Dar con la tecla adecuada en materia de ERP: la transformación digital de Eastman Music Company

[00:00:00] Lauren O'Hara: Bienvenidos al podcast de Acumatica ERP. Aquí es donde exploramos la innovación práctica para empresas en crecimiento. Soy Lauren O'Hara, directora de marketing de producto aquí en Acumatica, y hoy nos acompaña Ralph Torres, vicepresidente de operaciones de Eastman Music Company. Ralph ha desarrollado su carrera dirigiendo operaciones complejas en empresas internacionales, con una sólida trayectoria en la implementación y optimización de sistemas ERP para impulsar la eficiencia y el crecimiento.
En este episodio, vamos a hablar de cómo Eastman ha gestionado su crecimiento y cómo es el proceso de modernización y expansión con Acumatica como base. Así que, bienvenido al programa, Ralph.

[00:00:56] Ralph Torres: Gracias por invitarme, Lauren. Encantado de conocerte.

[00:00:59] Lauren O'Hara: Tú también. Tú también, por fin. Para empezar, ¿podrías contarnos un poco sobre tu trayectoria musical y cómo ha influido en tu carrera en Eastman?

[00:01:08] Ralph Torres: Eh, sí, hay una correlación más bien directa y otra no tan directa. Bueno, soy músico. Fui a la universidad y al instituto para estudiar música, tenía aspiraciones de ser algún tipo de músico de jazz.
Salí de la universidad y empecé a intentar dar conciertos y a ganar dinero, y a averiguar cómo pagar las facturas como músico, y no me hacía ilusiones sobre cómo sería esa vida. Entendía lo difícil que sería para un músico ganar dinero, especialmente en un tipo de música que no es tan popular como el jazz y cosas por el estilo. Pero empecé a hacer muchas cosas.
Daba clases particulares, enseñaba en un programa de música extraescolar, tocaba donde podía y conseguía conciertos y cosas así. Y pensé que, para complementar mis ingresos, quizá podría encontrar algún tipo de trabajo relacionado con la industria musical. Y cuando empecé a buscar, acabó siendo...
Yo pensaba más bien en trabajar para un sello discográfico, como Sony o algo así, en su departamento de jazz o algo que... Mm... ya sabes, directamente relacionado con mi especialidad. Durante la búsqueda, me topé con Eastman Strings. En aquel momento, se llamaban... Técnicamente, el nombre de la empresa era Eastman Strings en aquel momento, y, eh, esto fue allá por 2008.
Y estaban buscando un representante de atención al cliente. Me dije: «Oh, eso está cerca de casa. Está relacionado con la música. A ver qué pasa aquí». Y entonces... Sí... 18 años después, la empresa ha crecido muchísimo. Eh, cuando empecé, eran dos empresas, más las fábricas de China. Ahora son 11 empresas, más las fábricas de China.

[00:02:35] Lauren O'Hara: Vaya.

[00:02:36] Ralph Torres: Sí, sí. Vaya. Cuando empecé, la empresa tenía sede en dos países. Ahora son siete. Vaya. Así que ha habido una gran expansión en los últimos 18 años. Bueno, respondiendo a tu pregunta sobre cómo mi experiencia musical se relaciona con esto: en primer lugar, soy músico. Trabajo para una empresa de música... un fabricante de instrumentos musicales.
. Eso encaja, ¿verdad? Bueno, pues... Empecé en atención al cliente. Una de mis primeras oportunidades de hacer algo fuera de la atención al cliente fue gestionar nuestras piezas. Y al ser músico y hacerlo bastante bien en el trabajo de atención al cliente, me resultó bastante fácil pasar de mis conocimientos básicos sobre instrumentos a gestionar un proyecto grande, difícil y complicado como la gestión de nuestras piezas.
Y luego, con el paso de los años, me he involucrado en otras cosas relacionadas con los productos. Diseñé uno de nuestros saxofones más vendidos, el 52nd Street, junto con uno de mis colegas de entonces. Lo hemos mejorado y ampliado muchas veces desde entonces, pero, ya sabes, cuando empezamos a fabricar saxofones, yo era el encargado, así que fue genial y divertido como músico... Vaya...
poder decir que he participado en el diseño de un instrumento que yo mismo toco.

[00:03:40] Lauren O'Hara: Mm-hmm.

[00:03:40] Ralph Torres: Hay cosas como esa que han sido muy divertidas, pero hay otra faceta, y es que, bueno, no quiero ponerme demasiado filosófico sobre la educación y cosas por el estilo, pero la educación musical es muy importante.
Todos mis hijos van a estudiar música al menos hasta la secundaria porque es una actividad humana única que requiere el uso de los hemisferios izquierdo y derecho del cerebro, y en la que se combinan habilidades analíticas y creativas que no se utilizan en muchas otras actividades humanas. Es... Simplemente no tienes esa oportunidad cuando haces otras cosas.
Así que ser músico, estar en una sala de ensayo y practicar el mismo compás durante horas y horas para intentar acertar solo dos notas, eso es una disciplina que se requiere, y lo que ocurre en tu cerebro simplemente no ocurre en otros tipos de lugares. Así que... Sí, fíjate en la compleja estructura de Eastman y analiza y comprende cómo se correlacionan y funcionan las cosas.
Creo sinceramente que mi formación musical, mi educación musical, contribuye a mi capacidad para gestionar algo como esto, porque tengo que ser muy creativo, pero también tengo que estar muy orientado a los datos.

[00:04:48] Lauren O'Hara: Me encanta eso. Me encanta. Y, bueno, estoy de acuerdo. Yo también soy artista y trabajo en marketing, pero no podría estar más de acuerdo.
Es como ejercitar ambos hemisferios del cerebro y cómo eso puede ayudarte a ser una persona más completa en general, ¿verdad? Me encanta. Es una forma estupenda de verlo. Cuéntame un poco sobre tu papel en Eastman y, bueno, vemos la transición desde tus inicios... Sí.
: Empezaste en el mundo del jazz y luego te metiste en Eastman, así que...

[00:05:19] Ralph Torres: Sí. Bueno, mi función ahora es bastante imprecisa y específica al mismo tiempo. Supongo que eso es lo que suele pasar cuando llegas a los puestos más altos de una empresa. Ya sabes, los puestos de vicepresidente de operaciones o de tipo director general en diferentes empresas son cosas totalmente distintas dependiendo de cuál sea la empresa.
Mm-hmm. Y, ya sabes, técnicamente tenemos 16 entidades físicas, eh, negocios repartidos por todo el mundo que fabrican o distribuyen productos, y yo participo en las operaciones de la mayoría de ellos. No directamente en nuestras operaciones en China. Obviamente, hay una barrera lingüística, una barrera horaria, pero ellos se encargan de su propia fabricación.
Pero yo soy el enlace, y les digo: «Oye, esto es lo que necesitamos mejorar», y cosas por el estilo. Así que sí que trabajo con las fábricas de China. Les implementé Acumatica. Lo llevan usando... Vaya... desde hace un año, casi un año y medio ya. Así que sigo prestando mucho apoyo estructural a las fábricas y, sin duda, ya sabes, hablo con ellos sobre el embalaje y la forma en que envían las cosas y todo eso.
Tenemos instalaciones de fabricación en Canadá y Estados Unidos. Este mes acabamos de incorporar una empresa en Francia. Tenemos una fábrica de instrumentos de metal en Suiza. Así que tenemos, ya sabes, fabricación por todo el mundo. Gran parte de mi función para ellos es asegurarme de que cuentan con el apoyo estructural...

