Eastman Music Company, un fabricante de instrumentos de renombre mundial, no dejaba de tener problemas con Sage 100, por lo que decidió sustituirlo por Acumatica. Según Ralph Torres, Vicepresidente de Operaciones, fue una decisión que cambió el negocio.

"Uno de nuestros empleados describió el paso de Sage a Acumatica como pasar de un coche de cercanías a un Ferrari", dice. "De repente fue como 'Madre mía, algo tan sencillo como asignar un pedido en Acumatica sustituyó a tantas soluciones manuales en Sage'".

Durante años, la solución ERP heredada de Eastman Music se bloqueaba con frecuencia, lo que obligaba al equipo de Eastman Music a lidiar con datos corruptos y a contratar un amplio soporte externo de recursos de TI.

"Hemos tenido tanto crecimiento gracias al aumento de las ventas y las adquisiciones que ha sido difícil mantener el ritmo", dice Torres.

Sabían que algo tenía que cambiar. "Nuestro socio informático se limitaba a poner tiritas cada vez que se rompía".

La decisión de Eastman Music de arreglar lo que no funcionaba les llevó a Acumatica y a un crecimiento y un éxito notables.

Éxito mundial, retos tecnológicos

En 1992, el flautista profesional Qian Ni fundó Eastman Music Company. Todo empezó cuando Ni, que estudiaba en Boston, vendió tres violines importados en el maletero de su coche. Ahora, Eastman Music Company cuenta con 14 empresas de producción, instalaciones de fabricación en EE.UU., Canadá, Suiza y China, y una red de distribución por todo EE.UU., Europa y Australia.

Este fabricante mundial fabrica a mano instrumentos de viento-madera, viento-metal, cuerdas de orquesta, guitarras y percusión siguiendo métodos empleados en talleres de hace más de 100 años. Promete a sus clientes de todo el mundo los mejores instrumentos y un servicio atento. Y según Torres, la fórmula funciona.

"Ahora estamos rindiendo a niveles con los que hace sólo unos años soñábamos", afirma.

Gran parte del crecimiento de Eastman Music fue orquestado por Ni, que decidió invertir en mejoras de la infraestructura tecnológica durante la pandemia. Su decisión mantuvo a Eastman Music en la senda del éxito mientras muchas organizaciones de la industria musical sufrían. La inversión incluyó Sage 100.

"Aunque Sage decía que podía funcionar en la nube, lo cierto es que no lo estaba haciendo bien", afirma Torres. "Cada vez que Microsoft realizaba una actualización o una actualización de seguridad, de repente, Sage se bloqueaba. Encima, estábamos limitados en la parte de producción".

Como única persona de soporte informático para Eastman Music, Torres dependía en gran medida de un proveedor de soporte informático externo -Modern IT- para ayudarles con los continuos problemas. La cantidad de incidencias de conectividad de Sage que presentaba Eastman Music hizo que Modern IT dijera a Torres que estaba perdiendo la camisa por darles soporte.

Al no poder seguir gestionando los frustrantes retos de Sage, Torres necesitaba una nueva solución de gestión empresarial unificada.

Reconstrucción con Acumatica

Torres comenzó su búsqueda considerando brevemente Sage X3, pero rápidamente descartó la idea. Se fijó en Epicor, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite y Acumatica, y finalmente redujo sus opciones a Microsoft Dynamics y Acumatica.

Acumatica destacó por sus precios para usuarios ilimitados, su plataforma estrechamente integrada y su Acumatica Manufacturing Edition, que se conecta fácilmente a otros sistemas. La fácil configuración con API abiertas también era una atractiva oferta de Acumatica que, con el tiempo, ayudaría a la empresa canadiense de accesorios para clarinete, viento de madera y viento de metal de Eastwood Music, BAKUN, a conectarse a Shopify.

A diferencia de Sage, Acumatica también proporciona múltiples inquilinos, divisas y capacidades lingüísticas. Esto significaba que el equipo central de contabilidad de Eastman Music podía gestionar las finanzas de sus 14 entidades en una única plataforma.

Con la ayuda de Integrated Systems Solutions, socio de Acumatica, Eastman implantó Acumatica por etapas. Primero se implantaron tres centros de Eastman Music, seguidos de una nueva adquisición. A partir de ahí, se añadieron ocho empresas más antes de finales de año, con lo que el plazo de implantación para sus catorce entidades separadas rondó los dos años.

