Las pequeñas y medianas empresas (PYME) son el motor de la economía estadounidense.

Muchas de estas PYME tienen un origen humilde: una idea, una chispa de creatividad, iniciativa e ingenio. Esta chispa inicial es la génesis de lo que puede convertirse en una empresa floreciente y en crecimiento. Y, en la economía digital actual, las empresas en crecimiento necesitan el apoyo de la tecnología de gestión empresarial para ayudar a mantener sus operaciones organizadas y preparadas para un mayor crecimiento.

Para muchas personas que acaban de poner en marcha un negocio, tiene sentido empezar con una tecnología muy básica, como QuickBooks, que está hecha a medida para gestionar las necesidades contables y financieras básicas.

Pero las empresas con mayores ambiciones llegan a un punto crítico en el que tienen que plantearse algunas preguntas importantes:

• ¿Dónde está mi negocio ahora mismo?
• ¿Adónde quiero llevarlo?
• ¿Tengo la tecnología adecuada para conseguirlo?

Si ya se está haciendo estas preguntas, aquí tiene algunas más. ¿Está preparado para llevar su empresa al siguiente nivel? ¿Está preparado para competir con más fuerza en el mercado? ¿Está preparado para hacer realidad sus ambiciones de crecimiento? Si es así, puede que haya llegado el momento de convertirse en un graduado de QuickBooks y pasar a una solución de gestión empresarial más sólida y completa.

Pero, ¿cómo saber si estás preparado para graduarte? Veamos cinco señales claras.

Cinco señales de que estás listo para convertirte en un graduado de QuickBooks

1. Su número de empleados aumenta.

A medida que las empresas crecen, invierten en nuevos empleados. La incorporación de nuevos miembros al equipo "da a su empresa la oportunidad de expandirse a nuevas áreas y crecer donde ya ha tenido éxito". Pero, a medida que aumenta la plantilla, hay más datos de los empleados que manejar, más operaciones de nóminas que gestionar y más personas que necesitan acceder a los datos almacenados en su sistema de gestión empresarial.

Los sistemas de contabilidad básicos, como QuickBooks, no están hechos para manejar tanta información y tantos usuarios. La edición local más grande de QuickBooks Enterprise permite tener 40 usuarios trabajando en el sistema al mismo tiempo, y las ediciones QuickBooks Online basadas en la nube permiten 25 usuarios. Para las empresas con más usuarios, esta limitación puede separar a los empleados de los datos que necesitan para hacer su trabajo, causando interrupciones en la comunicación, estimulando soluciones manuales y animando a las empresas a utilizar otro software desconectado para llenar los vacíos, lo que sólo crea silos de datos.

2. Está abriendo sucursales en varios lugares o tiene previsto hacerlo.

Tal vez esté abriendo nuevas tiendas, o añadiendo un almacén, o expandiéndose a varios centros de distribución. Sea cual sea el caso, su empresa se está expandiendo físicamente y necesita poder gestionar todas las ubicaciones desde una plataforma integral.

Las ediciones locales de QuickBooks simplemente no pueden ampliarse. Si opta por QuickBooks Online, cada ubicación o inquilino requiere una cuota de suscripción independiente. Así, por ejemplo, si usted es un minorista con dos tiendas que gestionar, estará pagando el doble de lo que pagaría por gestionar una tienda. A medida que crezca, necesitará un sistema más completo que no le penalice con cuotas de suscripción adicionales.

3. Su número de clientes aumenta.

Los clientes de hoy en día exigen un servicio rápido, sencillo y personalizado. La gestión de las relaciones con los clientes (CRM) es la clave para satisfacer estas demandas y forjar relaciones sólidas, convirtiendo a los compradores en clientes fieles. Dado que QuickBooks se centra en la contabilidad y las finanzas, no dispone de un módulo CRM nativo para almacenar datos de clientes, crear portales de autoservicio para clientes o proporcionar a los representantes de atención al cliente acceso instantáneo a los datos de los clientes. A medida que su lista de clientes crece, estas limitaciones pueden dificultar su capacidad para atender rápidamente las necesidades de los clientes.

4. Sus ingresos aumentan y sus necesidades financieras se hacen más complejas.

Las empresas en crecimiento pasan rápidamente de unas necesidades contables básicas a otras más complejas. Es posible que empiece a realizar transacciones entre empresas, que se extienda a nuevas zonas fiscales y que tenga que adaptarse a distintos requisitos financieros y normativos. Puede que tenga que gestionar arrendamientos, tratar con instrumentos financieros complicados (por ejemplo, acciones, bonos, préstamos, etc.), o incluso lidiar con los requisitos de las operaciones internacionales.

Debido a que QuickBooks tiene funciones de automatización limitadas que sólo se aplican a las necesidades básicas de contabilidad, puede quedar atrapado en un bucle de entrada de datos manual y duplicada, lo que limita su capacidad para realizar un seguimiento de las finanzas complejas. Si bien QuickBooks proporciona un registro de auditoría, ese registro sólo muestra 150 registros a la vez, sólo se puede imprimir 300 líneas a la vez, y no se puede exportar a Excel, lo que hace difícil mantener un registro de auditoría completo y preciso.

5. Te enfrentas a competidores nuevos y más grandes.

Asegurar y mantener una ventaja competitiva exige a menudo combatir el fuego con fuego. Las empresas más grandes cuentan con una sólida tecnología de gestión empresarial que les proporciona acceso instantáneo a los datos de toda la empresa, agiliza la comunicación entre los empleados de la oficina central, la oficina principal y el campo, proporciona acceso remoto para proyectos sobre la marcha y facilita la toma de decisiones rápidas y precisas. Aunque QuickBooks puede gestionar las finanzas básicas, no está diseñado para proporcionarle los datos que necesita para competir a este nivel.

Muchos usuarios de QuickBooks que están dejando atrás la solución también se enfrentan a problemas muy reales. Entre ellos, muchas soluciones manuales que requieren empleados adicionales para su gestión. Pueden dedicar cada vez más dinero y recursos al mantenimiento de la tecnología, tratando de forzar al sistema a seguir el ritmo de la velocidad de sus operaciones. Pueden encontrarse con retrasos inducidos por QuickBooks, tener problemas para crecer y acabar pagando cuotas cada vez mayores por renovaciones de suscripciones, aplicaciones de terceros costosas y difíciles de implantar y requisitos de hardware elevados.

Si esto le suena a usted, entonces está listo para pasar de QuickBooks a un nuevo, avanzado y completo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Pero hay muchas opciones de software en el mercado, así que, ¿qué sistema debe elegir?

Cómo graduarse en QuickBooks

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Pero, ¿qué funciones del sistema debe buscar en un sistema ERP para servir mejor a su empresa en crecimiento? Lo trataremos en un próximo blog, así que permanezca atento.