Portacool supera el calor y aumenta el rendimiento con Acumatica Manufacturing Edition
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Portacool LLC
Sede central
Center, Texas, con almacenes en Wilmer, Texas, y Rotterdam, Países Bajos, y una segunda planta de fabricación de medios Kuul en Malasia.
Industrias
Fabricación, Distribución
Aplicaciones sustituidas
Nuevo en ERP en la nube

Portacool LLC

 

86%

disminución del tiempo de cierre de fin de mes

40%

proceso de envío más corto

75%

ahorro de tiempo gracias a la automatización del recuento de existencias

  • Implantación de una plataforma de fabricación única, conectada, robusta y moderna para expandirse a nuevos canales.
  • Obtención de visibilidad operativa en tiempo real con aplicaciones integradas para la fabricación, incluida la recopilación de datos y el control de cambios de ingeniería.
  • Eliminación de la introducción manual de datos mediante informes financieros automatizados para obtener una visión profunda del negocio.
  • Creación de cuadros de mando personalizados con métricas de producción y ventas en tiempo real, incluidas las ventas por canal y la rentabilidad por SKU, ubicación geográfica y cuenta de cliente.
  • Adquisición de una solución integrada de gestión de inventarios para automatizar las transacciones de inventario y las operaciones de almacén.
  • Obtención de la trazabilidad de lotes y componentes serializados y productos acabados con costes de fabricación detallados.
  • Eliminación del papel gracias a la gestión digital de documentos en una base de datos ERP segura y conectada
  • Conexión de una aplicación interna de control de calidad para mejorar la gestión de la calidad de los productos y la elaboración de informes.
  • Reducción del cierre de fin de mes en un 86%, de dos semanas a dos días.
  • Mejora del flujo de tesorería con información procesable sobre las cuentas vencidas para priorizar las actividades de cobro.
  • Reducción de los plazos de tramitación de los envíos en más de un 40% gracias a la integración de Pacejet Shipping.
  • Eliminación de los recuentos manuales de inventario, reduciendo el tiempo de realización en un 75%, de cuatro días a menos de uno.
  • Obtención de una visión de 360 grados de las interacciones con los clientes gracias a la gestión nativa de las relaciones con los clientes para mejorar su satisfacción.
Bill Ferrin
"La única forma de sobrevivir y tener éxito en este mercado es tener visibilidad de los KPI para impulsar la fabricación, mantener la rentabilidad, impulsar la satisfacción del cliente y la calidad. No podríamos haberlo hecho sin Acumatica".
Bill Ferrin, Director de Tecnología de la Información
Portacool LLC
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Desafíos

Enfriamiento evaporativo Touchdown

Si alguna vez ha visto un partido de la NFL en un día caluroso, probablemente habrá visto las grandes neveras portátiles fabricadas por Portacool LLC. No son grandes ventiladores que hacen circular aire caliente. Los enfriadores evaporativos utilizan agua para enfriar el aire de forma natural. El agua fluye desde la parte superior del medio evaporativo, por encima, hacia abajo y a través del medio, y luego vuelve al depósito. El ventilador introduce el aire caliente en el refrigerador y utiliza el proceso de evaporación para enfriar el aire.

Las innovadoras unidades de refrigeración se crearon en 1990, cuando el fabricante de edificios General Shelters de Texas quiso diversificarse. Lo que inventaron los fundadores fue el equivalente a dos productos multimillonarios: primero, el refrigerador portátil evaporativo, y unos años más tarde, el medio especializado que enfría el aire, que empezaron a vender en 1996.

Portacool es un importante empleador en Center, Texas, que limita con Luisiana. Además de ser el único fabricante estadounidense de sus medios evaporativos, la empresa es el mayor fabricante de moldeo rotacional del país.

Los climatizadores evaporativos portátiles de Portacool se utilizan en muchas industrias y corporaciones, desde aplicaciones agrícolas y hortícolas hasta fabricación, industria, negocios, entretenimiento, deportes, automoción, hogar y hobby - en cualquier lugar donde se necesite refrigeración y el aire acondicionado tradicional sea poco práctico o de coste prohibitivo.

Los fundadores de la empresa la vendieron tras lanzarla y hacerla crecer espectacularmente durante 16 años. La empresa de inversión suiza Meier Capital tomó el control de Portacool en 2014. La empresa de inversión contrató a Ben Wulf como Consejero Delegado para transformar Portacool con el desarrollo de nuevos productos, la mejora de las capacidades de fabricación y el avance del servicio de atención al cliente de categoría mundial de la empresa.

