Éxito de los clientes con Acumatica: IOC Construction

Con sede en Batavia, Illinois, IOC Construction ofrece servicios de construcción, pintura, techado, albañilería, pavimentación, diseño y mantenimiento (entre otros) para instalaciones comerciales, industriales y médicas. Comenzó como una pequeña empresa de pintura, pero rápidamente se convirtió en una próspera empresa de construcción de servicios integrales formada por diferentes empresas con sus propias especialidades, incluyendo techado y revestimiento.

Sin embargo, a pesar de todo su éxito, el crecimiento de IOC Construction se vio obstaculizado por su dependencia de múltiples instancias de QuickBooks y Salesforce. Sus flujos de trabajo manuales y el uso prolífico de archivos en papel tampoco ayudaban.

El director financiero Joel Sisto afirma: «Debido a que nuestros sistemas no se comunicaban entre sí, era increíblemente difícil mantener los datos entre empresas. La falta de una entrada en una empresa, pero no en otra, se convirtió en un enorme quebradero de cabeza para nosotros».

A medida que los retos del equipo de construcción del COI seguían acumulándose, se tomó la decisión de consolidar todo en una sola entidad, lo que significaba buscar y encontrar una solución moderna de planificación de recursos empresariales (ERP). Resultó que esa ERP era Acumatica.

El camino de IOC Construction hacia Acumatica

Según Sisto, los problemas de la empresa constructora con su infraestructura tecnológica eran increíblemente dolorosos. «La conciliación era una pesadilla».

Si un proyecto de construcción incluía techado y pintura, tenían que lidiar con tres instancias de QuickBooks, lo que hacía casi imposible la asignación de costes. Utilizar Salesforce como herramienta de medición de los ingresos brutos no funcionaba porque las cifras no siempre cuadraban.

Jessica Hill, directora de ERP de la empresa, señala: «Éramos seis personas las que introducíamos datos a diario en todas las plataformas. Casi nunca coincidían».

El desastre con los datos era un gran obstáculo en sí mismo, pero el equipo tenía otros problemas. Por ejemplo, la incapacidad de IOC Construction para conciliar las tarjetas de crédito de cuatro empresas diferentes provocó que se colocaran recibos desconocidos en carpetas de gastos en papel (que podían haberse conciliado o no), y sus esfuerzos por asignar los costes de hasta 300 o más proyectos al año se realizaban con carpetas en papel. La empresa estaba llegando al límite de su capacidad.

«La complejidad de nuestra configuración contable era una caja negra llena de incógnitas y datos erróneos», afirma David Benning, director ejecutivo. «Intentábamos utilizar varios sistemas no para lo que estaban destinados, sino de una forma excesivamente compleja».

Así que, con la ayuda de un consultor externo, el equipo de construcción del COI comenzó a buscar una tecnología ERP que pudiera solucionar sus problemas con los datos. Probaron varias soluciones ERP, entre ellas Microsoft Dynamics y Sage 300, y le dieron una oportunidad a la última versión de Salesforce, pero fue Acumatica la que se llevó todos los aplausos.

"Era innegable que Acumatica era lo que necesitábamos porque nos permitía hacer transferencias entre empresas", dice Sisto. "Nos permitía llevar CRM al mismo programa donde descansaban la contabilidad y los proyectos, y nos permitía mantener una lista de clientes todo en un solo lugar que luego podía ser utilizada por todos los diferentes módulos del sistema."

Implementación única, enormes beneficios

La transformación digital de IOC Construction siguió el procedimiento operativo estándar, desde su decisión de unificar sus empresas inconexas hasta la forma en que llevaron a cabo su proceso de evaluación de ERP. Pero su implementación fue todo menos normal.

En lugar de implementar directamente la edición Advanced Construction de Acumatica, el equipo de IOC Construction decidió asistir a la cumbre anual sobre ERP en la nube de Acumatica para familiarizarse con el sistema y sus características antes de implementarlo. Tuvieron muchas oportunidades para hablar con otros clientes sobre su experiencia con Acumatica, aprender del equipo de Acumatica sobre la plataforma y su futuro, y explorar las aplicaciones de terceros disponibles para ellos. Además, su consultor asistió a la cumbre con ellos.

