Acumatica Summit : Redefiniendo la respuesta en los servicios de construcción

[00:00:00] David: Bienvenidos al podcast de Acumatica ERP, donde exploramos la innovación práctica para empresas en crecimiento. Hoy nos acompaña Patryk Kubiszyn, vicepresidente de Sistemas y Procesos de Smith & Long. Bienvenido al programa, Patryk.

[00:00:12] Patryk: Hola. Me alegro de verte.

[00:00:13] David: Me alegro de verte. Bueno, empecemos por contarnos un poco sobre Smith & Long. Es posible que nuestros oyentes no sepan mucho sobre Smith & Long. Cuéntanos qué os hace únicos, y estoy deseando saber más sobre vuestro enfoque en la atención al cliente.

[00:00:28] Patryk: Por supuesto. Así pues, Smith & Long es una empresa de servicios de construcción que abarca múltiples especialidades: electricidad, climatización, fontanería, obra civil y alta y media tensión. Tenemos una «mentalidad» de respuesta que la empresa realmente fomenta, según la cual la respuesta no se reduce necesariamente a la rapidez, sino que se trata de agilidad, de responsabilidad y, lo más importante, de la precisión de las soluciones que ofrecemos a nuestros clientes al final del día. Así pues, la respuesta consiste en asegurarnos de que, cuando alguien necesite algo de nosotros, aunque quizá no podamos darle la respuesta o la solución definitiva hoy mismo, al menos le hagamos saber que nos estamos ocupando de su caso. Por eso, Smith & Long se enorgullece realmente de esa excelente comunicación, tanto a nivel interno como externo con nuestros clientes.

[00:01:20] David: That's awesome. I was wondering 'cause your mind automatically goes, so this must be like a timing perspective, but I love it's so much more than that, right? Absolutely. It's very holistic.

[00:01:28] Patryk: Por supuesto.

[00:01:29] David: Eso es genial. Muy bien. Patryk, cuéntanos un poco sobre tu función y cómo piensas impulsar el crecimiento a través de los sistemas y las operaciones.

[00:01:38] Patryk: El cargo de vicepresidente de Sistemas y Procesos implica, en realidad, la responsabilidad de garantizar que la empresa sea capaz de mantener su escalabilidad y su crecimiento. Y tenemos que trabajar con nuestros sistemas, principalmente con Acumatica, para asegurarnos de que pueda lograrlo. No se trata simplemente de pasar a un modo de mantenimiento.

[00:01:57] Se trata de optimizar nuestros procesos a medida que crecemos y todo se vuelve más complejo. Ya sea mediante la adquisición de nuevas empresas, la creación de una nueva unidad de negocio o, simplemente, el crecimiento orgánico. Todo ello. A medida que se añade un nodo a la red de araña, hay que establecer más conexiones. Se necesita un sistema realmente sólido que siga respaldando todo el conjunto.

[00:02:15] Hay que seguir mejorando. Si no creces, te quedas estancado, ¿no? Así que esa es mi función, la de mi equipo, la de asegurarnos de que podamos seguir apoyando a Smith & Long a medida que evoluciona, para adaptarnos a sus cambios.

[00:02:31] David: Eso es genial. Me encanta. Si no estás creciendo, te estás quedando atrás; o, como solía decir alguien para quien trabajé, si no estás creciendo, te estás muriendo. Así que todo gira en torno a ese cambio. Exacto.

[00:02:39] Patryk: Creo que es lo mismo.

[00:02:39] David: Por supuesto. Sí. Exacto. Se trata de adoptarlo, y la tecnología cambia muy rápido. Claro. Así que hay que evaluar qué es lo que funciona para tu organización. Si no funciona, pues no. Genial. Vale. Quiero volver a hablar de cómo era antes de Acumatica.

[00:02:52] Entonces, antes de pasar a una nueva solución de ERP, ¿a qué se enfrentaban, qué retos tenían y qué les hizo darse cuenta de que necesitaban una base más sólida para su organización?

[00:03:05] Patryk: Creo que te darás cuenta de que muchas empresas tienen datos repartidos en demasiados sistemas diferentes, ¿verdad? Mm-hmm. Simplemente están dispersos por todas partes.

[00:03:11] No está consolidado. Es muy difícil tomar decisiones. No estás seguro de lo que está pasando y, muchas veces, se entra en una especie de modo de mantenimiento, ¿verdad? No hay cambios en el sistema. Está estancado y, en realidad, empiezas a crear tus procesos o estás empezando a hacerlo.

[00:03:29] Modificar los procesos y adaptarlos a la fuerza para que funcionen con el sistema. Eso es lo que teníamos en el antiguo, aunque parezca increíble. De hecho, teníamos dos versiones del antiguo sistema funcionando en paralelo que no se comunicaban entre sí, y cada una era ligeramente diferente de la otra.

[00:03:43] David: Vaya, qué sorpresa.

[00:03:44] Patryk: Y, bueno, echando la vista atrás, eso solo provocaba un gran caos. Ahora nos reímos de cómo era todo, ¿no? Pero en el fragor del momento... Cuando estás ocupándote del día a día del negocio, no te das cuenta realmente de lo frágil que acaba siendo. Es un cuello de botella para la empresa, ¿verdad?

[00:04:03] Creo que fue entonces cuando la empresa se dio cuenta de que, para lograr nuestro crecimiento y seguir creciendo, necesitábamos un sistema que creciera con nosotros. Y el sistema antiguo simplemente no daba la talla. Íbamos a mantenerlo tal y como estaba, pero eso no bastaba para ampliar, por ejemplo, el volumen de transacciones que realizábamos.

[00:04:25] Exacto. Como decía, a medida que la cosa se vuelve más compleja, también hay que adaptar los procesos. Para mantener el crecimiento y la escalabilidad. Si te quedas estancado en una especie de esquema piramidal, ya sabes, en el que solo sigues añadiendo recursos y sigues la misma estructura, eso va a resultar tremendamente ineficiente.

[00:04:42] Hay que encontrar la manera de renovarse. Y eso significaba que también teníamos que renovar nuestro sistema, junto con nuestros procesos.

[00:04:49] David: Sí, sí. No, tiene mucho sentido. Yo hablo con muchos clientes sobre cómo era la vida antes y muchos de ellos me dicen que trabajaban «en el negocio», no «para el negocio».

[00:05:00] Patryk: Claro.

[00:05:00] David: Me encanta cuando la gente me cuenta que ha podido dar ese paso. Hablemos un poco de cómo lo has puesto en práctica. Y,

[00:05:06] Te diste cuenta de que necesitabas algo.

[00:05:08] Entonces, cuando empezasteis a evaluar soluciones ERP, ¿cuáles eran vuestros requisitos imprescindibles? ¿Cuáles eran los aspectos no negociables y, en última instancia, qué os llevó a elegir Acumatica?

[00:05:19] Patryk: Exacto, pues nuestros requisitos imprescindibles eran que necesitábamos un sistema que fuera flexible, que fuera escalable y que, cuando hiciéramos cambios, no ralentizara el negocio.

[00:05:29] Y eso es muy importante, porque, sin duda, cambiar de sistema ERP supone un proceso realmente complejo para la empresa. Sí. Pero una vez que te has adaptado al nuevo sistema ERP, a medida que sigues creciendo, necesitas ir introduciendo mejoras continuas en él. Sin duda, Acumatica nos ha resuelto esos tres problemas.

[00:05:46] Eh... Es extremadamente flexible en cuanto a lo que se puede hacer tanto en el front-end como en el back-end, en un entorno de bajo código o sin código. Así que fue una herramienta fantástica con la que dar el salto, y cuando vimos cómo podíamos seguir modificando todos los flujos de trabajo, los procesos y los pasos incrementales según las necesidades del negocio, no lo dudamos ni un segundo. Sin duda fue la elección acertada y cumplió con los tres requisitos.

[00:06:10] David: No, eso es genial. Ya sabes, lo que quieres es que la tecnología te ayude a crecer, no que te lo impida. Exacto. Así es, sin duda. No, eso es genial.

[00:06:18] Me encanta este tema. Sabes, cuando empecé en el mundo de los ERP, me dedicaba a las implementaciones. Exacto. Así que ahí está el... Estoy tan...

