Cuando las empresas quieren crecer, se esfuerzan por captar nuevos clientes, penetrar en nuevos mercados, lanzar nuevas estrategias publicitarias, establecer nuevas alianzas, etcétera. Cuando estas medidas tienen éxito, el crecimiento sustancial pasa de ser un sueño a ser una realidad. Los ingresos aumentan y las empresas pueden contratar a más personas con talento, crear seguridad en el empleo, abrir trayectorias profesionales y aumentar las nóminas de los empleados, extendiendo el éxito a quienes lo hacen posible.

Este crecimiento es una victoria que merece la pena celebrar. Pero también presenta nuevos retos y complejidades, o problemas de crecimiento. Estos problemas se presentan de muchas formas, como enfrentarse a competidores más grandes, hacer malabarismos con requisitos normativos desconocidos, gestionar más inventario y mantener relaciones con más clientes.

Así pues, el crecimiento conduce al cambio, y el cambio crea retos. El truco está en convertir esos retos en oportunidades, pero ¿cómo?

Maximizar el crecimiento y crear oportunidades no tiene un botón fácil. Seguir el ritmo del crecimiento exige cambios organizativos y culturales simultáneos. El crecimiento será lento cuando las empresas sigan confiando en procesos inconexos o tecnologías anticuadas y desconectadas.

Para estimular el crecimiento, las empresas persiguen la transformación digital. Invierten en tecnología de gestión empresarial integral, como soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) basadas en la nube, para poner orden en el caos y gestionar todos los cambios que trae consigo el crecimiento. Para ello es necesario gestionar el cambio: pasar de procesos conocidos y cómodos (pero limitantes) a procesos mejores (pero desconocidos).

Cómo es la gestión del cambio en la implantación de un ERP

La gestión del cambio significa exactamente lo que dice: gestionar el cambio. Están ocurriendo cosas nuevas y usted se ocupa de ellas.

El cambio a un nuevo sistema ERP es un cambio transformacional que implica cambios significativos en la estrategia, la estructura, el rendimiento y los procesos. En muchos casos, esto significa dejar atrás sistemas desarticulados y procesos manuales -incluso basados en papel- en favor de una solución que puede automatizar las tareas que consumen tiempo, proporcionar una única fuente de información precisa y aumentar la eficiencia y la productividad.

La gestión del cambio está en el centro de todo cambio transformacional hacia una nueva tecnología: orientar a las empresas, estandarizar el proceso de transformación digital y reconfortar a los empleados con nuevas funciones y otros cambios del statu quo.

Después de informar a los empleados del cambio o cambios que se avecinan -y deasegurarse de que el cambio será positivo para sus responsabilidades diarias-, es fundamental crear un plan de gestión del cambio. El plan debe ser minucioso, realista y estratégico, y describir los objetivos organizativos que el nuevo y moderno sistema ERP ayudará a alcanzar a la empresa, cómo se medirá el éxito de la implantación, qué funciones y responsabilidades implicará y cómo se definirán el calendario y el alcance de cada fase del proyecto.

El plan de gestión del cambio puede comenzar con una revisión del negocio que responda a varias preguntas críticas:

• ¿Por qué se aplican los procesos existentes?
• ¿Cómo afectará el nuevo sistema ERP a las funciones individuales en toda la organización?
• ¿Cómo comunicarán los dirigentes los planes, las actualizaciones y las razones (y repercusiones) de los cambios a lo largo del proceso de aplicación?
• ¿Cómo logrará el nuevo sistema los objetivos de la empresa y proporcionará un sólido retorno de la inversión (ROI)?

Si esto suena complicado, es porque puede serlo, si la empresa no tiene el apoyo adecuado para cada paso en el camino de la implementación del ERP. Ese apoyo debe venir de personas con amplios conocimientos, no sólo sobre el software ERP, sino también sobre la propia empresa, su industria y sus necesidades únicas. Por eso, elegir el proveedor de ERP y el socio de implantación adecuados es tan importante como elegir el software adecuado.

Elegir el mejor apoyo para el éxito

Toda empresa que se embarque en la implantación de un ERP debe asociarse con el proveedor y los expertos adecuados, que le proporcionarán una metodología de gestión del cambio estructurada y abordarán los posibles problemas antes de que surjan.

