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Fundada en 1982, Alpha Insulation & Waterproofing Inc. cuenta con más de tres décadas de experiencia en aislamiento comercial, impermeabilización, ignifugación y cortafuegos. En 2017, la empresa fue adquirida por Installed Building Products, Inc, lo que ayudó a IBP a expandirse en el mercado de la construcción comercial de gran tamaño como complemento a su base residencial.
El veterano empleado de IBP Scott Lyons, que contribuyó a la salida a bolsa de IBP y dirigió el equipo de desarrollo empresarial de IBP a través de 40 adquisiciones, incluida la de Alpha Insulation & Waterproofing, fue nombrado vicepresidente de mejora de procesos de Alpha.
En el momento de la adquisición por parte de IBP, Alpha Insulation & Waterproofing operaba nueve sucursales en Georgia, Florida, Texas, Tennessee y Carolina del Norte. La empresa funcionaba con un sistema financiero y de gestión de proyectos para empresas de construcción, pero no encajaba bien, afirma Lyons.
Un sistema heredado poco fiable se bloqueaba a menudo
El sistema heredado multiusuario se bloqueaba a menudo sin previo aviso, y los usuarios sobre el terreno lo consideraban poco fiable, por lo que no lo utilizaban en la medida necesaria. En su lugar, recurrían a llamadas telefónicas al equipo financiero para obtener la información necesaria.
Y lo que es más importante, el sistema heredado no cumplía la normativa SOX. La Comisión del Mercado de Valores exige una auditoría anual de las empresas públicas y sus divisiones para demostrar la exactitud y seguridad de los datos de los informes financieros.
"Calculábamos todo manualmente", dice Cassandra Moore, Directora de Contabilidad de Alpha. "Descargábamos datos literalmente y teníamos un sistema en la sombra para ser eficientes".
Dedicó medio día a descargar y recopilar datos, además de un día entero a crear los informes necesarios para calcular el trabajo en curso (WIP) o el porcentaje de finalización de la construcción cada mes. Los informes WIP ofrecen una instantánea en tiempo real del estado de los trabajos de construcción pendientes y de lo que está por venir. Para crearlos, se necesitan datos precisos, completos y puntuales.
Cuando los jefes de proyecto sobre el terreno necesitaban datos financieros sobre sus proyectos de construcción, llamaban al pequeño equipo de Moore. "Pasábamos mucho tiempo sobre el terreno explicando de dónde procedían sus cifras", explica.
Amplia investigación sobre operaciones, flujo de trabajo
Al darse cuenta de que el sistema actual no funcionaba, Lyons y Moore dedicaron mucho tiempo a evaluar las necesidades de la empresa e investigar posibles soluciones. Discutieron todo el ciclo de ingresos, incluido el proceso de licitación a construcción, los procedimientos de facturación y cómo incorporar software de estimación y otros productos y aplicaciones específicos de la construcción con representantes de todos los departamentos.
Trazaron y estudiaron los procesos de AP, incluido cómo solicitaban ofertas de materiales, cómo obtenían precios para las órdenes de compra, cómo recibían los materiales y qué impacto tenían estas actividades en el inventario. "También nos hicimos todas esas preguntas para la parte de campo de la empresa y luego determinamos si los artículos eran una necesidad o un deseo", dice Lyons. "Llegamos a una lista exhaustiva de requisitos y luego evaluamos cuidadosamente cada aplicación potencial para identificar el mejor ajuste posible para nuestro negocio".
Algunos proveedores de software dijeron a Alpha que no podían cumplir sus requisitos, mientras que otros afirmaron que la empresa era demasiado grande para su aplicación. Así que el equipo redujo la lista a cinco posibles aplicaciones y pidió a cada proveedor que realizara una demostración exhaustiva. Se descartaron aplicaciones porque no podían satisfacer las necesidades de los subcontratistas o no cumplían la normativa SOX.
"Cumplir la SOX era muy importante para nosotros", afirma Lyons. "Si no tienes esos informes obligatorios, es mucho más difícil superar una auditoría".
Alpha también necesitaba agilizar la recepción de productos y los costes de los trabajos que pasan al inventario y a trabajos específicos. "Nuestro software anterior no lo hacía bien", afirma Lyons.
