Sheoga Hardwood Flooring lleva su negocio al siguiente nivel con Acumatica

Sheoga Hardwood Flooring lleva desde 1982 suministrando a sus clientes suelos de madera maciza y laminada de alta calidad, que se asierran, acaban e inspeccionan en sus propias instalaciones. Se trata de una empresa familiar dedicada a la fabricación, con sede en Ohio, que cuenta con un equipo de artesanos locales altamente cualificados para ayudar a producir sus suelos de madera a medida y preacabados, fabricados en Estados Unidos.

Aunque Sheoga fue capaz de fabricar un producto bonito y duradero durante más de dos décadas, su crecimiento se vio frenado por su dependencia de Macola Technologies (adquirida por Exact Software en 2001). Esa solución obsoleta y desconectada planteaba una serie de retos en materia de inventario, ventas y contabilidad, incluida una falta total de visibilidad operativa. La frustración con Macola y sus ineficiencias llevó a los directivos de Sheoga a buscar una nueva solución.

Con la ayuda de un consultor, evaluaron varios sistemas ERP, entre ellos Sage One, Oracle NetSuite y Acumatica. La decisión fue sencilla: convertirse en cliente de Acumatica.

«Nos gusta la facilidad de uso de Acumatica, su flexibilidad, su configuración y la posibilidad de realizar cambios en el sistema», afirma Larry Yoder, director de operaciones. «Superó con creces nuestras expectativas».

Retos previos al éxito de Acumatica

Sheoga seca al aire su madera de primera calidad, apta para muebles —procedente de la región de los Apalaches—, durante varios meses antes de someterla a secado en horno, igualarla y acondicionarla hasta alcanzar un contenido de humedad preciso; una vez finalizado el proceso, la madera se almacena en su almacén con temperatura controlada. A continuación, Sheoga se asegura de que no haya defectos y procede al aserrado y acabado de la madera para convertirla en sus productos de suelos y revestimientos, reconocidos en el sector.

Por desgracia, la excelencia de sus procesos de fabricación no se reflejaba en los procesos de gestión de existencias, ventas y distribución de Sheoga. La mayoría —si no todos— de los problemas operativos de Sheoga tenían su origen en Macola, incluida su incapacidad para proporcionar recuentos de existencias en tiempo real.

«No era precisa y siempre estaba desactualizada. No consumíamos el material hasta que se facturaba, y básicamente nos basábamos únicamente en los inventarios físicos», explica Yoder.

Huelga decir que trabajar con un inventario obsoleto generaba numerosas ineficiencias.

«Mi mayor frustración con el sistema Macola era que solíamos retrasarnos siempre con los pedidos de venta porque simplemente no había visibilidad ni seguimiento», afirma Yoder. «De repente, el pedido vencía y no había nada con lo que rastrearlo ni comprobar que vencía la semana siguiente. Todo se basaba en registros manuales en papel, y eso causaba mucha frustración».

Estos registros manuales en papel daban lugar a listas de inventario inexactas, lo que impedía que el equipo de ventas pudiera facilitar a los clientes información sobre el estado de los pedidos y provocaba retrasos en los mismos. Charmaine Kepes, responsable de cuentas por cobrar y administradora de sistemas, explica que los comerciales vendían productos que ya estaban reservados, ya que los materiales no se retiraban del inventario disponible hasta que se facturaban.

Pero los retos no terminaban ahí. Kepes no podía encontrar ni exportar datos fácilmente en Macola, que funciona con servidores locales. Los comerciales no podían acceder al sistema de forma remota, por lo que llamaban a Kepes, quien pasaba horas al teléfono transmitiendo la escasa información de la que disponía. También dedicaba horas a crear nuevos artículos en Macola, que finalmente se convertían en presupuestos que, a su vez, se transformaban en pedidos escritos a mano que se llevaban al taller.

No era raro que se perdieran pedidos de producción, y el personal de planta tenía que avisar al de oficina cuando se completaba un pedido. Además de estos retos constantes, Nic Farrant, director financiero, afirma que los informes de la empresa se elaboraban manualmente a partir de múltiples exportaciones.

«Macola fue, con diferencia, el proyecto en el que más me he esforzado para extraer información de los informes y, cada vez que necesitaba algo diferente, tenía que acudir a Charmaine o incluso teníamos que recurrir a una fuente externa para que nos ayudara a crear una nueva consulta».

De la frustración a la satisfacción con Acumatica

La decisión de implantar Acumatica Manufacturing Management Edition supuso el inicio de una nueva era para la empresa. Sheoga implantó Acumatica con la ayuda de su socio tecnológico, Parallel Solutions, socio certificado «Gold» de Acumatica.