Sistema heredado sin visibilidad

Durante toda la vida de Portacool, los ejecutivos utilizaron un sistema financiero heredado que se apoyaba en gran medida en hojas de cálculo. "Todo era un reto y carecíamos de visibilidad", afirma Bill Ferren, Director de Tecnología de la Información. "Me di cuenta de que no podíamos dirigir una empresa de esta manera. El sistema heredado tenía flujos de trabajo predefinidos que eran todo un reto. Tenía un uso extremadamente limitado y mínimo en el taller y sólo funcionaba para finanzas básicas, órdenes de compra y pedidos de venta. No utilizábamos el MRP; era demasiado torpe".

Los datos se exportaban y manipulaban en Excel. No había cuadros de mando. El equipo tecleaba los datos de los estados financieros en un paquete de informes separado cada mes para los informes financieros básicos. "Era imposible hacer un seguimiento detallado de los costes o elaborar informes por canal, SKU o a nivel de cuenta", afirma Ferren.

"No supimos lo que había pasado hasta el final de un mes, después de consolidarlo todo en hojas de cálculo", dice Kimberly McElroy, Directora de Operaciones.

Nuevas inversiones importantes

Poco después de su compra, Meier Capital realizó importantes inversiones en investigación y desarrollo, fabricación, ventas, marketing y servicio de atención al cliente para lo que más tarde pasó a llamarse Kuul Evaporative Media. Al mismo tiempo, se realizaron inversiones equivalentes en sus unidades Portacool, que incluían unidades innovadoras y más elegantes vendidas a través de distribuidores en los 50 estados de EE.UU. y 65 países de todo el mundo.

Portacool abrió una planta de fabricación en Malasia en 2017 para atender la creciente demanda en Asia. La empresa también gestiona un centro de distribución en los Países Bajos para dar servicio a los clientes europeos.

Una versión del requisito de veracidad

Una de las nuevas inversiones incluía la sustitución de su sistema financiero heredado, que ya no podía gestionar el crecimiento acelerado de la empresa. Los ejecutivos querían una solución empresarial única para eliminar las hojas de cálculo y obtener una visión única, precisa y en tiempo real de la empresa. Necesitaban urgentemente funciones de cadena de suministro para agilizar y automatizar los procesos de fabricación, almacén e inventario.

"Uno de nuestros objetivos era alejarnos de las hojas de cálculo de Excel y obtener una única fuente de la verdad", afirma McElroy. "Nos costaba saber si los recuentos de inventario eran precisos, y sabíamos que nuestro software heredado no nos iba a llevar de producir 5.000 unidades al mes a cientos de miles".

Portacool se dio cuenta de lo estropeado que estaba el sistema financiero cuando dejó de proporcionar los datos críticos necesarios para hacer frente a la pandemia. "Llevábamos muy bien la empresa con Excel, pero no se adaptaba a los cambios ni a los problemas de oferta y demanda. Tuvimos un año de ventas muy bueno, pero no teníamos tanta visibilidad de las operaciones de venta", dice Ferren.

"Veíamos que llegaban pedidos, pero teníamos dificultades con la logística y nuestros plazos de suministro. Nuestros plazos de envío pasaron de 40 a 100 días, y tuvimos problemas de inventario, y ahí es donde Excel nos perjudicó de verdad."

Solución ERP

Solución ERP

Suite Acumatica Manufacturing Edition

Los directivos de Portacool evaluaron varias aplicaciones ERP, entre ellas Sage, Microsoft Dynamics y SAP. Descalificaron a dos proveedores de ERP al principio porque la experiencia previa de los empleados indicaba que una implantación de SAP llevaría dos años y que Microsoft Dynamics requeriría una extensa documentación de los procesos.

Acumatica era un nombre completamente nuevo para Ferren y McElroy. El socio tecnológico de Portacool, Algorithm, insistió en mostrarles Acumatica Manufacturing Edition. Como parte de su diligencia debida, los ejecutivos de Portacool aceptaron una demostración abreviada de Acumatica. "Siete horas después de la demostración, todo el mundo seguía en la sala haciendo preguntas", dice Ferren.

Los ejecutivos aprendieron que Acumatica estaba diseñado para fabricantes centrados en proyectos, fabricación contra stock, fabricación bajo pedido, configuración bajo pedido e ingeniería bajo pedido. También revisaron las aplicaciones nativas para conectar datos y procesos empresariales para el control de cambios de ingeniería, la gestión de la producción, la planificación de materiales, la planificación y programación avanzadas, la estimación y la configuración de productos basada en reglas.

