Resumen del podcast de Acumatica ERP: Dando en el clavo con Eastman Music Company

Con 14 empresas de producción, plantas de fabricación en Estados Unidos, Canadá, Suiza y China, y una red de distribución que abarca Estados Unidos, Europa y Australia, Eastman Music Company ha alcanzado el éxito mundial fabricando, vendiendo y distribuyendo instrumentos musicales hechos a mano. Sin embargo, su compromiso de ofrecer los mejores instrumentos y un servicio atento a sus clientes se vio puesto a prueba por la dependencia que la empresa mantuvo durante décadas del software Sage 100.

Tuve el privilegio de sentarme a charlar con el vicepresidente de Operaciones, Ralph Torres, para un episodio reciente del podcast «The Acumatica ERP Podcast», con el fin de hablar sobre el crecimiento operativo de Eastman Music y el uso de la tecnología para ayudarles a expandirse y crecer. Según Ralph, Eastman y Sage no lograron hacer buena música juntos.

«Aunque Sage decía que podía funcionar en la nube, la verdad es que allí no funcionaba nada bien. Cada vez que Microsoft lanzaba una actualización o un parche de seguridad, de repente Sage se bloqueaba», afirma. «Además, teníamos limitaciones en el ámbito de la producción».

En el episodio del podcast (episodio 11), Ralph también explica por qué Acumatica resultaba la opción ideal, desde la implementación del ERP y la facilidad para añadir nuevas empresas hasta los paneles de control, la generación de informes, la visibilidad de los datos y el modelo de precios basado en el uso que ofrece Acumatica.

Un poco de historia: los orígenes de Ralph y cómo Eastman Music descubrió Acumatica

Ralph se incorporó al equipo de Eastman Music en 2008, cuando la empresa era mucho más pequeña y se llamaba Eastman Strings. Como músico, consideró que trabajar para una empresa del sector musical era la combinación perfecta entre su pasión por la música y su necesidad de ganarse la vida.

Su primer puesto fue el de agente de atención al cliente, y con el tiempo pasó a ocupar un cargo en el que se encargaba de gestionar las distintas áreas de la empresa, que estaba en plena expansión. A partir de ahí, su formación musical y sus habilidades en constante evolución le brindaron una oportunidad profesional muy interesante.

«Diseñé uno de nuestros saxofones más vendidos, el^52nd Street, junto con uno de mis compañeros de entonces», afirma. «Desde entonces lo hemos mejorado y perfeccionado en numerosas ocasiones, pero cuando empezamos a fabricar saxofones, yo era el encargado, así que fue genial y divertido como músico».

Los músicos, explica Ralph, utilizan tanto el hemisferio izquierdo como el derecho del cerebro, lo que les permite combinar habilidades analíticas y creativas de una forma que no se da en muchas otras actividades humanas. «Creo firmemente que mi formación musical y mi educación musical contribuyen a potenciar mi capacidad para gestionar la compleja estructura de Eastman y para analizar y comprender cómo se relacionan y funcionan las cosas. Tengo que ser muy creativo, pero también tengo que basarme mucho en los datos».

Esta combinación de habilidades le ha ayudado en su cargo de vicepresidente de Operaciones, en el que participa en casi todas las entidades de Eastman Music, todas las cuales operan ahora con Acumatica.

La decisión de sustituir Sage por Acumatica surgió de la necesidad de contar con una solución capaz de gestionar el aumento de las ventas y las adquisiciones sin fallar. «[Sage 100] es un producto antiguo. Estaba obsoleto», afirma Ralph.

Además de que Modern IT, la empresa externa de soporte informático de Eastman Music, hiciera todo lo posible por mantener Sage en funcionamiento, el equipo de Eastman Music quería poder gestionar la empresa a nivel mundial con acceso y asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, mediante una solución segura basada en la web. También necesitaban disponer de datos que no resultaran difíciles de utilizar y analizar.

«Acumatica cumplía todos nuestros requisitos en ese aspecto».

La idoneidad de Acumatica y los consejos de Ralph para la implantación de un ERP

Como empresa multimoneda y multitenant, Eastman Music valoró que Acumatica ofrezca una estructura de datos completa y uniforme que sirva de base para sus diferentes entidades. Ralph afirma que contar con un único plan de cuentas, pero con tenants independientes, no les ha supuesto ningún obstáculo, ni siquiera cuando han tenido que añadir más empresas al grupo Eastman Music.

«Las tres últimas empresas que hemos incorporado las he añadido yo mismo», explica Ralph. «Nuestro VAR [distribuidor de valor añadido] ni siquiera me ayudó con ello. Obviamente, nos ayudaron a preparar todo el trabajo necesario para poder hacerlo en el pasado. Literalmente, nuestro VAR estaba de vacaciones mientras yo creaba la empresa del oboe y las demás».

