Casos de éxito de clientes Implementación exitosa de ERP - Alpha Insulation & Waterproofing Inc.
Alpha Insulation & Waterproofing, subcontratista especializado, aprovecha Acumatica Construction Edition
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Alpha Insulation & Waterproofing Inc.
Sede central
Sede central: Columbus, OH, con múltiples sedes en los mercados del sudeste y centro-sur de EE.UU.
Industria
Construcción
Aplicaciones sustituidas
Nuevo en ERP en la nube

Alpha Insulation & Waterproofing Inc.

  • Implantación de una solución de construcción integrada y basada en la nube con vistas de tareas en tiempo real, informes y facturación AIA, gestión del cumplimiento e informes diarios sobre el terreno.
  • Establecimiento de un sistema compatible con SOX, que agiliza y facilita el cumplimiento de los requisitos de las empresas públicas.
  • Cálculos de WIP automatizados, reduciendo 1,5 días de cálculos manuales a 10 minutos.
  • Eliminación de las llamadas y consultas sobre el terreno gracias al autoservicio desde las obras, con el consiguiente ahorro de tiempo.
  • Implantación de una solución empresarial fácil de usar y adaptada al sector de los contratistas especializados, que acelera la adopción por parte de los usuarios.
  • Acceder a una plataforma empresarial flexible y escalable que allane el camino para el crecimiento futuro.
Scott Lyons
"En mi opinión, no existe un producto mejor para un subcontratista especializado en construcción que Construction Edition de Acumatica".
Scott Lyons, Vicepresidente de Mejora de Procesos
Alpha Insulation & Waterproofing Inc.
Desafíos
Solución ERP
Resultado
Desafíos

Desafíos

Fundada en 1982, Alpha Insulation & Waterproofing Inc. cuenta con más de tres décadas de experiencia en aislamiento comercial, impermeabilización, ignifugación y cortafuegos. En 2017, la empresa fue adquirida por Installed Building Products, Inc, lo que ayudó a IBP a expandirse en el mercado de la construcción comercial de gran tamaño como complemento a su base residencial.

El veterano empleado de IBP Scott Lyons, que contribuyó a la salida a bolsa de IBP y dirigió el equipo de desarrollo empresarial de IBP a través de 40 adquisiciones, incluida la de Alpha Insulation & Waterproofing, fue nombrado vicepresidente de mejora de procesos de Alpha.

En el momento de la adquisición por parte de IBP, Alpha Insulation & Waterproofing operaba nueve sucursales en Georgia, Florida, Texas, Tennessee y Carolina del Norte. La empresa funcionaba con un sistema financiero y de gestión de proyectos para empresas de construcción, pero no encajaba bien, afirma Lyons.

Un sistema heredado poco fiable se bloqueaba a menudo

El sistema heredado multiusuario se bloqueaba a menudo sin previo aviso, y los usuarios sobre el terreno lo consideraban poco fiable, por lo que no lo utilizaban en la medida necesaria. En su lugar, recurrían a llamadas telefónicas al equipo financiero para obtener la información necesaria.

Y lo que es más importante, el sistema heredado no cumplía la normativa SOX. La Comisión del Mercado de Valores exige una auditoría anual de las empresas públicas y sus divisiones para demostrar la exactitud y seguridad de los datos de los informes financieros.

"Calculábamos todo manualmente", dice Cassandra Moore, Directora de Contabilidad de Alpha. "Descargábamos datos literalmente y teníamos un sistema en la sombra para ser eficientes".

Dedicó medio día a descargar y recopilar datos, además de un día entero a crear los informes necesarios para calcular el trabajo en curso (WIP) o el porcentaje de finalización de la construcción cada mes. Los informes WIP ofrecen una instantánea en tiempo real del estado de los trabajos de construcción pendientes y de lo que está por venir. Para crearlos, se necesitan datos precisos, completos y puntuales.

Cuando los jefes de proyecto sobre el terreno necesitaban datos financieros sobre sus proyectos de construcción, llamaban al pequeño equipo de Moore. "Pasábamos mucho tiempo sobre el terreno explicando de dónde procedían sus cifras", explica.

