beneficios que obtendría de la mayoría de los proveedores de alojamiento externos. Esto incluye recuperación ante desastres, servicio de copia de seguridad, acceso 24/7, alta disponibilidad, monitoreo, actualizaciones de software y mantenimiento de aplicaciones. Póngase en contacto con su socio para obtener una visión general de sus opciones. Para implementaciones en la nube privada, Acumatica ofrece el modelo de licencia de Suscripción a Nube Privada (PCS).

Le proporcionaremos una URL para su solución ERP Acumatica SaaS, accesible desde cualquier navegador web en cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esta URL utiliza un prefijo que usted elija en el formato .acumatica.com, pero también podemos ayudarle a crear una URL de dominio personalizado (xxx.yourdomain.com) si nos proporciona su certificado SSL.

No, todo lo que necesita es una única base de datos. Cada suscripción de Acumatica SaaS se aloja en una única base de datos donde puede gestionar las finanzas de forma separada para un número ilimitado de empresas relacionadas. Las características de seguridad de Acumatica le permiten decidir qué elementos deben separarse o compartirse entre ellas, como clientes, empleados, etc.

Acumatica SaaS utiliza actualmente Microsoft SQL Server. Existen otras opciones de bases de datos para implementaciones en la nube privada.

Muchas personalizaciones que requieren que el sistema se comporte de manera diferente según procesos de negocio separados pueden ser segregadas para cada una de sus empresas. Sin embargo, ciertas personalizaciones que requieren cambios en la base de datos se comparten entre las empresas. Estas incluyen la adición de campos definidos por el usuario y cambios en la interfaz de usuario.

Acumatica SaaS ya no permite la conexión a través de ODBC porque se puede lograr el mismo objetivo de integración utilizando las API de la plataforma de desarrollo de Acumatica. Estas API ofrecen los siguientes beneficios en comparación con el acceso ODBC:

• Ahorre tiempo eliminando la necesidad de aprender estructuras de bases de datos complejas.
• Garantice la estabilidad del sistema protegiéndolo contra errores humanos que puedan comprometer la integridad referencial de sus datos o afectar el rendimiento.
• Reduzca el costo de mantener las personalizaciones durante las actualizaciones. Las personalizaciones permanecen funcionales a pesar de los cambios en la base de datos, porque las API cambian con menos frecuencia.
• Aplicación consistente de sus políticas de seguridad. Al pasar por las capas de acceso a datos y las API en lugar de acceder directamente a la base de datos, todas sus personalizaciones e informes respetarán sus configuraciones de seguridad.

Las API de la plataforma de desarrollo de Acumatica le permiten lograr el mismo objetivo sin necesidad de añadir sus propios procedimientos almacenados. En su lugar, puede crear y publicar personalizaciones del lado del servidor que son registradas y mantenidas por el sistema.

A diferencia de los procedimientos almacenados, las API de Acumatica garantizan la integridad de los datos al procesar todos los cambios de datos a través de su lógica de negocio.

A partir de Acumatica 2021 R2 (agosto de 2021), el software incluye un navegador de esquemas DAC (clase de acceso a datos) al que se puede acceder directamente desde el propio software.

Acumatica también proporciona un conjunto completo de documentación de sus API de plataforma de desarrollo. Esto le permite construir personalizaciones complejas utilizando objetos de la capa de acceso a datos.

Acumatica está diseñado para asegurar que las personalizaciones sigan siendo funcionales a pesar de los cambios en la base de datos. Esto reduce el costo de mantener las personalizaciones durante las actualizaciones.

Acumatica puede realizar mantenimiento programado o, en raras circunstancias, mantenimiento no programado. El mantenimiento programado se comunica generalmente con al menos una semana de antelación. La ventana de mantenimiento programado tiene un promedio de menos de 30 minutos cada semana y suele ocurrir durante horas no pico o fines de semana. El mantenimiento programado no se contabiliza en la garantía de tiempo de actividad.

De vez en cuando, puede ser necesario un mantenimiento no programado. Acumatica intentará notificarle con antelación cualquier evento de mantenimiento no programado. El mantenimiento no programado sí se contabiliza en la garantía de tiempo de actividad.

