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Descubre una forma mejor de colaborar con clientes y proveedores
El intercambio electrónico de datos (EDI) es el intercambio digital de información comercial —como pedidos de venta, datos de envío, facturas y órdenes de compra— entre empresas en un formato estándar. El EDI puede resultar abrumador para las pequeñas empresas debido a las normas en constante cambio, los formatos de documentos crípticos y los diversos requisitos comerciales de clientes y proveedores.
Las empresas más pequeñas suelen necesitar más recursos para implementar el EDI, un requisito imprescindible para hacer negocios con organizaciones más grandes. Además, los requisitos del EDI cambian con el tiempo, lo que exige un ajuste constante de la configuración para evitar interrupciones en la actividad empresarial y costosas sanciones por incumplimiento. También resulta complicado mantenerse al día con los requisitos comerciales de clientes y proveedores.
Por ejemplo, Kroger exige documentos EDI distintos a los de 7-Eleven. Para complicar aún más las cosas, Kroger no exige pruebas de EDI y utiliza AS2 como método de conexión. Por el contrario, 7-Eleven exige pruebas de EDI en los documentos EDI específicos y se conecta con los proveedores mediante una red de valor añadido (VAN).
Llevar un control de los requisitos de clientes y proveedores ya es bastante complicado sin necesidad de sistemas dispares. Por eso, el software ERP moderno, como Acumatica, ofrece funciones EDI integradas para agilizar la colaboración con clientes y proveedores desde una plataforma empresarial centralizada. Con Acumatica y SPS Commerce, los datos fluyen sin problemas desde el sistema empresarial central al formato adecuado para su transmisión a clientes y proveedores. Del mismo modo, los documentos EDI entrantes se procesan automáticamente en Acumatica mediante mapas predefinidos, con notificaciones en caso de que se produzcan errores en cualquier actividad EDI, ya sea de entrada o de salida.
Este libro electrónico ayuda a los minoristas, distribuidores y fabricantes a comprender el EDI. En él se abordan temas como los socios comerciales, los tipos de transacciones, los estándares, el software de mapeo y traducción, y los protocolos de transmisión de documentos. Los lectores aprenderán cómo las aplicaciones ERP modernas simplifican el EDI gracias a información en tiempo real que permite optimizar la colaboración y mejorar la rentabilidad.
¿Qué es EDI?
El intercambio electrónico de datos (EDI) es el intercambio digital de información comercial entre empresas en un formato estandarizado. El EDI digitaliza y automatiza los procesos comerciales manuales y en papel, como la facturación a los clientes y los pedidos de compra a los proveedores.
Flujo de trabajo tradicional basado en papel
En un proceso de facturación en papel, un proveedor crea, imprime y envía por correo una factura a un cliente desde su sistema ERP. La factura se envía por correo postal al cliente, quien, al recibirla, introduce la información en su sistema ERP y emite un cheque en papel que devuelve por correo a su proveedor. El proveedor recibe el cheque y registra el pago en su sistema ERP para saldar el saldo de la cuenta.
Flujo de trabajo automatizado de EDI
En un flujo de trabajo EDI automatizado, los archivos de datos se crean y se transmiten entre empresas de forma digital. Los archivos pueden enviarse directamente entre sistemas en un escenario de igual a igual. Algunas empresas utilizan buzones en redes de valor añadido (VAN), donde los archivos de factura EDI 810 se generan a partir de los datos del ERP, se convierten a formato EDI y el remitente los sube a un buzón VAN en línea. A continuación, el destinatario puede acceder al archivo, asignar los datos a su sistema ERP y procesar la operación de cuentas por pagar dentro de su aplicación ERP. En ocasiones, el cliente puede enviar un documento de aviso de pago EDI 820 para autorizar el pago. El 820 no es el pago en sí mismo. En cambio, un 820 incluye la autorización y los datos que el proveedor necesita para completar el proceso de pago mediante transferencia electrónica (EFT), ACH o transacción con tarjeta de crédito por su parte.
Ventajas del EDI
Las empresas que utilizan el EDI obtienen numerosas ventajas tangibles. Entre ellas se incluyen el ahorro de tiempo, la reducción de errores en la introducción de datos y la reducción de los ciclos de los procesos empresariales en las transacciones financieras, de ventas y de la cadena de suministro entre empresas. Además, las empresas más pequeñas que no implementan el EDI no pueden hacer negocios con empresas más grandes que lo exigen.
«Todos los datos de nuestra cadena de suministro están interconectados, por lo que no hay lagunas en nuestra información. Sabemos en todo momento desde el momento en que se realiza una compra y se emite una factura hasta que hay que trasladar un SKU a otro almacén, pasando por su recepción en el almacén, cuándo se envía al cliente e incluso los datos de envío y seguimiento. Todo está en un mismo lugar, por lo que no hay riesgo de que se produzcan problemas de integridad de los datos».
Mayores oportunidades de venta
Las grandes empresas como Amazon, Walmart, Home Depot, Costco y Kroger exigen a sus clientes y proveedores que utilicen el EDI. El EDI está muy extendido en la mayoría de los sectores, entre ellos el comercio minorista, la distribución, la banca y las finanzas, la industria manufacturera, la sanidad, los servicios y la construcción. Las empresas que no pueden realizar sus operaciones a través del EDI no pueden aprovechar oportunidades de venta más sustanciales, lo que se traduce en un crecimiento más lento y en inversiones considerables en ventas y marketing.
Tiempos de ciclo más rápidos
Los procesos basados en papel, como la facturación a los clientes, pueden tardar semanas o meses desde el momento en que se crea la factura hasta que llega por correo el cheque del cliente. El proceso digital del EDI puede acortar los ciclos empresariales a días o incluso horas. Estos tiempos de ciclo se aplican a todas las transacciones, incluidas las compras, los envíos, la fabricación y la logística.
Reducción de errores
La introducción manual de datos da lugar a errores. Una vez configurados, los procesos de EDI automatizan la captura de datos a partir de archivos digitales y estandarizan los procesos para compartir datos con clientes y proveedores.
Mayor eficiencia
La introducción manual de datos y la tramitación de documentos en papel para el correo requieren mucho tiempo. Las aplicaciones EDI agilizan las transferencias de datos de forma digital, eliminando la introducción manual de datos y la tramitación en papel.
Reducción de costes
El EDI no es gratuito. Las empresas realizan importantes inversiones en software, comisiones por transacción, implementación y servicios de consultoría. Sin embargo, las empresas consiguen un ahorro significativo de costes al evitar el uso de papel, los gastos de franqueo y los costes de impresión, además de reducir la mano de obra, lo que se traduce en mejoras sustanciales en el flujo de caja y el acceso al capital circulante.
Mayor seguridad
El envío de información por correo postal entre empresas conlleva riesgos. El EDI ofrece importantes controles de seguridad, especialmente para los datos confidenciales de los clientes y la información financiera.
Mejores experiencias para los clientes
Tanto los clientes como los proveedores valoran a los socios comerciales que gestionan sus negocios de forma digital. El EDI ahorra tiempo a los socios comerciales, reduce los costes, mejora la seguridad y aumenta la eficiencia. Las empresas se muestran más dispuestas a ampliar sus relaciones comerciales con aquellos socios que implementan el EDI.
Sostenibilidad
Los procesos de EDI reducen el uso de cartuchos de tóner tóxicos para impresoras, así como el desperdicio de papel y materiales de envío. Además, los procesos digitales eliminan las emisiones de carbono y la contaminación causadas por el transporte en vehículo de documentos entre organizaciones geográficamente dispersas.
Socios comerciales
Cada transacción EDI implica al menos a dos socios comerciales. Estos socios suelen ser clientes o proveedores, pero también pueden ser empresas de transporte y logística, entidades financieras u otras organizaciones.
En muchos casos, los documentos y archivos pueden ser de entrada o de salida. Por ejemplo, una empresa puede recibir 850 órdenes de compra de clientes (entrantes) y enviar 850 órdenes de compra a sus proveedores (salientes). En otros casos, los socios comerciales pueden desempeñar dos funciones diferentes. Por ejemplo, una empresa puede ser tanto cliente como proveedor. Es importante comprender las relaciones entre socios comerciales y qué tipos de transacciones están disponibles para automatizar los procesos de negocio de su organización.
