Gestión de contratos

El software de gestión de contratos ayuda a las empresas a crear, realizar un seguimiento, facturar, renovar y analizar los acuerdos con los clientes a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato. Dentro de un sistema ERP, permite vincular las condiciones del contrato, la información del cliente, el uso, la facturación y la actividad financiera, de modo que los equipos puedan gestionar los acuerdos sin tener que recurrir a aplicaciones independientes o hojas de cálculo.

La gestión de contratos de Acumatica se centra en la gestión operativa y financiera de los contratos con los clientes. Las empresas pueden utilizarla para crear y activar contratos, supervisar el uso, automatizar la facturación a precio fijo, recurrente y basada en el uso, gestionar las renovaciones y analizar el rendimiento de los contratos, al tiempo que se vincula la información de los contratos con Acumatica CRM y la gestión financiera.

El flujo de trabajo típico de un contrato comienza con la definición de las partidas del contrato, los precios, los límites de uso, las normas de facturación y las condiciones de renovación. Una vez activado el contrato, las empresas pueden realizar un seguimiento de la actividad y el uso, generar facturas de acuerdo con lo estipulado en el contrato, supervisar el rendimiento y actualizar, renovar o rescindir el contrato a medida que cambian las necesidades del cliente.

La facturación automática de contratos utiliza los precios, la frecuencia de facturación, el consumo y otras condiciones definidas en el contrato del cliente para determinar cuándo y cómo se debe facturar al cliente. Acumatica admite modelos de facturación a precio fijo, recurrentes y basados en el consumo, lo que ayuda a los equipos financieros a reducir las tareas repetitivas de preparación de facturas y a mantener una conexión más estrecha entre la actividad contractual y las transacciones financieras.

La gestión de contratos en un sistema ERP vincula los acuerdos con los clientes con la actividad operativa y financiera que generan. En lugar de mantener la información sobre contratos, CRM, facturación y contabilidad en sistemas independientes, los equipos pueden trabajar a partir de datos interconectados que abarcan clientes, uso, facturas, informes financieros y otros flujos de trabajo del ERP. Esto puede reducir la introducción duplicada de datos y ofrecer una visibilidad más clara del rendimiento de los contratos.

La automatización cobra mayor importancia a medida que aumenta el número o la complejidad de los contratos con los clientes. Las empresas pueden beneficiarse de ella cuando gestionan contratos recurrentes o basados en el uso, realizan un seguimiento del consumo de los clientes, preparan facturas recurrentes de forma manual, necesitan una mayor visibilidad sobre las renovaciones o la rentabilidad, o mantienen la información de los contratos en hojas de cálculo, sistemas CRM y sistemas contables. La automatización de estos procesos puede reducir el trabajo manual y, al mismo tiempo, mejorar la coherencia y la visibilidad a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato.