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Cómo elegir un sistema ERP en la nube para tu empresa

Con tantos programas ERP entre los que elegir, ¿cómo saber cuál es el adecuado? Esta guía le mostrará cómo elegir el logiciel infonuagique ERP que mejor se adapte a su empresa.
Cómo el ERP mejora la calidad del producto

¿Por qué elegir ERP en la nube?

Hoy en día, hay pocas empresas -si es que hay alguna- que gestionen sus operaciones con procesos manuales basados en hojas de cálculo. Muchas adoptaron la tecnología hace años y, como resultado, se volvieron más eficientes y rentables. Desgraciadamente, la tecnología que antes era nueva y sofisticada se está quedando rápidamente obsoleta en la economía global y digital de hoy en día.

Aquí es donde entra en juego una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) basada en la nube. Como herramienta de gestión empresarial intuitiva, innovadora e integrada, una solución ERP en la nube reúne los datos de una organización, los departamentos (por ejemplo, ventas, finanzas, CRM, recursos humanos, etc.) y las aplicaciones críticas de terceros en una única plataforma centralizada. Una solución ERP en la nube proporciona una visión de 360° de una empresa, al tiempo que estandariza los procesos empresariales, aumenta la colaboración en toda la empresa y promueve la toma de decisiones estratégicas basadas en datos.

Y elegir una solución ERP en la nube significa que las empresas pueden adaptarse fácil y eficazmente al futuro crecimiento del negocio.

 

ERP en la nube frente a ERP local: ¿cuál es la diferencia?

Hay algunas diferencias claras entre un ERP en la nube y una solución ERP local, y dependen de un factor importante: cómo implantar la solución.

Una solución ERP in situ se instala en los servidores físicos de una empresa, y los servidores se almacenan en sus propias instalaciones. El equipo informático de la empresa asume la responsabilidad de implantar, desplegar y mantener el software, lo que incluye cargarlo en los dispositivos de los empleados, garantizar que las actualizaciones se realicen con regularidad y mantener segura toda la red. En términos de coste, la inversión inicial incluye la compra del hardware y la licencia del software, así como el pago de un personal informático caro pero bien informado. Los costes adicionales a largo plazo incluyen la sustitución del hardware obsoleto o defectuoso.

En comparación, a una solución ERP en la nube se accede a través de Internet con la infraestructura de TI ubicada en servidores virtuales. Dado que los usuarios se conectan a la solución ERP mediante cualquier dispositivo habilitado para Internet, tienen acceso ilimitado y en cualquier momento a sus datos empresariales críticos desde cualquier lugar. Además, el proveedor de ERP en la nube mantiene los servidores en sus centros de datos, proporcionando actualizaciones automáticas de software y hardware y servicios de seguridad de datos de nivel empresarial como parte de su cuota de suscripción.

 

¿Cómo elegir el sistema ERP en la nube adecuado para su empresa?

5 pasos para elegir un ERP

Elegir el sistema ERP en la nube adecuado para su empresa es una decisión crítica. Hay muchos factores a tener en cuenta, como los requisitos específicos de su empresa, las limitaciones financieras, los plazos y las especificaciones del sector.
Cómo elegir el ERP adecuado

Estos son algunos pasos que debe seguir para elegir el sistema ERP en la nube adecuado para su empresa:

  1. Identifique los puntos débiles: El primer paso consiste en identificar los puntos débiles a los que se enfrenta su empresa. ¿En qué áreas no obtiene los datos o la información que necesita? ¿Qué procesos son ineficaces o requieren mucho tiempo? Una vez identificados los puntos débiles, puede empezar a buscar una solución ERP en la nube que le ayude a resolverlos.
  2. Examinar la pila tecnológica existente: El siguiente paso es examinar su pila tecnológica actual. ¿Qué software utiliza actualmente? ¿Cuáles son los puntos fuertes y débiles de estos sistemas? ¿En qué medida se integran entre sí? El objetivo es tener una idea clara de su entorno informático actual para poder elegir una solución ERP en la nube que se adapte perfectamente a su entorno.
  3. Establezca un presupuesto: Los sistemas ERP en la nube pueden variar de precio, por lo que es importante fijar un presupuesto antes de iniciar la búsqueda.
  4. Considere las opciones de alojamiento: Hay dos opciones principales de alojamiento para las soluciones ERP en la nube: nube pública y nube privada. Las soluciones de nube pública las aloja el proveedor y son accesibles para múltiples empresas. Las soluciones de nube privada las aloja su propio departamento de TI o un proveedor de alojamiento externo. La opción de alojamiento que elija dependerá de sus necesidades y requisitos específicos.
  5. Determine las necesidades específicas del sector: Si su empresa pertenece a un sector específico, como la fabricación, la sanidad o el comercio minorista, tendrá que asegurarse de que la solución ERP en la nube que elija satisfaga las necesidades específicas de su sector. Por ejemplo, una solución ERP en la nube para una empresa de fabricación tendrá que tener características que permitan realizar un seguimiento de los niveles de inventario y gestionar los programas de producción.