«Ganamos mucha más claridad sobre lo que estábamos haciendo, por qué lo estábamos haciendo y qué efectos posteriores tendría una determinada selección en todo el proceso de implementación», afirma Sisto.

El evento Summit, afirma, es como una «versión en vivo de la Universidad Acumatica». Al asistir, pudieron equiparse con información que les ayudaría a que la implementación fuera un éxito, incluyendo saber qué datos necesitarían en el futuro y asegurarse de que estuvieran integrados en el sistema desde el principio. También pudieron ver de primera mano las aplicaciones de terceros que podían ampliar la solución de Acumatica y aprendieron de otros clientes de Acumatica qué hicieron para que sus implementaciones fueran un éxito.

«Esos tres días de formación fueron muy beneficiosos porque nos permitieron utilizar el sistema tanto que, cuando volvimos y empezamos a realizar nuestras integraciones, nos pareció que lo llevábamos utilizando desde siempre».

Sus avanzados conocimientos les reportaron increíbles beneficios. Con el galardonado software de construcción de Acumatica, el equipo del COI:

• Contabilidad consolidada de clientes: «Teníamos que introducir la información de los clientes tres, cuatro o cinco veces», afirma Sisto. Ahora ya no es necesario, lo que les ha ayudado a optimizar los flujos de trabajo y reducir el tiempo de búsqueda.
• Obtención de una visión clara de las finanzas y el rendimiento: «Tenemos un control muy sólido de nuestra situación financiera, nuestros márgenes, las tasas de conversión... todas esas métricas a través de Acumatica, y los datos son relativamente fáciles de extraer», afirma Benning. «Es muy útil obtener información empresarial a partir del rendimiento, desde las tasas de conversión hasta el seguimiento».
• Automatizaron sus flujos de trabajo: «Gracias a la herramienta de eventos empresariales de Acumatica, hemos podido automatizar muchas cosas, como los correos electrónicos transaccionales, la actualización de los clientes sobre el estado de un proyecto o el envío de notificaciones de determinadas actividades a nivel interno», afirma Benning. Por ejemplo, Acumatica proporciona a IOC Construction alertas automáticas sobre gastos y facturas vencidas.
• Se eliminaron los procesos en papel y las múltiples instancias de QuickBooks: «Con todos los aspectos no visibles de múltiples empresas, había mucho papel circulando y archivos por todas partes. Tener todo en un solo lugar nos permitió prescindir del papel, lo cual es una gran ventaja», afirma Hill. Y sin QuickBooks, IOC Construction pudo calcular cuánto valían sus múltiples empresas.
• Mayor movilidad y acceso remoto: «Si un gestor de proyectos está fuera de la oficina, puede acceder a un proyecto de la misma manera que lo haría alguien del departamento de contabilidad, del departamento de operaciones, un estimador o un comercial», afirma Sisto. «Con Acumatica, tenemos una voz unificada, una única fuente de información veraz, de modo que, independientemente de con quién hable el cliente durante un proyecto, todos los datos serán los mismos».
• Funcionalidad ampliada de Acumatica con aplicaciones de terceros: «Desde el principio, nos integramos con un programa externo de marketing y correo electrónico transaccional con el que Acumatica tiene una integración nativa. Y eso ha sido muy importante», afirma Sisto. «Lo hemos estado utilizando para muchos de nuestros correos electrónicos transaccionales, pero recientemente hemos comenzado a poner en marcha nuestras campañas de correo electrónico de fidelización a partir de una experiencia de marketing digital».

Crecimiento significativo para IOC Construction, gracias a Acumatica

Con Acumatica, IOC Construction pasó de ser una empresa constructora con compañías inconexas y sistemas desconectados a convertirse en una organización sólida, unida y basada en datos. La creación de una base tecnológica moderna y basada en la nube ha sentado las bases para el crecimiento futuro.

«Ahora nos encontramos en un punto en el que veo que esta empresa puede crecer significativamente sin necesidad de realizar grandes inversiones en nuestra arquitectura digital», afirma Sisto. «Si mañana añadiéramos un cero (a los ingresos), solo estaríamos añadiendo personal. No estaríamos añadiendo realmente mucha tecnología».

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