[00:06:34] Lauren O'Hara: Mm-hmm

[00:06:34] Ralph Torres: y pueden programar su producción. Y, en realidad, lo único de lo que me encargo con ellos es de asegurarme de que no perdamos de vista el objetivo principal, que es que el cliente reciba lo que pide, porque... Mm-hmm... o solo tenemos, solo tenemos encargos porque ofrecemos un servicio que alguien necesita. Así que asegurarme de que entiendan... que vayan más allá de lo puramente técnico de la fabricación y se adentren en aspectos como la entrega y, ya sabes, las partes funcionales del proceso.
Utilizando paneles de control, la planificación de la producción y todas las demás herramientas que ofrece Acumatica para que alguien al otro lado pueda preguntar: «¿Cuándo estará lista mi trompeta?» O: «Si compro una trompeta, ¿cuándo me la pueden fabricar?» Algo así. Y, concretamente, ya que este es un podcast de Acumatica, he podido crear puestos para ese soporte.
Así que tengo a alguien que se encarga de eso, es la administradora de fabricación del ERP. No está en cada planta de fabricación, pero ayuda a todas las empresas que utilizan el módulo de fabricación de Acumatica a configurarlo. Mm-hmm. Trabaja con ellas en cómo llevan a cabo su recuento cíclico.
Ya sabes, todos, todos los entresijos funcionales del rompecabezas. Y luego, en nuestras empresas de distribución es donde probablemente tengo un papel más activo. Una, en Pomona, California, donde yo... Es como la sede central global de la empresa. Estamos bastante dispersos, pero esa es la oficina principal y también es nuestra mayor distribución, nuestra empresa más grande en términos de ingresos.

[00:07:52] Lauren O'Hara: Entendido.

[00:07:52] Ralph Torres: Bueno, ahí es donde empecé y de ahí fuimos avanzando. Distribuimos en América del Norte y del Sur productos de Eastman y algunos productos de otras empresas. Ahí es donde estoy más directamente involucrado, simplemente porque estoy allí todos los días, y... Mm... creé el equipo de atención al cliente tal y como existe hoy en día en la distribución, el almacén y cosas por el estilo.
Pero también trabajo muy estrechamente con nuestra empresa de distribución en Australia y en Europa.

[00:08:14] Lauren O'Hara: con-

[00:08:14] Ralph Torres: Vaya... esa es más bien mi parte, ¿no? Bueno, pues apoyo mucho a las empresas fabricantes, y me encargo más directamente de gestionar o ayudar a supervisar la distribución.

[00:08:24] Lauren O'Hara: Vaya. Es que se me ocurren un montón de cosas mientras hablas.
Bueno, una de ellas es que parece que ningún día es igual. Suena a algo muy, eh, variado. Sí. Eh, y, eh, volviendo al tema del que hablas, ya sabes, de usar ambos hemisferios del cerebro y de tener que ser creativo a la hora de resolver problemas y esas cosas, estoy segura. Mi otra reflexión era que, sé que en el vídeo de casos de éxito que tenemos, hablas un poco de lo rápido que se puede incorporar a la gente con... Sí.
Acumatica, y hablas de, eh, ya sabes, añadir gente, añadir roles y cosas por el estilo. Me preguntaba si podrías ampliar un poco más eso sobre cómo Acumatica ayuda en ese sentido.

[00:09:04] Ralph Torres: Cuando empecé en Eastman, utilizaban Stage 100, que es un producto antiguo. Estaba obsoleto. Por aquel entonces, empezábamos a llegar a un punto en el que las cosas fallaban y cosas por el estilo.
Al pasar a Acumatica, fue como pasar de la noche al día en cuanto a la interfaz de usuario básica. Todavía estamos... de hecho, mañana vamos a migrar a la interfaz de usuario moderna. Todavía estamos... Oh, genial... en 2024, nuestra segunda versión. Eso es divertido, porque mucha gente... Mm-hmm... está entusiasmada con eso, la gente que ha visto cómo son las pantallas y cosas así.
Pero incluso, incluso solo al pasar a... a Acumatica cuando lo hicimos en 2022, la interfaz de usuario era como el día y la noche. Obviamente, para nuestros empleados actuales, fue un choque cultural. Es como: «No sé dónde se ha ido todo», ¿verdad? La gente que lleva cinco, diez años haciendo el mismo trabajo. No sé dónde se han ido mis botones.
Pero con toda la gente nueva que hemos incorporado, es que... ni siquiera hace falta decírselo, ¿verdad? Es que, tal y como está configurado el menú, es mucho más intuitivo para una interfaz moderna, ya sabes, una interfaz de usuario. Algo de lo que bromeo con nuestro equipo es: «No quiero oír quejas sobre eso.
Nadie... No, yo... Necesito una mejor formación. No te han enseñado a usar Facebook y publicas todos los días». No necesitas la... Y lo digo más bien en broma, pero...

[00:10:13] Lauren O'Hara: Sí, pero...

[00:10:14] Ralph Torres: Tengo una sensación parecida con Acumatica. Mm-hmm. Obviamente, es más complejo que usar Facebook, porque en realidad estás realizando transacciones financieras.
Pero... entiendes cómo está organizada la pantalla. Los botones están prácticamente en el mismo sitio en todas las pantallas. Hay un botón verde, haz clic en ese. Ya sabes, está diseñado de forma bastante intuitiva, y esa es una de las razones por las que nos resulta mucho más fácil incorporar a un nuevo empleado, sin duda.

[00:10:38] Lauren O'Hara: Mm-hmm. Me encanta ese punto.
Es muy difícil cuantificarlo, ¿verdad? Quiero decir, se trata de ahorrar tiempo, ahorrar dinero y, además, del compromiso de los empleados, ¿no?

[00:10:48] Ralph Torres: No, claro que sí. Sí. El trabajo de atención al cliente en Promona es muy complejo. Son el nexo entre el exterior y el interior. Hay muchas cosas que deben aprender sobre el puesto, así que la incorporación lleva tiempo.
Pero la parte de la interfaz informática supone una barrera mucho menor: hemos pasado de que tardaran tres semanas en sentirse cómodos para empezar a introducir sus propios pedidos a que lo hagan el primer día, de hecho. Vaya. Empiezan, empiezan a hacer clic en cosas, y luego podemos enseñarles el negocio mientras aprenden el sistema informático, en lugar de que, como antes, tuvieran que ser procesos separados.

[00:11:22] Lauren O'Hara: Precioso.
Me encanta eso. Es una observación genial. Gracias por profundizar en ello. Vale. Eastman, por lo que sé, ha experimentado un gran crecimiento, ¿verdad? Ya mencionaste al principio cuántas empresas tenéis ahora y hasta dónde habéis llegado. ¿Cuáles son algunos de los retos operativos a los que os habéis enfrentado?
¿Cómo supisteis que era el momento de modernizar vuestra plataforma de Sage?

[00:11:47] Ralph Torres: Hay dos razones, más o menos. Por un lado, están las cuestiones logísticas básicas de gestionar una empresa a nivel mundial casi las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Tenemos una tienda física en Australia que, de hecho, abre los sábados, así que estamos bastante cerca de un horario de 24/7. Tenemos un intervalo de tiempo entre el sábado y la mañana del domingo en el que no hay nadie... en el que el negocio no está en pleno funcionamiento.
Obviamente, hay gente que trabaja los fines de semana y los comerciales siempre están, ya sabes, introduciendo pedidos y cosas por el estilo. Pero nos acercamos bastante a las 24 horas al día, los 7 días de la semana. No tanto cuando hicimos el cambio, pero ya nos estábamos acercando bastante. Así que solo por tener un servicio de asistencia disponible, tener un acceso fácil a nivel global. Ya sabes, cualquiera que haya usado un sistema antiguo, algo que no esté basado en la nube o, ya sabes, cómo está configurado Acumatica para que puedas iniciar sesión desde un navegador web.
Tener que conectarse de forma remota, en cuanto dices: «Oh, tuve que conectarme de forma remota», eso es como, bueno, eso es todo un lío sobre cómo realmente... Ya sabes, ¿funciona el acceso remoto hoy? Si no es así, entonces, ya sabes, son las 12:00 a. m. en mi zona horaria. Europa no va a poder trabajar hoy a menos que alguien de TI que esté en una llamada responda por casualidad y consiga la conexión.
Cualquiera que haya trabajado en ese tipo de entorno... Mm... entiende lo difícil que es simplemente gestionar tu jornada de ocho horas, por no hablar de ampliarla a una jornada de 24 horas.

