ERP en la nube frente a ERP tradicional: por qué la agilidad es la clave para las empresas en crecimiento

Si eres una pequeña o mediana empresa (PYME) en crecimiento y estás sopesando las ventajas del ERP en la nube frente al ERP tradicional (o ERP local), debes saber qué es lo que los diferencia. Para ello, es importante comprender:

• Cómo se implementan.
• Cuánto cuestan.
• Cómo se realizan las actualizaciones.
• Lo accesibles que son.

También debes tener en cuenta su capacidad de escalabilidad, sus capacidades de seguridad e integración y, en última instancia, su agilidad en un mercado en constante evolución.

Hay muchos aspectos que tener en cuenta, por lo que hemos elaborado una guía comparativa detallada para ayudarte.

¿Cuál es la diferencia entre un ERP en la nube y un ERP local?

Un sistema ERP en la nube es un software de planificación de recursos empresariales disponible a través de servidores que se conectan directamente a Internet. Al tratarse de software como servicio (SaaS), el ERP en la nube te permite acceder a él en cualquier momento, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, tanto si tú o los miembros de tu equipo estáis en la oficina, atrapados en un atasco, trabajando sobre el terreno o viajando al extranjero. Se trata de una solución alojada, mantenida y protegida por el proveedor, al que pagas una cuota de suscripción.

Un sistema ERP tradicional instalado en las propias instalaciones es un software que se adquiere mediante una licencia perpetua y se instala en servidores físicos propiedad de tu empresa. Eres tú, junto con tus profesionales de TI, quien se encarga de instalar, gestionar y proteger este complejo sistema. Cualquier personalización o actualización esencial pasa a formar parte de tu lista de tareas pendientes, y el acceso remoto, aunque es posible, requiere aplicaciones o dispositivos adicionales, como una red privada virtual (VPN).

ERP en la nube frente a ERP tradicional: resumen

La tabla siguiente ofrece una visión general de las diferencias entre las soluciones ERP en la nube y el software ERP tradicional instalado en las propias instalaciones en aspectos clave.

Ventajas clave del ERP en la nube que los compradores deberían comparar

A la hora de sopesar las ventajas y desventajas de estos distintos sistemas ERP, hay que tener en cuenta que comparten un objetivo común: proporcionar a tu organización una solución de gestión empresarial que actúe como una única fuente de información fiable, conectando tus datos financieros, de ventas, de la cadena de suministro, de inventario y de pedidos, al tiempo que automatiza y agiliza tus flujos de trabajo y garantiza que dispongas de información actualizada y precisa para tomar decisiones empresariales fundamentadas.

Aunque su promesa fundamental coincide, la diferencia entre las ventajas de los sistemas ERP tradicionales y los basados en la nube es considerable.

Implementación y gestión de TI

La implantación de un sistema ERP puede ayudarte a conectar y transformar tus operaciones, pero lleva tiempo. El tiempo que se necesite dependerá de si eliges una solución ERP moderna en la nube o un software ERP tradicional.

Una solución típica de ERP en la nube puede implementarse en un plazo de tres a seis meses en el caso de organizaciones más pequeñas con una sola entidad, y posiblemente en nueve meses para aquellas con necesidades más complejas que abarquen varias entidades. En comparación, las implementaciones de ERP en las propias instalaciones —que implican la compra, configuración e instalación de hardware, además de la personalización, la protección y las pruebas del software con dicho hardware— pueden llevar entre seis y doce meses, y hasta 24 meses en el caso de organizaciones más grandes y con una estructura más compleja.

Las diferencias en la implementación también se aprecian en la gestión de las tecnologías de la información. Mientras que una implementación de ERP en la nube depende del proveedor y del socio de implementación para gestionar las necesidades informáticas —desde el hardware y los servidores de datos hasta las actualizaciones del sistema y la seguridad—, una implementación de ERP local requiere un equipo informático a tiempo completo y debidamente formado para mantener la solución funcionando de manera óptima, garantizando que no se produzcan fallos que puedan interrumpir las operaciones.

Costes y requisitos de actualización

El precio es otra diferencia notable entre los sistemas ERP en la nube y los sistemas ERP tradicionales. La implantación de un ERP en la nube no requiere costes iniciales de infraestructura, sino que se basa en pagos mensuales al proveedor. Además, los usuarios de un ERP en la nube no tienen que pagar por un equipo informático interno que se encargue de gestionar las actualizaciones del software. Las actualizaciones están incluidas en el coste de la suscripción, y las personalizaciones, que pueden conllevar costes adicionales, suelen ser gestionadas por profesionales informáticos externos a la organización. Con el software ERP tradicional instalado en las propias instalaciones, la infraestructura, la personalización y el mantenimiento continuo son responsabilidad de los equipos internos.

Escalabilidad y acceso remoto para empresas en expansión

Como empresa, tu objetivo principal es aumentar tus beneficios. Aumentar tus beneficios significa hacer crecer tu negocio y, para ello, debes contar con una tecnología adaptable. Una solución ERP en la nube cumple perfectamente con estos requisitos.

Las soluciones ERP en la nube te permiten:

• Aumenta fácilmente el número de usuarios, los datos y la capacidad; solo tienes que avisar a tu proveedor y modificar tu plan de suscripción cuando estos aumentos te hagan superar tu nivel de suscripción actual.
• Aumenta tu capacidad y tu volumen de transacciones sin necesidad de añadir nuevos servidores ni personal al equipo de TI.
• Añade nuevas sucursales o filiales sin necesidad de integraciones complejas.

La capacidad inherente de acceder a tu solución ERP en la nube y a los datos de toda la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin necesidad de herramientas de terceros, es una ventaja adicional que te ayuda a crecer de forma rápida y asequible.