También se dieron cuenta de que funciones como el kitting con desmontaje, los artículos matriciales para familias de productos, el procesamiento externo de ingeniería, el seguimiento de lotes y series y la previsión de la demanda podían aumentar la productividad en todas las operaciones de almacén y fábrica. Con Acumatica, podían crear órdenes de producción manualmente, a partir de la planificación de necesidades de material (MRP) o directamente a partir de pedidos de ventas.

A Portacool le impresionó la profundidad de los informes de Acumatica, su facilidad de uso y su conexión sin fisuras con las principales aplicaciones de terceros.

"Creo que el mayor argumento de venta fue la conectividad de Acumatica", afirma Ferren. "He utilizado Avalara, Salesforce y todos los complementos populares. Así que la transición sin problemas a otras aplicaciones fue una característica muy agradable. También me entusiasmó la posibilidad de que los equipos personalizaran las pantallas según lo que necesitaban ver, que Acumatica se creara en un marco abierto y que utilizara C# y Visual Studio."

La facilidad de uso me convenció", afirma McElroy. "También me encantó que Acumatica esté basado en la nube, así que cuando trabajamos desde casa, podemos hacer negocios fácilmente con continuidad. Antes teníamos que conectarnos a una VPN y nuestro sistema era una pesadilla".

Despliegue rápido

Antes de la implantación, la Directora de Finanzas y Contabilidad, Stacey Mikesh, ayudó a racionalizar los procedimientos para que la empresa fuera más eficiente. También restableció una base financiera con datos limpios y significativos para un crecimiento continuado. El restablecimiento permitió a Portacool eliminar muchos procesos basados en papel y la introducción manual de datos en hojas de cálculo dispares. Gracias a la tecnología y a unas herramientas de elaboración de informes flexibles, Portacool pudo impulsar su crecimiento con datos precisos y en tiempo real en los que podía confiar.

"Dedicaba demasiado tiempo a preparar datos, elaborar análisis y ayudar a nuestro equipo financiero a reunir información", afirma Mikesh. "En consecuencia, dedicaba muy poco tiempo a revisar y gestionar la información".

Algorithm, socio del año 2022 de Acumatica Manufacturing, impartió una formación exhaustiva a todos los miembros del equipo de Portacool, muchos de ellos sin experiencia previa en ERP.

Como ya había realizado dos implantaciones anteriores de ERP, Ferren estaba preparado para posibles fallos en el momento de la puesta en marcha. "Llegué muy temprano preparado para empezar", dice. "Teníamos una línea directa preparada y todo. Muy pronto nos preguntamos si el teléfono estaba estropeado. No tuvimos ningún problema, y pensé: '¿nos estamos perdiendo algo? ¿Cómo está yendo tan bien este día?".

Contar con un gran socio de implantación, una amplia preparación y una plataforma de gestión empresarial moderna y bien diseñada ayudó mucho, afirma.

"Estamos muy entusiasmados con Acumatica", dice Ferren. "Nuestra implantación duró solo siete meses".

Resultado

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Visibilidad en tiempo real para tomar mejores decisiones

Al instante, Portacool dispuso de datos fiables para tomar decisiones empresariales más rápidas e informadas, una ventaja crucial durante la pandemia y los problemas de la cadena de suministro global que persisten hoy en día.

Portacool tiene datos más limpios, informes procesables y una mayor adopción por parte de los usuarios gracias al diseño y la navegación intuitivos de Acumatica. Crearon informes por canal, rentabilidad por SKU, mercado y cuenta de cliente. Se trataba de información nueva y crítica que no estaba disponible en el sistema anterior. Portacool implementó el seguimiento de series para la trazabilidad de principio a fin, desde los componentes hasta los productos acabados. La suite de fabricación proporciona un análisis detallado de los costes de fabricación para identificar áreas de mejora y rentabilidad por trabajo, centro de trabajo o artículo.

Portacool dispone ahora de informes y alertas para saber cuándo vencen los pagos sin tener que establecer recordatorios manuales. Por ejemplo, Portacool había esperado un pago de 600.000 dólares anteriormente sólo para enterarse tres meses después de que la factura no había pasado por la solución EDI existente. Con Acumatica, el equipo recibe ahora inmediatamente una alerta automatizada para rectificar la situación y volver a emitir la factura de inmediato.

"La única forma de sobrevivir y tener éxito en este mercado es tener visibilidad de los KPI para impulsar la fabricación, mantener la rentabilidad, impulsar la satisfacción del cliente y la calidad. No podríamos haberlo hecho sin Acumatica", afirma Ferren.

Mejora de la gestión de inventarios

La gestión del inventario fue un reto durante los dos últimos años. Si la empresa hubiera seguido con su sistema heredado, "ahora estaríamos muy mal", afirma Ferren.

