VISIÓN GENERAL
Cuando se escindió de Hedstrom Plastics, Hedstrom Fitness, el único distribuidor de pesas rusas BOSU, equilibrios y otros equipos, siguió funcionando con Macola durante la transición. Pero el anticuado software heredado no ofrecía lo que la nueva empresa necesitaba.
Hedstrom Fitness implantó Acumatica Distribution, agilizando los procesos, mejorando la precisión del inventario y obteniendo información que está ayudando a la empresa a prosperar.
Hedstrom Fitness es el único licenciante y distribuidor de los productos BOSU, que abarcan
que van desde pesas rusas a cápsulas de equilibrio, presentes en tiendas y gimnasios de todo el mundo.
La empresa de Ashland, Ohio, se escindió de Hedstrom Plastics en 2020 porque el BOSU se había popularizado.
unidad de fitness se había hecho popular.
"La escisión nos permitió centrarnos al cien por cien en el sector del fitness. Ya no estamos
con un fabricante u otra división que venda juguetes y artículos deportivos, que no son
que no son lo nuestro", afirma Seth McArdle, Presidente de Hedstrom Fitness.
El modelo de distribución de la división de fitness era diferente al del fabricante, que enviaba
directamente de la fábrica al cliente a través de un socio 3PL. Hedstrom Fitness, que
Hedstrom Fitness, que vende muchos productos en línea, quería tener más control sobre su cumplimiento y necesitaba una pequeña división de paquetes para enviar pedidos individuales.
para enviar pedidos individuales.
Hedstrom Fitness utilizó Macola, un sistema financiero y de fabricación heredado de su empresa matriz, durante su primer año de actividad.
matriz, durante su primer año completo de actividad. El uso del antiguo sistema supuso un reto para la
nueva empresa.
"Macola era como un dinosaurio", dice Jillian Williams, Directora de Atención al Cliente. "O quizá
como usar un disquete para mí. Era muy antiguo, anticuado, y no era adecuado para el servicio al cliente o la logística.
servicio al cliente ni para la logística. Funcionaba, pero definitivamente necesitaba un complemento para que
que funcionara".
McArdle añade: "Ni siquiera sabía manejar Macola. La forma en que estaba configurado para nosotros era muy específica
de envío, facturación o contabilidad. En realidad, no me daba una visión muy buena para gestionar
la empresa desde un alto nivel. Casi todo estaba improvisado en hojas de cálculo o
bases de datos, y luego tiró en los informes. Parecía haber mucho margen de error".
A pesar de tener programas informáticos, muchas tareas parecían totalmente manuales, dice Williams.
"Era difícil elaborar informes detallados, simplemente no funcionaba. Y los informes integrados no recogían los datos que necesitaba.
que necesitaba. Era muy difícil cruzar datos".
Pasarse a la nube, agilizar los procesos
Parallel Solutions LLC apoyó a Hedstrom Fitness en su transición a una empresa independiente y en el uso de Macola.
y su uso de Macola. Comprendiendo el negocio, sabiendo de su deseo de
racionalizar los procesos y pasar a la nube, llevó a Parallel a recomendar Acumatica Distribution.
El ERP basado en la nube podría agilizar los procesos y ayudarles a prescindir del papel, dos de los objetivos de Hedstrom Fitness.
dos de los objetivos de Hedstrom Fitness. Con visibilidad de principio a fin, podría mejorar la gestión
la gestión de inventarios y los envíos mediante la internalización de la ejecución y el almacenamiento.
"No tener que tocar las cosas varias veces era el objetivo número uno", dice McArdle.
"Prescindir del papel era otro de nuestros grandes objetivos".
Williams añade: "Para mí, se trataba básicamente de hacerlo todo en una plataforma, de modo que pudiera introducir mi pedido, pulsar un botón, ver que estaba en el almacén y listo".
mi pedido, pulsar un botón, ver que estaba en el almacén y listo".
Un sistema basado en la nube también podría reducir sus gastos en tecnología. "No queríamos un servidor
y la molestia de los gastos continuos del servidor. Es como cualquier otra cosa: un ordenador gigante que
que hay que actualizar, sustituir y proteger", dice McArdle. Además, "creo que el sistema basado en la nube es mejor que tener un servidor local susceptible de sufrir ciberamenazas y rescates".
Acumatica Distribución
Al equipo le gustó Acumatica por varias razones.
"Cuando hicimos la demostración de Acumatica, nos pareció muy intuitiva, lo que me entusiasmó", dice McArdle.
dice McArdle. "No soy una persona de tecnología; simplemente no funciono bien en algunos de los sistemas tipo Macola, donde hay demasiadas capas diferentes de información.
Macola, donde hay demasiadas capas de información a las que hay que saber llegar".
específicamente".
"Con Acumatica, puedes profundizar basándote en diferentes enlaces y en los informes de clientes que hemos creado".
A Christian O'Shell, especialista en inventario y adquisiciones, le gustó que Acumatica ofreciera una API abierta que permite que las soluciones de terceros se conecten fácilmente a ella.
API que permite que soluciones de terceros se conecten fácilmente a ella. "La capacidad de integrar soluciones
es enorme en comparación con la competencia", afirma. "Con Macola, era casi nula. Pero como
Pero como vendemos en línea, la integración de todo es enorme".
La sencillez de Acumatica es aún mejor.
"Acumatica también permitió a Hedstrom Fitness empezar de cero", afirma McArdle. "Pudimos extraer
de Acumatica los datos que queríamos, que nos parecían limpios y precisos. Llevábamos casi
20 años de datos con Macola que, en mi opinión, se habían corregido en exceso para intentar compensar los errores del sistema.
compensar los errores del sistema".
Parallel Solutions ayudó a Hedstrom Fitness a desplegar Acumatica y a portar los datos acumulados durante
20 años de Macola.
Visibilidad total
Con Acumatica, los empleados obtuvieron visibilidad en tiempo real de las operaciones y eliminaron gran parte del
tedio y el tiempo perdido importando y exportando datos a otros sistemas en un intento de analizar
datos y comprender los KPI.
Acumatica realmente me permite tener una visión de muy alto nivel, y es muy intuitivo si quiero tratar de profundizar en algunos detalles granulares", dice McArdle.
profundizar en algunos de los detalles granulares", dice McArdle. "Antes, era necesario que muchas personas
de datos, crear un informe y enviármelo. Ahora puedo controlar el 95% de lo que
de lo que necesito a diario sin cargar a nadie más".
Antes, McArdle podía esperar una hora, o a veces días, a que alguien le hiciera un informe.
Ahora tiene acceso instantáneo a los datos y su equipo dispone de más tiempo para concentrarse en su trabajo.
Como Acumatica es tan ágil, fácil de usar y los datos se alojan en una sola plataforma, Hedstrom Fitness
no necesita tantos empleados de finanzas como utilizaba antes como parte de la empresa más grande.
"Desde un punto de vista logístico, teníamos entre ocho y diez personas que daban soporte a nuestra división que, aunque compartían recursos,
tenían mucho que ver con nuestra división".
Ahora, la empresa funciona de forma muy eficiente con una sola persona que se encarga de las cuentas por cobrar y por pagar, y un contable a tiempo parcial que ayuda a cerrar los libros mensualmente.
y cuentas por pagar, y un contable a tiempo parcial ayuda a cerrar los libros mensualmente. "Y eso es
Y eso es todo", dice McArdle. "Puedo supervisar la parte financiera a lo largo del mes basándome en lo que entra y lo que sale.
lo que entra y lo que sale. No creo que nadie tenga exceso de trabajo o estrés
haciendo la misma cantidad de trabajo que hacíamos antes".
El paso a la nube permitió a los empleados trabajar desde casa cuando lo necesitaban. "Estar basados en la nube
nos ha dado mucha flexibilidad", afirma McArdle. "No somos una empresa de trabajo desde casa,
pero entendemos que los empleados tienen familia y necesitan estar en casa durante periodos de tiempo".
Eliminación de la introducción manual de datos
Williams y otros han eliminado el tiempo que antes dedicaban a introducir datos manualmente.
"Había que introducir muchas cosas que ahora no tenemos que hacer", dice Williams. "Hay muchas funciones en Acumatica que no teníamos con Macola".
Además, dice: "Cuanto más pienso en ello, más me doy cuenta de cuántos sistemas tenía que utilizar sólo para procesar un pedido, lo que suponía dos sistemas adicionales".
tenía que utilizar para tramitar un pedido, lo que suponía dos sistemas más. Luego tenía que utilizar
FedEx para presupuestar los pedidos.
Ahora sólo tengo que hacer un pedido, pulsar un botón, obtener un presupuesto de envío
inmediatamente, todo dentro de Acumatica. La guinda del pastel es que puedo hacerlo al 100
desde cualquier sitio".
Inventario y compras racionalizados
Introducir los tickets de inventario en Macola era muy engorroso, dice O'Shell. A menudo esperaba a que
para poder ver las desviaciones. "Con Acumatica es mucho más sencillo", afirma. "En cuanto
En cuanto terminas el recuento, puedes ver la revisión de inmediato".
No hay que esperar un día a que se publiquen todos los documentos. Y tengo la posibilidad de profundizar en los documentos de contabilidad para ver dónde pueden estar los errores y llegar a la causa raíz".
contables para ver dónde pueden estar los errores y llegar a la causa raíz".
Antes, la empresa contaba los artículos del inventario manualmente. La tarea duraba aproximadamente una semana. "Antes
que eran grandes y contenían todo tipo de datos que teníamos que rellenar", afirma
dice O'Shell.
"Solía llevar una semana hacer un recuento completo de todo, que incluía artículos deportivos
deportivos y juguetes. Acabamos de hacer el inventario de Hedstrom Fitness en dos días y medio con mucha menos
personas".
