Exera

Exera buscaba automatizar algunos procesos y, al mismo tiempo, garantizar que los requisitos locales, como las directrices fiscales y laborales, estuvieran integrados en un nuevo sistema. También tenía que ser lo suficientemente flexible para que la empresa pudiera añadir más funcionalidades a medida que creciera.

Exera no pensó en SAP porque sus necesidades se satisfacían mejor con las soluciones personalizables y adaptables de Acumatica. El hecho de estar en la nube también permitía que el sistema fuera fácilmente accesible y escalable cuando fuera necesario.

"Tenemos 1.000 empleados, pero no miles de puntos de venta, así que no necesitamos la logística ni la gestión de almacenes, donde SAP es más fuerte", dice Hamilton, que sirvió en la Marina Real Canadiense durante 20 años y es licenciado en informática y máster en derecho.

"Queríamos una solución escalable con módulos que nos permitieran conectar capacidades de recursos humanos y otras", añade. "Con Acumatica, la implantación fue más sencilla".

La solución se basaba en la plataforma ERP en la nube de Acumatica, con integración con las herramientas de HRM (gestión de recursos humanos) de Cadena. Exera también se aseguró de contar con un módulo de formación en el sistema, ya que las personas eran su recurso más importante.

Trabajar con NetSmart, proveedor local de soluciones de gestión empresarial basadas en la nube y socio de Acumatica, permitió a Exera implantar la solución con las personalizaciones necesarias para cumplir la normativa local del país.

Por ejemplo, las implantaciones fiscales y la facturación debían ajustarse a los informes exigidos en Myanmar, algo que NetSmart colaboró estrechamente con Exera para incluir en el nuevo sistema.

El paso al sistema ERP en la nube de Acumatica supuso de inmediato que Exera pudiera prescindir de gran parte de su procesamiento manual de los procesos de RR. HH. del pasado.

Por ejemplo, no tenía que recurrir a hojas de cálculo generadas manualmente para hacer un seguimiento de los recursos disponibles en las operaciones diarias. Además de gestionar las nóminas, el sistema de Acumatica podía permitirle hacer un mejor seguimiento del personal de la empresa y de las funciones que desempeñaban.

Dado que Exera presta servicios de seguridad a clientes de todo el país, tenía que disponer de un modo de acceder a su información de forma distribuida, en lugar de tenerla en silos. La nube ofrecía así una extensión amigable y potente de lo que Exera solía ejecutar.

Y lo que es más importante, la solución de Acumatica ha permitido a Exera hacer frente a su rápido crecimiento. Año tras año, Exera ha incrementado sus ingresos en un 35% a medida que aumentaba su plantilla, afirma Hamilton. "Estamos contentos de que el sistema que hemos ido montando nos haya ayudado a estar al día".

"Tuvimos que personalizar las interfaces de administración y gestión para cargas de trabajo diversas y distribuidas que necesitaban informes personalizados debido a los requisitos con las leyes locales", señala. "Ahora, es realmente útil tener eso capturado en el sistema".

Una característica particular que marcará aún más la diferencia en el futuro son los informes financieros en tiempo real generados por el sistema. Exera es capaz de extraer los datos financieros de cada mes, en lugar de esperar de 30 a 45 días, como en el pasado. El resultado: Mayor visibilidad y mejor toma de decisiones.

"A medida que la empresa crecía, necesitábamos gestionar la tesorería de forma más inteligente", afirma Hamilton. "Los informes en tiempo real sobre el flujo de caja y sobre P&L realmente me ayudan a ver las cosas de forma más holística".

Exera está trabajando estrechamente con NetSmart para desplegar más módulos que apoyen sus procesos de gestión de reclamaciones y seguimiento de gastos. Los conocimientos locales y la estrecha colaboración que ofrece el socio de Acumatica han permitido que la implantación se ponga en marcha rápidamente, afirma Hamilton.

La implantación de la tecnología ha ido bien, señala. "Nosotros también necesitamos transformarnos, sobre todo con el personal que no está tan familiarizado con los ordenadores, para conseguir que el sistema nos funcione".