Apoyando el futuro de las organizaciones sin ánimo de lucro: Entrevista con Teri Carpenter

Las organizaciones sin ánimo de lucro desempeñan un papel fundamental a la hora de cubrir las carencias. Satisfacen necesidades desatendidas, fortalecen las comunidades y promueven el bienestar a nivel individual, familiar y social. Sin embargo, en esta labor impulsada por su misión pueden verse obstaculizadas por los mismos retos organizativos a los que se enfrentan las empresas con ánimo de lucro.

Hoy, Teri Carpenter, de Carpenter Associates, socio de Acumatica, comparte sus conocimientos especializados sobre el sector sin ánimo de lucro y explica cómo Acumatica Cloud ERP ayuda a estas organizaciones a superar los obstáculos operativos para cumplir su misión.

Cuéntenos un poco sobre Carpenter Associates y qué servicios ofrecen a las organizaciones sin ánimo de lucro.

Fundé Carpenter Associates en 2004. Somos una organización que opera íntegramente a distancia y contamos con consultores y personal técnico desde Washington D. C. hasta California. Por lo tanto, abarcamos un amplio territorio y prestamos servicio a empresas de todo el país. Ofrecemos una amplia gama de servicios, entre los que se incluyen la implementación de software ERP, el soporte técnico y la formación. Nuestro director de consultoría y operaciones es un Lean Six Sigma Green Belt (un profesional certificado en resolución de problemas basada en datos y mejora de procesos), por lo que también ayudamos a las organizaciones a mejorar sus procesos operativos.

Llevo trabajando en el sector de las organizaciones sin ánimo de lucro desde finales de la década de los noventa, y diría que entre el 60 % y el 70 % de nuestros clientes son organizaciones de este tipo. Para estas organizaciones, nos hemos convertido en expertos en integraciones. La mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro utilizan otros sistemas críticos para su misión, además de sus sistemas financieros, como software de gestión de asociaciones o de facturación de Medicare. Estas herramientas deben integrarse con el sistema principal de gestión empresarial y contabilidad de la organización, y Carpenter Associates se especializa en esas personalizaciones e integraciones.

¿Cómo están optimizando sus operaciones las organizaciones sin ánimo de lucro modernas, o cómo deberían hacerlo?

Las organizaciones sin ánimo de lucro atienden necesidades diferentes, pero en realidad se enfrentan a los mismos retos que las empresas con ánimo de lucro. Muchas siguen utilizando sistemas obsoletos con un acceso limitado a la información. La capacidad de generar informes es limitada. La disponibilidad para el personal de la organización es limitada. Por eso, todas buscan una solución más moderna que les proporcione información en tiempo real y les permita dar acceso al sistema a más personas de la organización.

Estamos en 2026. Hubo un tiempo en el que, si querías buscar algo, tenías que tener la Enciclopedia Británica en la estantería o ir a la biblioteca. Ahora, basta con coger el móvil y preguntarle a Siri o a Google. ¡Y listo! Ya tienes la respuesta. Todos esperamos tener la información al alcance de la mano, y eso es lo que esperamos también de nuestros sistemas de gestión empresarial.

¿Qué tendencias e innovaciones clave están marcando la transformación organizativa de las organizaciones sin ánimo de lucro?

Una vez más, acceso inmediato a los datos. Proporcionamos software a organizaciones que atienden a personas mayores, con discapacidad y sin hogar. Estas organizaciones gestionan residencias comunitarias, trabajadores sociales y personal sobre el terreno. El personal sobre el terreno necesita acceder a la información de los clientes. Necesitan introducir sus propios informes, datos de horas y desplazamientos, y registros de uso de suministros en el sistema de gestión de la organización sin ánimo de lucro. Los sistemas ERP modernos, como Acumatica, son una herramienta fantástica porque todo esto se puede hacer desde una tableta o un teléfono. Estás conectado al instante. Y cuando te vas a casa al final del día, tu trabajo administrativo ya está hecho. No tienes que sentarte a redactar tus informes y enviarlos. Ya lo has hecho. Y puedes centrarte en el objetivo real de tu organización sin ánimo de lucro en lugar de limitarte al papeleo. Una tecnología como Acumatica, que ofrece a las personas acceso a la información y la libertad de introducir datos desde cualquier lugar, es realmente revolucionaria. Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden reaccionar rápidamente a las circunstancias cambiantes, tomar buenas decisiones basadas en datos y satisfacer las necesidades con mayor rapidez. Esto les ayuda a mantener sus misiones en marcha.

¿Cuáles son los principales retos operativos en la gestión organizativa de las organizaciones sin ánimo de lucro? ¿Qué les aconsejarías para hacer frente a estos retos?

