Éxito de los clientes con Acumatica: Hedstrom Fitness

En 2020, Hedstrom Fitness se separó de su empresa matriz, Hedstrom Entertainment, cuando la unidad de fitness experimentó un gran aumento de popularidad. La empresa, con sede en Ashland, Ohio, creó un negocio dedicado exclusivamente a la venta de equipos de fitness funcionales, convirtiéndose en el único licenciatario y distribuidor de los productos BOSU® (que se utilizan principalmente para mejorar el equilibrio, la fuerza central, la flexibilidad y el entrenamiento).

La nueva marca Hedstrom Fitness estaba lista para dejar huella, y eso incluía hacer las cosas de forma diferente a Hedstrom Entertainment. Aunque la empresa distribuye productos a nivel mundial desde sus instalaciones de Ashland, Ohio, decidió gestionar internamente el creciente volumen de pedidos online en lugar de recurrir a un socio logístico externo.

Sin embargo, primero tuvieron que superar algunos retos, el mayor de los cuales era su dependencia de Macola, un sistema de gestión financiera obsoleto y heredado para fabricantes. Las deficiencias de Macola iban desde la falta de visibilidad y acceso a los datos, lo que daba lugar a procesos manuales que provocaban errores y la elaboración de informes mediocres.

«Macola era como un dinosaurio, o quizá como usar un disquete para mí», afirma Jillian Williams, directora de atención al cliente.

Como era de esperar, el equipo de Hedstrom Fitness decidió sustituir Macola por una solución nueva y más moderna. ¿Cuál fue la solución elegida? Acumatica.

Por qué Hedstrom eligió Acumatica

Durante la transición de Hedstrom Fitness desde Hedstrom Entertainment, el equipo confió en las habilidades de Parallel Solutions LLC, consultores de ERP para fabricantes y distribuidores. Así que, cuando llegó el momento de encontrar un sustituto para Macola, Hedstrom Fitness volvió a recurrir a Parallel Solutions en busca de ayuda.

Hedstrom Fitness quería, y necesitaba, una solución basada en la nube que pudiera optimizar sus procesos, ayudarles a reducir su dependencia del papel y mejorar la gestión del inventario y los envíos al internalizar el cumplimiento y el almacenamiento. Parallel Solutions sabía que Acumatica Distribution era la opción adecuada para esta empresa en crecimiento, y aconsejó a Hedstrom Fitness que le echara un vistazo, cosa que hicieron.

«Cuando probamos Acumatica, nos pareció muy intuitivo, lo que me entusiasmó mucho», afirma Seth McArdle, presidente de Hedstrom Fitness. «No soy una persona muy técnica; simplemente no me manejo bien con algunos sistemas del tipo Macola, en los que hay demasiadas capas de información diferentes y hay que saber específicamente cómo acceder a ellas».

Las API abiertas de Acumatica (que facilitan la integración con aplicaciones de terceros), su sencillez de uso y su capacidad para permitir a Hedstrom Fitness «empezar de cero» en lo que respecta a sus datos fueron factores decisivos para cerrar el trato.

«Pudimos extraer de Acumatica los datos que queríamos, que considerábamos limpios y precisos», afirma McArdle. «Llevábamos casi 20 años recopilando datos con Macola, y yo consideraba que se habían corregido en exceso para intentar compensar los errores del sistema».

Las numerosas ventajas de elegir Acumatica

Con Parallel Solutions a su lado, Hedstrom Fitness implementó Acumatica y comenzó a experimentar las ventajas de una solución ERP basada en la nube. Dos de las muchas ventajas son la visibilidad completa de todas sus operaciones y el acceso instantáneo a los datos.

«Acumatica realmente me permite tener una visión de alto nivel y es muy intuitivo si quiero profundizar en algunos detalles específicos», afirma McArdle. «Antes, se necesitaba a mucha gente para recopilar datos, crear un informe y enviármelo. Ahora puedo supervisar el 95 % de lo que necesito a diario sin suponer una carga para nadie más».

Como solución ERP optimizada y fácil de usar que actúa como base de datos centralizada de la empresa, Acumatica ha permitido a Hedstrom Fitness reducir el número de empleados financieros necesarios para llevar a cabo las operaciones. En concreto, la empresa pasó de contar con entre ocho y diez personas dedicadas a las finanzas en su empresa matriz a una sola persona que se encarga de las cuentas por cobrar y por pagar, y a un contable a tiempo parcial que ayuda a cerrar los libros cada mes.

McArdle afirma: «Puedo supervisar la parte financiera a lo largo del mes basándome en los ingresos y los gastos. No creo que nadie esté sobrecargado de trabajo o estresado, a diferencia de lo que ocurría antes, cuando teníamos tanta carga de trabajo».

Además:

• Los empleados pueden trabajar desde casa cuando sea necesario.
• La introducción manual de datos es cosa del pasado.
• Para realizar pedidos no se necesitan múltiples sistemas, solo Acumatica.
• La búsqueda y verificación de pedidos es rápida y eficiente, pasando de cinco minutos a menos de dos, lo que supone un ahorro de tiempo del 66 %.
• Introducir los tickets de inventario es sencillo y rápido.
• El recuento de inventario es una tarea automatizada que ayuda a la empresa a realizar el inventario en 2,5 días con menos personal y reduce los casos de falta de existencias.

Hedstrom Fitness también se hizo cargo de sus propios procesos de cumplimiento, eliminando la necesidad de un socio 3PL, algo que querían hacer desde el principio. El envío y la logística, que antes requerían nueve personas, ahora solo necesitan dos personas en el almacén y una persona para gestionar las rutas y la impresión de etiquetas. El equipo puede gestionar los pedidos el mismo día, frente a los cuatro días que tardaba el socio 3PL, y todo el papeleo se almacena digitalmente en Acumatica, lo que hace que los costes de impresión y papel sean insignificantes.

Además, Williams afirma que, con Acumatica, la mayoría de los pedidos ahora se reciben a través de EDI. «Solo tengo que mirar y revisar los pedidos, lo que me ha sido de gran ayuda. Una vez que veo que todo está bien, solo tengo que pulsar «procesar» y, dos minutos después, tengo 200 pedidos en camino al almacén y la confianza de que tenemos todo lo necesario para satisfacerlos».

McArdle añade: «Acumatica ha sido fundamental para ayudarnos a pasar de una empresa de logística externa que gestionaba nuestros procesos de almacenamiento y envío a internalizar esa función. Esto nos ha ayudado a aumentar nuestras ventas por Internet, ya que podemos comunicar eficazmente las promociones y ofrecer envíos en el mismo día».

Trabajar de forma más inteligente, no más dura, con Acumatica

Gracias a Acumatica, que le ha ayudado a mejorar su eficiencia, Hedstrom Fitness está creciendo. «Tenemos más tiempo para atender y dar servicio a los clientes, en lugar de estar atascados en procesos tediosos que no generan ventas».

Y según Williams, otras empresas de distribución harían bien en considerar Acumatica como su ERP preferido. «Acumatica es la mejor opción si quieres trabajar de forma más inteligente, no más dura».

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