[00:06:24] Patryk: Lo siento

[00:06:25] David: Me alegra oír eso. Sé que es un trabajo agotador, pero no, la verdad es que fue bastante divertido. Y esto, aunque no fue en Acumatica, pero, sin duda, ya sabes, todo ese proceso es bastante complejo.

[00:06:35] Claro.

[00:06:35] Me interesa mucho saber cómo abordaste no solo la implementación, sino también la gestión del cambio, y cómo preparaste a tu empresa y a sus empleados para el éxito. Una parte de ello consiste simplemente en empezar a utilizar el nuevo sistema, pero la adopción es cuando la gente dice: «Este es nuestro proceso», así que cuéntame un poco sobre eso.

[00:06:56] Patryk: Exacto. Cambiar el sistema ERP de una empresa es probablemente uno de los cambios más importantes por los que puede pasar cualquier empresa.

[00:07:02] David: Por supuesto.

[00:07:03] Patryk: Y sabiendo que nos íbamos a encontrar con muchos retos, tuvimos que abordarlo como algo más que un simple cambio de software. Tuvimos que abordarlo como un cambio organizativo.

[00:07:11] Eso significaba que teníamos que dedicar mucho tiempo a comunicarnos y a explicar los motivos. Mm-hmm. La empresa necesitaba este cambio. No se trataba simplemente de cambiar el sistema por el mero hecho de utilizar algo más moderno. Teníamos que modernizar nuestros procesos. Teníamos que ser capaces de adaptarnos al crecimiento. Teníamos que ser flexibles. Necesitábamos estar a la altura del crecimiento de nuestra empresa.

[00:07:29] No íbamos a poder crecer con éxito con nuestro antiguo sistema. Sí. Así que teníamos que asegurarnos de que se entendiera bien ese motivo, que es un pilar cultural muy sólido dentro de nuestra empresa, y de que se comunicara con toda claridad. La comunicación era fundamental. Tuvimos que designar a muchos promotores en cada departamento, asegurarnos de que entendieran el mensaje y nos ayudaran a transmitirlo a todo el mundo.

[00:07:51] Muchísima formación y algo que fue muy importante para nosotros fue que, dado que Acumatica es lo suficientemente flexible como para permitirnos hacer cambios, pudimos realizar estos pequeños ajustes durante la implementación. A medida que avanzábamos por todos los procesos y la gente nos daba su opinión al verlos por primera vez, pudimos incorporar esos comentarios muy rápidamente, lo que facilitó mucho la adopción del sistema.

[00:08:15] David: Mm-hmm.

[00:08:15] Patryk: Bueno, las primeras semanas, o incluso los dos primeros meses, son cuando se necesita más apoyo por parte de la empresa. Exacto. Es como si te topases con un muro y ahora todo el mundo dijera: «Ay, ayer usaba esto y ahora tengo que usar otra cosa».

[00:08:29] Y es diferente. Claro. Y, y es diferente. Claro. Así que realmente lo siento así. Da igual, aunque el cambio sea para mejor, la gente lo percibe como algo malo, ¿verdad? Por supuesto. Así que fue muy difícil. Pero hay que acompañar a los pacientes en el proceso, seguir explicándoles el porqué y dedicarles mucha formación.

[00:08:45] Y entonces se pueden ver los beneficios aparecer muy rápidamente. Así que se trata de ofrecer mucho apoyo y comprensión, y de escuchar lo que dicen tus clientes, que son tus propios empleados, ¿no? Al fin y al cabo, los empleados son los usuarios finales. Esto es lo que utilizamos para mejorar la empresa. Por eso estamos aquí para ofrecer nuestro apoyo.

[00:09:02] Al fin y al cabo, son ellos. Sí. Tenemos que escuchar sus comentarios y ayudarles a lo largo del proceso.

[00:09:07] David: Hablo con muchos líderes diferentes sobre la puesta en práctica, y hay un punto en común entre todos aquellos que han tenido mucho éxito en ello.