«Con Acumatica, podemos gestionar el inventario con un nivel de detalle minucioso. Eso nos resultó muy útil durante la pandemia, ya que podíamos ver las órdenes de compra, los procesos, los envíos procedentes de China, los costes de transporte y las variaciones en los precios de compra, lo cual era importante cuando algo que hace un año podía haber costado 8 dólares ahora cuesta 12. Eso provoca una erosión de los beneficios, y ahora lo gestionamos mucho mejor gracias a la visibilidad total que tenemos sobre los suministros operativos».
Transacciones EDI
Las transacciones EDI más habituales incluyen pedidos de venta, avisos previos de envío (ASN), facturas, avisos de pago, acuses de recibo de pedidos de compra y acuses de recibo funcionales. Sin embargo, existen muchas otras, incluidas las transacciones específicas de cada sector.
A continuación se incluye una breve lista de transacciones EDI habituales. Se trata de una lista parcial que abarca diversos sectores industriales. La compatibilidad con cada transacción varía según las plataformas EDI y ERP. Asegúrate de analizar cada transacción específicamente con los proveedores de tecnología y de comprender qué transacciones son compatibles de forma nativa o mediante un desarrollo a medida. En la página web de SPS Commerce encontrarás más detalles sobre otras transacciones EDI.
«Ahora que todo el mundo utiliza Acumatica, es el único sitio al que acudir para hacer su trabajo. Ha supuesto una gran mejora tener toda esa información en una sola plataforma; ya no hay que estar buscando por todas partes preguntándose si los datos son correctos».
¿Qué son las normas EDI?
La comunicación humana se basa en una comprensión mutua del lenguaje y la sintaxis. Cada parte debe ponerse de acuerdo sobre qué idioma y qué dialecto utilizarán. Del mismo modo, las normas EDI definen el formato, los códigos, los valores de identificación, el diseño de los mensajes y la sintaxis para la transmisión de archivos EDI entre organizaciones. Existen numerosas normas EDI y variantes en los distintos sectores. Sin embargo, la norma más habitual en Norteamérica es la ANSI.
La cadena de suministro del sector de la automoción depende en gran medida del EDI. Algunas normas, como EDIFACT, se utilizan a nivel mundial, mientras que otras normas específicas del sector de la automoción, como ODETTE en Europa, VDA en Alemania o TRADACOMS en el Reino Unido, son más habituales en zonas geográficas más reducidas.
Otros sectores se rigen por normas diferentes. Por ejemplo, en el sector sanitario se aplica la HIPAA; en la cadena de suministro de la electrónica, RosettaNet; en la banca y las finanzas, SWIFT; y en el comercio minorista, VICS.
Además, existen diferentes versiones de cada estándar. Los socios comerciales deben ponerse de acuerdo sobre qué versión utilizar y cuándo implementar las nuevas versiones. Por otra parte, algunas empresas modifican los estándares para adaptarlos a sus necesidades. Estos cambios deben comunicarse entre los socios comerciales. Por último, no todos los proveedores de EDI o ERP admiten todos los estándares. Consulta con los proveedores de tecnología para identificar qué estándares están disponibles.
«Me encanta recomendar Acumatica, pero no a ninguno de nuestros competidores. Acumatica ha transformado nuestro negocio, nos ha dado acceso a información sobre las existencias en tiempo real y nos ha infundido la confianza necesaria para seguir creciendo».
ANSI ASC X12
El Instituto Nacional Estadounidense de Normalización (ANSI) es una organización privada sin ánimo de lucro que supervisa el desarrollo de normas para productos, servicios, procesos y sistemas en EE. UU. El ANSI representa a EE. UU. en sus relaciones con la ISO, la IEC y la IEF. Los documentos comerciales suelen identificarse mediante sus códigos ANSI, como el 856 para el ASN, el 810 para la factura y el 850 para la orden de compra.
