CoachComm, con sede en Alabama y proveedor líder de soluciones de comunicación para entrenadores y sistemas de entrenamiento, empezó como una empresa unipersonal en 1991. A lo largo de sus más de treinta años de existencia, se ha convertido en una empresa multimillonaria que presta servicios a institutos, universidades y ligas deportivas profesionales, además de vender sus productos a emisoras locales y nacionales.

Al igual que muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) que crecieron hasta convertirse en grandes operaciones, CoachComm empezó utilizando sistemas tecnológicos sencillos e inconexos. Estos incluían Aptean Southware, Infor CRM (antes Sales Logix), Agile y algunas otras aplicaciones, y también gestionaban sus procesos MRP manualmente.

Como suele ocurrir, su pila tecnológica improvisada funcionó hasta que dejó de hacerlo. Su propietario, Peter Amos, se dio cuenta del problema, pero tenía miedo de implantar una solución de planificación de recursos empresariales (ERP), temores alimentados por las conversaciones sobre implantaciones de ERP que habían fracasado, superado el presupuesto y durado años.

"Me daba pavor cambiar de Southware", dice. "Todo lo relacionado con el cambio de sistema me resultaba aborrecible. Había oído tantas historias malas de empresas que cambiaban de sistema, aunque fuera de uno a otro. Llegó un punto en que nuestro software, por muy bueno que fuera, no era adecuado para nuestro tipo de negocio y para lo que hacemos."

Sabía que había llegado el momento de "dar el salto", y así lo hicieron él y su equipo, con Acumatica.

El camino hacia Acumatica

Antes de implantar la moderna solución ERP basada en la nube de Acumatica, CoachComm satisfacía sistemáticamente las necesidades de los clientes, pero sus anticuados sistemas hacían que la entrega de auriculares para entrenadores, sistemas de comunicación entre entrenadores y jugadores y herramientas de gestión de entrenamientos fuera mucho más difícil y menos eficiente de lo necesario.

"Lo que hacemos es relativamente complejo", dice Amos. "No construimos cohetes, pero probablemente estemos cerca. Fabricamos placas de circuitos con más de 3.000 piezas por unidad. Gestionar todas esas piezas para asegurarnos de que tenemos lo que necesitamos en cada momento para todas las diferentes placas de circuitos que construimos es toda una tarea."

Con su tecnología anticuada, se acumulaban los problemas:

• • Exceso de inventario (basado en hojas de cálculo MRP, que incluían datos de órdenes de compra, órdenes de servicio, niveles de inventario y futuras órdenes de trabajo).
  • Conciliación manual de 30 años de datos no uniformes (incluidos nombres de clientes, números de piezas y otra información).
  • Falta de visibilidad de las órdenes de servicio por parte de los equipos de atención al cliente, asistencia técnica y servicio sobre el terreno.
  • Falta de información sobre devoluciones y notificaciones si un artículo estaba agotado para el departamento de envíos.

También carecían de los datos financieros necesarios para tomar decisiones inteligentes. "Sin datos, no sabes cómo estás funcionando".

La necesidad de acceder fácilmente a datos cruciales junto con la necesidad de capacidades de gestión de inventario llevaron a CoachComm a dar luz verde a la búsqueda de una solución ERP. Según Peter, su evaluación de muchos ERP notables, incluidos SAP y Oracle NetSuite, mostró que eran "demasiado grandes". Fue entonces cuando CoachComm recurrió a un consultor externo en busca de asesoramiento, y el consultor les señaló Acumatica.

Para Peter, los precios de Acumatica, que se basan en los recursos y no en los usuarios, junto con su capacidad para unir las aplicaciones existentes y las de terceros en un sistema cohesionado, la convirtieron en la ganadora indiscutible.

"Simplemente me gustó la propuesta de valor general. [Acumatica] tenía las piezas que necesitábamos y parecía ajustarse mejor a lo que necesitábamos, incluido el valor desde un punto de vista financiero, cuánto costaba y cómo estaba estructurado financieramente."

Implantar Acumatica, obtener beneficios

Decidir qué solución ERP era la mejor para ellos significaba que el siguiente paso era pasar por la temida implantación, incluida la conciliación de 30 años de datos. Consciente de lo compleja que iba a ser la tarea, CoachComm decidió sortear parte de la complejidad contratando a Copious Solutions (especializada en soluciones ERP para organizaciones de fabricación, distribución y servicios de campo) e incorporando a Alan Walker, que tenía los conocimientos necesarios para unificar los datos, como vicepresidente ejecutivo para ayudar en el proceso.

Juntos, CoachComm, Copious Solutions y Alan tardaron aproximadamente un año en revisar los 30 años de datos, y todo su dedicado trabajo dio sus frutos.

"Cuando nos pusimos en marcha, pudimos seguir trabajando y no perdimos ni un día, ni siquiera un día de envíos. Pudimos seguir adelante", dice Peter.

La perfecta implementación validó la decisión de CoachComm de optar por Acumatica. A todos les encantó la solución ERP en la nube, que Peter describe como bien diseñada, completa y fácil de usar, y cosecharon beneficios increíblemente valiosos, que incluían la capacidad de:

• • Acceda a datos precisos en tiempo real en un solo sistema, lo que permite a CoachComm eliminar el exceso de inventario y garantizar que disponen de las piezas que necesitan cuando las necesitan, al tiempo que proporciona visibilidad de los pedidos programados, producidos y enviados.
  • Cree presupuestos, realice un seguimiento de los envíos de los clientes y consulte documentos históricos en paneles de ventas personalizados, convirtiendo las ventas en un proceso eficiente.
  • Previsión con una visión más profunda del historial de proveedores y precios.
  • Integre con la aplicación StarShip, dándoles información de confirmación de envío, así como mostrando dónde están los envíos en tránsito y agilizando la compra de tarifas.

Peter también elogia la funcionalidad multiusuario de Acumatica, las funciones de búsqueda, las opciones de personalización y mucho más.

"Vemos con más claridad las distintas piezas de nuestro negocio. Podemos planificar nuestra fabricación, llevar mejores niveles de inventario y ver todo lo que tenemos que hacer para gestionar mejor el negocio."

A por todas con Acumatica

Ahora que CoachComm está completamente en marcha con Acumatica, el plan es añadir más de lo que Acumatica ofrece, incluyendo capacidades limitadas de comercio electrónico, gestión de gastos móvil y un portal de clientes. En cuanto a Peter, el temor a utilizar una solución ERP ha sido sustituido por la confianza en lo que ese sistema puede hacer por ellos.

"Utilizar Acumatica nos ha abierto los ojos", afirma. "La aplicación de Acumatica es muy intuitiva, fácil de usar, te da buena información y está disponible al alcance de la mano. El equipo tiene acceso mientras está de viaje. También podemos buscar información por territorio, por región, por representantes internos, por representantes externos, y crear grupos y filtros para todo lo que está bajo el paraguas de sus clientes."

La historia de éxito de CoachComm asegura otra victoria de Acumatica en la implementación de ERP. Para saber si Acumatica es adecuado para su empresa, póngase en contacto con nuestros expertos hoy mismo.