[00:09:15] Se trata, se trata de comunicar el porqué. Se trata de identificar a los impulsores dentro de la organización porque eso influye de verdad, ellos también se impregnan de ese ADN, ¿verdad? Así es. Y la otra parte es que me encanta cuando los líderes dicen —y no te estoy citando porque no dijiste exactamente esto, pero sin duda lo insinuaste— que al principio es un poco feo, ¿verdad?

[00:09:34] Hay que aceptar el hecho de que al principio es un poco complicado. Y luego simplemente hay que seguir adelante. A mí me encanta. Hablemos del impacto que ha tenido Acumatica desde su puesta en marcha. ¿Qué has observado? Ya sea en cuanto a la visibilidad de diferentes tipos de datos, una mayor eficiencia o un mejor servicio al cliente. Cuéntame un poco sobre el impacto que ha tenido en tu organización.

[00:09:57] Patryk: Exacto. Sin duda, los aspectos que has mencionado, como la visibilidad, son muy importantes, ya que antes tomábamos muchas decisiones más subjetivas, basadas en corazonadas. Y es que los datos eran confusos o estaban dispersos en distintos lugares.

[00:10:12] Antes, reunir toda la información requería mucho trabajo manual. Ahora, con Acumatica, lo tenemos todo en un solo lugar. Podemos tomar decisiones más objetivas y basadas en datos en tiempo real. Esto nos ha liberado de gran parte del esfuerzo manual que suponía recopilar los datos. Probablemente, ese ha sido el mayor cambio y, sin duda, ha contribuido al crecimiento año tras año desde que lo pusimos en marcha.

[00:10:36] Hay otra cosa que me ha sorprendido bastante y de la que estoy muy orgulloso de la empresa, y es la disposición al cambio. Ah, qué bien. Así que, de repente, ahora —a veces en mi perjuicio— la empresa está encantada de solicitar cambios en su sistema de software. Vale. Antes no era así porque pensaban que no se podía cambiar.

[00:11:00] Es como pedirle a Microsoft que te modifique Outlook cada mes, para añadirle pequeños ajustes y funciones extra. Eso es lo que se ha convertido nuestra cultura empresarial. Ahora somos muy abiertos y receptivos a los cambios. Genial. El hecho de que hoy hagamos algo no significa que tengamos que hacerlo la semana que viene o el mes que viene.

[00:11:21] La gente nos pide cambios constantemente. Estamos trabajando en ellos y los estamos incorporando a la empresa. Estamos descartando por completo procesos que nos gustaban. Pensábamos que iban a ser el próximo gran éxito, pero, aunque fracasen, ha sido fantástico porque la empresa está dispuesta a cambiar de rumbo rápidamente.

[00:11:37] Sí. Eso ha tenido un impacto realmente enorme y nos permite mantenernos muy flexibles en la economía actual, así como ante los clientes, que se ven expuestos a nuevas tecnologías y a los requisitos que estas les exigen. De hecho, van a necesitar mucho apoyo de empresas como la nuestra para adaptarse junto con ellos y poder responder a lo que tienen que hacer en el sector.

[00:12:04] Así pues, Acumatica, en cierto modo, ha hecho mucho más que abrir las puertas a la elaboración de informes y la toma de decisiones. Ha creado un entorno cultural que les permite adaptarse.

[00:12:14] David: Me encanta eso. Y, ¿sabes? Lo que realmente me gusta es que hayas aceptado el cambio o las peticiones de cambio que te han hecho tus empleados, porque eso fomenta el sentido de la responsabilidad, ¿verdad?

[00:12:28] Y mucha gente podría decir: «Bueno, si no quieres adoptar lo que te proponemos, es que no estás aceptando lo que hacemos». Y lo que tú respondes es: «No, sí que lo estás adoptando, y agradecemos tu compromiso por mejorarlo». Eso es lo que yo entendí. Así que creo que es algo muy importante.

[00:12:43] Patryk: Me gusta lo que decías sobre la implicación, porque, como sabes, muchas veces solo se nos ocurren un número limitado de ideas. Realmente se necesita mucha retroalimentación de todo el mundo. Así que muchas de las cosas que estamos incorporando son ideas que provienen directamente de nuestros empleados. Así que, en realidad, es su solución. Es su producto, el que ellos han sugerido y están implementando. Por eso, les resultará más fácil adoptarlo.