 

Una vez que haya considerado todos estos factores, podrá empezar a reducir sus opciones y elegir la solución ERP en la nube adecuada para su empresa.

Elegir el sistema ERP en la nube adecuado es una decisión importante, pero no tiene por qué ser abrumadora. Siguiendo estos consejos, podrá encontrar un sistema que satisfaga las necesidades de su empresa y le ayude a alcanzar sus objetivos.

Comprender las diferencias entre las soluciones ERP en la nube y en las instalaciones le ayudará en su búsqueda de la solución ERP adecuada. Pero reconozca que este proyecto no es tarea de una sola persona. Encontrar la solución ERP adecuada requiere la formación de un equipo de proyecto compuesto por representantes fuertes de todas las áreas de la empresa -incluyendo finanzas, ventas, servicio al cliente, producción, TI y más- que desempeñarán ciertas funciones.

Una vez creado el equipo, su trabajo inicial consistirá en comunicar el plan de implantación del ERP a toda la organización con el objetivo de unificar a todos los miembros del equipo en torno a la idea antes de que comience la implantación. Una forma de garantizar un sólido apoyo de la organización es animar a los miembros del equipo a compartir las características que más les gustaría ver en la nueva solución ERP. Como usuarios finales, saben lo que les facilitará o no el trabajo.

A partir de aquí, el equipo del proyecto está preparado para elegir la solución ERP adecuada.

Bryan Papé
"Nuestro viaje tecnológico ha sido un poco loco e imagino que la mayoría de las startups pasan por esto. Nos alegramos de haber elegido Acumatica. Es sólida, flexible y sencilla, pero también tiene una API que permite conectarse a ella cuando es necesario. "
Bryan Papé, Fundador y Consejero Delegado
MiiR

Características importantes a tener en cuenta al seleccionar una solución ERP en la nube

Hagamos un repaso rápido. Ha aprendido por qué debe elegir una solución ERP en la nube, cuál es la diferencia entre las soluciones ERP basadas en la nube y las locales, cómo encontrar la solución ERP adecuada (incluida la formación de un equipo de proyecto y la obtención de la aceptación de la organización) y qué características y funcionalidades espera que proporcione la solución ERP adecuada.

 

Criterios básicos de selección de ERP en la nube
Características básicas de usabilidad para la selección de un ERP

Pero hay otras características importantes que deben tenerse en cuenta durante el proceso de selección del software ERP.

Coste de ERP en la nube

Uno de los primeros factores que hay que tener en cuenta es cuánto se puede o se va a presupuestar para una nueva solución ERP, pero determinar cuánto presupuestar para una nueva solución ERP no es lo mismo que presupuestar para un producto con un coste fijo, como un coche o una casa. Un presupuesto ERP debe basarse en si la solución ERP es local (gastos de hardware, tasas de licencia de software, mantenimiento continuo de hardware y software, personal de TI, almacenamiento, servicios públicos, etc.) o basada en la nube (implementación inicial, conversión de datos, gastos de personalización, etc.). Además, tendrá que tener en cuenta si el proveedor de ERP cobra por usuario o por recursos utilizados, el tiempo que se tarda en implantar el sistema ERP (y en formar a los usuarios finales) y la posibilidad de añadir más funciones de aplicación en el futuro. El coste total de propiedad (CTP) son todos estos gastos a lo largo de un periodo de cinco años.