Anteriormente, Portacool realizaba el seguimiento de los productos acabados con un sistema rudimentario, basado en papel, con introducción manual de datos al final del turno. Los informes de inventario y producción consistían en caminar con etiquetas de papel y contar físicamente los productos. La copia al carbón resultante de este proceso servía de base para un nuevo recuento que verificaba las cifras. Al cabo de tres o cuatro días, recogían los resultados en papel y los introducían manualmente en Excel. A continuación, conciliaban los informes para resolver las discrepancias.

"Tardamos literalmente cuatro días", dice Ferren. "Ahora, con Acumatica, tardamos menos de un día. Hemos modificado una aplicación de Acumatica para hacer un recuento físico con escáneres de códigos de barras, imprimir una etiqueta y mostrar automáticamente si se ha procesado el recuento y si hay alguna desviación. Es muy rápido y supone una enorme mejora de la eficiencia".

Portacool tiene una visibilidad total del inventario, ya que los datos llegan a medida que se introducen. "Con Acumatica, podemos gestionar el inventario al minuto", afirma Ferren. "Eso fue útil durante la pandemia porque podíamos ver las órdenes de compra, los procesos, el flete entrante desde China, los costes de flete y las variantes de los precios de compra, lo que era importante cuando algo que hace un año podía costar 8 dólares ahora costaba 12. Eso provoca una erosión de los beneficios, y estamos haciendo un trabajo mucho mejor en la gestión de eso con una visibilidad completa de los suministros operativos."

Aplicaciones de terceros conectadas

La API abierta de Acumatica permitió a Portacool conectar a la perfección su programa de calidad interno, que ha proporcionado formas de integrar datos para mejorar los productos, la fabricación y el servicio al cliente.

En Acumatica, el equipo puede crear nuevos casos que impulsen acciones de control de calidad, explica Ferren. Por ejemplo, si un cliente llama necesitando una pieza nueva, "obtenemos su número de serie, podemos ver el historial de casos, la lista de materiales y las revisiones, y podemos sustituir una pieza o sustituirla por otra diferente", dice. "Además, podemos saber en qué línea de producción se fabricó, quién era la persona encargada del control de calidad cuando se cargó en el camión, de qué muelle salió, en qué camión y a qué centro de distribución llegó...".

"Las oportunidades son infinitas", afirma McElroy. "Acumatica nos ha ayudado a ver el panorama general y nos ha mostrado formas más eficientes de ejecutar algunos de nuestros procesos y manejar el negocio, lo que ha sido extremadamente beneficioso para la empresa."

Sistemas de papel eliminados

Los controles de inspección de calidad de sus cinco líneas de fabricación se hacían antes en un trozo de papel. "Pasaba por ingeniería y las pilas de papel de un día eran así de altas", dice McElroy levantando la mano unos 60 centímetros por encima de su escritorio. "Bill fue a ver a los ingenieros, discutió sus requisitos y creó listas de comprobación electrónicas almacenadas en la nube. Ya no hay papel vagando por ahí, y eso fue muy emocionante".

Acumatica guarda los PDF directamente en el sistema, lo que eliminó aún más el uso de papel en otros departamentos. La información y los datos se almacenan en un depósito central y están a disposición de cualquiera que los necesite.

Olas de calor récord y crecimiento internacional

Con Acumatica en funcionamiento, Portacool pudo responder a la gran demanda de productos derivada de las olas de calor que batieron récords en todo EE.UU. El crecimiento continúa, ya que la empresa ha obtenido certificaciones en todo el mundo y ha captado nuevos clientes que buscan opciones de refrigeración alternativas.

Con el papel cada vez más central de los big data en todos los aspectos de la vida y los negocios, la demanda de centros de datos sigue creciendo exponencialmente, al igual que la demanda de medios evaporativos de la marca Kuul por parte de clientes como Microsoft y Amazon. "Se trata de una parte creciente de nuestro negocio", afirma Ferren. "Esto nos habría asustado antes de Acumatica, pero ahora estamos seguros de que podemos gestionar las relaciones con las empresas más grandes del mundo".

"Acumatica es el pulso de nuestra empresa. La visibilidad que tenemos de todo el negocio ha sido el mayor beneficio en este momento, pero tenemos muchas más oportunidades por delante a medida que continuamos descubriendo y explorando más de la funcionalidad de Acumatica", dice McElroy. "Durante 30 años hemos vivido del papel y de una oración, y hemos sido muy afortunados. Luego llegó la pandemia y tuvimos que tomar decisiones difíciles".

"Aunque implantar un ERP supuso un cambio enorme, es una de las mejores cosas que hemos hecho en mucho tiempo", añade. "Nos está haciendo mejores y nos ayuda a crecer".

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