UN/EDIFACT
El Intercambio Electrónico de Datos de las Naciones Unidas para la Administración, el Comercio y el Transporte (UN/EDIFACT o EDIFACT) es el estándar internacional de EDI desarrollado bajo los auspicios de las Naciones Unidas. Es muy utilizado en Europa en los sectores de la automoción, la logística, el comercio minorista, la sanidad y la industria manufacturera.
RosettaNet
RosettaNet, una filial de GS1 US (anteriormente conocida como Uniform Code Council), es un consorcio sin ánimo de lucro que define normas para la cadena de suministro de los sectores informático, de semiconductores y de la electrónica.
EANCOM
EANCOM es un subconjunto de las normas UN/EDIFACT reguladas por GS1. Vincula la información de los pedidos con el flujo físico de mercancías a lo largo de la cadena de suministro. Es muy utilizado en Europa por las empresas del sector minorista y de bienes de consumo, y su uso está en auge en los sectores sanitario y de la construcción.
HIPAA
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) establece normas para las transacciones sanitarias electrónicas e identificadores nacionales para los proveedores, los planes de seguro y las empresas. Dichas normas se basan en la norma ANSI ASC X12.
SWIFT
La Sociedad de Telecomunicaciones Financieras Interbancarias Mundiales (SWIFT) gestiona los estándares EDI para el sector financiero y bancario. SWIFTNet es la infraestructura que se utiliza para intercambiar documentos. FIN, InterAct y FileAct se utilizan para codificar los documentos SWIFT con vistas a su transmisión.
Software de mapeo y traducción EDI
Los datos de la base de datos ERP de una empresa deben convertirse al formato de archivo EDI mediante un software de conversión. A continuación, el archivo se envía al socio comercial receptor, ya sea directamente o a través de una red de valor añadido, donde se utiliza un software de mapeo para descifrarlo e importar los datos a su aplicación ERP.
A continuación se muestra una parte de un archivo EDI de ejemplo. Incluye secciones que definen la fecha de la transacción, los números de factura y de pedido de compra, la moneda, el proveedor, la cantidad vendida, el precio y el código del artículo. Estos segmentos se asignan a los campos correspondientes de la base de datos ERP del socio comercial receptor.
«SPS Commerce Fulfillment for Acumatica ofrece la integración de nube a nube con nuestro ERP, pero, sobre todo, se ha convertido en nuestro departamento de EDI, encargándose de la dotación de personal, las mejores prácticas y la resolución de incidencias para que nosotros no tengamos que hacerlo. Como organización joven, delegar nuestro EDI a SPS nos ha liberado de las complejidades del EDI y de la necesidad de contar con expertos internos».
Transmisión de documentos EDI
Los archivos EDI se transmiten entre empresas en numerosos formatos. En ocasiones, el estándar elegido determina los requisitos de formato. En otros casos, la red EDI (VAN) o el socio comercial pueden seleccionar el formato del archivo. Los archivos suelen estar en formato de archivos planos con valores separados por comas (CSV), lenguaje de marcado extensible (XML), notación de objetos JavaScript (JSON), documento intermedio (IDOC) u otros formatos.
Los archivos se transmiten mediante diversos protocolos de transmisión que garantizan la seguridad y el cifrado. Entre los protocolos más habituales se encuentran el protocolo de transferencia de archivos (FTP), el protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP), el protocolo seguro de transporte de archivos (FTPS), el protocolo seguro de transferencia de archivos (SFTP), la declaración de aplicabilidad 2 (AS2) y el protocolo de transferencia de archivos Odette (OFTP). Los datos también pueden intercambiarse mediante una interfaz de programación de aplicaciones (API) de transferencia de estado representacional (REST) para lograr una integración de datos más estrecha entre sistemas dispares.
Conexión del EDI con tu aplicación ERP
Los sistemas de contabilidad básicos y el software ERP heredado suelen estar desconectados de las aplicaciones EDI. Esta desconexión obliga al personal de TI, siempre tan ocupado, a perder tiempo formateando manualmente los archivos y transfiriéndolos de una aplicación a otra. Las plataformas ERP modernas en la nube, como Acumatica, ofrecen EDI integrado para recibir y enviar datos directamente desde la aplicación ERP, lo que ahorra innumerables horas y evita errores de formateo e introducción de datos. El EDI integrado ofrece ventajas significativas para las pequeñas empresas y aquellas en fase de crecimiento, tal y como se describe a continuación.