ROI

El ROI, o retorno de la inversión, es la comparación del TCO con los beneficios directos e indirectos que se espera recibir en un periodo de cinco a diez años. Algunos ahorros del ROI son el aumento de los ingresos, la reducción de los gastos generales de explotación, la mejora de la eficacia de la producción y la mejora del flujo de caja. En conjunto, el coste y el ROI le proporcionarán una imagen clara del impacto económico de la solución ERP que está investigando.

Escalabilidad

La capacidad de escalar con una empresa, o escalabilidad, es otro indicador de idoneidad. Dado que las necesidades de su empresa evolucionarán con el tiempo, la solución ERP que elija debe ser capaz de crecer a su lado. La escalabilidad también se refleja en la dedicación de la solución ERP a mejorar su producto de forma regular, manteniéndose al día con los desarrollos e innovaciones en la industria ERP.

Usabilidad del sistema ERP

La usabilidad debe ser una de las principales consideraciones a la hora de evaluar las opciones de ERP. Como señala Nucleus Research: "De qué sirve tener la mejor funcionalidad si pocas personas dentro de la empresa pueden utilizarla realmente". Los usuarios de tecnología esperan una tecnología rápida, amigable e intuitiva en su vida personal y profesional, y sus empleados no son una excepción. Si no pueden o no quieren utilizar su nueva tecnología porque es engorrosa o torpe, recurrirán a soluciones alternativas, y su inversión de tiempo, dinero y energía habrá sido un despilfarro. Además, si un sistema es intuitivo y está bien diseñado, la formación será rápida, lo que se traducirá en una implantación más rápida, menos costes y menos interrupciones y, en última instancia, en un aumento de la eficiencia, la satisfacción del cliente y el crecimiento de la empresa. Distinguir la usabilidad entre diferentes sistemas ERP en la nube requiere una mirada más profunda a las
siguientes categorías:

- Acceso a herramientas y datos: Un sistema ERP debe ofrecer acceso inmediato a registros, herramientas y aplicaciones de eventos históricos y en tiempo real. Algunos proveedores ofrecen datos en tiempo real, pero cobran por los datos históricos.
- Facilidad de administración: Un sistema ERP moderno simplifica la administración de TI con una solución totalmente contenida.
- Navegación y automatización: Los usuarios quieren un software por el que puedan navegar fácilmente y trabajar sin tener que alternar entre aplicaciones y procesos aislados.

 

Funcionalidad del software ERP

Aunque Nucleus Research considera la funcionalidad ligeramente menos importante que la usabilidad, sigue siendo un requisito importante para la solución ERP que elija. En pocas palabras, la funcionalidad es el rendimiento del sistema y lo que hace por el usuario. Las funcionalidades estándar de ERP incluyen la automatización de tareas repetibles; la recopilación, el almacenamiento y el análisis de datos; y la visibilidad de toda la organización.

Asistencia técnica y al usuario

Al seleccionar su solución ERP, uno de los pasos más infravalorados es la elección de su socio de implantación o distribuidor de valor añadido (VAR). Una mala elección del socio VAR repercutirá en la asistencia técnica y al usuario que reciba, desde la instalación hasta la puesta en marcha y después de la puesta en marcha. Deberá investigar a los socios potenciales para asegurarse de que tienen una sólida reputación por ofrecer un servicio experto y personalizado a lo largo de todo el proceso de implantación. También querrá investigar el proveedor de ERP que representan, confirmando que el proveedor proporciona a sus VARs formación, recursos y soporte excepcionales para que puedan proporcionarle lo mismo a usted.

Copia de seguridad y recuperación

Por último, querrá elegir una solución ERP que se apoye en una tecnología moderna que reciba actualizaciones continuas y automáticas para proteger a sus usuarios de problemas de seguridad y desastres. Las amenazas a la ciberseguridad -como el malware, el ransomware, el phishing, etc.- y los desastres naturales o provocados por el hombre pueden causar estragos en la seguridad de los datos y en las consiguientes actividades de recuperación. La solución ERP y el proveedor adecuados deben ser capaces de mostrar fácilmente sus capacidades de recuperación y mitigación de desastres, así como proporcionar un tiempo de actividad constante y la continuidad del negocio, independientemente de las amenazas externas.

Vea lo que es posible cuando dispone de una plataforma ERP preparada para el futuro que realmente da prioridad a los clientes.

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