[00:13:01] Lauren O'Hara: Sí.

[00:13:01] Ralph Torres: Eso fue fundamental. El acceso, algo realmente, realmente importante. Y además, ya sabes, Mike, nuestra empresa de soporte informático estaba muy preocupada por la seguridad.
: De repente, nos pasamos a una solución basada en la web y, al perder toda esa seguridad que ofrece el acceso remoto, Acumatica nos había dado respuesta a todas nuestras necesidades en ese aspecto. Eso era algo que buscábamos, fuera lo que fuera, ya que, para nosotros, eso era parte del problema. La otra parte del problema era que nuestros datos se estaban volviendo muy difíciles de usar y analizar. Debido a la estructura de Sage, donde cada empresa es una entidad independiente, teníamos números de modelo que, técnicamente, podían corresponder al mismo producto, pero quizá había variaciones entre las distintas empresas.
A veces llegaba a un punto en el que pensaba: «No creo que esa transacción se haya realizado correctamente. ¿Había un problema con los datos?». Y entonces, a veces, nuestro servicio de asistencia nos decía: «Ah, sí, he reescrito los datos. Ahora debería estar bien». Eso suena terrible. ¿Qué... ¿Cómo es eso siquiera posible? ¿Cómo pudisteis?
Pero eso es lo que, ya sabes, eso es, eso es... Tenía errores, ¿no? Había que arreglarlo, y ellos tenían soluciones provisionales y formas de arreglarlo. Así que yo... quiero decir, estaba perdiendo la confianza por completo. Como, ¿esa transferencia se hizo siquiera? Ya sabes, las cosas se atascaban y luego... No, no conozco el aspecto técnico, pero empezaba a ser muy estresante... Mm-hmm
, eh, algunas de las cosas que nos contaban desde... desde nuestro socio de soporte de Sage que teníamos en aquel momento. Así que esa era la otra parte. Es como, mira, si vamos a seguir añadiendo empresas, necesitamos tener un proceso mucho más ágil para generar los informes.

[00:14:27] Lauren O'Hara: Sí.

[00:14:27] Ralph Torres: Y, en cuanto a la segunda parte, también necesito asegurarme de que la gente pueda iniciar sesión todos los días.
Esto se está volviendo demasiado complicado. La gente viaja cada vez más, y más, y más, y más, y más. Quieren poder acceder al sistema ERP. Formamos a nuestro personal de ventas para que introdujera sus pedidos en Sage, y eran capaces de hacerlo, pero eso se convirtió en un obstáculo porque, ya sabes, tenían que ir a su habitación de hotel y luego iniciar sesión, conectarse al servidor remoto porque iban a introducir sus pedidos del día y, oh, no funciona.
Y es que es realmente difícil sin tener la flexibilidad para las personas que quieren trabajar hasta tarde por la noche, los fines de semana... Mm-hmm... para adaptarlo a su vida o a sus viajes, sea como sea.

[00:15:01] Lauren O'Hara: Mm-hmm. Mm-hmm. Un poco más sobre la facilidad de uso en entornos con varias empresas.

[00:15:06] Ralph Torres: El plan de cuentas es siempre el mismo.
Así que ahí es donde se acumula todo; todos los datos pasan por ahí, tienen que pasar por el departamento de finanzas de alguna forma.

[00:15:14] Lauren O'Hara: Sí.

[00:15:14] Ralph Torres: Ya sabes, el simple hecho de tener un único plan de cuentas nos facilita mucho la vida. Es cierto que tenemos que tener inquilinos separados, por una razón bastante complicada que nos obligó a hacerlo, sobre todo por el tema de las múltiples divisas y los múltiples inquilinos, y, además, si tienes una empresa de fabricación.
: Sí, pero a nosotros nos sigue funcionando perfectamente porque la estructura de datos es la misma en el fondo. Mm-hmm. Así que esa es la parte importante de las empresas múltiples. Las últimas tres empresas que añadimos, las añadí yo mismo. Nuestro VAR ni siquiera me ayudó con eso. Obviamente, nos ayudaron a preparar todo el trabajo en el pasado para poder hacerlo.
Literalmente, nuestro VAR estaba de vacaciones mientras creaba la empresa OBO y su

[00:15:53] Lauren O'Hara: amigos.

[00:15:54] Ralph Torres: Ni siquiera se enteró hasta que volvió de vacaciones, y bromeábamos diciendo que eso no era necesario. Así que, ya sabes, si tienes a alguien dedicado y dispuesto a aprender el producto y el software, entonces puedes hacer muchas cosas por tu cuenta... Mm-hmm
que yo no habría creído posible. Incluso cuando empezamos con Acumatica, pero desde luego no con Sage. Cuando añadimos la nueva empresa OBO, yo ya tenía mi estructura de atributos para los artículos en stock. Así que, en cuanto mi responsable de datos de productos los añadió, solo tuvimos que añadir la sucursal de esa empresa —el ID de la empresa— a todos nuestros informes.
No fue automático, pero sabíamos exactamente lo que había que hacer, y nuestros informes, mi... Tengo a un chico que se encarga de la mayor parte de nuestros informes. Él fue capaz de añadirlo a todos los informes. Me dijo: «Sí, tú, yo... Me encargaré de estos, ya sabes, los que miramos todos los días, los tendré listos para el final de la semana.
Los que necesitamos para las revisiones mensuales, los tendré listos para finales de mes, no hay problema». Es decir, el simple hecho de poder hacer eso, y que todo encaje perfectamente porque la infraestructura subyacente es la misma.

[00:16:52] Lauren O'Hara: Es increíble. Me encanta. Es que, bueno, sé que no es... no es tan sencillo, pero la forma en que lo dices hace que parezca que eres un mago, ¿verdad?
Es como: «Oh, mira, puedo hacer... Y, y los problemas, ya sabes, vuelves a lo de resolver problemas, ¿verdad? Como lo divertido que es simplemente intentar decir: «Puedo hacer esto».

[00:17:10] Ralph Torres: Diré que... que Acumatica no me dijo que hiciera esto. Así que, si alguien está escuchando esto, el trabajo es interno. Ya sabes, tienes que definir tu propia estructura.
: Exacto. Tienes que averiguar cómo hacer que tus categorías principales se desglosen en categorías secundarias, y qué es lo que te importa a la hora de elaborar informes, y qué es lo que no te importa.

[00:17:27] Lauren O'Hara: Mm-hmm.

[00:17:28] Ralph Torres: Una vez hecho ese trabajo, la infraestructura y el sistema están configurados en Acumatica para facilitarlo. Vale. Por ejemplo, los atributos... los usamos mucho.
Mm-hmm. Pero hay otras cosas que podríamos usar, como la regla del país de origen frente a la empresa que lo fabrica. Eso nos indica si se distribuye o se fabrica. Podemos ser creativos con la forma de estructurar los datos para poder decir: «Este es el dato que queremos incluir sin falta en todos los informes».
. De acuerdo. Y luego, como haces ese trabajo extra, porque configuras esa estructura, eso es lo que, para mí, lo hace dinámico, escalable y fácil de ampliar una vez que tienes esa estructura subyacente.

[00:18:03] Lauren O'Hara: Mm-hmm. Bueno, supongo que eso me lleva directamente a la cuestión de la implementación, ¿no?
Es decir, hablas mucho de asegurarse de saber adónde quieres que vayan tus datos, ¿verdad?

[00:18:14] Ralph Torres: Mm-hmm.

[00:18:14] Lauren O'Hara: ¿Podrías contarnos un poco cómo fue la implementación y, bueno, qué es lo que más te ha llamado la atención y, eh, cómo ha colaborado tu equipo? Es evidente que tú eres una gran defensora de la herramienta, ¿verdad?
Es evidente que eres una gran usuaria de Acumatica. Entonces, ¿cómo contribuye tu equipo a que todo esto sea un éxito?

[00:18:37] Ralph Torres: Sí. Bueno, pasando a la parte de la implementación, yo... no hay forma de evitarlo. Es... es difícil. Ya sabes, sigue siendo, con diferencia, una de las cosas más difíciles que he hecho en toda mi carrera profesional, sobre todo al pasar de algo como Sage a Acumatica.
Es un cambio cultural enorme para nuestro personal. Es doloroso. Mm-hmm. Es doloroso y es difícil porque le estás pidiendo a toda la organización que utiliza el sistema RPU, que suele ser una gran parte de la empresa, que cambie la herramienta principal que utilizan. Así que eso es doloroso y difícil. Simplemente hay que dejar claro que esto no va a ser fácil.
Esa es la parte más importante. Simplemente hay que entender que... no hay ninguna versión de esto que sea fácil. Incluso si el sistema ERP lo automatizara. Incluso si llegáramos al punto en que ninguno de nosotros tuviera trabajo porque la IA lo está haciendo, seguiría siendo difícil porque la gente no está haciendo lo que hacía ayer, y eso es muy difícil... Mm-hmm
de hacer pasar a los humanos. No nos gusta el cambio. Así que, con eso, teníamos un problema específicamente único a la hora de hacer la transición, o en la forma en que decidimos abordarlo, y es que en ese momento teníamos tres empresas con sede en EE. UU. en las que trabajaba nuestro personal de ventas. Así que cuando decidimos cómo íbamos a hacerlo, la gran decisión fue: ¿trasladamos solo a Eastman, la empresa principal?
¿O trasladamos ese bloque de tres empresas?

[00:19:59] Lauren O'Hara: Sí

[00:20:01] Ralph Torres: Y decidí hacer el bloque de las tres empresas. Hoy volvería a hacerlo, pero es un rollo.

[00:20:07] Lauren O'Hara: Pero fue duro. Fue duro.

[00:20:09] Ralph Torres: Fue difícil.

[00:20:11] Lauren O'Hara: De verdad... El nivel de dificultad se triplica.

[00:20:13] Ralph Torres: Más que eso. Exponencialmente más difícil, porque había algo que tuvimos que hacer de una sola vez y que no habríamos tenido que hacer, y eso son todas las asignaciones.
Porque en Sage vendemos a la empresa X, mientras que en las tres empresas diferentes son X1, X2 y X3, aunque todas sean X. Así que cuando íbamos a transferir los pedidos de venta pendientes y las cuentas por cobrar pendientes, tuve que asignar este ID en Sage, este ID, este ID de la empresa uno, dos, tres, que ahora va a ser esta empresa en Acumatica. Así que hubo mucho trabajo con las asignaciones, mucha limpieza.
En cuanto a la contabilidad, el plan de cuentas era diferente para todas las empresas, porque era específico de cada una. Mm-hmm. Porque el plan de cuentas de Eastman incluye instrumentos de viento-madera, instrumentos de viento-metal, ventas de guitarras, ventas de percusión, ¿verdad? Pero el plan de cuentas de Haynes, o de la empresa de flautas, solo incluía instrumentos de viento-madera, y no fueron creados al mismo tiempo por las mismas personas, aunque fuera la misma empresa.
Así que hubo mucho trabajo de preparación para conseguirlo. Pero lo más importante de todo esto es, y lo he dicho en el escenario, lo he dicho en los otros podcasts que he hecho sobre este tema, que no recrees tu proceso, no recrees los datos que tienes en tu estructura actual. Por eso estás dejando tu estructura actual.

[00:21:20] Lauren O'Hara: Mm-hmm.

[00:21:20] Ralph Torres: La verdad es que hubo muchas conversaciones entre el director financiero, nuestro interventor, el equipo de contabilidad y yo. Ahora bien, yo no soy contable. A estas alturas de mi vida y de mi carrera, sé bastante sobre contabilidad gracias a mi trabajo con el sistema ERP y a lo importante que es, obviamente, ese sistema como eje central de todo.
Pero, ya sabes, no entendía al 100 % las complicaciones del plan de cuentas hasta que empecé este proyecto... Mm-hmm... y lo comprendí. Y, ya sabes, ellos, incluso ellos, estaban empezando a encajar las piezas. Yo les decía: «Chicos, creo que estamos dándole demasiadas vueltas a esto. Ya sea entre atributos de producto o subcuentas o algo... algo que he visto en una demo, no creo que necesitéis un libro mayor (GL) separado para ese tipo de venta.
No necesitáis un libro mayor para saxofones y otro para flautas. Solo necesitamos uno para instrumentos de viento-madera. Es decir, solo nos importa la división de instrumentos de viento-madera, ¿no?». Bueno, sí. Vale, puedo darte las ventas basadas en los datos del producto, en la clase de artículo o en un atributo de la clase de artículo. Podría, podría hacer todas esas otras cosas a través de mis informes.
Así que una parte importante de esto fue que yo, al menos, viera qué informes estaban disponibles. Es decir, no íbamos a... no usábamos Velixo al principio, pero sabíamos que existía. Mm-hmm. Así que tuve que formarme mucho. Si iba a tener que encargarme de los informes sobre esto, o al menos gestionar la estructura de cómo lo hacemos, tenía que entender las herramientas de informes.
Entender realmente las herramientas de informes lo más rápido posible. Comprende el concepto de lo que es una consulta genérica. Si vas a analizar un producto como Velixo, ¿cómo funciona el proceso? Porque yo no sabía cómo redactar una consulta genérica, pero sabía que existían y vi cómo nuestro VAR creaba una.
Le dije: «Solo muéstrame qué es esto». Eso me bastó para decir: «De acuerdo. Al final lo conseguiré. Ahora solo tenemos que averiguar la estructura básica». Así que gran parte de esto consistió en desentrañar todas las cosas específicas que hacíamos en Sage y agruparlas en las categorías más amplias que nos proporcionaran la cantidad mínima de información que necesitamos para operar.

[00:23:11] Lauren O'Hara: Mm-hmm. Mm-hmm.

[00:23:12] Ralph Torres: Y eso es precisamente en lo que nos esforzamos mucho: en clasificar la información de las tres empresas en esas grandes categorías. Así que pudimos pasar de —no recuerdo el número exacto— cientos de cuentas del plan general para contabilizar nuestras ventas a solo cinco en la actualidad.

[00:23:28] Lauren O'Hara: Vaya.

[00:23:28] Ralph Torres: Ahora se organizan solo por grandes divisiones.
Así que, a un nivel superior, el director general puede ver cómo va su negocio de instrumentos de viento-madera en comparación con el de instrumentos de viento-metal y de viento en general, a nivel mundial, gracias a los informes de ventas y todo eso. Pero incluso entonces, podíamos decir: «Vale, pues estamos vendiendo tubas». ¿Sabes? Vendemos nuestra estructura básica de instrumentos basada en la clase de artículo, pero en el lado del plan general, son solo cinco categorías grandes, gigantes.

[00:23:51] Lauren O'Hara: Vaya.

[00:23:51] Ralph Torres: Pero si quiere generar informes sobre los componentes de esa clase de artículo, no hay problema. Ahora podemos hacerlo. Pero, de nuevo, entendí que podemos llegar a eso. Quería que fuera lo más sencillo posible.