En la mayoría de las situaciones, el mantenimiento requerirá que desactivemos el acceso temporalmente mientras realizamos las actividades de mantenimiento. Acumatica hace todo lo posible para minimizar el tiempo de inactividad durante dichos eventos.

Acumatica se vende exclusivamente a través de socios que pueden ofrecer opciones de facturación mensual o anual. En la mayoría de los casos, su factura provendrá directamente de sus socios de Acumatica. Se le factura en función de:

• Cuota de suscripción – Acumatica cobra una cuota de suscripción anual basada en la edición (Standard, Advanced y Enterprise), módulos funcionales (finanzas, inventario, CRM) y el consumo de SaaS (principalmente el volumen de transacciones comerciales). Esta cuota incluye actualizaciones y mejoras, costos de alojamiento, copias de seguridad y beneficios adicionales de SaaS como la recuperación automática de desastres integrada.
• Almacenamiento adicional – Cuando alcance el 90% de su límite de almacenamiento precomprado, notificaremos a su socio que debería considerar ampliar su capacidad de almacenamiento. Su socio trabajará con usted en las opciones de expansión. Cuando escale su capacidad de almacenamiento aprovisionada, su factura se prorrateará por el plazo restante de su contrato. Para obtener información sobre precios o sobre los servicios proporcionados, póngase en contacto con su socio de Acumatica.
• Soporte y servicios – Los servicios de implementación y soporte se facturan directamente desde su socio de Acumatica. Los clientes también pueden adquirir un plan de soporte directo de Acumatica que se incluirá en su factura.
• Software de terceros – Varias soluciones del marketplace de ISV se pueden adquirir directamente de Acumatica y aparecerán en su factura.

Normalmente, aprovisionamos nuevas instancias de servicio en el plazo de 1 día hábil a partir de la fecha de su acuerdo de compra/factura con su socio. Ocasionalmente, esto puede tardar un máximo de 5 días hábiles. Cada suscripción tiene una fecha de vencimiento que usted acuerda con su socio. Se le recomienda encarecidamente que renueve su suscripción al menos 30 días antes de su fecha de vencimiento para evitar cualquier interrupción del servicio que pueda ocurrir.

Sí, su suscripción comienza a partir de la fecha de su factura. Esto permite a su socio utilizar el servicio para iniciar la configuración, implementación y capacitación que probablemente necesitará antes de que esté en funcionamiento.

Con Acumatica, puede cambiar fácilmente el tipo de licencia o suscripción. Típicamente, el proceso de cambio toma entre 3 y 7 días hábiles. Por favor, trabaje con su socio, quien le ayudará con la migración. Proporcionaremos una copia de sus datos sin cargo adicional a su socio para este propósito.

Puede actualizar el nivel de recursos en cualquier momento. Si sus necesidades empresariales cambian, también puede reducir su nivel de recursos al renovar su suscripción anual. Requerimos una notificación por escrito con un mínimo de 30 días de antelación a cualquier actualización, reducción o cambio en cualquier aspecto de su licencia de Acumatica SaaS.

Sí. Después de su primer año, puede cancelar su servicio Acumatica SaaS en el momento de la renovación de su SaaS. Requerimos un aviso por escrito con un mínimo de 30 días de antelación antes de la terminación o cualquier cambio en cualquier aspecto de su licencia Acumatica SaaS.

Sí, Acumatica reserva recursos para garantizar un rendimiento constante, incluso durante las horas pico, siempre y cuando haya adquirido el Nivel de Recursos adecuado para sus necesidades. Por favor, trabaje con su socio de Acumatica para asegurarse de que está en el Nivel de Recursos correcto.

Los recursos reservados están incluidos con su servicio Acumatica SaaS. Usted decide su nivel de recursos reservados eligiendo un nivel de consumo para su licencia Acumatica SaaS. Su socio le guiará a través de la opción de recursos adecuada para usted. Puede actualizar su nivel de consumo en cualquier momento para adquirir más recursos.

Si se enfrenta a problemas urgentes de conectividad (incapacidad para conectarse o iniciar sesión en el sistema), infórmelo lo antes posible en Reportar una interrupción. Para otros problemas de velocidad o conectividad, póngase en contacto con su socio de Acumatica y trabajaremos con ellos para investigar y resolver su problema.

