Guía práctica para una preparación de pedidos eficaz

Distribuidores, fabricantes y minoristas conocen bien la importancia de una eficiente preparación de pedidos. Y, al trabajar en uno de estos sectores, sabe de primera mano que los clientes de hoy en día esperan envíos precisos, puntuales y de bajo coste.

Tales expectativas sólo pueden cumplirse con una gestión disciplinada y detallada del inventario y equipando a su equipo de almacén con las herramientas necesarias para recoger, empaquetar y enviar los pedidos con rapidez y precisión.

Su proceso de preparación de pedidos debe estar a punto para que su empresa sea más eficiente y para servir mejor a sus clientes.

Esta guía le ayudará a dominar la preparación de pedidos mediante un análisis en profundidad de los principios básicos de la preparación de pedidos, los distintos métodos de preparación de pedidos y el papel que desempeña la tecnología en la mejora del proceso.

Comprender la preparación de pedidos

La preparación de pedidos es el acto de recuperar productos de los almacenes para satisfacer el pedido de cada cliente. Aunque parezca sencillo, no lo es tanto.

El éxito de la preparación de pedidos requiere un almacén totalmente abastecido e inventariado, una estrategia de preparación de pedidos definida, herramientas y tecnologías de preparación de pedidos y operarios de almacén formados.

Los preparadores de pedidos utilizan una lista de selección para dirigirse a distintas ubicaciones del almacén y encontrar los productos de la lista. Dependiendo del nivel de automatización de su almacén, los preparadores de pedidos pueden caminar kilómetros diariamente, levantar productos pesados y voluminosos y empujar carros pesados.

Estos empleados deben ser capaces de soportar una actividad física sostenida, y su empresa debe adherirse a los tres principios básicos de la preparación de pedidos: Precisión, Eficacia y Seguridad.

Principios básicos: Precisión, eficacia y seguridad

1. Precisión: seleccionar el producto adecuado en la cantidad correcta para el pedido adecuado es fundamental. Si un preparador de pedidos no selecciona un pedido correctamente, se ve obligado a volver sobre sus pasos, volver a colocar los artículos y encontrar los artículos correctos, lo que puede retrasar los plazos. Si no detectan el error y el cliente recibe el producto equivocado, su empresa debe correr con los gastos de devolución y reposición del pedido. Por desgracia, el cliente puede quedar insatisfecho con su servicio -aunque el percance se produzca una sola vez- y marcharse a otro sitio.
2. Eficacia: Puede garantizar la eficiencia mejorando la distribución del almacén para facilitar la navegación (por ejemplo, pasillos anchos, zonas de trabajo bien iluminadas y flujos de tráfico señalizados). También debe mantener actualizado su inventario, asegurarse de que está fácilmente localizable y definir claramente su proceso de preparación de pedidos. Cuando su negocio funciona sin problemas, sus clientes y sus directivos, pendientes de su cuenta de resultados, están contentos.
3. La seguridad: Usted confía en que sus empleados hagan su trabajo, y ellos confían en que usted los mantenga seguros. Un espacio de trabajo seguro incluye una formación adecuada sobre carretillas elevadoras, manipulación de materiales y actividades de almacén. También significa que usted proporciona las herramientas necesarias para llevar a cabo las actividades de almacén (por ejemplo, carretillas de mano, carros y plataformas motorizadas). Los entornos seguros ofrecen a los trabajadores tiempo suficiente para estirarse y descansar. Del mismo modo que la eficiencia conduce a resultados satisfactorios, también lo hace un entorno de trabajo seguro y saludable.

En última instancia, un proceso de preparación de pedidos preciso, eficaz y seguro mejora la gestión del inventario, reduce los costes operativos y mejora la satisfacción del cliente. Pero para llegar a este punto, primero debe averiguar qué método de preparación de pedidos es el más eficaz para su empresa.

Encontrar el ajuste perfecto: Diferentes métodos para diferentes necesidades

Cada empresa es diferente. Algunas pertenecen a la categoría de pequeñas y medianas empresas, que realizan docenas, cientos o miles de pedidos al día, mientras que las grandes empresas realizan millones de pedidos al día (piense en Amazon). Por ello, cada empresa necesita un método de preparación de pedidos que se adapte a sus necesidades específicas.

Preparación de pedidos individuales: Concentrado y preciso

El picking de un solo pedido (o picking discreto) asigna a los preparadores de pedidos la tarea de servir un pedido cada vez. Su lista de picking incluye las referencias de un único pedido y, tras recoger cada artículo de la lista, los entregan al empaquetador para su envío. El preparador queda entonces libre para empezar el siguiente pedido. Este método es fácil de aprender y es una gran opción para los almacenes más pequeños con menos pedidos.

Selección por lotes: El poder de los números

En la preparación de lotes, los preparadores de pedidos encuentran artículos de varios pedidos que están almacenados en la misma zona del almacén. Entregan los artículos agrupados en carros o contenedores para su clasificación, embalaje y envío. Este método reduce el tiempo de desplazamiento y funciona bien en almacenes de gran volumen con muchos pedidos pequeños.

