P. Cutajar & Co. Ltd.

El equipo de P. Cutajar consultó a Price Waterhouse Coopers para llevar a cabo una auditoría informática y elaboró una solicitud de propuestas para ayudarles a entender lo que necesitaban en cuanto a infraestructura y software.

Evaluaron varias soluciones ERP, entre ellas SAP, Microsoft Dynamics y el software personalizado de una empresa maltesa.

"Después estudiamos Dynamics, pero el sistema era demasiado grande para nosotros", explica Attard. "Cuando llegamos a SAP, encontramos problemas con sus aplicaciones de perecederos, almacenamiento y logística, por lo que no podían ofrecer soluciones para nuestras necesidades".

Acumatica y su socio de implementación Computime Software respondieron a la solicitud de propuestas y, posteriormente, obtuvieron el contrato gracias a la flexibilidad de la arquitectura de Acumatica y a la facilidad de conexión con aplicaciones de terceros.

Aunque Acumatica dispone de muchos módulos que funcionan conjuntamente -Finanzas, Distribución, Servicios de campo, Operaciones, Venta al por menor y Distribución e inventario, entre otros-, no contaba con una sofisticada herramienta de pedidos de venta ni con el software de logística que necesitaba P. Cutajar & Co. Ltd.

Sin embargo, el equipo de desarrollo de Computime se ofreció a escribir un programa logístico y encontrar una sofisticada herramienta de ventas móvil que también se ajustara a sus necesidades.

"Era muy importante contar con una solución total de un solo proveedor", afirma Attard. "Y Computime nos proporcionó precisamente eso. También era muy importante para Acumatica tener la capacidad de conectarse a varias aplicaciones diferentes."

El sistema logístico personalizado que Computime construyó para P. Cutajar & Co. Ltd se llama Orbis DSD Route Accounting and Planning Application, y ahora es una aplicación certificada de terceros de Acumatica.

Retos de la entrega directa en tienda

En el proceso de entrega directa en tienda (DSD), es necesario entregar cientos de pedidos diarios en muy poco tiempo, lo que requiere una sofisticada planificación de entregas y rutas. En las operaciones de DSD, a menudo se clasifica a mano una gran cantidad de pedidos, se agrupan en lotes, se recogen de uno o varios almacenes y se cargan/comprueban en el vehículo de reparto pedido a pedido. Este proceso requiere muchos recursos manuales y es muy propenso a errores.

Los liquidadores de ruta y los cajeros se enfrentan a retos adicionales cuando se concilian los vehículos de reparto y las facturas al final del día, especialmente en entornos de "pago contra reembolso" procesados manualmente. Las existencias deben conciliarse, los pedidos de devolución deben crearse uno a uno y procesarse, el efectivo cobrado debe registrarse y los pagos creados deben asignarse a las facturas de origen. Cuando se realizan manualmente, estos procesos son propensos a errores, que dan lugar a información poco fiable, disputas, efectivo "desaparecido" y una menor satisfacción del cliente.

La aplicación de contabilidad y planificación de rutas Orbis DSD de Computime Software automatiza los procesos logísticos y contables.

P. Cutajar & Co. Ltd., junto con Computime, llevó a cabo numerosas pruebas y cursos de formación antes de poner en marcha Acumatica y Orbis DSD. Cerraron las operaciones tres días antes de la puesta en marcha para la migración final de datos y encendieron el interruptor el lunes por la mañana. "Todo iba bien", afirma Attard. "Estábamos recibiendo pedidos; nuestros camiones estaban en la carretera y estábamos bebiendo champán".

El acceso instantáneo a datos precisos permite tomar decisiones mejor fundadas

P. Cutajar & Co.Ltd. disponía al instante de información precisa que los ejecutivos podían utilizar para tomar mejores decisiones en tiempo real. "Con Acumatica, tener acceso a la información supuso un cambio radical para nosotros", afirma Attard. "Tener ese nivel de información significaba que podíamos profundizar para descubrir problemas y encontrar una solución".

Por ejemplo, por primera vez, los responsables podían consultar un cuadro de mandos y ver inmediatamente el estado del inventario: cuántos días o meses de existencias tenían, cuánto tiempo podían estar los productos en las estanterías antes de caducar y qué artículos se vendían rápidamente. "Esto ha permitido reducir las bolsas de productos agotados y el despilfarro, porque podemos tomar medidas inmediatas mediante descuentos o promociones", afirma Attard.