Acumatica utiliza herramientas de monitorización modernas, 24/7, que revisan continuamente las operaciones del sistema y alertan automáticamente a nuestros ingenieros en caso de que el rendimiento u otros criterios operativos no se ajusten a nuestras estrictas directrices de rendimiento.

Acumatica no cobra por usuario. El nivel de consumo óptimo se basa en la carga que usted impone al sistema durante los períodos de mayor actividad. Para la mayoría de los clientes, esto es el número de transacciones comerciales que procesa cada mes. Sus transacciones comerciales mensuales representan el volumen más alto dentro de estos tipos de transacción: Pedidos de venta, Facturas de cuentas por cobrar, Envíos, Pagos, Órdenes de compra, Recibos de compra, Facturas de cuentas por pagar y pagos a proveedores.

Es importante que comparta sus volúmenes de transacciones esperados y los patrones de uso en horas pico con su socio para que puedan asesorarle sobre la mejor opción posible.

Los niveles de recursos de Acumatica SaaS se escalan para adaptarse a empresas con desde unos pocos miles hasta millones de transacciones comerciales mensuales. La tecnología de Acumatica fue diseñada para la escalabilidad, por lo que tenemos la capacidad de escalar para escenarios empresariales extremadamente grandes. Por favor, hable con su socio para discutir estas opciones.

Acumatica soporta el balanceo de carga y configuraciones de múltiples servidores. El balanceo de carga es útil cuando desea distribuir la carga de su sistema entre varios servidores. De esta manera, se beneficia del rendimiento de dos servidores en lugar de uno, y también asegura una alta disponibilidad, lo que significa que si un servidor fallara, el otro servidor tomaría el control y el sistema permanecería activo.

Al llegar su fecha de vencimiento, su cuenta será suspendida por un período de 30 días. Durante el período de suspensión, sus datos permanecerán intactos y podrán ser reactivados al renovar. No podrá acceder a Acumatica SaaS durante el período de suspensión. Al finalizar el período de suspensión, sus datos serán eliminados permanentemente.

Durante el período de suspensión de 30 días, Acumatica puede proporcionar una copia de seguridad de sus datos, siempre que su cuenta esté al día. Por favor, consulte con su socio de Acumatica.

Sus copias de seguridad de datos están completamente intactas en una base de datos relacional. Todos los elementos de sus datos se ponen a su disposición para que puedan ser restaurados si decide reanudar su suscripción. También puede restaurar sus datos en su entorno de servidor SQL local.

Un entorno de pruebas (sandbox) de Acumatica es una instancia separada de su entorno de Acumatica. Puede hacer lo que quiera en el entorno de pruebas, todo ello sin afectar su implementación actual ni a sus usuarios. Esto puede ser útil para asegurar una transición fluida en nuevas implementaciones o para nuevos empleados, o para desarrollar y probar nuevas soluciones para su organización.

No. El entorno de pruebas SaaS es solo para pruebas. Cualquier cambio que realice se perderá cuando el entorno de pruebas se actualice.

Dentro de su entorno de producción puede crear inquilinos de prueba. Los datos en los inquilinos de prueba están aislados de sus datos de producción, pero existe un mecanismo sencillo para copiar datos entre sus inquilinos de producción y de prueba.

Actualmente, este es un proceso manual y se aplican tarifas. Dependiendo del tamaño de su base de datos y del espacio libre, puede intentar extraer una instantánea de su entorno de producción y restaurarla dentro de su entorno de pruebas (sandbox).

Acumatica SaaS ofrece dos métodos diferentes para realizar copias de seguridad y restaurar su instancia: copias de seguridad automatizadas e instantáneas de bases de datos.

Acumatica realiza copias de seguridad automatizadas y continuas de sus datos. Puede solicitar una copia de sus datos por una tarifa por copia, o puede suscribirse a un servicio opcional de acceso a copias de seguridad con una tarifa de suscripción anual.

Acumatica también incluye una función de instantáneas de bases de datos, que le permite tomar instantáneas de su empresa y restaurarlas más tarde. Cada instantánea es una copia completa de su base de datos, por lo que sus instantáneas podrían acumularse rápidamente hasta el almacenamiento total al que se ha suscrito. Las instantáneas solo funcionarán si hay suficiente capacidad libre disponible dentro de su suscripción.

