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En agosto de 2020, Iowa y varios estados del Medio Oeste fueron azotados por un poderoso huracán terrestre
conocido como derecho, una tormenta sin precedentes que causó daños por valor de 11.900 millones de dólares en toda la región.
en toda la región. Los mini-tornados, las inundaciones y el granizo de la tormenta golpearon una franja de ricas tierras agrícolas a lo largo de 90.000 millas cuadradas y causaron daños por valor de 11.900 millones de dólares.
de 90.000 millas cuadradas y arrasó silos de grano, almacenes de heno, graneros y destruyó millones de dólares en equipos agrícolas.
destruyeron millones de dólares en maquinaria agrícola.
Aunque devastadora, la destrucción ofreció una enorme oportunidad a muchas empresas de construcción.
construcción. Entre ellas estaba Mid-States Companies, con sede en Nevada, Iowa, un conjunto de empresas
que ofrecen servicios de diseño e ingeniería, aserraderos, construcción, equipos de manipulación de materiales, grúas y camiones a empresas agrícolas y otras industrias.
grúas y camiones para explotaciones agrícolas y otras industrias.
"La tormenta destruyó millones de fanegas de almacenamiento en cuestión de horas", afirma Andrew
Pistorius, Director Financiero de Mid-States, y añade que muchos de los silos de grano construidos recientemente tenían una vida útil de 50 años o más.
50 años o más. "Hubo que reconstruirlo todo rápidamente. De repente
teníamos todo este trabajo por hacer".
Al operar con QuickBooks y JobBOSS, los ejecutivos sabían que aumentar su carga de trabajo en más de un 50 por ciento sería, en el mejor de los casos, un reto.
en más de un 50% sería, en el mejor de los casos, todo un reto.
"Para nosotros fue un momento catalizador en el que tuvimos que ingeniárnoslas para hacer más trabajo del que habíamos hecho nunca", afirma Pistorius.
"Pero lo que hizo fue convertirnos en una empresa diferente porque nos dimos cuenta de que podíamos hacer mucho más cuando
aprovechar otras estrategias".
Mid-States desplegó nuevas estrategias laborales, cambió su forma de trabajar con los subcontratistas e
invirtió en una transformación digital. Los ingresos del año siguiente al derecho aumentaron en 30 millones de dólares.
millones de dólares. La transición, sin embargo, no fue fácil. A lo largo de sus dos primeras décadas, la empresa familiar
Mid-States funcionaba con QuickBooks, el paquete financiero básico que utilizan muchas pequeñas empresas cuando empiezan a operar. Con el tiempo, la
empresa creció rápidamente, añadiendo una serie de servicios relacionados con la construcción. Ahora está formada
de al menos 12 empresas. En lugar de gastar lo que a menudo se percibe como una inversión de más de 1
millón de dólares en un ERP tradicional de nivel empresarial, Mid-States aumentó QuickBooks
con muchísimas hojas de cálculo.
Con el tiempo, el uso de hojas de cálculo y los intentos de gestionar las operaciones de fabricación con el programa de programación JobBOSS se convirtieron en una tarea inmanejable e ineficaz.
programa de programación llamado JobBOSS, se volvió inmanejable e ineficaz. Para presupuestar un proyecto,
los empleados utilizaban hojas de cálculo creadas individualmente para calcular los costes, lo que podía llevar mucho
de un día. Luego tardaban otro día en crear una oferta real, utilizando sus propias hojas de cálculo.
hojas de cálculo personales. Cuando un cliente sugería cambios, actualizaban las hojas de cálculo y enviaban por correo electrónico los cambios adicionales.
hojas de cálculo y enviaban por correo electrónico los cambios adicionales. Toda esta información se almacenaba
localmente en el ordenador del empleado.
"No teníamos forma de saber en qué punto se encontraba cada oferta o proyecto", dice Pistorius. Para saber
cuántas ofertas estaban pendientes, cuáles eran buenas oportunidades, cuáles se habían revalorizado o incluso el importe total de los ingresos previstos por proyecto suponía conversaciones puntuales con el equipo de ventas. "Se basaba mucho en las personas, no en los procesos".
WIP necesario, contabilidad de proyectos
La edición de construcción de QuickBooks estaba bien para la contabilidad, pero no para la contabilidad de proyectos o el análisis, dice Pistorius.
o análisis de proyectos, dice Pistorius.
"No está hecho para la gestión. Puede rendir cuentas de los proyectos, pero no va a ayudar a programar, no va a ayudar a crear nuevos sistemas para controlar el cumplimiento o la calidad.
a crear nuevos sistemas para controlar el cumplimiento o cosas por el estilo".
o cosas por el estilo". Además, sólo el contable externo tenía acceso a los datos, por lo que si Pistorius
quería un informe, por ejemplo, era necesario que ella lo ejecutara. "No había capacidad de autoservicio y
hacer análisis, y luego consolidar los datos y hacer previsiones", dice Pistorius.
Otros ejecutivos también necesitaban funciones de datos y análisis que QuickBooks no les ofrecía.
"Este es un ejemplo muy simple, pero si Austin, que es nuestro director de operaciones, quería saber cuáles eran nuestros ingresos netos del año, yo tenía que ir a ejecutar cuatro informes en QuickBooks para ver cómo estaban las cuentas.
saber cuáles eran nuestros ingresos netos del año, tenía que ir a hacer cuatro informes en QuickBooks y
luego hacer la eliminación neta porque los datos no estaban integrados y no teníamos ningún tipo de
de seguimiento entre empresas o un sistema que pudiera hacerlo", dice Pistorius.
Como sólo existía el sistema financiero básico, no tenían acceso a datos como
como las horas-hombre trabajadas en una semana, el trabajo en curso o la eficiencia de las horas-hombre. "No había
sistema estadístico", afirma.
La parte de fabricación de la empresa utilizaba JobBOSS y QuickBooks, y carecía de
visibilidad operativa. JobBOSS estaba claramente diseñado para Windows XP y era muy inflexible", afirma Pistorius, que utilizó productos SAP en empresas anteriores.
inflexible", dice Pistorius, que utilizó productos SAP en empresas anteriores. Los informes personalizados de QuickBooks
y los informes estándar no contenían la información que él quería.
información que quería. "Llegó un punto en el que no había suficientes controles ni sistemas y
necesitábamos presupuestos de proyectos que no estuvieran en hojas de cálculo", dice Pistorius. "Simplemente no
funcionar. Necesitábamos saber en qué punto estábamos antes de terminar un trabajo".
"No teníamos forma de saber en qué punto de un trabajo nos encontrábamos con respecto a la estimación, a menos que
a menos que alguien sacara la hoja de cálculo que tenía guardada en el ordenador", añade. "Y cuando
Cuando necesitábamos hacer un trabajo, no teníamos esa hoja de cálculo. Así que no sabíamos a cuánto lo vendía,
y no sabíamos si era un trabajo a precio fijo. Sabíamos que habíamos dado al cliente una oferta, pero
no sabíamos lo que se acordó. No teníamos un lugar para almacenar el documento relativo
al trabajo para poder volver a él rápidamente. Teníamos muchos problemas, probablemente más de los que
sabíamos".
Los sistemas que tenía Mid-States no permitían ninguna automatización, ni QuickBooks podía manejar
excepciones de fabricación. La tormenta y la enorme oportunidad pusieron de relieve la necesidad de una mejor
plataforma financiera, dice Pistorius.