[00:13:07] David: Sí, sí, sí, claro. Genial. Quiero seguir con ese tema, que en realidad trata sobre las oportunidades de optimización e innovación. Sabes, otra cosa que creo que puede llevar a la gente a un error es pensar que, una vez que estamos en marcha, ya está, el sistema está implementado, ¿no? Hay mucho más por hacer ahí, ¿verdad? Entonces, ¿cuál es tu enfoque respecto a la optimización y qué consideras que es la mayor oportunidad para Smith & Long?

[00:13:34] Patryk: Creo que se trata de seguir mejorando nuestros procesos de trabajo y de utilizar diversos métodos de automatización. Al tenerlo todo en un solo sistema, podemos centrarnos en ese único sistema.

[00:13:49] David: Genial. Sí. Claro.

[00:13:49] Patryk: Ya sea en el ámbito financiero, operativo, de CRM, de portales de atención al cliente, etcétera. Ahora es muy fácil integrar todo, ver qué funciona y qué no, y hacer los cambios necesarios. Así que veo el futuro como una profundización de muchas de estas automatizaciones. De modo que podamos utilizar a nuestros empleados para que aporten un gran valor añadido, en lugar de limitarse a introducir datos o copiarlos de una sección a otra.

[00:14:17] Y con Acumatica disponemos de las herramientas necesarias, ¿verdad? Cuenta con los eventos de negocio. Podemos rediseñar nuestras consultas genéricas, nuestros paneles de control, nuestros informes, nuestros flujos de trabajo y todo lo demás. Así que realmente estamos pasando al siguiente nivel y, cada año, a medida que lanzan nuevas versiones principales, aparecen nuevas herramientas y módulos que lo van modificando constantemente. Está en constante evolución. Exacto. Muchas de estas novedades se incorporan rápidamente a nuestros procesos y realmente las aprovechamos siempre que podemos.

[00:14:46] David: Genial. ¿Qué papel juega la IA en todo esto? Es decir, ¿qué opinas de la IA?

[00:14:51] Patryk: La IA se utiliza de forma muy generalizada para muchas cosas.

[00:14:54] Sí. Y tengo una broma en mi oficina: tengo una hoja de papel en la que pongo lo que dice la gente y lo que realmente quiere decir. Sí. Y una de ellas es una cita que dice algo así como: «Usamos IA», es como una traducción. No usamos IA.

[00:15:04] David: Me encanta. Me encanta.

[00:15:06] Patryk: Bueno, eh... Me interesa mucho la IA para gran parte del análisis de datos y la detección de anomalías para los agentes. Ahora bien, lo que es realmente importante tener en cuenta es que, aunque Acumatica es muy flexible y permite crear prácticamente cualquier informe que se desee, al final del día, puede que yo no tenga un informe tan específico como el que tú tienes para una solicitud tan concreta. Y ahí es donde entra en juego algo como un agente de IA, que es fantástico para el procesamiento de datos.

[00:15:33] ¿Es capaz de procesar toda esta información sobre la marcha y presentarla rápidamente? ¿No? Yo no valoraría el mérito de alguien por ser capaz de descargar un montón de hojas de Excel y juntarlas, ¿verdad? Yo diría: «Oh, oh, genial. Eres un empleado estupendo». No, lo que importa son los datos que se obtienen.

[00:15:50] Entonces, ¿por qué, por qué dedicar tiempo a hacer algo así? Otra cosa interesante sobre la detección de anomalías y demás es que, cuando elaboras informes, tienes un gran sesgo. Te dices: «Vale, estas son las cosas a las que queremos prestar atención. Estas son métricas válidas».

[00:16:07] Estas métricas no son fiables. ¿Dónde debo establecer mis controles y verificaciones, y dónde debo colocar las alertas en mis informes para asegurarme de que todo cuadra? Con la detección de anomalías, se trata de cosas en las que uno no piensa necesariamente, ¿verdad? El sistema no se deja influir por lo que uno cree que debería estar buscando.