[00:24:00] Lauren O'Hara: Sí. Creo que suena como, bueno, suena como una combinación de lo que decías sobre, ya sabes, no tener que volver a crear los datos que ya tienes de años anteriores, o no tener que volver a crear la estructura, ¿verdad?
Sí. Pero al mismo tiempo, eh, simplificando mucho las cosas, y eso suena como si fuera una combinación de, ya sabes, la plataforma de Acumatica y tu capacidad para... Sí... mirar tus datos y decir: «Así es como queremos que sea en Acumatica. Hazlo más sencillo».

[00:24:29] Ralph Torres: Sí. Sí. Luego, cuando llevamos a cabo la implementación, tuvimos algo de suerte.
Esto fue en noviembre de 2022.

[00:24:38] Lauren O'Hara: De acuerdo.

[00:24:39] Ralph Torres: Esto fue tras la pesadilla logística provocada por la COVID, cuando había cientos de... eh... buques portacontenedores amarrados frente al puerto de Los Ángeles, ya sabes, todo eso, ¿no?

[00:24:49] Lauren O'Hara: Sí.

[00:24:49] Ralph Torres: Se había desatado una avalancha, así que no nos faltaban pedidos. No nos faltaban pedidos de venta que enviar. Así que no lo hicimos específicamente en noviembre, porque eso es después de nuestra temporada alta.
Nuestra temporada alta es después del inicio del curso escolar, porque hacemos muchos negocios relacionados con el colegio. Así que, eh, el momento es otra cuestión. Asegúrate de hacerlo, ya sabes, no es que nunca haya un momento para hacer nada. Pero asegúrate de hacerlo cuando puedas gestionarlo y te va a costar un poco porque ni siquiera... Crees que sabes cómo va a ser una factura, pero no te das cuenta de las diferentes versiones que has creado de tus facturas existentes.
«Oh, se me había olvidado que necesitábamos eso. Se me había olvidado que necesitábamos eso». Así que va a haber mucho trabajo una vez que lo implementes, eh, o quizá no. Quizá tengas... Quizá ya hayas hecho esto antes y tengas un VAR que se encarga de toda esa configuración. Pero para la mayoría de las empresas, estoy bastante seguro de que esto es lo que pasa. Crees que sabes lo que va a pasar, y luego, el primer día, sí, todo se va al traste.
Te las vas apañando sobre la marcha durante una semana o dos, y al final empiezas, tu equipo empieza a entender cómo tramitar los pedidos, cómo pasar la facturación por el departamento de contabilidad, empiezas a repetir estas tareas y a entender por qué es así, por qué no puedo... oh, no tengo el inventario en el lugar correcto.
Ya sabes, te das cuenta, empiezas a aprender los problemas porque, ya sabes, Sage te dejaba hacer muchas cosas simplemente porque te lo permitía, mientras que Acumatica definitivamente te exige mucho más: tienes que hacerlo de la manera correcta para que la transacción financiera se realice correctamente. Así que tienes que hacerlo bien.
No puedes hacerlo desordenadamente. Así que gran parte de ello fue aprender eso al principio, y una cosa que hice fue decirle inmediatamente al personal de ventas: «¿Dónde está mi informe? ¿Dónde está la información que siempre puedo obtener?». Se ha ido. ¿Recuerdas cuando te dije que íbamos a hacer esto? A eso me refería. Cuando dije que todo iba a desaparecer, eso es lo que quería decir.
Ahora se ha ido. Así que al principio fui muy estricto con todo el equipo. No me pidáis que os cree nada hasta que me enseñéis qué informes de Acumatica habéis intentado usar ya. Así que usad lo que hay... No quería crear desde cero, recrear todo lo que teníamos antes. Sí. Había un informe de objetivos de ventas diarios que teníamos de, de, eh, Sage a través de una de las herramientas de informes que yo, que, vale, que necesitábamos tener.
Así que trabajé con Arvar en ese momento. Antes de la transición, trabajé con ISS en esto, y le dije: «Oye, Troy, realmente necesito este informe. Solo consígueme este. Todo lo demás lo resolveremos después». Así que cuando terminamos, y una vez superamos ese bache inicial de simplemente enviar las facturas, empezaron a llegar preguntas.
¿Cómo busco esto? ¿Cómo busco esto? Vamos, ¿ves en el módulo de pedidos de venta, ves donde pone «informes»? Ve allí y empieza a hacer clic en los botones. Averigua... Sí... las herramientas por las que acabamos de pagar antes de pedirme que haga una nueva.

[00:27:24] Lauren O'Hara: Sí.

[00:27:25] Ralph Torres: Y entonces descubrimos dónde estaban las lagunas, ¿no? Nos dijimos: «Vale, lo pillo.
Ya veo por qué esto no encaja con nuestra forma de trabajar. Modifiquemos este informe. Veo que queremos información, pero de una forma un poco diferente. Vamos a pagar para que nos adapten este informe». Muy bien, ya hemos superado ese primer escollo. Enséñame los GI. Y luego, eh, ISS o Arvar, muy bien, aprendamos a hacer algunos GI. Así que creó algunos GI conmigo.
Y yo pensé: «Vale, lo pillo. Podría hacer algo de esto». Y entonces fue cuando añadimos, eh, uno de nuestros primeros puestos nuevos, como, de ERP operativo global fue un, un informe...

[00:27:55] Lauren O'Hara: Oh... un

[00:27:55] Ralph Torres: ingeniero de informes. Era un empleado de una de nuestras empresas que estaba haciendo un trabajo excelente ayudándoles a configurar sus paneles de control y creando indicadores clave (KPI) para el área de fabricación.
Y pensé: «Vale, este tipo lo entiende», así que se lo llevé a mi equipo, y ahora se encarga de los informes globales de la empresa. Y eso que no tiene formación en esto. Él es... ya sabes, él mismo es músico. Pero también es un tipo técnico, de informática. Casi se licenció en Informática, pero decidió dedicarse a la música. Y así que él, él... ahora es un trabajo estupendo para él.
Tiene la oportunidad de trabajar para una empresa musical.

[00:28:24] Lauren O'Hara: Sí.

[00:28:25] Ralph Torres: Y ahora nos pasamos todo el día con los ordenadores... y redactamos informes para la gente. Y, obviamente, ahora son mucho más complicados y están mejor estructurados, pero, ya sabes, partimos de lo que aprendimos en esas primeras etapas: detectar las carencias en los informes y luego subsanarlas.

[00:28:41] Lauren O'Hara: Sí. Sí. Creo que lo que estoy entendiendo es que, bueno, obviamente ya hemos hablado un poco sobre la facilidad de uso y cómo eso puede ayudar a que la gente lo adopte. Pero creo también, Ralph, que lo que intentas decir, o lo que estás diciendo, es que además es muy personalizable, ¿verdad? Es decir, puedes sentarte ahí con Acumatica y decir: «Vale, necesitamos este informe.
Vamos a buscar la forma de conseguir ese informe», ¿verdad? O bien, coger lo que ya existe y modificarlo para adaptarlo a tus necesidades. ¿Correcto?

[00:29:08] Ralph Torres: Sí, claro. Hemos aprendido mucho al... Es que no solemos usar mucho el diseñador de informes. Eso es... Mm-hmm... algo anticuado, ya sabes, las facturas. Pero necesitamos tener facturas, ¿no? Y necesitamos, necesitamos que esa información salga.
Pero incluso algo así, ya sabes, poder obtener nuestros códigos HS de impuestos de importación en todos nuestros diferentes productos, bueno, no es tan fácil para nosotros porque tenemos cuatro empresas diferentes en Europa, y tienen códigos HS diferentes. No, tres empresas diferentes en Europa y una en Canadá, y todas tienen códigos HS diferentes, y todas están en el mismo principio.
Quiero decir, ¿cómo voy a conseguir que se imprima su código HS para sus exportaciones, ya sabes? Y ahí es donde simplemente usamos atributos. Simplemente crearé un atributo para... Sí... Código HS Canadá, Código HS Reino Unido, HJ. Así que ahora eso es un atributo para el artículo, ahora podríamos añadirlo al diseñador de informes. Mm-hmm. Así es como funciona, ¿verdad?
. Vale. Si esta sucursal introduce este código HS. Hay muchas cosas que hemos podido, que he podido aprender con solo mirar la pantalla del diseñador de informes. Hay una cosa estupenda que supone una gran diferencia con respecto a nuestro Sage, pero supongo que es similar a la mayoría de los sistemas ERP modernos. Hay muchísimas cosas: uno, la comunidad de Acumatica; dos, la formación que Acumatica ofrece en su sitio web educativo; y tres, tantos de estos distribuidores quieren tu negocio que están ofreciendo formación gratuita para intentar que conozcas su empresa, pero es un contenido fantástico.
Hay muchísima información en YouTube... Sí... y los recursos de Acumatica para la formación. Eso es algo muy importante, volviendo incluso a la simple adopción por parte de los usuarios. Pero, eh, poder aprender por nosotros mismos a hacer consultas genéricas con las consultas genéricas existentes en Acumatica y, oh, así es como lo construyeron, y luego simplemente ampliar eso.
Sí. Nos permite ser creativos y encontrar... Mm-hmm... soluciones a los problemas... Mm-hmm... por nuestra cuenta sin tener que ir a preguntarle a otra persona.

[00:30:52] Lauren O'Hara: Y ahí lo tienes, otra vez lo de la creatividad, ¿verdad?

[00:30:54] Ralph Torres: Sí.

[00:30:55] Lauren O'Hara: Me encanta. Me encanta. A menudo oímos en Acumatica que la gente, y sé que tú también has hablado de esto, valora mucho la visibilidad.
A la gente le gusta tener visibilidad sobre los datos, ¿verdad? ¿Podrías hablar un poco sobre cómo se nota tener esa simulación? Sé que ya lo hemos comentado un poco, lo hemos mencionado, pero concretamente, ¿cómo es que tener esa única fuente centralizada de información veraz ha cambiado realmente la forma en que tú y tu equipo tomáis decisiones, veis las cosas y reaccionáis ante ellas?

[00:31:26] Ralph Torres: Sí. Hay dos tipos de datos que estoy aprendiendo a distinguir a medida que avanzamos en esto. Por un lado, están los datos sobre los que hay que actuar hoy mismo, y por otro, los datos que hay que analizar para tomar decisiones. Y nosotros mismos estamos aprendiendo mejor a lo largo de este proceso qué es un panel de control y en qué es mejor Acumatica frente a en qué es mejor Evolent Reports.
Así que estamos rediseñando nuestros paneles de control en Acumatica para ofrecer esa visibilidad: «se suponía que debías enviar esto ayer, no lo hiciste, ahora está en rojo, ocúpate de ello». Así que hay mucha visibilidad de ese tipo, ¿verdad? Como el verde, el rojo y el amarillo: verde, rojo y amarillo es algo tan universal. Entendemos que si es amarillo, hay que preocuparse.
Así que poder definir esas cosas y luego traducirlas a un dato en Acumatica y simplemente mostrárselo a alguien en un panel de control es enormemente beneficioso. Hay algunas cosas en las que ni siquiera llegamos a ese punto, simplemente creamos una consulta genérica. Yo digo: «No quiero ver ningún envío que no sea de este mes a mitad de mes.
Deberíamos haber enviado todo lo que se iba a enviar en las últimas dos semanas. No dejéis que se escape nada, ningún envío. Si es así, quiero que busquéis recursos, os encarguéis de ese envío y averigüéis por qué se ha retrasado». Así que ese es el tipo de cosas que podemos hacer con solo, ya sabes, una visibilidad básica de los datos que lo hace bastante fácil.
Luego están las cosas mucho más complejas de averiguar cómo le va a nuestra empresa con esta versión estadounidense de arancel, sin arancel, arancel, sin arancel, arancel, sin arancel, y luego fuera del país... Y, incluso con eso, pudimos hablar de flexibilidad, ¿verdad? En Eastman no nos preocupamos realmente por los costes de entrega porque compramos a nosotros mismos, así que pienso: «No me importa cuál sea la diferencia entre el envío y la factura, ya sabes, la cantidad, estamos comprando a nosotros mismos».
Yo no, no puedo comprar una trompeta a otra persona, así que no utilizo el coste de entrega para, eh, analizar el gasto total por proveedor, ¿verdad? Pero, de repente, los aranceles son un factor muy importante, podrían suponer, ya sabes, una parte del precio de compra de un producto, así que ahora hemos añadido el coste de llegada. Así que pudimos hacerlo, ya que Acumatica tiene costes de llegada.
Mm-hmm. Así que pudimos idear una forma creativa de incluir los aranceles en los costes de llegada para que nuestro COGS tuviera sentido con cualquier aumento de precios que tuviéramos que aplicar para intentar, ya sabes, recuperar parte de la diferencia, parte de la

[00:33:31] Lauren O'Hara: brecha. Sí.

[00:33:32] Ralph Torres: Es evidente que este último año ha sido muy complicado gestionar los aranceles.
Pero hemos sido capaces de hacerlo. Incluso hemos llegado a utilizar campos definidos por el usuario para ayudarnos a entender qué pedidos de venta se vieron afectados por un aumento de los aranceles y cuáles no. Así que, de nuevo, se trata de creatividad; es decir, ese es el tipo de visibilidad que nos permite pensar: «Bueno, necesito este resultado, esta es mi información de entrada».
¿Qué botones vamos a pulsar en Acumatica y qué carencias tenemos en esos botones para conseguir ese resultado? Mm-hmm. Así que quiero saber si alguien introdujo un pedido y tuvimos que subir el precio para ayudar a cubrir los costes arancelarios, y si lo hicimos en ese pedido de venta. Oh, campo definido por el usuario, cargo arancelario.
Eso es una marca de verificación en un pedido de venta. Así que hay muchas formas diferentes, ese es un ejemplo de dónde se obtiene eso. Y luego eso se relaciona con la visibilidad. Mm-hmm. Ahora, pase lo que pase en el mundo con los aranceles en el futuro, tenemos visibilidad sobre lo que ocurre, sobre lo que ha ocurrido en el pasado y cómo se ha visto afectado.
O cosas de mayor alcance, como, por ejemplo, que tenemos que revisar todos nuestros balances y cuentas de resultados para poder tener un informe consolidado que nos permita ver eso. Una parte muy compleja que tenemos es que compramos y vendemos mucho entre nosotros. Así que no me importa si vendemos un millón de dólares en clarinetes de Bacun a EE. UU. si sigo teniendo un millón de dólares en clarinetes de Bacun en stock en EE. UU.
Me importa la venta final. Así que ahora podemos crear informes en los que tenemos cuatro entidades diferentes comprando y vendiendo entre sí para llevar algo del punto A al punto B, pero ahora tenemos un informe de ventas directas en el que podemos decir: «Esto es lo que realmente vendemos fuera de nuestra propia estructura, no solo dentro de ella.
Esto es... Vaya... lo que nos vendimos a nosotros mismos, esto es lo que vendimos fuera de nuestra empresa, y así es como eso afecta a nuestro panorama financiero global», algo que no se obtendría si solo se mirara la cuenta de resultados de una sola empresa.

[00:35:17] Lauren O'Hara: Sí. Sí, claro. Suena tan, tan complicado, pero fascinante. Quiero decir, volviendo al tema de la visibilidad, poder ver todo eso y entender de verdad lo que tenéis, ya sabéis, vosotros mismos frente a otra de vuestras entidades.
Mm.

[00:35:31] Ralph Torres: Sí.

[00:35:32] Lauren O'Hara: ¿Cómo utiliza tu equipo Acumatica en el día a día? ¿Me puedes contar un poco sobre eso, Ralph? Por ejemplo, ¿cuántas personas forman parte del equipo y cómo aprovecháis las posibilidades que ofrece Acumatica?

