Portacool LLC

Suite Acumatica Manufacturing Edition

Los directivos de Portacool evaluaron varias aplicaciones ERP, entre ellas Sage, Microsoft Dynamics y SAP. Descalificaron a dos proveedores de ERP al principio porque la experiencia previa de los empleados indicaba que una implantación de SAP llevaría dos años y que Microsoft Dynamics requeriría una extensa documentación de los procesos.

Acumatica era un nombre completamente nuevo para Ferren y McElroy. El socio tecnológico de Portacool, Algorithm, insistió en mostrarles Acumatica Manufacturing Edition. Como parte de su diligencia debida, los ejecutivos de Portacool aceptaron una demostración abreviada de Acumatica. "Siete horas después de la demostración, todo el mundo seguía en la sala haciendo preguntas", dice Ferren.

Los ejecutivos aprendieron que Acumatica estaba diseñado para fabricantes centrados en proyectos, fabricación contra stock, fabricación bajo pedido, configuración bajo pedido e ingeniería bajo pedido. También revisaron las aplicaciones nativas para conectar datos y procesos empresariales para el control de cambios de ingeniería, la gestión de la producción, la planificación de materiales, la planificación y programación avanzadas, la estimación y la configuración de productos basada en reglas.

También se dieron cuenta de que funciones como el kitting con desmontaje, los artículos matriciales para familias de productos, el procesamiento externo de ingeniería, el seguimiento de lotes y series y la previsión de la demanda podían aumentar la productividad en todas las operaciones de almacén y fábrica. Con Acumatica, podían crear órdenes de producción manualmente, a partir de la planificación de necesidades de material (MRP) o directamente a partir de pedidos de ventas.

A Portacool le impresionó la profundidad de los informes de Acumatica, su facilidad de uso y su conexión sin fisuras con las principales aplicaciones de terceros.

"Creo que el mayor argumento de venta fue la conectividad de Acumatica", afirma Ferren. "He utilizado Avalara, Salesforce y todos los complementos populares. Así que la transición sin problemas a otras aplicaciones fue una característica muy agradable. También me entusiasmó la posibilidad de que los equipos personalizaran las pantallas según lo que necesitaban ver, que Acumatica se creara en un marco abierto y que utilizara C# y Visual Studio."

La facilidad de uso me convenció", afirma McElroy. "También me encantó que Acumatica esté basado en la nube, así que cuando trabajamos desde casa, podemos hacer negocios fácilmente con continuidad. Antes teníamos que conectarnos a una VPN y nuestro sistema era una pesadilla".

Despliegue rápido

Antes de la implantación, la Directora de Finanzas y Contabilidad, Stacey Mikesh, ayudó a racionalizar los procedimientos para que la empresa fuera más eficiente. También restableció una base financiera con datos limpios y significativos para un crecimiento continuado. El restablecimiento permitió a Portacool eliminar muchos procesos basados en papel y la introducción manual de datos en hojas de cálculo dispares. Gracias a la tecnología y a unas herramientas de elaboración de informes flexibles, Portacool pudo impulsar su crecimiento con datos precisos y en tiempo real en los que podía confiar.

"Dedicaba demasiado tiempo a preparar datos, elaborar análisis y ayudar a nuestro equipo financiero a reunir información", afirma Mikesh. "En consecuencia, dedicaba muy poco tiempo a revisar y gestionar la información".

Algorithm, socio del año 2022 de Acumatica Manufacturing, impartió una formación exhaustiva a todos los miembros del equipo de Portacool, muchos de ellos sin experiencia previa en ERP.

Como ya había realizado dos implantaciones anteriores de ERP, Ferren estaba preparado para posibles fallos en el momento de la puesta en marcha. "Llegué muy temprano preparado para empezar", dice. "Teníamos una línea directa preparada y todo. Muy pronto nos preguntamos si el teléfono estaba estropeado. No tuvimos ningún problema, y pensé: '¿nos estamos perdiendo algo? ¿Cómo está yendo tan bien este día?".

Contar con un gran socio de implantación, una amplia preparación y una plataforma de gestión empresarial moderna y bien diseñada ayudó mucho, afirma.

"Estamos muy entusiasmados con Acumatica", dice Ferren. "Nuestra implantación duró solo siete meses".

Visibilidad en tiempo real para tomar mejores decisiones

Al instante, Portacool dispuso de datos fiables para tomar decisiones empresariales más rápidas e informadas, una ventaja crucial durante la pandemia y los problemas de la cadena de suministro global que persisten hoy en día.

Portacool tiene datos más limpios, informes procesables y una mayor adopción por parte de los usuarios gracias al diseño y la navegación intuitivos de Acumatica. Crearon informes por canal, rentabilidad por SKU, mercado y cuenta de cliente. Se trataba de información nueva y crítica que no estaba disponible en el sistema anterior. Portacool implementó el seguimiento de series para la trazabilidad de principio a fin, desde los componentes hasta los productos acabados. La suite de fabricación proporciona un análisis detallado de los costes de fabricación para identificar áreas de mejora y rentabilidad por trabajo, centro de trabajo o artículo.

Portacool dispone ahora de informes y alertas para saber cuándo vencen los pagos sin tener que establecer recordatorios manuales. Por ejemplo, Portacool había esperado un pago de 600.000 dólares anteriormente sólo para enterarse tres meses después de que la factura no había pasado por la solución EDI existente. Con Acumatica, el equipo recibe ahora inmediatamente una alerta automatizada para rectificar la situación y volver a emitir la factura de inmediato.

