5 señales de que tu negocio ya se ha quedado pequeño para QuickBooks

5 señales de que tu negocio ya se ha quedado pequeño para QuickBooks

Si utilizas QuickBooks, descubre los indicios clave que te indican que tu empresa está preparada para dar el salto a una solución ERP en la nube más completa, como Acumatica. Descubre cómo esta transición puede ayudarte a afrontar los retos del crecimiento, reducir el trabajo manual, mejorar la visibilidad y respaldar la siguiente etapa del éxito de tu empresa.

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) son el motor de la economía estadounidense. Muchas de estas pymes tienen unos orígenes modestos: una idea, una chispa de creatividad, iniciativa e ingenio. Esa chispa inicial puede convertirse en una empresa próspera y en expansión. Y en la economía digital actual, las empresas en crecimiento necesitan tecnología de gestión empresarial que mantenga las operaciones organizadas y preparadas para seguir creciendo.

Para muchas empresas que utilizan QuickBooks, lo más sensato es empezar con una tecnología básica diseñada específicamente para gestionar las necesidades contables y financieras fundamentales. QuickBooks puede ayudar a las organizaciones nuevas y pequeñas a eliminar los procesos en papel, simplificar la gestión de nóminas y los trámites fiscales, y gestionar la elaboración de informes financieros básicos.

Sin embargo, las empresas con mayores ambiciones llegan, tarde o temprano, a un punto crítico en el que deben plantearse algunas preguntas importantes:

• ¿Dónde está mi negocio ahora mismo?
• ¿Adónde quiero llevarlo?
• ¿Tengo la tecnología adecuada para conseguirlo?
• ¿Las limitaciones de QuickBooks están provocando problemas de escalabilidad a mi equipo?
• ¿Las aplicaciones inconexas, las hojas de cálculo y las soluciones manuales están ralentizando el negocio?

Si ya se está haciendo estas preguntas, aquí tiene algunas más. ¿Está preparado para llevar su empresa al siguiente nivel? ¿Está preparado para competir con más fuerza en el mercado? ¿Está preparado para hacer realidad sus ambiciones de crecimiento? Si es así, puede que haya llegado el momento de convertirse en un graduado de QuickBooks y pasar a una solución de gestión empresarial más sólida y completa.

Pero, ¿cómo saber si estás preparado para graduarte? Veamos cinco señales claras.

¿Cuándo es el momento de dejar de usar QuickBooks?

Para las empresas en expansión, la decisión de dar un paso más allá de QuickBooks no se limita únicamente a la contabilidad. Se trata de determinar si el sistema de gestión de tu empresa es capaz de adaptarse al aumento del número de empleados, de sedes, de clientes, a unas necesidades financieras más complejas y a una mayor presión operativa.

Los cinco indicios siguientes pueden ayudarte a evaluar si QuickBooks sigue contribuyendo a tu crecimiento o si, por el contrario, lo está limitando.

1. ¿Tu equipo está superando los límites de usuarios de QuickBooks y las soluciones manuales?

A medida que las empresas crecen, invierten en nuevos empleados. La incorporación de nuevos miembros al equipo brinda a tu empresa la oportunidad de expandirse a nuevas áreas y crecer en aquellos ámbitos en los que ya has tenido éxito. Sin embargo, a medida que aumenta el número de empleados, tienes que gestionar más datos de los empleados, procesar más operaciones de nómina y hay más personas que necesitan acceder a los datos almacenados en tu sistema de gestión empresarial.

Los sistemas de contabilidad básicos, como QuickBooks, no están diseñados para gestionar tal volumen de información ni tal número de usuarios. La edición QuickBooks Enterprise más completa, instalada localmente, permite que 40 usuarios trabajen en el sistema al mismo tiempo, mientras que las ediciones de QuickBooks Online, basadas en la nube, admiten 25 usuarios.

Qué significa esto para los equipos en expansión

En el caso de las empresas con un mayor número de usuarios, esta limitación puede impedir que los empleados accedan a los datos que necesitan para realizar su trabajo. Esto puede provocar fallos en la comunicación, ralentizar los procesos de aprobación, dar lugar a soluciones manuales y animar a las empresas a utilizar otros programas independientes para subsanar estas carencias.

Cuando los equipos alcanzan los límites de usuarios, pueden ampliar sus planes, adquirir licencias adicionales, compartir credenciales de acceso, exportar datos a hojas de cálculo o recopilar e introducir de nuevo la información manualmente. Estas soluciones provisionales pueden generar riesgos de seguridad, problemas de integridad de los datos, una menor productividad y un aumento de los errores. Con el tiempo, estas limitaciones de QuickBooks para las empresas en crecimiento generan problemas de escalabilidad que dificultan que los empleados trabajen con la misma información precisa y actualizada.