Integración y personalización

Una de las principales ventajas de implementar un ERP en la nube es la infraestructura abierta de la solución, diseñada para integrarse a la perfección con las aplicaciones externas necesarias o deseadas sin necesidad de recurrir a expertos en TI. Lo mismo ocurre con las personalizaciones. A diferencia de los ERP tradicionales, las soluciones ERP en la nube están diseñadas para ampliarse mediante API. Sus funcionalidades pueden personalizarse mediante motores de configuración de flujos de trabajo, herramientas «low-code» o «no-code» y una interfaz de usuario y paneles de control configurables, lo que elimina las intervenciones manuales que requieren mucho tiempo.

Seguridad y continuidad del negocio

Aunque la facilidad de implementación, la gestión interna limitada de TI, los menores costes, las actualizaciones automáticas, la tecnología escalable, el acceso remoto, las integraciones fluidas y las personalizaciones simplificadas son ventajas importantes de los sistemas ERP en la nube, no tienen sentido si la solución no es segura. Y si la solución no es segura, no se garantiza la continuidad del negocio. Afortunadamente, los proveedores de ERP en la nube tienen la responsabilidad (y se les paga por ello) de velar por la seguridad de tu sistema.

¿Cómo funciona esto?

La mayoría de las soluciones ERP en la nube se alojan en plataformas seguras (por ejemplo, Amazon Web Services [AWS]), que protegen los centros de datos físicos, el hardware, el software y las redes, al tiempo que proporcionan herramientas de cumplimiento normativo del sector. Los proveedores de servicios en la nube refuerzan la seguridad de las plataformas mediante una supervisión continua, pruebas de penetración y copias de seguridad periódicas de los datos. El sistema también te permite configurar fácilmente tus propios controles internos, como restricciones de acceso a los datos basadas en roles y la autenticación multifactorial (MFA). Además, es importante evaluar minuciosamente las integraciones de terceros antes de conectarlas a tu sistema ERP; por eso, algunos proveedores de ERP, como Acumatica, ofrecen «Marketplaces» de soluciones de ISV en los que determinados programas, previamente evaluados, aparecen como «certificados» o«proporcionados por»el proveedor.

Proteger de forma proactiva tu empresa frente a actividades y actores malintencionados, tanto a través de un proveedor de servicios en la nube de confianza como mediante tus propias medidas, garantizará que tus operaciones se desarrollen de forma continua y sin contratiempos.

Cómo la arquitectura ERP nativa en la nube de Acumatica mejora la agilidad y apoya a las empresas en crecimiento

Acumatica es un sistema ERP escalable y basado en inteligencia artificial para empresas en crecimiento. Como solución nativa de la nube, Acumatica se basa en una plataforma abierta con API robustas que te permiten integrar de forma eficiente todos tus sistemas, aplicaciones de terceros, sedes, usuarios, entidades y cualquier nuevo modelo operativo. Además, ofrece opciones de implementación flexibles, visibilidad en tiempo real, informes inteligentes y análisis de datos, así como funcionalidades específicas para cada sector, lo que te ayuda a convertirte en una empresa ágil capaz de adaptarse fácilmente cuando las circunstancias lo requieran, sin que ello afecte a tu continuidad.

Modernización de los sistemas ERP heredados: ¿Es hora de sustituir los sistemas ERP tradicionales?

Comprender las diferencias clave entre el ERP en la nube y el ERP tradicional te ayudará a decidir si es el momento de dar el paso. También resulta útil conocer el caso de otras empresas que han tomado esa decisión, como CW Home Depot.

CW Home Depot, una cadena minorista de Filipinas especializada en materiales de construcción, acabados y mobiliario que ofrece todo lo necesario en un solo lugar, utilizaba un sistema ERP obsoleto. Este sistema no permitía procesar transacciones y generar informes al mismo tiempo y sufría frecuentes interrupciones del servicio en las horas punta, lo que afectaba a las operaciones. La extracción y conciliación manuales de datos también provocaban problemas, como una lentitud en la toma de decisiones y una visibilidad limitada.

«Nuestro antiguo [sistema] ERP tenía grandes dificultades para seguir el ritmo del negocio», afirma Catherine Co, directora de Sistemas de Información y responsable de Auditoría Financiera. «Dependíamos de varios sistemas inconexos, por lo que los empleados tenían que cambiar de una aplicación a otra solo para encontrar información básica».

CW Home Depot decidió buscar una solución ERP basada en la nube y se decantó por Acumatica.

«Elegimos Acumatica», explica Co, «porque nos ofrecía una plataforma moderna e interconectada capaz de crecer con nosotros. Ofrece visibilidad en tiempo real, admite un número ilimitado de usuarios e incluye potentes funcionalidades como CRM, gestión financiera, consultas genéricas e integraciones mediante API».

Con Acumatica, CW Home Depot:

• Se han eliminado las tareas manuales.
• Autorizaciones aceleradas.
• Proveedores con acceso a un portal en tiempo real.

El equipo también redujo las horas extras, mejoró la productividad y unificó la visibilidad del inventario en todas las sucursales mediante paneles de control en tiempo real y flujos de trabajo automatizados.

«Hoy en día, Acumatica automatiza la creación de documentos y gestiona el flujo de trabajo de aprobación dentro del sistema», afirma Co. «Lo que antes llevaba varias horas ahora se hace en menos de un minuto, y todo ello gracias a datos precisos y en tiempo real».

El paso de un software ERP tradicional a una solución ERP ágil, escalable y centrada en la inteligencia artificial, diseñada desde el principio para la nube, transformó a CW Home Depot de una empresa en dificultades a una próspera. Si quieres experimentar la misma transformación, solicita una demostración hoy mismo.