"Hoy en día, los distintos equipos de la empresa disponen de cuadros de mando personalizados que les permiten realizar su trabajo. Los cuadros de mando muestran los niveles de flujo de caja, la rentabilidad por división y por cliente", añade. "Este nivel de información no tiene precedentes en nuestra empresa".

Dado que Acumatica se conecta perfectamente con Velixo y Microsoft Power BI, "todos los datos disponibles nos ofrecen una mayor capacidad de análisis de nuestras operaciones de ventas sobre el terreno en el mercado; ahora sabemos el número de pedidos presentados en tiempo real y de qué división procede el pedido. Todos estos datos son muy importantes para nosotros", declaró Attard.

Antes, los gestores tenían que descargar las transacciones en una hoja de cálculo y manipular los datos, lo que llevaba mucho tiempo. "Teníamos una herramienta de informes que nos ayudaba, pero no era nada comparado con el nivel de información que tenemos ahora", dice Attard. Tenían datos históricos y nada en tiempo real.

La racionalización de los procesos empresariales aumenta la eficacia operativa

El conocimiento más profundo que P. Cutajar & Co. Ltd. adquirió con Acumatica -junto con los procesos automatizados de DSD- condujo a una mayor eficiencia y a nuevas formas de hacer las cosas. "Las operaciones logísticas son más eficientes, al igual que la forma en que recibimos y procesamos los pedidos", afirma Attard.

La empresa emite menos abonos porque hay menos errores. Los niveles de existencias son precisos y fiables, y se dispone de información más detallada sobre esas existencias a mano, lo que mejora la experiencia del cliente de P. Cutajar.

Orbis DSD amplió la funcionalidad de distribución estándar de Acumatica con funciones de planificación de rutas que incluyen la programación, el envío y las funciones financieras necesarias que deben tener lugar durante la entrega. Como resultado, gran parte de las tareas manuales de conciliación están ahora automatizadas, lo que ha mejorado la precisión, reducido los errores y ahorrado tiempo.

Computime también desarrolló una integración para Pepperi, una herramienta de procesos de automatización de ventas que utiliza el equipo de ventas de P. Cutajar & Co. Ltd. en sus tabletas, lo que ha mejorado la experiencia de realización de pedidos. El software permite al equipo de servicio externo consultar catálogos, listas de precios, promociones comerciales, información sobre cuentas y realizar pedidos desde cualquier lugar.

Attard espera nuevas mejoras y eficiencias a medida que desplieguen más funcionalidades de Acumatica. "Con el tiempo veremos beneficios adicionales que nos permitirán ser más agresivos en el mercado", afirma. "Es sorprendente lo mucho que la información derivada de Acumatica ya nos ha ayudado a pivotar el negocio en función de las necesidades del mercado. Vemos que eso ocurrirá aún más en los próximos 6-12 meses".

Acumatica: Una ventaja competitiva

Muchos de los competidores de P. Cutajar & Co. Ltd. utilizan software desarrollado localmente. "Nos estamos dando cuenta de que Acumatica junto con Orbis DSD nos ha proporcionado una ventaja competitiva en lo que respecta a la captura de ventas y la logística", afirma Attard. "Se trata de un enorme potenciador del negocio para nosotros".

P. Cutajar & Co. Ltd. planea implantar el sistema de gestión de almacenes y el módulo de servicio de Acumatica y crear un proceso mejor para el mantenimiento rutinario de equipos como sus máquinas de café en sus tiendas minoristas. "Esto reducirá los costes asociados a las llamadas de servicio, el mantenimiento preventivo y la gestión del tiempo de los técnicos", afirma.

"Cuando se trata de una solución ERP, era imposible encontrar algo que atendiera a todas las facetas de nuestro negocio", añade Attard. "Acumatica nos da la posibilidad de seleccionar y conectar soluciones tecnológicas que son fundamentales para nuestras necesidades empresariales en constante evolución; esto era crucial. Operamos en muchos sectores de productos diferentes que conllevan requisitos complejos para cada uno de ellos. Acumatica, como nuestra plataforma tecnológica, actúa como una abeja nodriza que abarca todas nuestras aplicaciones empresariales de una manera tan perfecta."