Su equipo empezará pronto a hacer recuentos cíclicos por códigos para mantener la precisión del inventario, añadió. "Así
para que no nos quedemos sin algo que necesitemos o que creamos que podemos necesitar desde el punto de vista de las compras.
compras. Acumatica va a racionalizar el inventario y no va a permitir que nos quedemos sin nada. Tendremos existencias
existencias en todo momento".
Como parte de su transición a una entidad independiente, Hedstrom Fitness implantó EDI a través de
True Commerce, realizó sus envíos internamente y trasladó su almacén de Columbus a Ashland.
sede en Ashland desde Columbus, Ohio. Bajo Hedstrom Plastics, utilizaba una empresa de logística externa para el cumplimiento y el envío.
Los ejecutivos tomaron esas decisiones para controlar mejor el inventario, los procesos de la empresa y mejorar
los plazos de entrega, afirma McArdle.
Antes, para previsualizar los pedidos, una persona tenía que llamar a cada pedido individualmente. Con Acumatica
todos los pedidos llegan a través de EDI. "Puedo simplemente mirar y revisar los pedidos, lo que ha sido una gran ayuda para
para mí", dice Williams. "Una vez que veo que todo tiene buena pinta, simplemente pulso procesar y dos minutos después
dos minutos después, tengo 200 pedidos que van al almacén y sé que tenemos todo lo que necesitamos para satisfacerlos".
esos pedidos".
Acumatica nos da una visión de pájaro sobre si podemos cumplir con un pedido o no al instante, lo que significa que podemos acomodar el envío el mismo día", dice McArdle.
mismo día", dice McArdle, explicando que antes los pedidos se enviaban en
anteriormente, el envío de pedidos con el 3PL tardaba cuatro días.
"Cuando recibimos un pedido, nuestro objetivo es enviarlo lo antes posible, y podemos controlarlo, a diferencia de enviar un pedido a un 3PL que puede enviarlo después de haber preparado el pedido.
que puede enviarlo después de haber preparado el pedido y haber enrutado el envío. Nosotros
controlamos eso ahora".
La empresa anterior tenía nueve personas que gestionaban la cuenta de Hedstrom Fitness para envíos
y logística. Hedstrom Fitness tiene a dos personas en su almacén y a otra persona enrutando
e impresión de etiquetas.
"Son más eficientes, si no más", afirma Williams.
La empresa ha reducido la necesidad de papel y almacenamiento de documentos, gran parte de los cuales se utilizaban
para comunicarse con su socio de transporte.
Todavía gastamos un par de resmas de papel al mes, en lugar de cajas y cajas de papel", dice Williams.
cajas de papel", afirma Williams.
"Antes había que imprimir muchos documentos en papel porque utilizábamos empresas 3PL".
Ahora, desde que la empresa se ha hecho cargo del cumplimiento y el envío, el papeleo se almacena digitalmente en Acumatica.
digitalmente en Acumatica. Todo el papeleo está en un solo sistema, y los pedidos son más fáciles de procesar y tardan menos tiempo.
y llevan menos tiempo.
Acumatica redujo mi proceso de cinco minutos por pedido a un par", afirma Williams.
un par", dice Williams, explicando que necesitaba acceder a varias aplicaciones para comprobar el estado de un pedido y, a continuación, introducir la información del transportista de envío cuando los clientes tenían sus propias especificaciones.
a varias aplicaciones para comprobar el estado de un pedido e introducir la información del transportista de
específicas.
Aumento de las ventas en línea
Los directivos de Hedstrom Fitness están satisfechos con su decisión de implantar Acumatica
Distribution, que ha incrementado sus ventas por Internet.
"Acumatica ha sido una parte integral para ayudarnos a pasar de una empresa de logística de terceros
que gestionaba nuestros procesos de almacenamiento y envío, a incorporar esa función a nuestra empresa", afirma McArdle.
en casa", afirma McArdle. "Esto nos ha ayudado a aumentar nuestras ventas por Internet, ya que podemos comunicar promociones de forma eficaz y ofrecer envíos en el mismo día.
comunicar promociones y ofrecer envíos en el mismo día".
Hedstrom Fitness también atiende a sus clientes de forma más eficiente, con menos tiempo sin existencias, añade.
"Entendemos la falta de existencias como una posible pérdida de ventas. Por eso, al reducir nuestros plazos de entrega
de nuestros clientes comerciales, así como una mejor experiencia del cliente.
experiencia del cliente. En general, nuestro crecimiento se ha debido a la mejora de la eficiencia, por lo que tenemos más tiempo para atender y prestar servicio a nuestros clientes.
para tener más tiempo de atender a los clientes, en lugar de atascarnos en tediosos procesos que no generan ventas".
tediosos que no generan ventas".
El equipo recomienda encarecidamente Acumatica. "Acumatica es el camino a seguir si quiere trabajar
más inteligente, no más duro", dice Williams.
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