¿Qué es el software ERP en la nube?

¿Qué es un ERP y cómo funciona?

En un momento en que las empresas de hoy en día intentan funcionar de forma eficiente adaptándose al mismo tiempo a la evolución de los requisitos, las expectativas y la tecnología, "¿Qué es el software ERP?" se ha convertido en una pregunta muy popular. Para responderla, debemos empezar explicando qué significa ERP: Planificación de Recursos Empresariales.

Como su nombre indica, la Planificación de Recursos Empresariales engloba el modo en que las organizaciones (independientemente de su tamaño) gestionan sus recursos. El término "recursos" puede incluir -pero no se limita a- materiales, equipos, empleados y capital. Con un sistema ERP, las organizaciones pueden gestionar estos recursos e integrar departamentos independientes -como finanzas, contabilidad, ventas, CRM, etc.- a través de una única aplicación e interfaz centralizadas. La información de toda la empresa se comparte y sincroniza en el sistema y está disponible para todos los empleados, lo que permite que todos estén en la misma página al mismo tiempo.

¿Qué es un ERP basado en la nube?

Los sistemas ERP basados en la nube permiten a las empresas acceder a todas las ventajas mencionadas a través de Internet. Estos sistemas pueden clasificarse en: nube privada y software como servicio (SaaS).

En el ERP de nube privada, el hardware y el software necesarios se encuentran físicamente en las propias instalaciones de la empresa, y su departamento de TI es responsable de desplegar, proteger y mantener el sistema. Los costes iniciales también pueden ser elevados, y es posible que los empleados solo puedan acceder al sistema de forma remota a través de una aplicación y/o dispositivo de terceros.

Cuando el sistema de planificación de recursos empresariales en la nube se entrega como un SaaS los usuarios pueden acceder al sistema en cualquier momento y desde cualquier lugar, siempre que dispongan de una conexión a Internet y un dispositivo con navegador. Este "en cualquier momento y lugar"para las empresas con personal remoto, técnicos de campo y múltiples ubicaciones. El proveedor de ERP en la nube también es responsable de la seguridad, las actualizaciones y las mejoras, por lo que los equipos informáticos de los clientes pueden dedicarse a otras iniciativas que impulsen el crecimiento.
En algunos casos, como con Acumatica, las empresas también pueden optar por implantar su software ERP como un híbrido de los enfoques de nube privada y SaaS.

¿Cuáles son las ventajas del ERP en la nube?

Una de las mayores ventajas del software ERP en la nube (en concreto, Acumatica) es su personalización casi ilimitada. Las soluciones complementarias, los paneles de control basados en roles, las API abiertas y las funciones específicas del sector se combinan para ofrecer a las empresas una visibilidad de datos inigualable, potentes herramientas de toma de decisiones y una plataforma de éxito preparada para el futuro.

Las empresas pueden implantar una Edición General para Empresas o elegir ediciones adaptadas a las necesidades de sus sectores específicos: Construcción, Distribución, Fabricación, Comercio minorista, Servicios

Para comprender mejor las ventajas de los sistemas de planificación de recursos empresariales específicos de un sector, considere el sector de la construcción. Las empresas de construcción tienen muchas partes móviles. Los equipos de oficina y de campo trabajan en tándem para completar múltiples proyectos a tiempo y por debajo del presupuesto, pero los retos surgen cuando no disponen de información actualizada. El software ERP específico para la construcción integra sistemas y aplicaciones -incluyendo finanzas, contabilidad de costes de trabajo, gestión de proyectos, inventario, CRM, nóminas y más- para obtener una visión completa y en tiempo real del negocio que conecta instantáneamente a todos los trabajadores del equipo.

¿Cuál es el coste real del software ERP?

El coste global de un sistema ERP dependerá, por supuesto, del sistema que elija. El precio es subjetivo y tiene en cuenta muchos factores diferentes. Para justificar el gasto de una inversión en ERP, debe examinar, no sólo el coste base del propio sistema ERP, sino también el retorno de la inversión (ROI) del sistema.

Los costes más obvios del sistema y de implementación incluyen: Gastos de hardware (para soluciones ERP privadas en la Nube), Costes de licencias de software, Cuotas por usuario, Costes iniciales de implementación, conversión de datos y formación, Necesidades de personalización.

Pero al comparar costes, las empresas también deben recordar que las estructuras de precios de los ERP varían de un sistema a otro. Y deben tener en cuenta los costes ocultos. Estos pueden incluir, entre otras cosas

1. El tiempo que los empleados dedicarán a implantar el sistema, aprender a utilizarlo y desarrollar nuevos procedimientos con él.
2. Futuras personalizaciones del sistema en función de las necesidades cambiantes de la empresa.
3. Actualizaciones de software.
4. Formación y consultoría adicionales a medida que pasa el tiempo y su negocio crece y cambia.

La conclusión es que hay que asegurarse de hacer los deberes sobre precios antes de elegir un sistema ERP. Para ayudarle con esta parte del proceso, Acumatica encargó a Forrester, una consultora independiente basada en la investigación objetiva, que estudiara e informara sobre el Total Economic Impact™ (TEI) de Acumatica. También hemos desarrollado Acumatica Cloud ERP Estimator, unaherramienta interactiva que le ayudará a determinar el ahorro, los beneficios empresariales y el ROI que Acumatica aportará a su empresa.

¿Cómo elegir el ERP adecuado?

Son muchos los factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema ERP, y su examen se llevará a cabo a lo largo de unos cuantos pasos.

El primer paso es investigarEl primer paso es la investigación, que incluye sopesar el coste de las distintas soluciones ERP, como hemos mencionado anteriormente. Si has llegado a este primer paso, es probable que ya hayas decidido que una solución ERP -con su capacidad para gestionar todos los procesos empresariales y estimular la toma de decisiones basada en datos- es una mejor opción que, por ejemplo, un simple software de contabilidad, como QuickBooks.

El segundo paso es la evaluación: comparar soluciones. Todos los empleados que vayan a utilizar el sistema deben participar en este proceso. Sus opiniones, comentarios y sugerencias, basadas en sus experiencias de primera línea con su empresa, le ayudarán a tomar una decisión informada y respaldada. (Una lista de comparación de ERP es una forma eficaz de evaluar manualmente los sistemas en función de la productividad, la funcionalidad, la tecnología, el valor y el riesgo).

El tercer paso es la selección. Teniendo en cuenta las necesidades, los plazos y el presupuesto de la empresa, hay que comprobar si las soluciones que encabezan la lista cumplen realmente las expectativas. Estas son algunas preguntas que hay que hacerse al comprar software ERP:

• ¿Resuelve la solución los problemas específicos del sector?
• ¿Resuelve la solución los puntos débiles específicos del sector por función?
• ¿Dispone de las funciones de elaboración de informes y análisis que mi empresa necesitará en el futuro?
• ¿Puede la solución ERP integrarse perfectamente con aplicaciones complementarias de terceros?

Si la respuesta a estas y otras preguntas específicas de la empresa es "sí", puede que haya llegado el momento de pulsar el botón de "compra de ERP"... ¿o no?

Incluso si una solución ERP parece fantástica sobre el papel, puede que no sea la elección correcta si el proveedor de software ERP no se ajusta a sus necesidades.

¿Qué criterios deben utilizarse para seleccionar un proveedor de software ERP?

Sopesar los costes, comparar las numerosas opciones y formular las preguntas adecuadas son pasos cruciales para elegir el ERP adecuado, pero hay otra tarea vital que debe realizar antes de tomar la decisión final: evaluar al proveedor de software ERP.

La implantación de una solución ERP es un proyecto orientado al valor y lleno de beneficios que requiere tiempo, dinero y esfuerzo. El proveedor de software adecuado no sólo debe ser capaz de ayudarle a gestionar estos valiosos recursos, sino que también debe comprender los entresijos de la tecnología en sí y tener un conocimiento firme de las necesidades únicas de su empresa. Esencialmente, el proveedor debe ser un socio experto y de confianza que pueda acompañarle en cada paso del proceso.

Al evaluar sus opciones de proveedores de software ERP, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Ponen las necesidades de sus clientes en primer lugar?
• ¿Ofrecen una formación completa?
• ¿Siguen ofreciéndole toda su ayuda después de la puesta en marcha?
• ¿Ofrecen accesibilidad a todos los miembros de su equipo?
• ¿Comparten su hoja de ruta de productos con sus clientes?
• ¿Cumplen sus promesas?

Y también debe considerar si los proveedores de software ERP reconocen sus derechos como cliente. Si no está seguro de cuáles son esos derechos, la Declaración de derechos del clientede Acumatica -laprimera y única de este tipo en el mercado de ERP- puede ayudarle.

Con Acumatica, tiene derecho a:

1. Una propuesta de software y servicios con tarifas claras y sin sorpresas.
2. Acceso ilimitado de usuarios sin necesidad de adquirir licencias de uso.
3. Adapte y personalice totalmente la solución para satisfacer sus necesidades empresariales en constante evolución.
4. Precios transparentes y justos y acuerdos sin compromisos a largo plazo.
5. Implantar la solución en una nube pública o privada.
6. Una plataforma abierta con API sólidas para integrar rápidamente sus otros sistemas.
7. Un modelo de seguridad completo que cubre el acceso a sus aplicaciones, datos, informes y dispositivos.
8. Sea propietario de sus datos y acceda a ellos, ahora y siempre, en formatos de datos completos y utilizables.
9. Aprovechar todos los conocimientos y recursos desarrollados en una amplia comunidad de empleados, socios y clientes.
10. Formación profesional en línea gratuita y completa.

Si el proveedor de software ERP que está considerando no defiende estos derechos u otros similares, es posible que desee reconsiderar su decisión.

"Acumatica es una especie de hilo dorado que recorre nuestro negocio y que también nos apoya culturalmente. El soporte posterior a la implementación que hemos recibido tanto de nuestros socios en el Reino Unido, Tascoli, como de Acumatica directamente, ha sido insuperable. Te hacen sentir como si fueras su cliente número uno y no se cansan de ayudarte. Así que estamos muy impresionados". - Chris Drake, director de operaciones, Smartnumbers