"La única forma de sobrevivir y tener éxito en este mercado es tener visibilidad de los KPI para impulsar la fabricación, mantener la rentabilidad, impulsar la satisfacción del cliente y la calidad. No podríamos haberlo hecho sin Acumatica", afirma Ferren.

Mejora de la gestión de inventarios

La gestión del inventario fue un reto durante los dos últimos años. Si la empresa hubiera seguido con su sistema heredado, "ahora estaríamos muy mal", afirma Ferren.

Anteriormente, Portacool realizaba el seguimiento de los productos acabados con un sistema rudimentario, basado en papel, con introducción manual de datos al final del turno. Los informes de inventario y producción consistían en caminar con etiquetas de papel y contar físicamente los productos. La copia al carbón resultante de este proceso servía de base para un nuevo recuento que verificaba las cifras. Al cabo de tres o cuatro días, recogían los resultados en papel y los introducían manualmente en Excel. A continuación, conciliaban los informes para resolver las discrepancias.

"Tardamos literalmente cuatro días", dice Ferren. "Ahora, con Acumatica, tardamos menos de un día. Hemos modificado una aplicación de Acumatica para hacer un recuento físico con escáneres de códigos de barras, imprimir una etiqueta y mostrar automáticamente si se ha procesado el recuento y si hay alguna desviación. Es muy rápido y supone una enorme mejora de la eficiencia".

Portacool tiene una visibilidad total del inventario, ya que los datos llegan a medida que se introducen. "Con Acumatica, podemos gestionar el inventario al minuto", afirma Ferren. "Eso fue útil durante la pandemia porque podíamos ver las órdenes de compra, los procesos, el flete entrante desde China, los costes de flete y las variantes de los precios de compra, lo que era importante cuando algo que hace un año podía costar 8 dólares ahora costaba 12. Eso provoca una erosión de los beneficios, y estamos haciendo un trabajo mucho mejor en la gestión de eso con una visibilidad completa de los suministros operativos."

Aplicaciones de terceros conectadas

La API abierta de Acumatica permitió a Portacool conectar a la perfección su programa de calidad interno, que ha proporcionado formas de integrar datos para mejorar los productos, la fabricación y el servicio al cliente.

En Acumatica, el equipo puede crear nuevos casos que impulsen acciones de control de calidad, explica Ferren. Por ejemplo, si un cliente llama necesitando una pieza nueva, "obtenemos su número de serie, podemos ver el historial de casos, la lista de materiales y las revisiones, y podemos sustituir una pieza o sustituirla por otra diferente", dice. "Además, podemos saber en qué línea de producción se fabricó, quién era la persona encargada del control de calidad cuando se cargó en el camión, de qué muelle salió, en qué camión y a qué centro de distribución llegó...".

"Las oportunidades son infinitas", afirma McElroy. "Acumatica nos ha ayudado a ver el panorama general y nos ha mostrado formas más eficientes de ejecutar algunos de nuestros procesos y manejar el negocio, lo que ha sido extremadamente beneficioso para la empresa."

Sistemas de papel eliminados

Los controles de inspección de calidad de sus cinco líneas de fabricación se hacían antes en un trozo de papel. "Pasaba por ingeniería y las pilas de papel de un día eran así de altas", dice McElroy levantando la mano unos 60 centímetros por encima de su escritorio. "Bill fue a ver a los ingenieros, discutió sus requisitos y creó listas de comprobación electrónicas almacenadas en la nube. Ya no hay papel vagando por ahí, y eso fue muy emocionante".

Acumatica guarda los PDF directamente en el sistema, lo que eliminó aún más el uso de papel en otros departamentos. La información y los datos se almacenan en un depósito central y están a disposición de cualquiera que los necesite.

Olas de calor récord y crecimiento internacional

Con Acumatica en funcionamiento, Portacool pudo responder a la gran demanda de productos derivada de las olas de calor que batieron récords en todo EE.UU. El crecimiento continúa, ya que la empresa ha obtenido certificaciones en todo el mundo y ha captado nuevos clientes que buscan opciones de refrigeración alternativas.

Con el papel cada vez más central de los big data en todos los aspectos de la vida y los negocios, la demanda de centros de datos sigue creciendo exponencialmente, al igual que la demanda de medios evaporativos de la marca Kuul por parte de clientes como Microsoft y Amazon. "Se trata de una parte creciente de nuestro negocio", afirma Ferren. "Esto nos habría asustado antes de Acumatica, pero ahora estamos seguros de que podemos gestionar las relaciones con las empresas más grandes del mundo".

"Acumatica es el pulso de nuestra empresa. La visibilidad que tenemos de todo el negocio ha sido el mayor beneficio en este momento, pero tenemos muchas más oportunidades por delante a medida que continuamos descubriendo y explorando más de la funcionalidad de Acumatica", dice McElroy. "Durante 30 años hemos vivido del papel y de una oración, y hemos sido muy afortunados. Luego llegó la pandemia y tuvimos que tomar decisiones difíciles".

"Aunque implantar un ERP supuso un cambio enorme, es una de las mejores cosas que hemos hecho en mucho tiempo", añade. "Nos está haciendo mejores y nos ayuda a crecer".