Resumen del podcast de Acumatica ERP: Modernización de las finanzas en el sector de la construcción

El podcast «The Acumatica ERP Podcast », recientemente lanzado, ofrece episodios interesantes en los que clientes, socios y expertos de Acumatica comparten cómo las soluciones inteligentes pueden ayudar a las empresas a prosperar en la economía digital actual.

En el episodio 3, Lauren O’Hara, directora sénior de marketing de producción de Acumatica, se reunió con tres socios que contribuyen al éxito de los clientes. Durante la conversación, ofrecieron a nuestros oyentes unos consejos muy útiles desde la perspectiva de los distribuidores de valor añadido. También nos encanta aprender de los miembros más importantes de nuestra comunidad Acumatica: nuestra clienta Cassie Moore, directora financiera de Alpha Insulation & Waterproofing, que fue la invitada destacada del episodio 4.

Cassie me habló sobre la transformación digital de su empresa, los retos a los que se enfrentó el equipo y cómo los superaron con Acumatica Cloud ERP. A continuación, te ofrecemos un resumen de nuestra conversación privada.

Acerca de Alpha Insulation & Waterproofing y sus retos antes de Acumatica

Alpha Insulation & Waterproofing cuenta con 40 años de experiencia en servicios de aislamiento e impermeabilización para edificios comerciales. Desde aislamiento comercial, impermeabilización y protección ignífuga por pulverización hasta aislamiento con espuma pulverizada, sistemas de cortafuegos y restauración, Alpha lo hace todo y es un especialista de confianza en la División 7 de la construcción (excluidos los trabajos de techado).

Alpha fue adquirida por Installed Building Products, Inc. en 2017 y considera que un servicio excepcional comienza con profesionales excepcionales. La empresa establece normas rigurosas para la selección, la formación y el desarrollo de los mejores talentos, y se enorgullece de ofrecer conocimientos multidisciplinares, así como un liderazgo sólido y una supervisión proactiva en cada proyecto de construcción.

Aunque se trata de una empresa próspera, Cassie afirma que Alpha se enfrentaba a un problema habitual. «Nos costaba mucho conseguir que la oficina y el equipo de obra se comunicaran con rapidez. Y cuando se trabaja en proyectos de construcción comercial como ese, es extremadamente importante. Necesitan recibir información en tiempo real y disponer de todas las herramientas necesarias para poder hacer su trabajo».

Según su caso de éxito con Acumatica, la empresa también utilizaba un sistema financiero y de gestión de proyectos multitenant para el sector de la construcción que fallaba con frecuencia, no funcionaba bien para los usuarios sobre el terreno y no cumplía con la normativa SOX, lo que obligaba al equipo a calcular sus datos financieros y a elaborar informes de forma manual.

El equipo evaluó varias opciones de ERP para sustituirlo, buscando uno que fuera fiable y contara con una plataforma estable, que ofreciera visibilidad de sus operaciones y permitiera la comunicación en tiempo real. Cassie comenta: «Redujimos la lista a tres opciones y, de hecho, reunimos al equipo de operaciones y a todo el mundo para que puntuaran las tres que nos quedaban. Así que, en cierto modo, todos pudieron opinar sobre el software que acabamos eligiendo».

El ERP para el sector de la construcción de Acumatica obtuvo la puntuación más alta, y Alpha comenzó a utilizar Acumatica en enero de 2021. «Todo salió muy bien. No sufrimos ninguna interrupción en nuestras operaciones».

Nuevos casos de uso de Acumatica para Alpha

Alpha también cuenta con una división de distribución, y el equipo buscaba un software escalable que pudiera sustituir al que tenían. Dado que la división comercial ya utilizaba Acumatica, Alpha creó un entorno independiente para la distribución, que personalizó, e implementó el software de fabricación de Acumatica, que también requirió cierta personalización.

«Mi equipo y yo nos pusimos manos a la obra y les ayudamos con la implementación de Acumatica en el área de distribución. Llevamos en funcionamiento unos cien días», dice Cassie. «De momento, todo va bien. Nadie se ha echado a llorar. Supuso un cambio cultural, ¿verdad? Pero la gente se portó de maravilla, fue muy paciente y tenía muchas ganas de entender el sistema y de poder hacer crecer su negocio».

El paso de sistemas inconexos a una plataforma integrada transforma el funcionamiento de una empresa y la forma en que las personas conciben su trabajo. En lugar de gestionar tareas aisladas, los equipos comienzan a ver cómo todas las acciones están interrelacionadas y cómo los procesos iniciales influyen en los resultados finales en toda la organización. Desde el proceso «procure-to-pay» —en el que las órdenes de compra pasan a la contabilidad de acreedores— hasta el proceso «order-to-cash» —en el que los pedidos de venta se convierten en ingresos cobrados—, cada paso afecta a varios departamentos y repercute en toda la empresa.