Y añade: «Si cuentas con alguien comprometido y dispuesto a familiarizarse con el producto y a aprender a utilizar el software, entonces puedes hacer muchas cosas por tu cuenta».

Ralph advierte, sin embargo, que primero hay que realizar un importante trabajo de estructuración interna. «Precisamente porque haces ese trabajo adicional, porque pones en marcha la estructura, eso es lo que, en mi opinión, la hace dinámica, escalable y fácil de ampliar una vez que se cuenta con esa estructura subyacente».

Por supuesto, antes de que nada de esto pueda suceder, hay que llevar a cabo la implantación del sistema ERP.

¿Su consejo para la puesta en práctica? Tener claro desde el principio que el cambio no va a ser fácil, algo que se cumplió en el caso de Eastman Music.

«En aquel momento teníamos tres empresas con sede en Estados Unidos, así que, cuando tuvimos que decidir cómo íbamos a hacerlo, la gran duda era: ¿trasladamos solo a Eastman, la empresa principal, o trasladamos todo el grupo de las tres empresas?».

Optaron por la estrategia de las tres empresas, lo cual, según Ralph, supuso todo un reto. Pero aprendió algunas cosas por el camino. Afirma que es importante que las empresas que pasan de una solución ERP a otra:

• No se trata de recrear los procesos y los datos a partir de la estructura existente (por eso se trasladaron en primer lugar).
• Comprender su plan de cuentas.
• Familiarizarse con las herramientas y funciones de generación de informes.
• Empieza por lo sencillo y ve aumentando la complejidad a partir de ahí, detectando las deficiencias y subsanándolas en cuanto las encuentres.
• No crees nada nuevo (por ejemplo, informes) hasta que hayan intentado buscarlo primero en Acumatica.

Y, por último, lleva a cabo la implementación cuando vaya a tener el menor impacto posible en la empresa.

«Lo hicimos después del curso escolar porque tenemos mucho trabajo relacionado con el colegio. Asegúrate de hacerlo cuando te venga bien», dice.

Acumatica: un ERP por capas que ofrece una base sólida

Ahora que Eastman Music Company y todas sus marcas utilizan Acumatica, Ralph afirma que están formando a todo el personal para que se familiaricen con la nueva interfaz de usuario moderna, que resulta «intuitiva» para todos los usuarios.

¿Qué otras ventajas de Acumatica menciona Ralph en la entrevista? Acumatica ofrece:

• Facilidad de uso, lo que contribuye a facilitar la adopción por parte de los usuarios
• Personalización
• Una comunidad sólida
• Acumatica Open University y otros recursos formativos

Además, destaca la posibilidad de utilizar Acumatica como fuente centralizada de información fiable de la empresa para todas sus necesidades en materia de datos. «Por un lado, están los datos que necesitas para actuar hoy mismo y, por otro, los datos que necesitas analizar para tomar decisiones».

Ralph afirma que Acumatica les proporciona la visibilidad que necesitan a través de los paneles de control para gestionar el negocio, por ejemplo, para saber cuándo hay que enviar los productos o cómo hacer frente a la situación arancelaria, que cambia constantemente.

«De repente, los aranceles representan una parte enorme del precio de compra de un producto, así que ahora hemos añadido el coste total de importación. Hemos podido hacerlo [porque] Acumatica cuenta con los costes totales de importación», afirma. «E incluso hemos podido utilizar campos definidos por el usuario para ayudarnos a entender qué pedidos de venta se vieron afectados por un aumento de los aranceles y cuáles no».

Ralph tenía mucho más que decir sobre Acumatica, entre otras cosas, que más de 200 miembros del equipo de Eastman Music utilizan Acumatica cada semana, y que la mayoría lo hace a diario.

«Utilizamos [Acumatica] de forma intensiva. No podríamos gestionar nuestro negocio sin ella», afirma Ralph. «Acumatica es nuestra verdadera fuente de datos. Por eso, cada vez que necesitamos una representación digital de lo que ha ocurrido en el mundo físico, intentamos utilizar Acumatica para satisfacer esa necesidad, porque, al fin y al cabo, todo ello está vinculado a las finanzas, y de eso se trata realmente. Se trata de informar de lo que hemos vendido y de cuánto hemos ganado».

Escucha el episodio 11 para conocer más detalles interesantes que nos ofrece Ralph sobre cómo Eastman Music se beneficia al confiar en la galardonada solución ERP de Acumatica, así como sus opiniones sobre los precios asequibles de Acumatica y sus consejos para las organizaciones que están evaluando sus opciones de ERP.

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