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Las transacciones entre empresas representan un riesgo contable para cualquier empresa matriz con una o más filiales. Sólo mediante una contabilidad interempresarial cuidadosa podrá evitar contabilizar estas transacciones dos veces. A continuación, te explicamos cómo gestionar la conciliación interempresarial entre tus filiales u otras entidades.
Si ya está inmerso en el proceso de contabilidad interempresarial, sabrá que viene con lo bueno, lo malo y lo feo.
Transacciones entre empresas: El bien
La buena noticia es que su empresa ha crecido. Ha abierto nuevas operaciones en nuevos mercados. Tal vez fabrique productos en una entidad relacionada independiente que suministra productos acabados a su entidad que distribuye. Tal vez tenga una operación central de cumplimiento de pedidos que obtiene productos de múltiples entidades relacionadas en función de la disponibilidad o de las características del producto. Tal vez también tenga una organización central que presta servicios administrativos a todas las demás entidades relacionadas y luego les cobra por dichos servicios. La creciente complejidad de su cadena de suministro y/o servicios administrativos es el resultado de un mayor crecimiento empresarial y de la expansión a múltiples ubicaciones operativas, y eso es estupendo.
Transacciones entre empresas: Lo malo
La cadena de suministro o las transacciones administrativas entre unidades de negocio deben procesarse con rapidez y precisión, de modo que las posiciones de inventario y/o tesorería reflejen los niveles actuales para una ejecución precisa de las transacciones y la toma de decisiones. Si cada entidad o sucursal tiene sus propios sistemas de contabilidad e inventario, pueden producirse retrasos en el procesamiento de las transacciones entre ubicaciones, lo que da lugar a una visión inexacta de los resultados operativos actuales y a la necesidad de realizar ajustes y conciliaciones manuales para obtener una "imagen" precisa de los resultados operativos.
Lo ideal sería que la contabilidad de todas las operaciones de la empresa se realizara y capturara en un único sistema. En un sistema de este tipo, las transacciones entre unidades de negocio se "contabilizan" en ambas simultáneamente, de modo que los saldos de inventario, efectivo, acreedores y deudores reflejen con exactitud los niveles actuales, y las transacciones no se dupliquen.
Transacciones entre empresas: Lo feo
Incluso si se utiliza un único sistema contable para procesar las transacciones individuales, la presentación de informes al final del periodo para las transacciones entre empresas presenta problemas adicionales.
El efecto de las transacciones entre empresas debe eliminarse de los informes consolidados de la cuenta de resultados y el balance. Esto implica que el sistema contable pueda identificar y agregar por separado todas las transacciones entre empresas. El hecho de que un sistema contable capte las transacciones entre empresas, y la forma en que lo haga, tendrá un impacto significativo en la facilidad y precisión con que se realice la información consolidada. Es más probable que las transacciones entre empresas se procesen e informen con exactitud si lo hace un sistema contable altamente integrado, diseñado específicamente para gestionar este tipo de eventos, que si se vuelca un balance de sumas y saldos del libro mayor en una hoja de cálculo y se ajustan manualmente los saldos de las cuentas.
La contabilidad interempresarial puede ser una carga especial para las pequeñas y medianas empresas (PYME) que están ampliando su estructura organizativa para entrar en nuevos mercados o adaptarse a una mayor complejidad de la cadena de suministro. Al mismo tiempo, las PYMES no disponen de recursos internos para realizar los ajustes contables manuales necesarios. Además, muchos sistemas de contabilidad sencillos y asequibles para las PYMES carecen de la funcionalidad necesaria para gestionar adecuadamente la contabilidad de múltiples entidades o sucursales.
Con un producto como Acumatica, la funcionalidad "Sucursales" en combinación con el "Módulo de contabilidad interempresarial" son la forma perfecta de representar múltiples empresas relacionadas, de modo que una empresa con varios negocios bajo su paraguas no tenga que comprar varias licencias para gestionar sus necesidades de contabilidad interempresarial.
Con el software de contabilidad adecuado, una PYME puede evitar lo malo, prevenir lo feo y conservar lo bueno.