[00:16:25] Así que, cuando detecta esa anomalía y te la muestra, piensas: «Vaya, qué sorpresa». Ahora es como un nuevo proceso, un nuevo indicador que debo seguir de cerca. Sí. Así que estos son, en cierto modo, los beneficios de la IA. La respuesta real es: ¿qué pienso sobre el futuro de la IA, especialmente en lo que están trabajando con Acumatica? Con los brazos abiertos, con muchas ganas de seguir viendo la integración. Mm-hmm. No solo por la automatización y el ahorro de tiempo, sino también para una mejor presentación de informes de datos.

[00:16:50] David: Me encanta. Me encanta. Es genial. Muy bien. Última sección. La llamamos la ronda relámpago. ¿Estás listo?

[00:16:57] Patryk: Vaya. Estoy listo. Vamos allá.

[00:16:58] David: Vale. Primera pregunta: ¿qué sector fuera del ámbito laboral te parece interesante?

[00:17:03] Patryk: Aparte del trabajo, lo que me interesa... quizá suene un poco a tópico para alguien en mi posición, pero me apasiona la astronomía y el espacio. Oh, genial, genial, genial. Más de lo típico de un friki. La verdad es que siempre me ha gustado, desde que era pequeño, desde que me regalaron un atlas del mundo.

[00:17:20] David: Sí.

[00:17:21] Patryk: eso, eso que me regalaron mis padres. Así que siempre he estado muy vinculado a la astronomía, estoy al tanto de las noticias y, sí, es muy divertido.

[00:17:27] David: Es genial. Es fascinante. Es... es genial. ¿Qué es lo que más te gusta de tu rutina matutina?

[00:17:33] Patryk: Tiene que ser mi ritual del café. Sin duda. Me encantaba, justo antes de que llegara la pandemia, compramos una pequeña cafetera de espresso para tenerla en casa. Y entonces llegó la pandemia. Y esa pobre máquina... Yo estaba... estaba pidiendo a gritos que la sacáramos de su sufrimiento. Yo pensaba: «Se acabó el espresso». ¿Verdad? Así que disfruto mucho de eso, de los aromas, de los sabores de preparar el café, sentarme y tomármelo yo solo antes de que se despierte toda la familia. Soy madrugador y sí, todo ese ritual es muy sagrado, algo fundamental.

[00:18:05] David: Tú, es como si fueras un poco callado

[00:18:06] Patryk: El tiempo. Oh, para mí es algo muy sagrado. Sí, claro que sí. Bien.

[00:18:08] David: Me encanta. Me encanta. Última pregunta: ¿qué es lo que más te ilusiona de la cumbre?

[00:18:13] Patryk: Sin duda, el marketplace. Hace un par de años, estuve en la cumbre 2024 oh, en Las Vegas. En Las Vegas. Sí. Y el mercado realmente me dejó alucinado. Porque cuando estás allí viendo a todos los demás proveedores, qué soluciones tienen, qué innovaciones aportan al sistema. Cuando busco algo, normalmente estoy tratando de resolver un problema específico, ¿vale? Así que no necesariamente me topo con algunas de estas otras soluciones que hay allí. Al recorrer el mercado, de repente nos damos cuenta de que, oye, en realidad tenemos una forma muy deficiente de comunicar nuestro material de formación. Y entonces encontramos un proveedor que realmente nos resolvió ese problema y que se integraba directamente con Acumatica. Así que tengo muchas ganas de pasar mucho tiempo en el mercado.

[00:18:56] David: Genial. Genial. Me encanta esa respuesta. Ya sabes, lo que hace que Acumatica sea tan potente es nuestra comunidad. Y tú acabas de dar en el clavo. Sí. Exacto. Contar con todos esos proveedores de software independientes (ISV) en el mercado realmente inspira nuevas ideas a nuestros clientes.

[00:19:09] Genial. Patryk, gracias por estar con nosotros. Ha sido un placer tenerte aquí.

[00:19:12] Patryk: Es un placer.

[00:19:13] David: Sí. Gracias por tu tiempo.

[00:19:14] Sí, claro que sí.

[00:19:14] Y gracias a nuestros oyentes por acompañarnos. No olviden suscribirse al podcast de Acumatica ERP para no perderse futuras conversaciones sobre innovación práctica para empresas en crecimiento.