Amplia investigación sobre operaciones, flujo de trabajo

Al darse cuenta de que el sistema actual no funcionaba, Lyons y Moore dedicaron mucho tiempo a evaluar las necesidades de la empresa e investigar posibles soluciones. Discutieron todo el ciclo de ingresos, incluido el proceso de licitación a construcción, los procedimientos de facturación y cómo incorporar software de estimación y otros productos y aplicaciones específicos de la construcción con representantes de todos los departamentos.

Trazaron y estudiaron los procesos de AP, incluido cómo solicitaban ofertas de materiales, cómo obtenían precios para las órdenes de compra, cómo recibían los materiales y qué impacto tenían estas actividades en el inventario. "También nos hicimos todas esas preguntas para la parte de campo de la empresa y luego determinamos si los artículos eran una necesidad o un deseo", dice Lyons. "Llegamos a una lista exhaustiva de requisitos y luego evaluamos cuidadosamente cada aplicación potencial para identificar el mejor ajuste posible para nuestro negocio".

Algunos proveedores de software dijeron a Alpha que no podían cumplir sus requisitos, mientras que otros afirmaron que la empresa era demasiado grande para su aplicación. Así que el equipo redujo la lista a cinco posibles aplicaciones y pidió a cada proveedor que realizara una demostración exhaustiva. Se descartaron aplicaciones porque no podían satisfacer las necesidades de los subcontratistas o no cumplían la normativa SOX.

"Cumplir la SOX era muy importante para nosotros", afirma Lyons. "Si no tienes esos informes obligatorios, es mucho más difícil superar una auditoría".

Alpha también necesitaba agilizar la recepción de productos y los costes de los trabajos que pasan al inventario y a trabajos específicos. "Nuestro software anterior no lo hacía bien", afirma Lyons.

Solución ERP

Solución ERP

Plataforma de construcción con facturación AIA e informes diarios sobre el terreno

Alpha eligió Acumatica Construction Edition después de que el equipo de Cloud ERP "nos mostrara que el software podía hacer lo que necesitábamos", afirma Lyons. "Su funcionalidad de gestión de distribución e inventario, que habla con el cálculo de costes de los trabajos, era fantástica".

Acumatica moderniza los flujos de trabajo de la construcción con vistas de tareas en tiempo real, informes y facturación AIA, gestión del cumplimiento, informes de campo diarios y nóminas certificadas. La moderna solución de construcción se ajustaba a los cinco requisitos principales de Alpha, que incluían facilidad de uso e interfaz de usuario intuitiva, gestión de inventario flexible con costes de trabajo actualizados, informes de autoservicio y una plataforma fiable basada en la nube.

"Contratamos a un consultor para que nos acompañara durante todo el proceso y actuara como caja de resonancia. Nos hizo ver que Acumatica Construction se basa en una plataforma superior, moderna y fiable en comparación con la que teníamos antes, que nos enviaba correos electrónicos informándonos de que el sistema no funcionaba y no nos decía cuándo volvería a funcionar".

Acumatica Construction Edition también ofrecía muchos de los informes estándar que Alpha consideraba esenciales. Además, las opciones de configuración de informes ofrecían flexibilidad para adaptar los informes en función de distintos parámetros, lo que aliviaba la necesidad de que desarrolladores externos personalizaran el producto. "Dedicamos mucho tiempo a ver cómo se desarrollaba la plataforma", afirma Moore.

Añade Lyons: "Acumatica tenía la hoja de ruta de producto más sólida, el conocimiento más profundo del sector de la construcción y la mejor experiencia de usuario en general."

El equipo financiero de Alpha desplegó Acumatica Construction Edition en múltiples ubicaciones durante la pandemia. "Tuvo mucho éxito gracias a la valentía de nuestro equipo", afirma Moore. "Les planteamos un gran reto y dieron la cara".

