FSC Lighting

Cuando Chad Treadwell, Vicepresidente de Operaciones, se incorporó a FSC Lighting, la empresa funcionaba mal con Sage DacEasy, pero era una pesadilla, dice. "DacEasy era un sistema antiguo... y no incorporaba MRP ni gestión de almacenes ni el resto del proceso de fabricación. No había ubicaciones de inventario, ni rendición de cuentas. El jefe de almacén nos traía una lista de cosas que creía que nos podían faltar, tal vez, para pedir".

Además, dice, "muchos artículos se pedían con números de pieza diversos; en realidad, las cosas se montaban con gomas elásticas y cinta adhesiva, y funcionaba porque la empresa tiene muchos conocimientos tribales. Pero cuando empezamos a crecer, nos dimos cuenta de que nos quedábamos sin existencias de artículos y luchábamos por atender los pedidos de los clientes. Necesitábamos un sistema que nos permitiera escalar nuestro negocio de una operación muy manual a una operación automatizada".

Antes de Treadwell, la empresa había adquirido un sustituto de Sage para DacEasy, pero aún no lo había implantado. Rápidamente lo rechazó. "La versión no era lo suficientemente robusta para nuestro negocio", dice. "Sólo era un sustituto de DacEasy. Ya había puesto en marcha Sage antes y decidí que era una tecnología antigua y un poco tosca. Quería encontrar algo que pudiéramos hacer en la nube, añadir un ERP y el escaneado de códigos de barras, y a partir de ahí ir añadiendo cosas."

Tras investigar un poco, Treadwell encontró la consultora Klear Systems Inc. con sede en Irvine, que presentó Acumatica a FSC. "FSC necesitaba una solución que le ayudara a organizarse y a entrar en este siglo", afirma Kimberly Tucker, directora de desarrollo empresarial de Klear Systems. "La visión de Chad para FSC implicaba un sistema que fuera moderno, intuitivo y muy fácil de usar. Le impresionó mucho el enfoque basado en la nube, muy abierto y flexible de Acumatica". FSC también optó por implementar JAAS Advanced Manufacturing Software (JAMS) y automatizar los procesos de inventario y envío con Scanco Warehouse para Acumatica, por lo que toda la operación de FSC ahora fluye a través de Acumatica en tiempo real."

"El proceso de implantación de Acumatica fue realmente muy rápido. Empezamos en octubre y lo pusimos en marcha en enero. Klear Systems lo hizo posible".

Mejor control del inventario

Dado que FSC Lighting es una empresa con casi 50 años de antigüedad, Watkins y Treadwell racionalizaron muchos de los procesos de la empresa como parte de su implantación de Acumatica. "Antes de Acumatica, nuestra versión de la comprobación del inventario era un comercial corriendo al almacén para preguntar cuántas unidades teníamos", afirma Treadwell. "Tener Acumatica Cloud ERP, Manufacturing Edition, y Scanco Warehouse Solution integrados nos permite gestionar todo nuestro inventario desde una única ubicación. Podemos consultarlo fácilmente en el sistema y tener la confianza de que es exacto."

Antes, el jefe de almacén guardaba todos los pedidos de venta, órdenes de compra y demás documentación en el almacén, y los cotejaba con los recibos de entrada. "Ahora tiene un panel de control y puede ver los artículos al instante cuando llegan y recibir los pedidos directamente en el almacén", explica Treadwell.

Acumatica elimina las conjeturas de la producción. Como el jefe de almacén era a menudo la única persona que sabía dónde estaban las cosas, si se ausentaba, encontrar los artículos llevaba tiempo. "Realmente era la única persona que sabía dónde estaba todo", afirma Treadwell. "Ahora tenemos picking basado en la ubicación para que cualquiera pueda llevar el producto a fabricación".

Además, dice, "si faltaba un artículo de un pedido determinado, alguien se limitaba a coger uno, lo que significaba que el inventario estaba descuadrado. Ahora, el inventario es exacto y veraz y tenemos políticas para que la gente no haga eso, por lo que nuestros recuentos de inventario han mejorado drásticamente y tenemos la confianza de que se decrementa adecuadamente a medida que se fabrican los productos."

Facturación mejorada y más rápida

FSC Lighting ha reducido el tiempo de facturación de hasta cinco días a sólo 20 minutos, afirma Treadwell. Antes, el proceso manual era engorroso e implicaba muchos pasos, incluido el seguimiento del papeleo a lo largo de su recorrido por el almacén y el proceso de fabricación. "Ahora se hace automáticamente cada día", afirma. "Acumatica nos ha aportado mucho más control sobre nuestro negocio. Antes había momentos en los que las facturas se pasaban por alto y eso ya no ocurre".

Dice Holly Pugno, Directora de Operaciones de FSC Lighting, "Me encanta trabajar con Acumatica. Bromeamos diciendo que estábamos en el siglo XIX y ¡ahora hemos llegado al siglo XXI!".

Informes sencillos y completos

"Los informes son fantásticos en Acumatica", afirma Treadwell. "Hace poco, cuando un vendedor y yo estábamos buscando algo, lo sacamos inmediatamente porque encontrar información en Acumatica es relativamente directo y sencillo. Me dijo: 'Te das cuenta de que lo que acabas de hacer nos habría llevado seis horas en el sistema antiguo'. Esa es una de las enormes ventajas de Acumatica. Es cuestión de hacer clic en un par de botones y podemos obtener todos los datos que buscamos".

Capacidad y movilidad de múltiples entidades

Treadwell desplegó Acumatica en su almacén de contratos remotos de Chicago, así como en las instalaciones de Pomona Valley Workshop, de modo que puede realizar envíos directos desde cualquiera de las dos ubicaciones. La capacidad de Acumatica para gestionar múltiples entidades también permitió a FSC utilizar el software con su socio de empresa conjunta en Taiwán.

Watkins ha disfrutado de la movilidad de Acumatica en sus viajes de negocios. "La aplicación para iPhone ha sido muy beneficiosa porque estoy en el edificio quizá el 20% del tiempo. Puedo revisar todas mis aprobaciones, desde los pedidos entrantes hasta los salientes, y aprobarlos sobre la marcha", afirma.

En general, FSC Lighting está increíblemente satisfecho con todos los aspectos de Acumatica. "Es una solución asequible con una base de usuarios ilimitada", afirma Treadwell. "Queríamos controlar los costes por adelantado, así que pagamos el software por adelantado. Habíamos oído hablar de otros proveedores que te introducen y luego te suben el precio, pero Acumatica no hace eso".

Con DacEasy y sus sistemas manuales, FSC Lighting no podía crecer, dijo Treadwell. "Acumatica y los procesos que estamos desarrollando nos están ayudando a duplicar nuestras ventas sin duplicar nuestra plantilla. La idea de estar esposados al conocimiento tribal también está desapareciendo. Antes nos costaba mantener el ritmo de crecimiento, y ahora podemos satisfacer la creciente demanda de los clientes."

"Necesitábamos algo muy flexible, en la nube y, sobre todo, algo que fuera rentable para nosotros. Y lo encontramos en Acumatica".