2. ¿Es compatible QuickBooks con múltiples sedes, entidades y operaciones en expansión?

Quizá estés abriendo nuevas tiendas, ampliando tus instalaciones con un almacén, expandiéndote a varios centros de distribución o gestionando varias entidades empresariales. Sea cual sea el caso, tu empresa se está expandiendo tanto a nivel físico como operativo, y necesitas gestionar todas las ubicaciones desde una única plataforma integral.

Las ediciones locales de QuickBooks simplemente no pueden adaptarse a las necesidades de muchas empresas en expansión. Si te decantas por QuickBooks Online, cada sede o «tenant» requiere una cuota de suscripción independiente. Así, por ejemplo, si eres un minorista con dos tiendas que gestionar, pagarás el doble de lo que pagarías por gestionar una sola tienda.

Donde comienza la complejidad operativa

A medida que se añaden nuevas sedes, almacenes o entidades, la empresa suele necesitar nuevas herramientas, nuevos flujos de trabajo y nuevas formas de conectar la información. Con QuickBooks, estas complejidades pueden verse agravadas por aplicaciones desconectadas, instancias independientes, la introducción duplicada de datos y el uso de hojas de cálculo para consolidar la información en toda la empresa.

Esto puede provocar retrasos en la gestión de pedidos y existencias, flujos de trabajo y procesos ineficientes, ciclos presupuestarios interminables y una visibilidad limitada del rendimiento a nivel de cada centro. A medida que crezcas, necesitarás un sistema más completo que te ayude a centralizar las operaciones, en lugar de obligar a la empresa a gestionar la complejidad mediante sistemas independientes y procesos manuales.

3. ¿El crecimiento de la clientela y los datos inconexos están ralentizando el servicio?

Los clientes de hoy en día exigen un servicio rápido, sencillo y personalizado. La gestión de las relaciones con los clientes (CRM) es la clave para satisfacer estas exigencias y forjar relaciones sólidas que conviertan a los compradores en clientes fieles.

Dado que QuickBooks se centra en la contabilidad y las finanzas, no cuenta con un módulo CRM integrado para almacenar datos de clientes, crear portales de autoservicio para clientes ni proporcionar a los representantes de atención al cliente acceso inmediato a los datos de los clientes.

Por qué los datos de los clientes necesitan una única fuente de información fiable

A medida que tu lista de clientes crece, estas limitaciones pueden dificultar tu capacidad para atender rápidamente las necesidades de los clientes. Las empresas suelen intentar resolver el problema incorporando aplicaciones de terceros de gestión de relaciones con los clientes (CRM), gestión de inventario, gestión de servicios o generación de informes. Sin embargo, cuando esas aplicaciones no comparten datos de forma sistemática con QuickBooks, la información de los clientes puede quedar aislada en sistemas independientes.

Esta separación de datos da lugar a silos de datos. Puede obligar a los empleados a dedicar un tiempo valioso a recopilar, cotejar y consolidar información, en lugar de atender a los clientes. También puede limitar su capacidad para identificar tendencias de los clientes, responder a problemas de servicio, gestionar los pedidos pendientes y tomar decisiones fundamentadas basadas en datos empresariales actuales.

4. ¿El aumento de los ingresos y la complejidad financiera están generando más costes?

Las empresas en crecimiento pasan rápidamente de tener necesidades contables básicas a otras más complejas. Es posible que empieces a realizar transacciones entre empresas del mismo grupo, a expandirte a nuevas zonas fiscales y a tener que adaptarte a diferentes requisitos financieros y normativos. Quizás tengas que gestionar arrendamientos, lidiar con instrumentos financieros complejos o incluso hacer frente a los requisitos de las operaciones internacionales.

Dado que QuickBooks cuenta con funciones de automatización limitadas que solo se aplican a necesidades contables básicas, puedes verte atrapado en un bucle de introducción manual y duplicada de datos, lo que limita tu capacidad para llevar un control de las finanzas complejas. Aunque QuickBooks ofrece un registro de auditoría, este solo muestra 150 registros a la vez, solo se puede imprimir en bloques de 300 líneas y no se puede exportar a Excel, lo que dificulta mantener un registro de auditoría completo y preciso.

Por qué un programa de contabilidad básico puede resultar caro

Aunque el precio asequible es un argumento de venta habitual de QuickBooks, muchos usuarios veteranos consideran que esta solución de contabilidad independiente acaba resultando cara a medida que la empresa crece. Sus capacidades limitadas pueden obligar a las empresas a incorporar costosas aplicaciones de terceros, integraciones personalizadas, actualizaciones manuales, mantenimiento de hardware y software específico del sector para gestionar la creciente nómina, el inventario, la gestión de relaciones con los clientes (CRM), la elaboración de informes y los requisitos de cumplimiento normativo.