«Llevo más de dos años trabajando con SPS y Acumatica. SPS ha sido un socio de confianza, que me ha ayudado con todas mis dudas y problemas técnicos. ¡De primera!»
Formación reducida
Los usuarios que ya estén familiarizados con el sistema ERP solo necesitan una formación mínima para utilizar aplicaciones EDI integradas, como SPS Commerce para Acumatica.
Preparación más rápida de documentos
Las soluciones EDI integradas agilizan la preparación de archivos salientes y convierten automáticamente los documentos entrantes en datos del ERP, lo que ahorra tiempo y elimina errores.
Servicios llave en mano
Acumatica colabora con SPS Commerce en materia de EDI porque esta empresa ofrece servicios llave en mano diseñados para pequeñas empresas. SPS Commerce gestiona la implementación del EDI, actualiza los mapas de documentos para dar respuesta a miles de cambios anuales, realiza pruebas integrales con los socios comerciales y supervisa de forma proactiva el sistema con asistencia las 24 horas del día, todos los días del año.
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SPS Commerce para Acumatica Cloud ER
Acerca de SPS Commerce
SPS Commerce es la red minorista líder a nivel mundial, que conecta a socios comerciales de todo el mundo para optimizar las operaciones de la cadena de suministro de todos los socios minoristas. Fomentamos colaboraciones basadas en datos mediante una tecnología innovadora en la nube, un servicio centrado en el cliente y expertos a su disposición, para que nuestros clientes puedan centrarse en lo que mejor saben hacer. Hasta la fecha, más de 120 000 empresas de los sectores minorista, de alimentación, de distribución, de suministro y de logística han elegido a SPS como su red minorista. SPS ha registrado 92 trimestres consecutivos de crecimiento de ingresos y tiene su sede en Minneapolis. Para obtener más información, ponte en contacto con SPS en el 866-245-8100 o visita www.spscommerce.com.
Errores habituales en el EDI
Los errores en el EDI pueden producirse fácilmente cuando hay tantos sistemas y procesos interconectados. Estos errores provocan ineficiencias, confusión y costosas multas por incumplimiento normativo. La buena noticia es que las plataformas ERP modernas con EDI integrado agilizan el procesamiento del EDI y lo hacen a prueba de errores, gracias a actualizaciones que garantizan el cumplimiento de unas normas en constante evolución.
Fallos de comunicación
Evita los errores de comunicación mediante pruebas rigurosas y define procesos para supervisar las redes de comunicación con alertas cuando se produzcan fallos. A menudo, puedes implementar acuses de recibo para verificar que los socios comerciales hayan recibido los datos. Programa reuniones periódicas con los socios comerciales para planificar actualizaciones o cambios en los sistemas, como la adopción de nuevos estándares EDI o modificaciones en las redes de valor añadido.
Errores de conversión y mapeo de archivos
Los errores de conversión y mapeo de datos se pueden evitar fácilmente con unas pruebas adecuadas. Los sistemas EDI y ERP conectados permiten a las empresas configurar correctamente los archivos de los socios comerciales y los mapas de datos. Las pruebas y la supervisión por parte de proveedores de EDI «llave en mano», como SPS Commerce, garantizan que los elementos de datos necesarios se incluyan en el orden correcto.
Actualizaciones de estándares
Elabora procedimientos estándar para la actualización a nuevos estándares EDI. Incluso las actualizaciones más pequeñas pueden causar estragos en los procesos ya establecidos. Colabora con tus socios comerciales para determinar qué estándares se actualizarán y cuándo estará preparada cada organización para implementar los cambios. Coordínate con tu consultor de ERP y tu proveedor de EDI para reconfigurar los ajustes del sistema y que sean compatibles con los nuevos estándares.