Resultado

Resultado

Visibilidad de los datos, informes WIP automatizados

Alpha Insulation & Waterproofing tiene ahora una visibilidad completa de todos los aspectos de su creciente negocio, con la confianza de que los datos son precisos y están actualizados. "Tenemos la capacidad de extraer todo lo que queramos", afirma Moore.

"Los datos son completos, precisos y puntuales", añade Lyons. "Realmente nos permite retirar las cubiertas rápidamente, especialmente en los trabajos, y eso ha sido revelador para la gente sobre el terreno a la hora de ayudarles a gestionar sus trabajos."

El día y medio que antes se dedicaba a los cálculos WIP se ha acortado a sólo un par de minutos. "Antes era muy, muy manual", dice Moore. "Ahora actualizamos un informe con un par de clics y lo visualizamos en una app de informes de terceros totalmente conectada".

"En cuanto a los informes financieros, podemos profundizar en una sucursal muy rápidamente. La capacidad de acceder a los detalles subyacentes ha mejorado enormemente", afirma Lyons, y añade que ahora todo el mundo con el nivel de autorización adecuado tiene acceso a los datos críticos que necesita para hacer su trabajo. Facilitar el acceso a personas ajenas al equipo financiero permite a Moore y Lyons delegar tareas y centrarse en otras actividades estratégicas.

Por ejemplo, Lyons ha desarrollado varios informes personalizados que los gestores de proyectos pueden examinar durante el proceso de cierre. Este proceso permite a los usuarios ejecutar estados financieros para ver el porcentaje de ventas, las tendencias semestrales y otras métricas importantes para verificar los resultados financieros vitales. "Digamos que el alquiler de equipos pasa de 5.000 dólares constantes a cero en un mes", explica. "Podemos mirar los meses anteriores y resolver rápidamente cualquier problema".

Perfil de riesgo informático minimizado

Acumatica también ha reducido el riesgo de tener pocos empleados para gestionar actividades empresariales especializadas. "Ahora tenemos expertos en la plataforma en cada departamento, donde antes solo teníamos una persona que entendía cómo funcionaba todo el sistema", afirma Moore. "Ese es un gran beneficio no intencionado".

Lyons afirma que los jefes de proyecto de Alpha actúan y reaccionan más rápidamente sobre el terreno con Acumatica. "Ahora tienen la capacidad de mirar un trabajo y ver lo que está pasando en la contabilidad; pueden ver en qué situación se encuentra su margen actual, si se han pasado del presupuesto y ejecutar un cálculo de WIP en cualquier momento, no solo a final de mes."

Moore afirma que los procesos automatizados de Acumatica Construction Edition le ahorran tiempo. "Me ha permitido hacer cosas que antes no se hacían", afirma. "Puedo centrarme en actividades de más valor añadido en lugar de limitarme a pisar el agua".

Plataforma de construcción moderna para el crecimiento

Acumatica proporciona a Alpha una solución escalable para apoyar el crecimiento orgánico continuo y la adquisición de nuevos mercados a través de una solución cohesiva con flexibilidad para añadir nuevas unidades de negocio rápidamente; todo lo que necesitan hacer es crear nuevas ubicaciones en Acumatica y formar a los nuevos empleados sobre cómo navegar por la plataforma fácil de usar. Con el precio por usuario ilimitado de Acumatica, añadir empleados no es un gasto masivo como lo sería si eligieran un sistema con cuotas de licencia por puesto.

Moore afirma que la escalabilidad era primordial, y Acumatica supera ese requisito.

"El hecho de que Acumatica pueda actualizar el cálculo del coste de los trabajos con la media ponderada de costes es fenomenal", afirma Lyons. "El hecho de que proceda de una empresa de distribución y tenga eso en su caja de herramientas para que se comunique con el inventario y alimente el cálculo del coste de los trabajos, y que pueda sumar trabajos a un programa WIP con regularidad, lo que, para mí, significa que es una de las mejores plataformas que existen".

"En mi opinión, no existe un producto mejor para un subcontratista especializado", añade.

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