«Jeff y Laura conocían bien Macola, así que pudieron tomar nuestras bases de datos e importar mucha información. No tuvimos que empezar desde cero con la introducción de datos; ellos pudieron incorporar esa información», afirma Kepes.

La implementación, llevada a cabo por expertos, generó beneficios transformadores, entre los que destaca el acceso a datos precisos. Yoder afirma: «Con Macola, nadie confiaba en el sistema. Al pasar de Macola a Acumatica, hubo un periodo de transición en el que hubo que ganarse esa confianza. Tenían que utilizarlo, tenían que formar parte de él y, con el tiempo, se dieron cuenta de que esas cifras eran precisas; podemos confiar en ellas».

Además de recabar datos fiables, el equipo de Sheoga también:

• Se ha conseguido una visibilidad en tiempo real del inventario, lo que ha permitido eliminar los recuentos físicos manuales y hacer un seguimiento de las materias primas.
• Mejora de la gestión de existencias, con la facilitación de datos sobre existencias y reposición, al tiempo que se reducen los niveles de existencias en un 40 por ciento.
• Se sustituyó la compleja lista de materiales (BOM) de Macola por la de Acumatica, que funciona en tiempo real, es fácil de usar y personalizable, lo que ha permitido mejorar las operaciones y proporcionar datos clave sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI).
• Operaciones en planta optimizadas, formalizadas y automatizadas.
• Se ha adquirido el configurador de productos de Acumatica, que ofrece información detallada sobre los productos más vendidos por tipo de madera, tamaño y color de tinte; la fijación adecuada de precios para todas las opciones y referencias; y la transferencia automática a una lista de materiales, lo que garantiza que el inventario se actualice con cada pedido.

La implantación del ERP para fabricación de Acumatica ha supuesto un cambio radical en el funcionamiento de Sheoga. No solo han eliminado el uso del papel, sino que el cierre de fin de mes y la facturación son ahora mucho más rápidos.

«Si un cliente llama y pide una copia de una factura, es muy fácil enviársela», afirma Kepes. «Solo tengo que ir a la factura y pulsar “reenviar” o “enviar”. Con nuestro antiguo software, tenía que sacar la factura del cajón, escanearla, guardarla y, a continuación, reenviarla desde mi correo electrónico personal en lugar de hacerlo desde el propio software. Así que eso supone un ahorro de tiempo».

Y añade: «Cuando un cliente llama y pregunta: “¿Cuánto debo?”, puedo consultar el estado de la cuenta con solo dos clics. Antes me llevaba unos minutos llegar a la pantalla adecuada para acceder a la información correcta. Ahora puedo hacerlo con solo dos clics».

Kepes también ha reducido el tiempo que le lleva analizar la antigüedad de sus cuentas por cobrar (AR) de días a minutos.

«Macola no contaba con una función para generar extractos», explica. «A mediados de mes, solía tardar medio día o más en revisar el estado de las cuentas por cobrar, determinar qué clientes tenían pagos atrasados, buscar el cliente, imprimir el estado de cuentas, escanearlo a un archivo informático y, a continuación, adjuntar el escaneo a un correo electrónico para enviárselo al cliente. A veces me llevaba dos días revisarlo e imprimirlo. Ahora utilizo la función de extractos de Acumatica, y solo tardo cinco minutos en prepararlo y enviarlo o imprimirlo».

Para Yoder, la gestión de existencias es una de las mejoras más importantes, desde poder ver los niveles reales de existencias (lo que implica no tener que introducir manualmente los datos de existencias en Macola, ni esperar a hacerlo tras el proceso de secado en horno) y crear sus propios paneles de control de envíos, hasta el acceso móvil para todos los miembros del equipo.

«Ahora que contamos con Acumatica, puedo trabajar, literalmente, desde cualquier sitio. Justo la semana pasada, el propietario me llamó para hacerme una pregunta. Estaba en el campo de golf y pude sacar el móvil y darle la información que necesitaba», afirma Farrant.

Un futuro sólido con Acumatica

Con la solución ERP en la nube de Acumatica, de fácil manejo, como base de sus operaciones, Sheoga ha mejorado el servicio al cliente gracias a los datos en tiempo real y a un sistema de búsqueda de datos intuitivo y fácil de usar (que ahorra tiempo a los empleados), al tiempo que ha reducido el número de empleados de oficina necesarios para procesar los datos, lo que ha permitido reducir los costes laborales y mejorar la gestión de inventario.

En definitiva, la producción ha aumentado, se siguen introduciendo mejoras (por ejemplo, Sheoga está colaborando con Parallel Solutions para implementar la aplicación CRM de Acumatica) y las ventajas que ofrece Acumatica se suman a un futuro sólido para Sheoga.

Yoder afirma: «Tenemos planes de crecimiento ambiciosos que no podríamos llevar a cabo sin Acumatica».

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