Datos e informes: paneles de control, detección de anomalías y generación de informes en Acumatica

Algunos de los aspectos más destacados de Acumatica Summit, el evento anual de la empresa dedicado a las innovaciones en ERP en la nube, son las sesiones paralelas, informativas y envolventes, dirigidas por expertos en productos y socios. Tuve el privilegio de dirigir una sesión titulada «Datos e informes: paneles de control, detección de anomalías e informes en Acumatica» junto a mi compañera de Algorithm, Danielle Peterson (consultora sénior de aplicaciones), y Stephen Hennelly (director sénior de consultoría de Acumatica, Blytheco).

En la sesión, repasamos el conjunto de herramientas de generación de informes de Acumatica y, a continuación, profundizamos en las técnicas de refinamiento de datos mediante consultas genéricas, detección de anomalías, seguimiento de los plazos de entrega, métricas de mano de obra y paneles de control específicos para la fabricación. Hoy voy a presentar el contenido de nuestra sesión en forma de entrada de blog, para que puedas profundizar por tu cuenta en las potentes capacidades de generación de informes y refinamiento de datos de Acumatica y descubrir cómo pueden beneficiar a tu empresa.

Informes en Acumatica

Acumatica ofrece un completo conjunto de herramientas de generación de informes que proporciona a las partes interesadas visibilidad sobre el rendimiento empresarial en tiempo real. El sistema hace hincapié en una «versión única de la verdad» a través de informes y paneles multidimensionales y basados en roles. Algunos ejemplos son:

• Informes predefinidos: Todas las aplicaciones de Acumatica (Finanzas, Distribución, Fabricación, etc.) incluyen de serie informes esenciales (por ejemplo, el libro mayor, informes de cuentas por pagar y por cobrar, análisis de inventario). Estos proporcionan datos en tiempo real sin que los usuarios tengan que escribir código.
• Informes y paneles personalizados: Los usuarios pueden modificar rápidamente los informes existentes o diseñar otros nuevos que se adapten a sus necesidades mediante el Diseñador de informes (más información al respecto a continuación). Los paneles admiten una gran variedad de widgets (gráficos, indicadores clave de rendimiento, cuadrículas y tablas dinámicas) que muestran vistas filtradas de los resultados de GI, lo que garantiza que todos tengan acceso a los mismos datos subyacentes precisos. El acceso a los informes y paneles se controla mediante los roles de usuario, por lo que cada persona solo ve los datos para los que está autorizada.
• Visualización flexible: los informes y los paneles de control se pueden ver en pantalla, imprimir o exportar a Excel o PDF, y los paneles de control se adaptan a diferentes dispositivos para su visualización en dispositivos móviles o de escritorio.

En conjunto, estas funciones permiten a las empresas supervisar los indicadores clave e identificar tendencias con rapidez.

Diseñador de informes de Acumatica

Para informes con un diseño muy elaborado, Acumatica ofrece el Diseñador de informes, una aplicación local independiente para Windows que abre la base de datos de Acumatica en una interfaz de diseño. Los usuarios pueden añadir campos de datos, definir parámetros y maquetar las páginas exactamente según sus necesidades. Por ejemplo, el Diseñador de informes permite definir parámetros de entrada o filtros para limitar los datos (por ejemplo, seleccionar un cliente específico o un intervalo de fechas), especificar el orden de agrupación y clasificación, e incorporar fórmulas o subinformes.

En resumen, cuando los informes integrados de Acumatica no satisfacen plenamente tus necesidades, el Diseñador de informes te permite crear informes imprimibles con un control total sobre el formato. Los informes pueden incluir gráficos, códigos de barras y campos calculados, y pueden guardarse en la solución ERP o exportarse a un sistema externo.

Los informes son ideales para obtener instantáneas estáticas y documentos oficiales, pero ¿qué pasa si necesitas un análisis interactivo en el que puedas explorar los datos desde distintos ángulos?

Ahí es donde entran en juego las consultas generales.

Filtrado de datos mediante consultas genéricas

Las consultas genéricas (GI) en Acumatica son generadores de consultas fáciles de usar que extraen y presentan datos en tiempo real de la base de datos del ERP. Una GI es, en esencia, una consulta basada en SQL de fácil manejo en la que se definen las tablas y los campos que se van a unir, así como la forma de filtrar y ordenar los resultados.