Esto nos lleva de nuevo a los sistemas heredados. Como ya he dicho, las organizaciones sin ánimo de lucro necesitan datos rápidamente. Necesitan que esos datos sean útiles. Necesitan conectarse a aplicaciones críticas para su misión que la antigua tecnología cliente-servidor no puede gestionar. Necesitan que varias personas puedan utilizar el sistema. Una de las cosas que más me gustan de Acumatica es el acceso ilimitado para los usuarios. Si contrato a cinco personas más, puedo permitirme darles acceso a Acumatica porque no hay un precio por usuario. Los sistemas heredados que cobran por usuario pueden limitar el alcance de las organizaciones sin ánimo de lucro, pero si te ahorras esas cuotas por usuario, puedes destinarlas a tu misión.

Según su experiencia, ¿qué estrategias de gestión han demostrado ser más eficaces para las organizaciones sin ánimo de lucro? ¿Cómo pueden las soluciones ERP en la nube, como Acumatica, respaldar estas estrategias?

Muchas organizaciones sin ánimo de lucro llevan muchos años funcionando de la misma manera y están acostumbradas a hacer las cosas únicamente de esa forma. Por eso, la estrategia principal consiste en mostrarles las posibilidades que ofrece la tecnología. Ya no es necesario crear informes manualmente, enviárselos a las partes interesadas y luego responder a sus preguntas al respecto. Ahora, basta con dar a las partes interesadas acceso a su software de gestión de organizaciones sin ánimo de lucro. Con Acumatica, pueden acceder y obtener sus propios informes y responder a sus propias preguntas con paneles de control configurados específicamente para ellos. Y todo se hace de forma segura. Las personas pueden ver lo que necesitan ver sin ver nada que no deban. Por lo tanto, una de las principales estrategias organizativas para las organizaciones sin ánimo de lucro es simplemente darse cuenta de las ventajas que un sistema moderno de gestión de organizaciones sin ánimo de lucro puede ofrecerles.

¿Qué características debe buscar una organización en un software ERP para la gestión de organizaciones sin ánimo de lucro?

¡Hay tantas! Las integraciones son absolutamente fundamentales. La gestión de socios, la gestión de subvenciones, el seguimiento de casos prácticos, las tiendas online... Todas estas tareas se llevan a cabo en diferentes aplicaciones, y el software ERP de una organización sin ánimo de lucro debe poder conectarse a la perfección con ellas. Acumatica se integra con casi cualquier cosa.

También es importante contar con una estructura de subcuentas realmente flexible. Si pones en marcha un nuevo programa o proyecto, deberías poder acceder a tu sistema, añadir ese programa o proyecto al plan de cuentas y generar informes al respecto de inmediato. La flexibilidad en la generación de informes es fundamental.

El acceso ilimitado para los usuarios también ahorra tiempo, esfuerzo e ingresos perdidos. Tenemos un cliente que trabaja con personas con discapacidad intelectual y cuenta con un grupo de chicos que prestan servicios de corte de césped. A ellos se les paga por ello. Antes entregaban recibos en papel una vez finalizado el trabajo y se limitaban a esperar a que el pago llegara y quedara registrado en algún sitio. Ahora, desde el terreno, solo tienen que introducir los datos desde sus teléfonos móviles. El sistema envía la factura. Registra los ingresos y, si el pago no llega, pueden enviar un recordatorio. Simplemente ahorra mucho esfuerzo y dinero.

¿Cómo crees que será el futuro de las organizaciones sin ánimo de lucro? ¿Cómo crees que la tecnología empresarial, como Acumatica, puede contribuir a ese futuro?

El futuro de las organizaciones sin ánimo de lucro es incierto en estos momentos, ya que los fondos federales se están agotando. Para seguir avanzando, es fundamental estar al tanto de lo que está sucediendo y saber qué tipo de financiación se necesita. La suite de contabilidad NonProfit+ está integrada con Acumatica para gestionar subvenciones, programas y fondos. Amplía la funcionalidad básica de Acumatica en materia de contabilidad y presentación de informes. Con ella, puedes gestionar fondos restringidos y no restringidos. También puedes gestionar subvenciones, registrar todos los gastos por subvención, asignar gastos indirectos y generar desembolsos oportunos. Se puede decidir rápidamente cuándo buscar nuevas subvenciones, cuándo buscar financiación privada, etc. Se puede gestionar por departamento o por programa. Se pueden realizar todo tipo de segmentaciones y generar informes de datos a cualquier nivel que se necesite. Literalmente, puede ahorrar semanas de tiempo cada mes. En combinación con Acumatica, reúne toda la información en un solo lugar y le permite seguir dirigiendo su organización en la dirección correcta.