La importancia del software de contabilidad sanitaria

Software de contabilidad sanitaria es una herramienta financiera especializada diseñada para gestionar las complejidades únicas de facturación, seguros y normativas de los proveedores y distribuidores médicos.

Al integrarse con un ERP en la nube, las organizaciones pueden automatizar la presentación de informes de cumplimiento normativo, sincronizar el inventario con la facturación y obtener una visión de 360 grados de su salud financiera.

¿Por qué es necesario un software de contabilidad médica especializado?

Las instituciones sanitarias, ya sean hospitales, clínicas sin cita previa, residencias de ancianos, centros de cuidados prolongados y proveedores de suministros y equipos médicos, se enfrentan a responsabilidades financieras que van mucho más allá de la contabilidad estándar. Esas responsabilidades y los requisitos normativos que las regulan son cada vez más complejos a medida que aumentan las necesidades sanitarias.

El software adecuado aborda los puntos conflictivos específicos del sector, como el cumplimiento de la HIPAA, la compleja codificación de seguros y la necesidad de un riguroso seguimiento del inventario (como las fechas de caducidad y los números de lote).

Retos comunes en la contabilidad sanitaria

Sin un sistema unificado, las organizaciones sanitarias suelen enfrentarse a los siguientes problemas:

• Complejidades de facturación y codificación: Afrontar los retos que plantean los proveedores y las aseguradoras suele dar lugar al rechazo de reclamaciones y a pérdidas de ingresos que se podrían evitar.
• Datos aislados: La falta de comunicación entre los miembros del personal y el software desconectado provocan errores en los datos de los pacientes o clientes.
• Flujos de trabajo ineficientes: Los procesos manuales impiden la recopilación adecuada de información, como la elegibilidad para el seguro o los importes de copago.
• Riesgos de cumplimiento: La dificultad para cumplir con las directrices GAAP o realizar un seguimiento de las sustancias controladas puede dar lugar a multas significativas.
• Visibilidad limitada: Muchos sistemas heredados carecen de las capacidades de información financiera necesarias para comparar los ingresos en tiempo real con los presupuestos, lo que hace que la rentabilidad sea un objetivo difícil de alcanzar.

Además de todo esto, algunas instituciones sanitarias no disponen de las capacidades de información financiera necesarias para comparar fácilmente sus ingresos y gastos con sus presupuestos. Esto convierte la rentabilidad en un objetivo difícil de alcanzar.

Mejorar la atención al paciente y el compromiso del equipo con el software de contabilidad sanitaria

El software de contabilidad para el sector sanitario agiliza las tareas financieras diarias y garantiza una gestión precisa de los ingresos, las nóminas y los pagos a proveedores.

Al eliminar la introducción manual de datos, este software mejora la precisión de los datos y libera al personal para que pueda centrarse en tareas de mayor valor. Simplifica la presentación de declaraciones fiscales, proporciona informes en tiempo real y mejora las capacidades de previsión.

Las principales ventajas operativas incluyen:

• Mayor visibilidad: Obtenga información detallada sobre los costes por paciente y la salud financiera general.
• Mejor toma de decisiones: Utilice información basada en datos para tomar decisiones fiscales que mejoren las opciones de tratamiento de los pacientes.
• Compromiso del equipo: Los flujos de trabajo automatizados reducen el agotamiento administrativo y mejoran la satisfacción del personal.

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¿Por qué integrar la contabilidad con el ERP en la nube?

Entonces, ¿qué es exactamente un software de contabilidad sanitaria y cómo puede ayudar a aliviar estos retos?

Mientras que las aplicaciones de contabilidad independientes gestionan los libros de contabilidad básicos, un completo solución ERP (planificación de recursos empresariales) en la nube como Acumatica conecta los datos financieros con la realidad operativa. Esto es fundamental para los distribuidores y minoristas médicos, que deben gestionar un inventario complejo junto con sus libros contables.

Al integrar software de contabilidad sanitaria directamente en un ERP en la nube, se obtienen las siguientes ventajas:

• Gestión avanzada de inventario: Para los distribuidores médicos, Acumatica admite artículos matriciales (gestión de familias de productos por tamaño/estilo), kittingy seguimiento de lotes/seriales. Esto garantiza que pueda realizar un seguimiento de las fechas de caducidad y gestionar las retiradas de productos al instante, un requisito de cumplimiento fundamental.
• Cumplimiento automatizado: Optimice la presentación de declaraciones fiscales y la información financiera, al tiempo que mantiene los estándares de seguridad de datos exigidos en el sector sanitario.
• Acceso a datos en tiempo real: Elimine los silos de datos. Cuando se procesa un pedido de venta o se recibe un inventario, el impacto contable se registra al instante, lo que proporciona a los directores financieros y a los responsables de la toma de decisiones datos precisos en cualquier momento y lugar.
• Integración omnicanal: Conecta las funciones ERP de back-office con las aplicaciones comerciales front-end. Tanto si vendes B2B como D2C, la sincronización bidireccional garantiza un cumplimiento de pedidos y una experiencia del cliente superiores.

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Contabilidad sanitaria y ERP

Ahora, imagine llevar las ventajas del software de contabilidad sanitaria al siguiente nivel. Eso es lo que ocurre cuando el software de contabilidad sanitaria se integra en una solución ERP integral basada en la nube.

Una solución ERP en la nube facilita el flujo de información entre todos los departamentos y sistemas de una organización. Actúa como un repositorio central de datos, lo que permite a los usuarios acceder a la misma información precisa y en tiempo real en cualquier momento y lugar.

Al integrar software de contabilidad sanitaria directamente en un ERP en la nube, se obtienen las siguientes ventajas:

• Gestión avanzada de inventario: Para los distribuidores médicos, Acumatica admite artículos matriciales (gestión de familias de productos por tamaño/estilo), kittingy seguimiento de lotes/seriales. Esto garantiza que pueda realizar un seguimiento de las fechas de caducidad y gestionar las retiradas de productos al instante, un requisito de cumplimiento fundamental.
• Cumplimiento automatizado: Optimice la presentación de declaraciones fiscales y la información financiera, al tiempo que mantiene los estándares de seguridad de datos exigidos en el sector sanitario.
• Acceso a datos en tiempo real: Elimine los silos de datos. Cuando se procesa un pedido de venta o se recibe un inventario, el impacto contable se registra al instante, lo que proporciona a los directores financieros y a los responsables de la toma de decisiones datos precisos en cualquier momento y lugar.
• Integración omnicanal: Conecta las funciones ERP de back-office con las aplicaciones comerciales front-end. Tanto si vendes B2B como D2C, la sincronización bidireccional garantiza un cumplimiento de pedidos y una experiencia del cliente superiores.

Historia de éxito: OneMed Healthcare

Durante años, OneMed Healthcare utilizó un sistema ERP personalizado que funcionaba bien cuando la empresa tenía cinco oficinas. Sin embargo, cuando OneMed pasó a tener 15 oficinas, el sistema se puso a prueba.

"El programa tenía dificultades y no estaba diseñado para ampliarse", explica Louis Hartanto, copropietario y director de desarrollo de OneMed.

Ver historia de éxito

El sistema nunca se diseñó para gestionar más de 150 usuarios simultáneos ni para garantizar un alto nivel de seguridad, y Hartanto añade que tenía la costumbre de bloquearse durante horas cuando "ocurrían demasiadas cosas dentro del programa". Por si estos problemas técnicos no fueran suficientes, el software no ofrecía informes financieros, cuadros de mando ni un proceso de pedidos de venta, que son vitales para las operaciones de una empresa en expansión. En definitiva, se trataba de una solución ERP complicada e improductiva, y Hartanto acudió a Acumatica en busca de ayuda.

Ahora, OneMed confía en el sistema basado en la nube de Acumatica, asequible, móvil y flexible, que proporciona una visibilidad completa de las finanzas de la empresa. OneMed también disfruta de:

• Crecer sin penalizaciones por añadir usuarios al sistema ERP.
• Gestiona fácilmente sus más de 2000 referencias y añade nuevos productos cada año.
• Creación de pedidos de venta antes de la facturación.
• Manténgase conectado a través de la aplicación móvil de Acumatica.
• Adaptar el sistema Acumatica a sus necesidades específicas.

«No hemos tenido ningún problema; todo funciona a la perfección. Nuestro personal dedica menos tiempo a introducir datos, lo que hace que nuestros empleados estén más contentos», afirma Hartanto. Añade que OneMed está creciendo y cree que «Acumatica acelerará nuestros procesos empresariales y nos hará más eficientes, lo que beneficiará tanto a nuestra empresa como a los clientes a los que prestamos servicio».

Para cualquier institución sanitaria en crecimiento que dependa de procesos contables manuales y múltiples sistemas obsoletos para las necesidades financieras, de ventas, recursos humanos e inventario (y más), no se puede subestimar la importancia del software de contabilidad sanitaria integrado en una solución ERP en la nube.