"Eastman creció a un ritmo ridículo durante la misma época", dice Torres. "Me sentí un poco como Forrest Gump. Intentábamos que todo saliera bien y, de repente, las nubes se separaron y todo salió a pedir de boca."

Ahora, Torres puede gestionar él mismo todas las implantaciones para otras ubicaciones y nuevas empresas en un día. "En realidad, cada vez es más fácil porque podemos ajustar las cosas y aprender de las veces anteriores".

Además de la facilidad de implantación, Eastman Music ha registrado un impresionante número de ventajas, entre ellas el uso de la plataforma ERP de fabricación flexible y personalizable de Acumatica para agilizar y automatizar los procesos financieros, de ventas y de fabricación. La empresa ha eliminado muchas operaciones manuales, puede profundizar en los datos (por ejemplo, pedidos, facturas y listas de materiales) desde cuadros de mando personalizados y tiene una visibilidad completa de sus 14 operaciones repartidas por todo el mundo.

"Ahora puedo gestionar nuestras operaciones globales 24 horas al día", afirma Torres.

Eastman Music también ha aumentado la eficacia en el seguimiento de pedidos, la elaboración de presupuestos y la búsqueda de existencias, lo que, según Jay Schreiber, Director de Ventas, hace que sus clientes llamen a Eastman "el proveedor más fiable".

Una de las entidades de Eastman Music, Wm. S. Haynes Co, fabricante de flautas, fue la primera en pasarse a Acumatica. Ahora disfruta de:

• Informe de materiales críticos para ver qué artículos faltan.
• MRP para el pedido de piezas.
• Puntos de pedido que destacan cuándo es necesario realizar un pedido.
• Información sobre la lista de materiales y el trabajo en curso que puede consultarse en tiempo real.
• Un proceso derivado que permite a la empresa automatizar los ajustes de la chatarra (la chatarra procede de la plata, el oro y, a veces, el platino utilizados para fabricar las flautas).
• Funcionalidad de versiones, que permite actualizar las listas de materiales en un solo paso.

Elizabeth Horowitz, administradora del sistema de producción ERP, afirma que la extracción de materiales y cantidades correctas de Acumatica supone una clara mejora con respecto a Sage. "Es sencillísimo comparado con lo que estaba acostumbrada en Sage, que era engorroso y muy reactivo. Puedes hacer cambios sobre la marcha si es necesario. Ahora podemos ver realmente lo que está en producción".

La complejidad no es rival para Acumatica

Eastman Music Company -cliente del año 2025 de Acumatica- tiene operaciones globales complejas. Cada entidad se centra en su función específica, ya sea la fabricación, la distribución o la venta, pero con Acumatica como solución ERP, toda la organización se ha transformado, y Torres y su equipo citan la mejora de los procesos de almacén, distribución, inventario y pedidos, el ahorro de tiempo para los empleados y el aumento de la productividad.

Acumatica también ha ayudado a agilizar los envíos de contenedores de Eastman Music, ha mejorado las previsiones de ventas y ha permitido a Torres, Schreiber y otros miembros del equipo crear cualquier informe que necesiten.

"Poder crear las consultas genéricas y controlar los datos por nuestra cuenta fue enorme", dice Torres. "Una vez que nos sentimos cómodos elaborando nuestros propios informes, eso supuso un enorme punto de inflexión para nosotros".

Y añade: "Ahora, sin tener que aprender a codificar para utilizar Power BI, somos capaces de extraer nosotros mismos muchos de los datos de Acumatica que antes no podíamos porque teníamos que pagar a un consultor para que lo hiciera."

El fenomenal crecimiento de Eastman Music es sólo el principio, y Torres confía en que la plataforma de Acumatica les ayudará a seguir creciendo en el futuro.

"Apenas estamos arañando la superficie con la forma en que podemos utilizar Acumatica para seguir mejorando y rediseñando nuestros procesos de negocio", dice Torres. "Ya hemos hecho cosas muy interesantes con Acumatica teniendo en cuenta los recursos que tenemos y la complejidad de nuestras empresas".

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