Mantener estas aplicaciones adicionales sincronizadas tras las actualizaciones de QuickBooks también puede suponer una carga considerable, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas que no cuentan con un servicio de soporte informático específico. Cuando los procesos manuales, los sistemas adicionales y la elaboración de informes inconexos se convierten en algo habitual, el coste real ya no se limita a las suscripciones de software. También incluye tiempo, mano de obra, errores, retrasos y pérdida de visibilidad.

5. ¿Te permite tu sistema actual competir con empresas más grandes?

Para conseguir y mantener una ventaja competitiva, a menudo es necesario combatir el fuego con fuego. Las organizaciones más grandes cuentan con una sólida tecnología de gestión empresarial que les permite acceder al instante a los datos de toda la empresa, agiliza la comunicación entre los empleados de las áreas administrativas, de atención al público y sobre el terreno, ofrece acceso remoto para proyectos en los que hay que desplazarse y facilita una toma de decisiones rápida y precisa.

Aunque QuickBooks permite gestionar las finanzas básicas, no está diseñado para proporcionarte los datos que necesitas para competir a este nivel.

Muchos usuarios de QuickBooks a los que la solución ya les queda pequeña también se enfrentan a problemas muy reales. Entre ellos se encuentran las soluciones provisionales manuales que requieren personal adicional para su gestión. Es posible que dediquen cada vez más dinero y recursos al mantenimiento de la tecnología, intentando forzar al sistema a seguir el ritmo de sus operaciones.

Pueden sufrir retrasos provocados por QuickBooks, tener dificultades para crecer y acabar pagando cuotas cada vez más elevadas por la renovación de suscripciones, aplicaciones de terceros costosas y difíciles de implementar, y requisitos de hardware muy exigentes.

Cómo se manifiesta la ineficiencia operativa

La ineficiencia operativa puede manifestarse en forma de retrasos en la presentación de informes, lentitud en la tramitación de pedidos y la gestión de existencias, duplicación en la introducción de datos, información de clientes inconexa, ciclos de cierre prolongados y un trabajo con hojas de cálculo que requiere mucho tiempo. Los costes asociados a la incorporación de diversas aplicaciones, a la dependencia de intervenciones manuales y a la elaboración de informes a partir de múltiples fuentes de datos pueden impedir que la empresa gestione sus operaciones de forma eficaz.

Si te identificas con esto, entonces estás listo para dar el salto de QuickBooks a un nuevo sistema avanzado e integral de planificación de recursos empresariales (ERP). Pero hay muchas opciones de software en el mercado, así que, ¿qué sistema deberías elegir?

¿Por qué migrar de QuickBooks a Acumatica?

Si trabajas para una empresa que está preparada para alcanzar un nuevo nivel de crecimiento y éxito, Acumatica puede ser la solución que necesitas.

La elección entre Acumatica y QuickBooks no es solo una comparación entre dos sistemas de contabilidad. Se trata de determinar si tu empresa necesita una solución ERP única, flexible y nativa de la nube, capaz de integrar en un único lugar la gestión financiera, el CRM, la gestión de nóminas, la gestión de servicios, la elaboración de informes, el inventario y los datos operativos.

Muchos otros usuarios que han dado el salto desde QuickBooks han descubierto que Acumatica es la solución ideal para sus necesidades empresariales, cada vez más complejas y en constante crecimiento, ya que ofrece un paquete completo libre de las limitaciones de QuickBooks. Confían en el modelo de licencias flexible de Acumatica, en su contabilidad multitenant e interempresarial optimizada, en sus aplicaciones de CRM y de nóminas, en sus completas funciones de gestión financiera, en su seguridad diseñada para la nube y en su aplicación móvil.

Qué aportan las empresas en expansión con Acumatica

Acumatica ofrece una única fuente de información fiable al canalizar los datos operativos de todos los departamentos hacia una base de datos centralizada. Esto permite a los empleados acceder a información empresarial actualizada cuando y donde la necesiten, incluso a través de funciones remotas y móviles.

Acumatica también ofrece funciones de gestión fiscal, contabilidad global, gestión multidivisa, generación de informes en tiempo real y procesos empresariales escalables para empresas con necesidades más complejas. Los clientes han señalado que dedican menos tiempo a recopilar datos, elaborar estados trimestrales y gestionar los envíos, al tiempo que cierran los libros más rápidamente y ahorran tiempo en la facturación.

Para las empresas que utilizan QuickBooks y se preguntan por qué deberían migrar de QuickBooks a Acumatica, la respuesta suele tener que ver con el crecimiento. Cuando las soluciones manuales, los datos inconexos, el aumento de los costes y los retrasos operativos empiezan a limitar el negocio, una solución ERP moderna puede proporcionar la estructura, la visibilidad y la escalabilidad necesarias para la siguiente etapa de éxito.