De los sistemas heredados al ERP moderno: lecciones de la Cooperativa de Crédito Federal de Arkansas

Como la mayor cooperativa de crédito y una de las instituciones financieras más importantes del estado, Arkansas Federal Credit Union (AFCU) se enorgullece de ofrecer productos y servicios que sus socios necesitan y que les resultarán útiles. Según Jonathan Adams, vicepresidente y interventor, la AFCU cuenta además con una lista de diez valores fundamentales que rigen la forma en que se tratan entre sí, así como a sus socios, proveedores y la comunidad, y estos valores son el factor diferenciador que les ha ayudado a atraer nuevos negocios y a impulsar su crecimiento.

«Celebramos el logro de todos estos valores fundamentales», afirma. «Uno de los valores fundamentales es pensar de forma diferente, lo que implica encontrar nuevas formas de hacer las cosas. Puede significar no tener miedo a asumir riesgos».

A veces esos riesgos pueden acabar en fracaso, afirma, pero otras veces, pensar de forma diferente puede conducir al éxito. Para el equipo de AFCU, uno de los riesgos que dio buenos resultados fue la decisión de actualizar su anticuado sistema de gestión empresarial por la solución más moderna y adaptable de Acumatica.

Jonathan afirma: «Pasar de Dynamics Great Plains, que llevábamos utilizando tanto tiempo, a Acumatica fue como dar un salto de 25 años hacia el futuro de un solo golpe».

Un salto hacia el futuro con Acumatica

La AFCU fue fundada en 1956 por siete aviadores del ejército estadounidense. Comenzó como la Cooperativa de Crédito Federal de la Base Aérea de Little Rock (LRAFB FCU), que atendía las necesidades financieras del personal militar local. Con el tiempo, la cooperativa amplió su base de socios para incluir a las comunidades vecinas, acortando su nombre para reflejar ese crecimiento. En la actualidad, AFCU se acerca a los 3.000 millones de dólares en activos totales, cuenta con 23 sucursales repartidas por todo Arkansas (con más de 400 empleados) y presta servicio a más de 167.000 socios.

Sin embargo, el éxito de AFCU no estuvo exento de dificultades. Una de las mayores fue su dependencia de Microsoft Dynamics – Great Plains (GP), una plataforma local basada en Windows que estaba obsoleta, cuya compatibilidad estaba a punto de dejar de estar disponible y que generaba cuellos de botella en la empresa.

«A Dynamics GP le faltaban muchas funciones, y gran parte de la elaboración de informes se hacía de forma muy manual», explica Jonathan. «Simplemente no nos ofrecía la funcionalidad que necesitábamos. Por ejemplo, utilizábamos varios sistemas para gestionar las cuentas por pagar».

Jonathan y el equipo directivo sabían que había llegado el momento de dejar de utilizar GP y buscar una solución moderna, segura y basada en la nube que permitiera:

• Eliminar sus cuellos de botella
• Automatizar los controles clave para garantizar el cumplimiento normativo
• Potenciar la toma de decisiones

Además, AFCU era consciente de que el nuevo sistema debía integrarse a la perfección en todas las funciones y, al mismo tiempo, ofrecer eficiencia, flexibilidad y escalabilidad. Por ello, siguiendo el consejo y con la ayuda de su asesor de confianza desde hace mucho tiempo, Bartlett, Pringle & Wolf (BPW), se decantaron por Acumatica.

«Acumatica nos ofrece una solución integral para un sinfín de tareas diferentes».

Cómo se desarrolló la implantación de AFCU y los beneficios que se obtuvieron

Uno de los muchos factores que contribuyen al éxito de la implantación de un sistema ERP es la gestión del cambio hacia un sistema moderno, y los responsables de AFCU se implicaron al máximo.

«Lo primero que hicimos fue comprometernos todos con el cambio», afirma Jonathan. «Cualquier implementación importante de un sistema requiere esfuerzo, y hay que hacer todo eso además de las tareas diarias, así que me sentí muy orgulloso de mi equipo por comprometerse a hacerlo».

El siguiente paso consistió en colaborar estrechamente con BPW para desarrollar planes de pruebas, que BPW plasmó en flujos de trabajo y procesos que AFCU podría utilizar en el futuro. Sin embargo, la implementación de AFCU no fue del todo tradicional. Jonathan explica que, una vez que dispusieron de datos reales en el sistema de pruebas, organizaron una «búsqueda del tesoro», en la que el equipo exploró las capacidades del sistema, fomentando así la familiarización y el dominio desde el principio.

Una vez que AFCU empezó a funcionar con Acumatica —que unificó en una única plataforma las tareas relacionadas con las cuentas a pagar, la amortización de activos fijos, los gastos diferidos y la gestión de informes de tarjetas de crédito corporativas—, comenzaron a notarse los beneficios. Entre ellos se incluían:

• Mayor transparencia y supervisión (por ejemplo, en la gestión de los gastos de las tarjetas de crédito de la empresa) para garantizar el cumplimiento normativo y la rendición de cuentas.
• Se ha mejorado la eficiencia al agilizar el proceso de aprobación de facturas, lo que ha permitido al equipo de cuentas por pagar duplicar la frecuencia de los pagos de las mismas.
• Mejora de los informes, lo que proporciona a la dirección una visión más clara de los resultados financieros.
• Se han eliminado los silos de datos y se ha mejorado la precisión.

Además, gracias al modelo de usuarios ilimitados de Acumatica, AFCU permite el acceso a todos los miembros del equipo y sigue creciendo sin ningún tipo de penalización.

La base flexible de Acumatica ofrece a AFCU una mayor eficiencia y control

AFCU se prepara para el futuro con Acumatica, una plataforma intuitiva y fácil de usar, como base, y Jonathan está deseando aprovechar su nueva flexibilidad. «Si hay algo que quiera hacer más rápido, más eficaz, más potente, a mayor escala o mejor, siento que puedo lograrlo gracias a Acumatica. Puede que tenga que recurrir a BPW para dar algunos giros o cambiar algunas marchas, pero hemos tenido mucho éxito… simplemente por poder modificar y realizar actualizaciones según nuestras necesidades».

Y añade: «Sabemos que, a medida que cambian las circunstancias y surgen nuevas necesidades, podemos lograr mucho gracias a Acumatica».

AFCU ha dado un gran salto hacia el futuro con la implantación de Acumatica, y está preparada para aprovechar al máximo las herramientas avanzadas de Acumatica, orientadas al crecimiento empresarial, con el fin de seguir expandiéndose y ofreciendo un servicio excepcional a su comunidad.

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