[00:35:43] Ralph Torres: Casi es más fácil decir cuántas personas no lo están.

[00:35:47] Lauren O'Hara: Me encanta.

[00:35:48] Ralph Torres: Por ejemplo, en la planta de producción, no todos los usuarios lo utilizan.
En el almacén, ninguno de los empaquetadores lo utiliza. Pero hay mucha gente en nuestra empresa que sí lo utiliza. Tenemos más de 200 usuarios que utilizan Acumatica de forma activa al menos una vez a la semana. La mayoría de los usuarios lo utilizan a diario. La mayoría de los usuarios, bueno, probablemente dedican unas seis horas al día a trabajar con Acumatica, además de, ya sabes, gestionar el correo electrónico.

[00:36:12] Lauren O'Hara: Sí.

[00:36:12] Ralph Torres: Bueno, cosas así. Lo usamos mucho. No podríamos llevar adelante nuestro negocio sin él. Y ya lo has dicho antes, pero creo que la forma más fácil de expresarlo es que, ya sabes, este Acumatica es nuestra verdadera fuente única de datos, pero eso solo es cierto si refleja con precisión... Sí,
lo que está sucediendo en el mundo real. Así que, en todos los aspectos en los que necesitamos tener una representación digital de lo que ha ocurrido en el mundo físico, intentamos utilizar Acumatica para satisfacer esa necesidad.

[00:36:43] Lauren O'Hara: Mm.

[00:36:43] Ralph Torres: Porque, al fin y al cabo, todo eso tiene que ver con las cuentas, y de eso se trata, de eso es de lo que realmente se trata: es decir, informar de lo que hemos vendido y de cuánto hemos ganado.

[00:36:53] Lauren O'Hara: Mm-hmm.

[00:36:54] Ralph Torres: Poder hacer eso... Una vez más, con el objetivo final de ofrecer al cliente justo lo que necesita.

[00:37:00] Lauren O'Hara: Sí. Sí. Bueno, obviamente, sí. Quiero decir, ese es el objetivo principal, ¿no? Así que, hay mucha gente que usa Acumatica, como has dicho. Así que cuéntanos un poco, muy rápidamente, sé que esto es algo de lo que hablamos mucho en Acumatica porque estamos muy orgullosos de ello, las licencias de usuario y cómo, o cómo el... Oh...
cómo funciona eso y cómo beneficia a Eastman.

[00:37:21] Ralph Torres: Sí, claro que sí. Ya sabes, con todo esto, surgen otros costes cuando contratas a alguien nuevo o asignas a alguien a un nuevo puesto, ¿verdad? Y los costes de TI son uno de esos tipos de gastos que pueden dispararse, eh... Mm-hmm... de la noche a la mañana y sin que te des cuenta.
Todo se está pasando a un modelo de consumo SaaS, ¿verdad? Y normalmente es por usuario, ¿no? Incluso estamos buscando soluciones para... ¿cómo mantenemos nuestras máquinas? ¿Vamos a usar Acumatica, algo externo? Ya sabes, siempre estamos buscando formas de implementar un producto que haga algo.
Pero luego te encuentras con esa tarifa por usuario, es como si la escalabilidad lo echara todo por tierra, ¿verdad? Te dices: «Vale, ahora tengo que pagar 60 dólares por usuario». No va a arruinar a una empresa como la nuestra, pero no voy a dejar que todos los usuarios lo utilicen. Sí. Ahora tengo que... ahora tengo que trabajar más para averiguar cuál es el número mínimo de personas para las que puedo conseguir una licencia y seguir sacándole el partido que necesitamos sin que eso se convierta en un obstáculo.

[00:38:18] Lauren O'Hara: Sí.

[00:38:18] Ralph Torres: ¿Verdad? Y si me equivoco en un sentido, habremos malgastado nuestro dinero porque no podremos usar el producto. Si me equivoco en el otro sentido, habré malgastado nuestro dinero porque estaremos pagando por licencias que no necesitamos. Sí. Así que la gestión de las TI es probablemente lo que más me molesta de todo esto. Es como si tuvieras que estar pensando constantemente que una persona no es solo una persona con un trabajo.
: Hay un dólar sobre su cabeza. Ahora tengo que averiguar cuál es el retorno de la inversión en eso, ¿no? No quiero calcular eso. No quiero lidiar con nada de eso. Por eso el modelo de precios basado en el uso de Acumatica... Sí... frente al basado en el número de usuarios es increíble.

[00:38:50] Lauren O'Hara: Sí.

[00:38:50] Ralph Torres: Si tengo 50 usuarios que lo utilizan un día a la semana, o si tengo 1.000 usuarios que lo utilizan un día a la semana, el coste es el mismo.
Mm-hmm. Porque eso no supone un uso muy intenso. Si paso de 100 usuarios que lo usan todo el día a 1.000, entonces sí, habrá un aumento en el precio, pero ya hemos tenido que ampliar nuestra licencia varias veces porque hemos añadido más empresas y hemos tenido, eh, más uso, y, oh, supongo que ahora estamos enviando demasiados correos electrónicos.
Así que estoy revisando la factura y pienso: «Oh, no está tan mal. Está bien». Así que, cuando hemos tenido que subir el precio por el uso, ha estado, sin duda, dentro de lo razonable por el mayor uso que estamos haciendo... Sí... porque eso nos obligó a llegar a ese punto en el que superamos nuestro uso.
Pero sí, no tener que preocuparse por los usuarios, y eso es, eh, el coste del ERP simplemente no forma parte de ello. Ya sabes, ya tengo que pagar su licencia de Microsoft si van a ser usuarios porque usamos el inicio de sesión único. Ya tengo que pagar por el soporte informático para ellos en ese sentido. Ya tengo que pagar por su ordenador.
Tengo que pagar, pagar, pagar, pagar, pagar, pagar, pagar. Ya sabes, cuando incorporas empleados, no es solo su salario, es todo lo demás: sus prestaciones, y luego su... simplemente el coste de mantenerlos trabajando y darles las herramientas que necesitan.

[00:39:58] Lauren O'Hara: Sí. Ya sabes,

[00:39:58] Ralph Torres: Si contratas a un operario de almacén, normalmente no te supone un gasto adicional, a menos que tengas que comprar una carretilla elevadora nueva, pero un solo operario de almacén no te va a costar eso.
Pero cuando tratas con el personal que trabaja con el sistema ERP, es simplemente... Exacto... mucho más. En Sage solíamos tener licencias concurrentes, lo cual no estaba tan mal, pero luego, a las 3:00 todos los días: «Vale, entrad en Sage. ¿Quién sigue conectado? Aseguraos de cerrar mi sesión». Y eso era horrible. Ya sabes, elimina una gran barrera en lo que respecta a la ampliación del producto.
Cuando compramos una nueva empresa, si no tienen muchos usuarios, tampoco me preocupa pagar por su acceso a Acumatica. Tenemos que pagar su correo electrónico y cosas por el estilo, y todo lo demás en lo que respecta a Acumatica está bien. Esa empresa en su conjunto no va a añadir suficiente uso como para que pasemos al siguiente nivel, así que no nos cuesta nada añadir esa empresa y que utilicen Acumatica.

[00:40:47] Lauren O'Hara: Sí. Sí. Creo que es una forma estupenda de expresarlo y, ya sabes, saber cuánta gente lo está utilizando ya, como has dicho, a diario o semanalmente, o... eso es una ventaja enorme, así que...

[00:41:00] Ralph Torres: Exacto.

[00:41:01] Lauren O'Hara: Genial. Para otras organizaciones que están dando sus primeros pasos, ya sabes, quizá estén buscando soluciones ERP, ¿qué tipo de consejo, Ralph, les darías?
: Eh, sé que hemos hablado de los datos, ya sabes, y de prepararse y entender que, en general, va a ser un poco complicado, ¿verdad? Pero, ¿podrías, eh, compartir con nosotros alguna otra idea de tu, eh, de tu bagaje?

