Cómo Karsten Group, cliente de Acumatica, está cosechando éxitos

En 1968, Piet y Babsie Karsten fundaron una empresa agrícola en Sudáfrica. Esa fue la base de lo que con el tiempo se convertiría en el actual Grupo Karsten, una empresa agroindustrial líder a nivel mundial dedicada al cultivo, envasado y comercialización de fruta fresca de primera calidad para sus clientes internacionales.

Como empresa en pleno crecimiento, la filosofía del Grupo Karsten se basa en fomentar la excelencia a través de una plantilla sana y de prácticas agrícolas sostenibles que convivan en armonía con la naturaleza. Su fundador, Piet Karsten, marcó la pauta desde el principio:

«La excelencia es el resultado de preocuparse más de lo que los demás consideran prudente, arriesgarse más de lo que los demás consideran seguro, soñar más de lo que los demás consideran práctico y esperar más de lo que los demás consideran posible».

La mentalidad de «ir más allá» de Piet ha dado lugar a una empresa de distribución próspera e innovadora, comprometida con la optimización de la productividad, el aumento de los beneficios y la contratación de más personal durante todo el año. Sin embargo, al tratarse de una operación compleja con 14 explotaciones agrícolas, 13 entidades y 13 centros de envasado, el equipo del Grupo Karsten era consciente de que debía dejar de depender de sistemas aislados y hojas de cálculo e implementar una plataforma ERP moderna, como Acumatica.

Un camino difícil: lo que no funcionaba antes de Acumatica

Según Edna Coetzee, contable adjunta, los sistemas anteriores del Grupo Karsten, entre los que se encontraba Sage 300, requerían múltiples pasos y aprobaciones manuales que ralentizaban sus procesos de distribución. Además, la documentación procedente de sus distintas explotaciones agrícolas debía revisarse y archivarse manualmente.

«Me llevó mucho tiempo y esfuerzo», afirma.

Jo-Ann Moses, contable adjunta, está de acuerdo y señala que las intervenciones manuales y el uso de hojas de cálculo de Excel estaban afectando negativamente al negocio. «Era muy fácil cometer errores».

Con los sistemas desintegrados, los datos del Grupo Karsten estaban fragmentados en silos, y el equipo no podía acceder a ellos ni procesarlos en tiempo real. Jeandre Van Der Linde, director financiero, afirma que la falta de acceso en tiempo real a la información esencial hacía que los procesos de pedido y facturación resultaran largos e ineficientes, lo que provocaba atascos y retrasos cuando había que trasladar la documentación desde las distintas explotaciones a la sede central.

¿La respuesta? Sustituir sus sistemas inconexos por una única plataforma que permita:

• Gestionar una operación compleja que involucra a varias entidades
• Integración con las aplicaciones especializadas de Karsten Farm
• Admite flujos de trabajo móviles en ubicaciones remotas

«Tras evaluar varias opciones, Acumatica destacó por su flexibilidad, escalabilidad y facilidad de uso», afirma la directora de sistemas de información, Jannetje Slabbert.

Dando sus frutos: lo que está funcionando con Acumatica

Para Karsten Group, la implementación del completo ERP de distribución de Acumatica fue, según Je Slabbert, «sorprendentemente fluida». Ella atribuye gran parte del mérito al diseño intuitivo de Acumatica, así como a los esfuerzos de Adinga ICT Solutions, socio de Acumatica y empresa de TI con sede en Sudáfrica especializada en software de gestión empresarial, alojamiento en la nube y sistemas ERP, por su rápida y sencilla puesta en marcha.

Adinga nos proporcionó un servicio integral de asistencia y formación, lo que facilitó enormemente el aprendizaje y el uso de Acumatica. «Pudimos consolidar nuestros datos, optimizar los procesos y poner en marcha a nuestros equipos rápidamente», afirma Je Slabbert.

El director de Adinga, Abrie Pretorius, sabía que Acumatica sería una opción ideal para Karsten Group, y los beneficios confirmaron su convicción. «Las ventajas que obtuvo Karsten Group al implementar Acumatica consistieron en digitalizar el proceso de compra a pago de principio a fin. Además, les ayudó a integrar el sistema con otros de forma fluida y les facilitó el uso de aplicaciones móviles».

Gracias a la solución ERP basada en la nube de Acumatica, los miembros del equipo de Karsten Group ahora pueden trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento. Además, pueden exportar datos y generar informes con facilidad, han integrado a la perfección cinco aplicaciones de terceros y han fusionado 12 bases de datos en tres entornos (tenants) entre los que es fácil alternar.

Además, ellos:

• Redujeron el número de sistemas desconectados de seis a uno.
• Se han eliminado 2.500 facturas impresas al mes.
• Consiguieron acceder a datos y a información financiera en tiempo real de todas sus entidades.

«Ahora es mucho más fácil subir documentos y recuperar la información que necesitamos, sobre todo de los pedidos», afirma Moses. «Disponer de datos en tiempo real es muy importante».

Van Der Linde añade: «Los datos son muy importantes en la explotación agrícola. Nos ayudan a tomar decisiones con mayor rapidez, a detectar tendencias y a analizar los resultados con nuestro equipo operativo».

Cosechando el éxito: el futuro del Grupo Karsten

Con Acumatica como sólida base de ERP, esta exitosa empresa distribuidora se centra en ser la mejor y en ampliar sus oportunidades de empleo.

«Nuestro éxito y nuestra expansión están ligados a la demanda de nuestros productos, lo que, naturalmente, impulsa el crecimiento del negocio», afirma Slabbert. «Cuanto más crecemos, más empleados necesitamos. Cuantos más empleados tenemos, mayor es nuestra responsabilidad hacia ellos en lo que respecta a la seguridad laboral y el desarrollo profesional. Esto nos lleva a expandirnos, y el ciclo se repite. Una vez que empiezas a expandirte, no puedes simplemente dejar de hacerlo».

A medida que Karsten Group sigue creciendo, el equipo cuenta con el pleno apoyo de Acumatica y con acceso a los datos en un único lugar, lo que les ayuda a ser más eficientes y competitivos, y a tomar mejores decisiones basadas en datos.

«Acumatica es una opción excelente si quieres modernizar tu negocio y eliminar el sistema basado en papel», afirma Coetzee.

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