La solución ERP adecuada ofrecerá múltiples formas de asistencia:directa del proveedor, a través de una red de socios o distribuidores de valor añadido (VAR), y mediante formación gratuita en línea y una comunidad de usuarios. Durante el proceso de implantación, el proveedor y el socio o VAR del ERP deben:

• Ayudar a la empresa a desarrollar su plan de gestión del cambio.
• Supervisar la revisión empresarial, trabajando directamente con el equipo directivo de la organización.
• Explique detalladamente cada paso del proceso.

La gestión del cambio no es un hecho aislado. No termina cuando el sistema ERP está en funcionamiento. Por el contrario, entra en una fase posterior a la puesta en marcha durante la cual el socio de implementación de ERP ayuda a la empresa a analizar continuamente los procesos para evaluar más a fondo los cambios clave.

En algunos casos, como las empresas que abandonan los sistemas basados en papel o los graduados de QuickBooks que van más allá de su software de contabilidad básico, el nuevo sistema ERP aportará normas y mejores prácticas a las que la empresa no está acostumbrada. Algunos empleados pueden preferir los procesos heredados, no porque funcionen mejor, sino porque les resultan familiares. Contar con el apoyo del proveedor de ERP y el socio de implantación adecuados puede ayudar a esos empleados a aceptar el cambio.

Aceptar el cambio con Acumatica Cloud ERP

Cuando una empresa decide cambiar a Acumatica, no queremos limitarnos a copiar y pegar sus procesos empresariales originales en el nuevo sistema. Queremos ayudarles a renovar sus procesos y a adoptar un modo de funcionamiento mejorado y racionalizado. A veces, puede tratarse de un proceso completamente nuevo, mientras que otras veces puede mezclar métodos antiguos y nuevos en una configuración híbrida que se ajuste perfectamente a los requisitos de la empresa.

Trabajamos diligentemente con nuestros socios para proporcionar un nivel de experiencia y mejores prácticas de gestión del cambio que faciliten las implantaciones oportunas, garanticen transiciones fluidas y ayuden a los usuarios aferrados al sistema heredado a cruzar la línea de meta de la transformación digital.

Otras empresas ya están cosechando los beneficios de adoptar el cambio con Acumatica. Por ejemplo, Sunshine Lighting.

Sunshine Lighting, una empresa de 43 años que ofrece algunas de las soluciones de iluminación más avanzadas tecnológicamente del mundo, se tambaleaba con procesos de muy baja tecnología. Utilizaban un sistema heredado, que podría haber sido de alta tecnología en el año 2000, complementado con hojas de cálculo y montones de listas impresas en papel. Los documentos se perdían. Las actualizaciones no podían comunicarse entre departamentos. Los informes eran casi imposibles y, según el Vicepresidente Joel Gross, algo tan sencillo como el registro de una licencia podría haber dejado a la empresa fuera de juego.

Sunshine Lighting necesitaba realizar cambios transformacionales radicales en toda la organización, unificando sus procesos dispares en un único sistema integral de gestión empresarial. Y tenían que hacerlo de inmediato.

Después de estudiar SAP Business One, Sage y una versión en la nube de Infor, la empresa eligió Acumatica por su sólida generación de informes, su capacidad para proporcionar eficiencias operativas y su capacidad de configuración, que podía gestionar fácilmente procesos empresariales personalizados.

Con la ayuda de Acumatica y su socio VAR Appsolute Consulting, Sunshine Lighting gestionó fácilmente los cambios que alteraron la esencia del negocio. Revisaron todos y cada uno de los procesos organizativos y los renovaron para optimizar las operaciones y reducir el trabajo manual. En palabras de Schneur Perl, Sr., director técnico de proyectos y director de desarrollo empresarial "Acumatica nos dio un corazón a nuestro negocio. Ahora, si necesitamos hacer algo, aprendemos cómo puede hacerlo el sistema y lo hacemos, lo que ha cambiado nuestra cultura."

La implantación fue tan sencilla que la empresa permaneció abierta durante todo el proceso. Tras la puesta en marcha, los empleados asumieron rápidamente sus funciones y propusieron ideas para conseguir aún más.

Sunshine Lighting está redefiniendo ahora su estrategia de crecimiento, y atribuyen a Acumatica el mérito de haberles dado la confianza necesaria para acelerar y superar sus límites.

Conclusión

En toda empresa en crecimiento, el cambio está garantizado. Tanto si es adaptativo como transformativo, debe gestionarse cuidadosamente para garantizar un avance continuo y estable, convirtiendo los retos en oportunidades.

Para obtener más información sobre las prácticas de gestión del cambio y sobre la transformación digital con Acumatica, póngase en contacto con nuestros expertos hoy mismo.