Recogida de olas: La armonía de lo individual y lote

La preparación por olas combina las ventajas de la preparación individual y por lotes. Los pedidos se programan en "oleadas", lo que significa que las listas se consolidan para que los preparadores puedan recogerlos de una sola vez, organizándolos en contenedores a medida que avanzan. Este método equilibra la carga de trabajo entre los preparadores y funciona bien en almacenes de tamaño medio y grande.

Picking por zonas: La conquista de grandes almacenes

En el picking por zonas, los preparadores de pedidos trabajan en zonas específicas del almacén. Los pedidos se organizan por zonas, lo que permite a los preparadores recoger las referencias de varios pedidos sólo en sus zonas. A continuación, el pedido se desplaza secuencialmente por las distintas zonas. Este método permite que varios pares de ojos comprueben cada pedido durante su preparación, lo que mejora la precisión. También ayuda a reducir el tiempo de recorrido de cada preparador y es apropiado para empresas con almacenes más grandes que disponen de la tecnología necesaria para clasificar sus pedidos en consecuencia.

Estrategias para una preparación de pedidos eficaz

Entonces, ¿cuáles son las mejores estrategias para garantizar que la preparación de pedidos sea lo más eficaz posible? Hay unas cuantas.

Por ejemplo, querrá optimizar sus flujos de trabajo. Esto puede incluir agilizar cada paso mediante un plan de preparación de pedidos bien pensado, proporcionar una distribución inteligente y segura del almacén y ofrecer a los empleados una formación detallada y continua.

Otra estrategia consiste en utilizar soluciones automatizadas que ayuden a reducir el trabajo físico y los errores humanos. Algunos ejemplos son los vehículos de guiado automático (AGV), los robots colaborativos (cobots) y los sistemas de picking dirigidos por voz.

También puede plantearse contratar a consultores de almacén para que le recomienden cambios en la distribución del almacén.

Otra forma de mejorar la precisión de la preparación de pedidos es marcar claramente cada ubicación de almacenamiento de su almacén con etiquetas de ubicación. Esto incluye zonas, pasillos, estanterías, baldas, contenedores y otras ubicaciones.

Una vez más, los profesionales de consultoría de almacenes son beneficiosos para recomendar las mejores ubicaciones para los artículos en función de la frecuencia de los pedidos (visitas al inventario), las restricciones de peso o dimensiones, los artículos que se seleccionan habitualmente para pedidos de clientes similares y otros criterios.

Implantar un software de preparación de pedidos en forma de sistema completo de planificación de recursos empresariales (ERP) con una solución de gestión de almacenes (SGA) integrada -como Acumatica- es otra estrategia inteligente.

Nuestra completa solución ERP le ofrece la posibilidad de agilizar la ejecución, reducir los errores y aumentar la productividad del almacén. En concreto, nuestra solución ERP y WMS integrada ofrece opciones de picking sin papel y colas de picking priorizadas.

Minimice los errores de introducción de datos con el escaneado de códigos de barras y acceda a cuadros de mando basados en roles que mantienen a los responsables de almacén al tanto de lo que ocurre en sus instalaciones. Los entornos de almacén más grandes y complejos se sirven de una de las muchas aplicaciones WMS conectadas que funcionan a la perfección con las aplicaciones de gestión de inventarios y pedidos de Acumatica.

Con Acumatica, su acceso centralizado a los datos de toda la empresa, combinado con sofisticadas herramientas analíticas, le ayudará a tomar decisiones estratégicas y de creación de negocio.

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Preparación de pedidos: El vínculo entre la eficacia operativa y la satisfacción del cliente

La eficiencia operativa y la satisfacción de los clientes son posibles cuando se dispone de un sistema eficaz de preparación de pedidos. La preparación de pedidos es un paso esencial en la cadena de suministro y, cuando los pedidos se gestionan con rapidez y precisión, su empresa está en el buen camino para alcanzar el éxito a largo plazo.

Deje que Acumatica sea su socio en la excelencia de la preparación de pedidos. Nuestra solución ERP en la nube y el SGA integrado pueden ayudarle a agilizar las operaciones y transacciones de su almacén combinando la potencia de nuestras aplicaciones de gestión de pedidos y gestión de inventario. Juntas, proporcionan todas las funciones de preparación de pedidos que necesita, desde la preparación de pedidos ecológica y eficiente sin papel, la preparación de pedidos por olas/lote, las listas de selección con códigos de barras y la automatización del embalaje hasta la preparación de pedidos bidireccional, las colas de preparación de pedidos priorizadas, los paneles de control basados en funciones y todo lo demás.

Según Ben Leinster, director general de AFF|group, el software de preparación de pedidos de Acumatica es exactamente lo que necesitaban. "Para nosotros, la potencia del sistema Acumatica está en el SGA y la recopilación de datos del taller, la gestión del inventario, la capacidad de entregar a un cliente y hacer las cosas bien".

Cuadro de mando del gestor de almacén: