En 2012, Massachusetts legalizó el cannabis medicinal, y en 2016, la Commonwealth legalizó el cannabis recreativo a través de una iniciativa electoral. Un avispado grupo de inversores decidió que era el momento perfecto para abrir Happy Valley, una empresa de cannabis premium de servicio completo.

Happy Valley cultiva y extrae cannabinoides y fabrica, distribuye y vende bienes de consumo envasados a base de cannabis, como concentrados, comestibles, aceite para vaporizar, etc. La empresa de cannabis comenzó con una instalación de 45.000 pies cuadrados en Gloucester antes de expandirse con un dispensario minorista en las instalaciones de Gloucester en 2020, abriendo otro dispensario en East Boston en 2021 y vendiendo sus productos al por mayor a otros minoristas de cannabis de Massachusetts, todo dentro del mismo plazo.

Según Kai Earthsong, vicepresidente de Gestión de la Cadena de Suministro, durante esta época para Happy Valley, gestionar una empresa en crecimiento con QuickBooks y con hojas de cálculo de Excel -nada menos que en un sector muy complicado- fue todo un reto.

"En 2020 y 2021, no teníamos ideas", dice Earthsong. "Solo intentábamos mantener el barco en marcha, hacer un seguimiento de lo esencial y asegurarnos de que nuestros libros estaban conciliados. Los aspectos más sofisticados y ambiciosos del seguimiento y el análisis de la información -como el seguimiento de los costes reales o el análisis de las pistas de aterrizaje y despegue- no eran más que una especie de destellos ante nuestros ojos."

Los retos y frustraciones de depender de una solución financiera básica y de hojas de cálculo propensas a errores eran muchos, por lo que a mediados de 2020, el equipo de Happy Valley se planteó la actualización a una solución ERP integral.

El caos de las hojas de cálculo

Cuando Happy Valley empezó a funcionar, los ejecutivos crearon hojas de cálculo de Excel para gestionar sus complejos procesos, como la gestión de inventarios, la planificación de la producción, la gestión y el seguimiento de consumibles, las compras y la catalogación de datos de pruebas de laboratorios independientes de terceros. Sean Corrigan, Vicepresidente de Operaciones, afirma que utilizaron al menos 50 hojas de cálculo Excel diferentes para mantenerse a flote.

"El reto", dice, "era que ninguno de ellos hablaba entre sí".

Tratar con información aislada y conciliar manualmente los datos financieros, resolver las facturas, realizar el seguimiento de los costes de los productos vendidos, gestionar el inventario y realizar el seguimiento de las compras, al tiempo que se debía entrar y salir de QuickBooks, era una situación difícil que requería mucho tiempo y que proporcionaba una visión operativa limitada. La necesidad de una solución ERP completa que pudiera automatizar las operaciones y proporcionar datos detallados nunca fue tan evidente.

"Teníamos una idea de nuestros costes, pero entender y registrar realmente nuestra mano de obra y calcular al céntimo todo lo que hacemos es lo que realmente nos va a ayudar a impulsar nuestro negocio en el futuro", afirma Corrigan.

Transformar el caos en orden con Acumatica

La búsqueda de una solución ERP que pudiera gestionar las necesidades específicas de un cultivador, fabricante, mayorista y minorista de cannabis les llevó a algunos sistemas centrados en el cannabis, como MJ Freeway y Trellis. Por desgracia, lo que encontraron no era lo que necesitaban.

"Nada era un verdadero sistema ERP de 360 grados que pudiera personalizarse", afirma Earthsong.

Mientras continuaba la búsqueda de un ERP, la empresa de contadores públicos de Happy Valley descubrió una solución que parecía prometedora: QuantumLeaf, un VAR e ISV de Acumatica que ofrece una aplicación específica para el cannabis. La experiencia en cannabis de QuantumLeaf combinada con la plataforma basada en la nube de Acumatica, las capacidades de personalización, los sólidos informes financieros, los flujos de trabajo automatizados, los precios basados en el consumo y la capacidad de automatizar la recopilación de datos para METRC (una aplicación de software de cumplimiento de seguimiento y rastreo exigida por el estado) cerraron el trato para Happy Valley.

"He probado muchos sistemas diferentes. Acumatica es el primero que sentimos que realmente abarca todo nuestro negocio. Nos da las herramientas que realmente necesitamos para impulsar nuestro
en un mercado y un sector que se están comprimiendo", afirma Corrigan.

Happy Valley optó por implantar Acumatica Manufacturing, pudieron vivir departamento por departamento y los beneficios empezaron a llegar.

Trabajar con y en una única base de datos que conecta los datos de toda la organización ha aportado información sobre toda la operación. Los libros de contabilidad, los pedidos de ventas, los envíos y la facturación se realizan en Acumatica, lo que proporciona al equipo de Happy Valley la información que necesita para gestionar sus necesidades de ventas, contabilidad y finanzas, sin procedimientos manuales que hacen perder tiempo.

"La solución Acumatica/QuantumLeaf forma ahora parte de nuestro ADN", afirma Earthsong. "Confiamos en ella día tras día para el acceso a la información, la planificación de las órdenes de producción,
adquisición y seguimiento de lo que producimos, control de inventario, recuentos puntuales, recuentos cíclicos, conocimiento del inventario... lo que sea".

Este acceso a la información ha dado lugar a:

• • Comprender los costes reales de la actividad empresarial, capturando los gastos generales, la mano de obra y los costes de materiales mediante cuadros de mando individualizados.
  • Aumento de la eficacia en el seguimiento de cepas y lotes, que deben tener números de lote únicos y sus atributos registrados y gestionados, así como ajustarse a los mandatos de cumplimiento de METRC.
  • Automatización de los informes de transacciones para todos los sistemas de cumplimiento.
  • Racionalizar la gestión de la cadena de suministro, acabando con su dependencia de Excel.
  • Lograr una profunda conciencia de los costes, lo que conduce a una mejor toma de decisiones.

En última instancia, Happy Valley cree que la implantación de Acumatica fue el camino correcto e insta a otras empresas a seguir su ejemplo.

"Muchos operadores están quebrando. No entienden realmente cuáles son sus costes", dice Corrigan. "Entienda cómo se está gestionando su negocio. Puede dar un poco de miedo cambiar las cosas, pero [implantar Acumatica] es una de las mejores decisiones que hemos tomado como empresa."

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