Errores de los socios comerciales
Aunque lo hagas todo correctamente con el EDI, es posible que necesites ayuda para resolver problemas si los socios comerciales cometen errores por su parte. Es posible que necesiten más formación para asignar correctamente los archivos a sus sistemas, o que transmitan documentos que contengan errores. La colaboración con los socios comerciales es esencial para garantizar transacciones de alta calidad. Colabora con ellos para comprobar los archivos que has enviado y avísales cuando detectes algún error.
Falta de visibilidad
Las aplicaciones EDI desconectadas crean obstáculos para el flujo de información, como errores en la transmisión o el formato de los archivos. Las empresas no tienen la certeza de si los archivos se han transmitido, lo que da lugar a transacciones duplicadas que frustran a los socios comerciales. Los sistemas conectados, como Acumatica y SPS Commerce, ofrecen visibilidad para identificar problemas mediante notificaciones automáticas e informes flexibles que permiten analizar en profundidad las transacciones EDI directamente desde la aplicación ERP.
Procesos manuales
Los procesos manuales de EDI son propensos a errores en la introducción de datos y en el formato. Minimice los errores automatizando la creación de archivos EDI directamente desde el sistema ERP mediante mapas predefinidos para optimizar los archivos entrantes y salientes. La automatización aporta eficiencia, lo que permite a las empresas hacer más con menos recursos, al tiempo que mejora la experiencia de los socios.
Descubre por qué las cadenas de suministro modernas confían en Acumatica para el comercio digital
Lista de verificación de funciones de EDI
Acumatica ofrece una lista de verificación general de funciones de ERP con requisitos contables estándar. Existen listas de verificación similares para los sectores del comercio minorista, la distribución, la construcción y la fabricación. La siguiente lista de verificación ofrece un resumen de las funciones que los responsables empresariales deben esperar encontrar en las plataformas empresariales modernas que incorporan funcionalidad EDI.
📷 En el PDF, la columna «Prioridad» ofrece las opciones «Baja», «Media» y «Alta» para cada fila; la columna «Acumatica» (encabezada con el logotipo de Acumatica) tiene una marca de verificación en cada fila; y se han dejado dos columnas en azul marino en blanco para comparar con otros proveedores.
Simplifica las ventas omnicanal con el EDI integrado de Acumatica, de SPS Commerce
El éxito del EDI solo es posible con los socios adecuados. Las organizaciones pequeñas necesitan más recursos para gestionar el sistema EDI, incorporar y probar transacciones con nuevos socios comerciales, y mantenerse al día de los cambios en las normas. Los sistemas desconectados y los procesos manuales provocan confusión, multas por incumplimiento y socios comerciales insatisfechos.
Un mundo más dinámico y digital exige una plataforma de gestión empresarial conectada y colaborativa, con EDI integrado, para automatizar y agilizar la comunicación y la colaboración con clientes y proveedores.
Desde hace más de una década, Acumatica y SPS Commerce colaboran para ofrecer funciones de EDI totalmente integradas en Acumatica, lo que proporciona a las empresas la agilidad necesaria para aprovechar el potencial nativo de Acumatica y la experiencia en EDI de servicio completo.
Gracias a Acumatica y SPS Commerce, los minoristas, distribuidores y fabricantes obtienen mayores ingresos, mejoran la eficiencia, reducen los errores, disminuyen los costes y optimizan los procesos empresariales relacionados con las ventas, las compras, los envíos, el transporte y las finanzas.
Gracias a la integración total de EDI de Acumatica y SPS Commerce, podrás contar con un equipo especializado de expertos que te proporcionará el personal, los conocimientos técnicos y la supervisión continua necesarios para garantizar tu éxito.
Juntos, nos impulsa el deseo de buscar continuamente mejores formas de trabajar para poder redefinir el software de gestión empresarial y las relaciones con los socios comerciales en beneficio de todos.
«También estamos estudiando la posibilidad de realizar integraciones directas con proveedores, distribuidores y, posiblemente, con socios internacionales... Sin duda, recomendaría Acumatica a otras empresas. Ofrece todas las funcionalidades de un ERP, se integra bien con otros productos y es rentable».