Se puede considerar que una consulta de información (GI) consiste en plantear una pregunta a Acumatica (por ejemplo, «Muéstrame todos los artículos de inventario por debajo del stock de seguridad») y obtener como respuesta una tabla de datos. Dado que las consultas de información utilizan las tablas SQL subyacentes pero cuentan con una interfaz sin código, incluso quienes no son desarrolladores pueden crear consultas potentes. De serie, Acumatica proporciona plantillas de GI estándar (por ejemplo, buscar todos los clientes, buscar todos los pedidos de venta), y puedes ampliarlas o crear nuevas consultas para obtener exactamente la información que necesitas en cada momento.

Entre las principales ventajas de las consultas genéricas se incluyen:

• Paneles e informes personalizados: Los GI pueden alimentar widgets de paneles y tablas dinámicas. Por ejemplo, puedes crear un GI que calcule indicadores clave de rendimiento (KPI) y, a continuación, mostrar esos KPI en un panel en tiempo real.
• Análisis detallado: Los resultados de las consultas se pueden agrupar, ordenar y filtrar sobre la marcha, y es posible profundizar en cualquier registro. Por ejemplo, un agente de ventas puede mostrar una lista de pedidos de venta y, al hacer clic en un número de pedido, se pueden abrir los detalles del mismo.
• Consultas rápidas ad hoc: ¿Necesitas un informe puntual? Las consultas ad hoc te permiten extraer datos sobre la marcha. Por ejemplo, puedes generar una lista de facturas pendientes que superen un umbral determinado o una lista de clientes de una región concreta sin necesidad de escribir código SQL.
• Integridad de los datos y alertas: Las consultas genéricas pueden ayudar a identificar discrepancias en los datos (por ejemplo, direcciones que faltan o existencias negativas) o servir de base para la detección de anomalías. También pueden utilizarse para activar eventos empresariales, como el envío de alertas cuando una consulta genérica detecta una obligación vencida.

Al proporcionar a los usuarios empresariales acceso directo para consultar sus datos, las cuadrículas de resultados (GI) convierten las tablas sin procesar en información refinada y útil. La interfaz integrada de Acumatica para cuadrículas de resultados (pantalla SM208000) permite seleccionar tablas y especificar uniones, elegir qué campos aparecen en la cuadrícula de resultados y establecer condiciones y parámetros de filtrado. Cualquier cuadrícula de resultados se puede guardar, compartir y reutilizar.

Detección de anomalías: estrategias para el refinamiento de datos

A la hora de diseñar indicadores clave de rendimiento (KPI) para la detección de anomalías, resulta útil tener en cuenta cómo se utilizarán en la práctica. Dos enfoques habituales para el uso de los KPI en la gestión empresarial son la «gestión por excepciones» y la «gestión por rutinas»:

• Gestión por excepciones: céntrese en los valores atípicos o las anomalías que requieran atención inmediata. Por ejemplo, configure indicadores clave (KPI) para que destaquen automáticamente las desviaciones en la producción (como horas de trabajo que superen las estimaciones o tiempos de inactividad de las máquinas que sobrepasen los umbrales establecidos), los problemas en la cadena de suministro (como retrasos en las entregas de los proveedores o grandes variaciones en los costes) o las excepciones en la calidad de los datos (como la falta de datos críticos o problemas de control de calidad). Al filtrar estas condiciones excepcionales, los responsables pueden detectar y corregir rápidamente los problemas.
• Gestión basada en rutinas: Asegúrese de que los procesos rutinarios se mantengan según lo previsto mediante el seguimiento de los indicadores de referencia. Algunos ejemplos son un sistema de información de gestión (GI) que registre los plazos medios de entrega de los pedidos de compra o los ciclos de producción, el total diario de horas de trabajo por empleado o los niveles habituales de inventario. Garantizar que estas cifras se mantengan dentro de los límites normales genera confianza en los datos y los procesos.

El uso de GIs en ambos modos te permite tanto detectar problemas de forma proactiva (excepciones) como garantizar flujos de datos correctos (rutinas).

Uso de consultas genéricas en los paneles de control

Las consultas genéricas (GI) actúan como motor de datos para los paneles de control en Acumatica. Al aprovechar los filtros y las funciones de desglose de las GI, los paneles de control se vuelven altamente interactivos y están estrechamente vinculados a los datos del ERP en tiempo real. Una vez creadas, las GI pueden alimentar los widgets de los paneles de control.

En Acumatica, un widget de panel de control suele obtener sus datos de cualquier GI (seleccionando el tipo de widget GI). Al añadir un widget de este tipo, se selecciona la pantalla GI (SM208000) y se especifican la consulta y los campos que se van a mostrar. Los filtros del GI se pueden utilizar para limitar los datos del panel de control. Por ejemplo, puede marcar un filtro del GI como «Compartido» para que al establecer un valor de filtro (por ejemplo, un intervalo de fechas o un proveedor específico) afecte a todos los widgets relacionados del panel de control.

Los usuarios también pueden añadir widgets que muestren el número de anomalías detectadas por un GI, y al hacer clic en uno de estos widgets se accede a la lista de registros de excepciones del GI. En la práctica, se podría incluir un GI de métricas de rendimiento laboral en un panel de control y filtrarlo por centro de trabajo o por semana, o bien se podría incluir un GI de rendimiento de proveedores en un widget de gráfico que filtre los proveedores por región. En realidad, el widget del panel de control simplemente ejecuta el GI con los filtros especificados.

Poniendo todo en su sitio

En resumen, Acumatica ofrece una amplia gama de herramientas de datos y generación de informes. Los informes estándar y el Diseñador de informes proporcionan resultados formateados bajo demanda. Las consultas genéricas permiten a los usuarios filtrar y desglosar los datos del ERP para obtener una visión más detallada. Además, las nuevas funcionalidades basadas en IA, como la detección de anomalías, aprovechan esas consultas genéricas para señalar automáticamente los valores atípicos.

Al combinar estas funciones, las organizaciones obtienen una visión práctica de entidades de datos como los plazos de entrega, el uso de la mano de obra, las métricas de los proveedores y mucho más, lo que permite tanto una gestión basada en las excepciones como un seguimiento rutinario del rendimiento. Una de las organizaciones que se ha beneficiado enormemente de las capacidades avanzadas de datos y generación de informes de Acumatica es Portacool, líder del sector en refrigeración por evaporación.

Portacool tenía dificultades para funcionar con un sistema ERP obsoleto y múltiples hojas de cálculo. Esta desafortunada combinación obligaba a la empresa a lidiar con silos de datos, una visibilidad limitada de los datos, procesos manuales (como los recuentos manuales de inventario y la introducción mensual de los datos de los estados financieros en un paquete de informes independiente) y la ausencia de paneles de control. No era forma de dirigir una empresa, por lo que implementaron Acumatica Manufacturing.

Con la ayuda de nuestro equipo de Algorithm, Portacool logró una rápida implementación, lo que le permitió obtener visibilidad en tiempo real, optimizar sus operaciones y mejorar la toma de decisiones. Además, redujo el tiempo de cierre de fin de mes en un 86 %, recortó el tiempo de recuento de inventario en un 75 % y mejoró el flujo de caja. La automatización de los procesos eliminó la introducción manual de datos, mientras que los paneles personalizados proporcionaron métricas clave. Y Portacool cuenta ahora con una visibilidad total del inventario y una conexión fluida con aplicaciones de terceros.

«La única forma de sobrevivir y tener éxito en este mercado es disponer de información sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) para impulsar la producción, mantener la rentabilidad y mejorar la satisfacción del cliente y la calidad. No podríamos haberlo conseguido sin Acumatica», afirma Bill Ferren, director de Tecnologías de la Información.

Gracias a Acumatica y a sus sofisticadas funciones de gestión de datos y generación de informes, Portacool está impulsando su crecimiento mediante datos precisos y en tiempo real.

Kimberly McElroy, directora de operaciones, afirma: «Acumatica es el corazón de nuestra empresa. La visibilidad que tenemos de todo el negocio ha sido la mayor ventaja hasta ahora, pero tenemos muchas más oportunidades por delante a medida que seguimos descubriendo y explorando más funciones de Acumatica».

Si tú también deseas descubrir las funcionalidades de Acumatica, ponte en contacto con nuestro equipo aquí en Algorithm. Como socios de Acumatica, estamos comprometidos con tu éxito y esperamos poder contribuir a que tu empresa siga dando pasos de gigante.

También puede ponerse en contacto directamente con el equipo de Acumatica para obtener más información sobre cómo la detección de anomalías y otras funciones de IA del ERP de Acumatica pueden ayudarle a transformar su negocio.