Lograr ese entendimiento común lleva tiempo, pero una vez que los sistemas se comunican a la perfección, se consigue una mayor visibilidad, responsabilidad y coordinación en todos los ámbitos de la organización. «Es emocionante y aterrador a la vez, pero los equipos realmente lo han asumido y lo han hecho suyo».

En cuanto al proceso de implementación en sí, Cassie tiene algunos consejos para otras empresas que estén pasando por lo mismo: «El socio es fundamental. Cuando te plantees implantar un ERP, ellos te guiarán. Son los expertos, ¿no?».

Afirma que, para garantizar el éxito de la implementación, también es necesario que todo el equipo se implique.

«Una de las cosas más importantes es que mi equipo se hizo cargo del proyecto. Contábamos con expertos en cada área funcional (cuentas por cobrar, cuentas por pagar, proyectos de facturación, contabilidad general y elaboración de informes). Cada uno tenía su área y su especialidad, y realmente se responsabilizaron de ellas. Así que ahora, no solo lo han implementado, sino que también pueden dar soporte a los usuarios finales porque saben exactamente cómo funcionan sus módulos».

La modernización de la financiación de la construcción transforma a Alpha

Invertir en la tecnología adecuada tiene un gran impacto, y en el caso de Alpha, ese impacto fue positivo.

«Antes dedicábamos muchísimo tiempo a los procesos manuales, por lo que teníamos que utilizar sistemas paralelos porque el que teníamos no era fiable. El equipo dedicaba mucho tiempo a tareas que no aportaban ningún valor añadido», afirma Cassie. «Ahora pueden dedicar más tiempo a revisar las cuentas y a analizar lo que tiene sentido o no, y [están] aprendiendo y siendo capaces de llevar a cabo las actualizaciones una vez al año, así que realmente ha cambiado cómo pasan el día y en qué lo invierten».

Cuando Cassie se incorporó a Alpha, su objetivo era tender un puente entre el departamento financiero y el de operaciones. Quería que su equipo viera las transacciones y el volumen de estas para que pudieran comprender y valorar lo que ocurre sobre el terreno.

«Soy un gran defensor de las visitas de estudio. Quiero que salgan ahí fuera y vean de dónde proceden estas transacciones. Así es como llegan hasta aquí. Aquí es donde se gana el pan, por así decirlo. Es decir, así es como ganamos nuestro dinero. Y poder tomar eso y combinarlo electrónicamente con las transacciones del sistema, creo que ha sido realmente muy valioso para el equipo».

Como directora financiera, a Cassie le entusiasma que Alpha esté creciendo y que la tecnología contribuya a ese crecimiento. «Al utilizar la tecnología, un empleado… puede centrarse en… las cosas que le apasionan, las que aportan valor añadido, aquellas en las que ve que se está logrando un impacto».

Y cuando se le pregunta a Cassie por los directores financieros y los responsables de finanzas que se limitan a plantearse una transformación digital, ella responde: «Si no has ido más allá de planteártelo, a estas alturas ya vas con retraso. De verdad. La buena noticia es que nunca es demasiado tarde».

Un futuro prometedor para Alpha

El futuro se presenta increíblemente prometedor para Alpha, y Cassie está deseando aprovechar las innovaciones en inteligencia artificial de Acumatica que le serán de gran ayuda en los sectores de la construcción y las finanzas, incluidas nuestras funciones de detección de anomalías. «Quiero aprovechar aún más la inteligencia artificial para, una vez más, ocuparme de algunas de las tareas que no aportan tanto valor añadido».

La evolución continua de Alpha incluirá el perfeccionamiento de sus procesos y procedimientos, y gracias a Acumatica, Cassie ya no tiene que preocuparse por el cumplimiento normativo. En cambio, puede dedicar toda su energía al crecimiento del negocio. «Ya no es una carrera de obstáculos. Puedo centrarme en el crecimiento, en las mejoras y en todo lo positivo».

Mi conversación con Cassie, una mujer de éxito en el sector de la construcción, fue una experiencia muy enriquecedora para mí a nivel personal, ¡y os animo a que escuchéis hoy mismo el episodio completo! Para estar al día de las últimas novedades en ERP y conocer las opiniones de clientes y expertos del sector, os animamos a que os suscribáis al podcast para no perderos los próximos episodios.