Su aplicación Acumatica tiene una pantalla llamada Uso del espacio que muestra la cantidad de almacenamiento de base de datos que ha consumido.

Acumatica realiza copias de seguridad de todos los datos transaccionales en una zona geográfica adicional para una capa extra de protección y recuperación ante desastres. En caso de un desastre en el que un centro de datos que aloja su servicio se apague por completo, Acumatica pasará rápidamente por un procedimiento de recuperación y su servicio se reanudará desde un centro de datos alternativo. La garantía de tiempo de actividad del SLA de Acumatica seguirá brindándole protección durante esta duración.

Las copias de seguridad se realizan automáticamente sin cargo adicional. Todos los datos transaccionales se respaldan diariamente en un programa de copias de seguridad continuas. Además, se realizan copias de seguridad incrementales de los registros de transacciones con frecuencia a lo largo del día actual. Todas las copias de seguridad se replican en una zona geográfica adicional para una capa extra de protección y recuperación ante desastres. El acceso a las copias de seguridad se proporciona por una tarifa o mediante la compra de un servicio opcional de acceso a copias de seguridad.

La ventana de copia de seguridad de Acumatica es un período de aproximadamente 2 horas durante el cual su instancia se respalda diariamente. Está programada entre las 12 a.m. y las 6 a.m. Durante la ventana de copia de seguridad, el sistema puede experimentar tiempos de respuesta más lentos.

Se han implementado varios programas de retención concurrentes:

1. Las copias de seguridad diarias se conservan durante 2 días.
2. La última copia de seguridad de cada semana se conserva durante 2 semanas.
3. La copia de seguridad realizada el último día del mes se conserva durante 2 meses.
4. La última copia de seguridad del trimestre se conserva durante 1 trimestre.
5. La última copia de seguridad del año se conserva durante 1 año.

El servicio opcional de acceso a copias de seguridad de pago le proporciona acceso en cualquier momento a 7 días de copias de seguridad continuas. Esto le permite descargar y almacenar una copia de sus datos utilizando SFTP. Se aplican tarifas estándar si necesita restaurar o revertir su entorno de producción.

Los suscriptores de este servicio obtienen este beneficio además de todos los procedimientos de copia de seguridad estándar.

Al expirar, la cuenta se deshabilita, pero conservamos los datos hasta por 30 días antes de eliminarlos permanentemente de todos nuestros sistemas. Puede solicitar una copia completa de la base de datos para su custodia, siempre y cuando la solicitud se realice dentro de los 10 días posteriores a la expiración de la suscripción.

Puede restaurar cualquier instantánea anterior utilizando la función de restauración dentro de Acumatica. Sin embargo, tome precauciones adicionales al restaurar instantáneas, ya que sobrescriben su entorno de producción actual. Le recomendamos que restaure las instantáneas fuera del horario comercial y que primero tome una instantánea adicional de su entorno de producción actual antes de restaurar una instantánea anterior.

Si se ha suscrito al servicio opcional de acceso a copias de seguridad o tiene una copia de sus datos a mano que desea restaurar, Acumatica trabajará con su socio para evaluar sus datos para la restauración. Hay una tarifa única por los servicios de restauración de una copia de seguridad.

Si no se ha suscrito al servicio opcional de acceso a copias de seguridad ni ha conservado una copia de sus datos a mano, póngase en contacto con su socio y Acumatica evaluará su situación específica. Acumatica no puede garantizar que podrá restaurar los datos con éxito, ya que las copias de seguridad automatizadas que realiza Acumatica están destinadas a la recuperación global ante desastres y pueden no ser adecuadas para situaciones de restauración de clientes individuales.

Los datos contenidos en una instantánea también se almacenan en la base de datos, por lo que una instantánea completa duplica efectivamente el tamaño de su base de datos. Cuando actualiza Acumatica, los datos de la instantánea también se actualizan para que estén disponibles después de la actualización. Para evitar que el tamaño de la base de datos crezca excesivamente, le recomendamos encarecidamente que exporte y descargue y luego elimine esa instantánea de Acumatica. Si necesita estos datos en el futuro, la instantánea se puede importar a Acumatica desde su computadora y luego restaurarse siempre que las versiones sean las mismas en ese momento.

Si elimina las instantáneas de su base de datos, se eliminarán permanentemente de la base de datos. Si exporta esas instantáneas a su sistema de estación de trabajo local antes de eliminarlas, puede cargar, importar y restaurar las instantáneas cuando sea necesario. Si cree que necesitará la instantánea de datos más adelante, expórtela a su computadora antes de eliminarla de Acumatica. Tenga en cuenta que solo podrá restaurarlas si las versiones no han cambiado desde que exportó la instantánea.

Cuando se exporta una instantánea del servidor SaaS a su máquina local, se prepara y guarda una versión zip temporal de esta instantánea en nuestros servidores, principalmente para facilitar la descarga a su computadora. Este archivo de datos zip temporal puede permanecer en el servidor durante unos días y se eliminará automáticamente. No confíe en que el archivo de exportación esté disponible en una fecha posterior. Si necesita exportar la misma instantánea en otra fecha, debe preparar un nuevo archivo de exportación de la instantánea.

A diferencia de muchas aplicaciones basadas en la web, con Acumatica los datos de cada suscriptor se almacenan en una base de datos separada. De esta manera, cada suscripción de Acumatica disfruta de una mejor seguridad de los datos y puede tener sus propias versiones de Acumatica. Al mismo tiempo, pueden aprovechar la arquitectura multiusuario de Acumatica para agregar entidades adicionales completamente separadas dentro de esa misma suscripción.

Los datos nunca se almacenan en la computadora del usuario. Todos los datos permanecen en los servidores de Acumatica. A medida que los usuarios completan formularios, solo se transfieren pequeñas cantidades de datos al navegador web, e incluso entonces solo por un breve instante. Una vez que se completan los formularios, no quedan datos en el navegador. Toda la transmisión es segura y está cifrada utilizando tecnologías SSL.

Acumatica siempre proporcionará una URL de Acumatica protegida por estándares SSL. Sin embargo, Acumatica también recomienda que utilice su propio certificado si desea tener su propia URL personalizada.

El sistema de detección de intrusiones (IDS) de Acumatica detecta cualquier intento de comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de sus datos, o de eludir los controles de seguridad. En caso de tal intento, el intruso es bloqueado del sistema y se lleva a cabo una investigación para identificar y aprehender al intruso. Acumatica también puede restringir los inicios de sesión de los usuarios a direcciones IP específicas.

Acumatica utiliza software antivirus de clase empresarial para supervisar continuamente su entorno SaaS y prevenir, detectar y eliminar virus maliciosos y otros tipos de malware, como troyanos, gusanos, herramientas de fraude, spyware, secuestradores de navegadores, keyloggers, etc.

Sí. Con Acumatica, a cada usuario se le pueden asignar credenciales de seguridad únicas. Estas credenciales pueden basarse en roles o ser muy específicas para usuarios individuales. Dado que Acumatica permite usuarios ilimitados sin costo adicional, el inicio de sesión de cada individuo es único y las actividades se pueden rastrear.

Acumatica SaaS está alojado en Amazon Web Services (AWS) para garantizar que proporcionamos la mejor infraestructura en la nube del mundo con Acumatica SaaS. AWS sigue estrictas directrices y utiliza enfoques arquitectónicos y de ingeniería de vanguardia para protegerse contra amenazas físicas y ambientales. Tiene una amplia experiencia en el diseño, construcción y operación de centros de datos a gran escala. El acceso físico está estrictamente controlado, tanto en el perímetro como en los puntos de entrada por personal de seguridad y videovigilancia. Todos los miembros del personal pasan una autenticación de dos factores para acceder al centro de datos. Se requiere que todos los visitantes y contratistas presenten una identificación y sean acompañados por personal autorizado. También existen sistemas de detección y supresión de incendios, energía, clima y temperatura, y sistemas de soporte electromecánico.

Por favor, infórmenos de inmediato proporcionando cualquier detalle sobre el incidente en Reportar un problema de seguridad. El Equipo de Respuesta a Incidentes de Acumatica estará involucrado y recibirá retroalimentación en las próximas 24 horas.