Imaginemos dos empresas que operan bajo la división de una entidad mayor y esas dos empresas deciden implantar el mismo ERP heredado al mismo tiempo. Ahora, imaginemos que la implantación se prolonga durante tres años antes de que las empresas decidan darla por terminada.

Esto fue exactamente lo que le ocurrió a Raumix -un proveedor líder de áridos y arena en el sector de la construcción- y a Tosas -fabricante y proveedor de productos bituminosos de calidad para la pavimentación de carreteras-. Las empresas, radicadas en Sudáfrica, son filiales de Raubex, grupo de desarrollo de infraestructuras y suministro de materiales de construcción, y pertenecen a la división de manipulación de materiales y minería de Raubex.

Las dos empresas atribuyen el fracaso de las implantaciones a los inconvenientes del ERP heredado. Estos inconvenientes incluían altos costes de implantación, problemas de configuración, módulos aislados, grandes requisitos de personalización, la necesidad de un equipo especial de consultores (que no entendían sus negocios), así como una frustrante falta de capacidades de integración, servicios de campo, acceso remoto y seguimiento de equipos. Además, las actualizaciones de la solución ERP acababan provocando el cierre completo de cada empresa, con la consiguiente pérdida de negocio.

Al final, los ejecutivos decidieron abandonar el ERP heredado por una nueva solución.

"Después de tres años, aún no estábamos satisfechos al cien por cien con toda la configuración. Las implantaciones tardaban dos o tres años más y suponían entre seis y diez veces el coste original que se había presupuestado para la implantación", afirma IR Van der Merwe, Director Financiero de División de Raumix y Tosas. "Por eso buscamos una solución alternativa".

Una solución fácil de usar para dos empresas independientes

Su búsqueda de una solución ERP de sustitución les llevó a revisar varias soluciones ERP junto con un ERP de construcción sudafricano, SAP Business One y Acumatica. Acumatica subió fácilmente al primer puesto de la lista, y los ejecutivos de ambas empresas apreciaron la de Acumatica:

• • Facilidad de uso
  • Asequibilidad
  • Funcionalidad, incluida la gestión de inventarios y las capacidades de comprobación de créditos
  • API abierta que permite la conexión de aplicaciones de terceros

"No se necesita un montón de gente o consultores con años de experiencia pegados a la cadera sólo para poner en marcha lo más básico", dice Paul Jankowitz, Director Financiero de Tosas. "Ahí es donde brilla el propio diseño del sistema".

Una vez tomada la decisión de implantar la Advanced Construction Edition de Acumatica, Raumix y Tosas recurrieron a Astraia Technology, Gold Certified Acumatica Partner, para que les ayudara a implantarla. Astraia, entendiendo el dolor de sus experiencias pasadas con el ERP heredado, sugirió un enfoque por fases.

"Después de tres meses de planificación con Astraia, tardamos dos meses en implantar Acumatica. Fue impresionante", afirma Van der Merwe.

Una implantación impresionante genera beneficios impresionantes

Lo impresionante de que Astraia consiguiera poner en marcha las dos empresas en tan poco tiempo sólo se ve eclipsado por los beneficios que trajo consigo la implantación. Por ejemplo, Tosas pudo eliminar su dependencia de los documentos en papel (p. ej., contratos, pedidos de materiales, órdenes de cambio, facturas, etc.) y acceder a información crítica, actualizada y en tiempo real directamente desde Acumatica, ya estuvieran en la oficina, sobre el terreno o en cualquier otro lugar.

En palabras de Jankowitz, "Acumatica proporciona una forma muy transparente de operar. Todo el mundo, desde mi persona más junior hasta los directivos, puede abrir cualquier transacción y llegar directamente al documento de origen, ya sea un correo electrónico, un PDF, una carta o una fotografía."

Para el equipo de Raumix, este acceso instantáneo a los datos ha disparado su productividad, ahorrándoles días de trabajo. Anton Du Piesanie, director de administración de Raumix, afirma que en un sector tan dinámico no pueden esperar horas para crear un simple pedido, y con Acumatica ya no tienen que esperar. También elogia las capacidades de gestión de inventario y generación de informes de Acumatica.

"La gestión de las existencias es más eficaz. La dirección conoce los niveles de existencias y puede planificar en consecuencia. Los informes administrativos son fácilmente accesibles. Los usuarios pueden navegar fácilmente por el sistema para obtener informes. Estos incluyen, entre otros, informes de gastos, asignaciones de costes de activos, transacciones de existencias e informes de pedidos pendientes. También me gusta la posibilidad de rastrear un gasto desde el nivel de solicitud hasta el banco y desde el banco hasta la solicitud".

La larga lista de ventajas citadas por las dos empresas incluye también el módulo de activos fijos de Acumatica. Anteriormente, la gestión de activos fijos era una función de Excel, pero Jankowitz afirma que el módulo integrado de Acumatica es útil y fácil de usar. "Es muy sencillo y directo, con un esfuerzo mínimo. Simplemente funciona".

Por último, la perfecta integración de Acumatica con aplicaciones de terceros, como Velixo, es una ventaja increíblemente valiosa. Van der Merwe afirma: "Algunos empleados operativos que no están acostumbrados a trabajar en un sistema ERP prefieren Excel, por lo que ese complemento también fue muy beneficioso para nosotros."

La hoja de ruta de Acumatica centrada en el cliente es un buen augurio para el futuro

Reconociendo el potencial de Acumatica desde el principio, los ejecutivos de Raumix y Tosas están entusiasmados por utilizar plenamente la plataforma de Acumatica a medida que avanzan.

En concreto, Raumix ya está incorporando el módulo de contabilidad de proyectos de Acumatica, otras dos empresas de Raubex se han comprometido a pasarse a Acumatica y otras dos están considerando hacer lo mismo. Y la transparencia de Acumatica sobre su hoja de ruta futura -que es, según Van der Merwe, tanto reflexiva como centrada en el cliente- les está ayudando a trazar su propio futuro.

"Se nota que mentes brillantes crearon Acumatica, lo que dio como resultado un sistema intuitivo que estoy seguro podrá adaptarse a los tiempos", dice Jankowitz. "Esto no es más que un lenguaje de diseño y un diseño más bonito, limpio, nuevo y ordenado".

Y añade: "Fue muy poco lo que tuvimos que cambiar en el sistema (listo para usar) para que nos diera las respuestas que necesitábamos. La funcionalidad más básica de Acumatica satisfacía el 99% de las necesidades que teníamos para la empresa. Era muy, muy sencillo obtener lo que queríamos del sistema con la menor personalización posible."

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