[00:41:25] Ralph Torres: Creo que ya he dicho bastante al respecto en la parte dedicada a la implementación.

[00:41:30] Lauren O'Hara: Mm-hmm.

[00:41:30] Ralph Torres: Pero solo voy a reiterar lo que ya he dicho: no volváis a crear vuestros procesos.

[00:41:35] Lauren O'Hara: Sí.

[00:41:35] Ralph Torres: Sobre todo si estás pensando en dejar de usar... Si estás dispuesto a hacer el esfuerzo necesario para dejar de usar un sistema ERP, creo que es bastante seguro suponer que haces las cosas como las haces debido a las limitaciones de tu sistema ERP.

[00:41:49] Lauren O'Hara: Mm-hmm. Mm-hmm.

[00:41:50] Ralph Torres: Bueno, hago clic aquí, luego aquí, después aquí, y luego envío ese informe a esta persona, y de ahí pasa a aquella. Ya sabes, todo tiene unos flujos de trabajo de locos. Asegúrate de analizar todos tus flujos de trabajo de forma muy objetiva.

[00:42:04] Lauren O'Hara: Mm-hmm.

[00:42:05] Ralph Torres: Porque probablemente, se crearon de forma subjetiva.
Sal de esa perspectiva, míralo con objetividad y piensa bien si realmente es así como quieres hacerlo.

[00:42:16] Lauren O'Hara: Sí.

[00:42:16] Ralph Torres: Si no es como te gustaría hacerlo, piensa en cómo te gustaría hacerlo. Luego, cuando empieces a buscar un sistema ERP, compara cuánto tiene que cambiar respecto a lo que realmente te gustaría hacer en comparación con lo que tienes que hacer ahora mismo.

[00:42:30] Lauren O'Hara: Sí. Sí.

[00:42:31] Ralph Torres: Los flujos de trabajo y el diseño de los procesos de interacción con el sistema ERP son precisamente el aspecto en el que hay que dar un paso atrás y preguntarse: «¿Qué estamos haciendo aquí? ¿Cómo quiero realmente hacer esto?». Estoy seguro de que lo estás haciendo así ahora mismo debido, en primer lugar, a las limitaciones del sistema. Pero, incluso dejando eso de lado, probablemente tengáis cuatro o cinco directores financieros, controladores o cualquier otro puesto en contabilidad... Sí,
, que crearon el proceso que tenéis ahora mismo, y es una mezcolanza de cosas. Esta es realmente vuestra oportunidad de hacer un reinicio a lo grande y hacer las cosas de una manera más estructurada, más... eh, optimizada.

[00:43:11] Lauren O'Hara: Sí. Lo has expresado muy bien. Es genial. Gracias. Voy a hacer tres preguntas rápidas.
Esta es nuestra ronda relámpago. Vale. Y, bueno, básicamente, puedes tomarte todo el tiempo que quieras para responder a la pregunta, pero no quiero que le des demasiadas vueltas. Ya sabes, di lo primero que se te pase por la cabeza. Así que...

[00:43:28] Ralph Torres: Vale...

[00:43:28] Lauren O'Hara: Mi primera pregunta tiene que ver con la música. ¿Qué canción es esa de la que nunca te cansas?
O sea, ¿qué canción te viene a la mente de entre todas y de la que nunca te cansas?

[00:43:40] Ralph Torres: Eh, Miles Davis, «So What».

[00:43:42] Lauren O'Hara: Oh, qué bien. Qué bien. Si pudieras automatizar una cosa de tu vida cotidiana fuera del trabajo, ¿qué sería?

[00:43:52] Ralph Torres: Planificación de comidas.

[00:43:53] Lauren O'Hara: Mmm. Estoy de acuerdo contigo.

[00:43:56] Ralph Torres: Lo que más me cuesta, tipo, «¿qué hay para cenar?», es, con diferencia... Oh, no, yo...
, la pregunta que más detesto... Sí... que me hacen mis hijos todos los días.

[00:44:05] Lauren O'Hara: Sí. Sí, de hecho tengo un calendario en la cocina en el que... lo anoto todo, lo planifico para no tener que plantearme esa pregunta, así que totalmente. Entonces

[00:44:14] Ralph Torres: vas a hacer la pregunta de todos modos.

[00:44:15] Lauren O'Hara: Sí.

[00:44:16] Ralph Torres: O te vas a llevar quejas. Eso es... Sí... planificar las comidas.

[00:44:19] Lauren O'Hara: No, no hay que quejarse. Si está ahí arriba, eso es lo que hay. Muy bien. Genial. Y entonces, ¿qué hábito o mentalidad te ha ayudado realmente a, eh, mantener tu eficacia como líder en Eastman? Y, eh, ya sabes, obviamente, como hemos hablado de lo rápido que habéis crecido y de todo el crecimiento exponencial que habéis experimentado, ¿cuál es ese hábito o mentalidad que realmente te ayuda?

[00:44:40] Ralph Torres: En mi puesto concreto de operaciones, pero también en el ámbito empresarial en general, todo gira en torno a lo mismo: existimos para resolver problemas. Un cliente acude a nosotros porque tiene un problema. Si no resuelves su problema, dejará de ser cliente. Así que resolver problemas, pensar de forma crítica, resolver problemas mediante el pensamiento crítico, ese es mi hábito.
Eso es... Me encanta... eso es lo que siempre intento inculcar en mi flujo de trabajo y en el de todos mis empleados.

[00:45:09] Lauren O'Hara: Muy bien. Muy bien.

[00:45:10] Ralph Torres: ¿Por qué haces esto?

[00:45:12] Lauren O'Hara: Sí. Sí. ¿Cuál es la clave, verdad? Como has dicho, al fin y al cabo lo que quieres es que los clientes estén contentos, así que...

[00:45:18] Ralph Torres: Sí.

[00:45:18] Lauren O'Hara: Y sé que suena muy sencillo, pero no lo es, ¿verdad?

[00:45:22] Ralph Torres: Es muy difícil llegar hasta ahí. Sí. Pero no pierdas de vista eso. Yo, y quiero decir, concretamente, no quiero decir que quiera clientes satisfechos. Quiero resolver sus problemas. Mm-hmm. Porque, obviamente, así es como se consigue que un cliente esté satisfecho. Sigue siendo esa mentalidad de «yo resuelvo problemas».

[00:45:40] Lauren O'Hara: Mm-hmm.

[00:45:41] Ralph Torres: Sí. Para resolver un problema, primero hay que entenderlo.
Sí. Y por eso lo digo así.

[00:45:45] Lauren O'Hara: Y, bueno, quiero decir, eso hace que tu vida sea emocionante, ¿no? Porque tienes que resolver varios problemas al día...

[00:45:54] Ralph Torres: Sí...

[00:45:54] Lauren O'Hara: día tras día, así que...

[00:45:56] Ralph Torres: Además, me ayuda a no quemarme. Mm-hmm. Porque sientes esa satisfacción personal de pensar: «Oh, he arreglado algo».

[00:46:02] Lauren O'Hara: Sí. Sí. Me encanta. Muy bien. Muy bien. Bueno, Ralph, muchísimas gracias por acompañarnos hoy. Sé que hemos hablado de muchas cosas, así que ha sido muy valioso y, de verdad, muy gratificante para mí, así que gracias.

[00:46:15] Ralph Torres: Gracias. Te lo agradezco. Significa mucho para mí. Y me lo he pasado muy bien haciéndolo.

[00:46:18] Lauren O'Hara: Sí, lo fue. De verdad que lo fue.
Gracias. Gracias también a nuestros oyentes por sintonizar el podcast de Acumatica ERP. No olvidéis suscribiros para no perderos otras conversaciones sobre innovación práctica para empresas en crecimiento.