Cómo elegir y aplicar los KPI de distribución

Para medir el rendimiento operativo y mejorar los resultados, los distribuidores necesitan las herramientas adecuadas: los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la distribución. Pero saber qué KPI le beneficiará más es todo un reto, y es sólo la mitad de la batalla. La otra mitad consiste en aplicar correctamente estas métricas, de modo que proporcionen información práctica que pueda utilizar para transformar y hacer crecer su negocio.

Pero, como suele decirse, es más fácil decirlo que hacerlo.

El gran número de indicadores clave de rendimiento (KPI) de distribución de los que puede hacer un seguimiento puede resultar abrumador. También lo puede ser gestionar y saber qué hacer con las enormes cantidades de datos que arrojan estas métricas.

Por eso, hoy le ofrecemos consejos informativos y fáciles de entender sobre por qué son importantes las métricas, cómo elegir los mejores KPI de distribución para su empresa y cómo Acumatica puede ayudarle en su viaje vital hacia los KPI.

Por qué son importantes los indicadores clave de rendimiento

En los términos más sencillos, los KPI son métricas que cuantifican en qué medida su empresa está cumpliendo sus objetivos operativos. La medición de actividades específicas relacionadas directamente con la mejora del rendimiento empresarial le ayuda a proteger los márgenes, mejorar el flujo de caja y aumentar la fidelidad de los clientes. La toma de decisiones informada y basada en hechos también mejora la eficiencia, al tiempo que le ayuda a alinear todos los departamentos, desde finanzas y ventas hasta almacén y operaciones, en torno a los mismos objetivos.

Sin embargo, más no siempre es mejor. El seguimiento de muchos KPI de distribución puede conducir rápidamente a una "sobrecarga de datos". Esto frustra en lugar de simplificar sus esfuerzos por racionalizar su negocio para obtener los mejores resultados: empleados contentos, clientes satisfechos y una cuenta de resultados sólida.

Lo mejor es elegir unas pocas métricas alineadas con los objetivos que pueda supervisar fácilmente y, a continuación, ampliar esa lista cuando la calidad, la cantidad y el valor de los datos sean estables.

Para elegir las métricas adecuadas, asegúrese de que se alinean con sus objetivos corporativos (por ejemplo, expansión en el mercado, reducción de costes, captación de nuevos clientes, etc.). Los KPI de los que haga un seguimiento deben ayudarle a cumplir esos objetivos.

Veamos cómo puede adquirir la combinación de KPI más valiosa para los distribuidores.

Cómo elegir la combinación adecuada de KPI: Primero la estrategia

Para tener éxito, es fundamental seleccionar y planificar unos parámetros fáciles de alcanzar, pertinentes y tangibles. También lo es utilizar las métricas y sus resultados para comparar sus resultados con los de sus competidores, lo que le ayudará a determinar sus próximos pasos.

Construir un árbol simple de KPI

Al elegir su conjunto de métricas, una de las mejores maneras de visualizarlo es construyendo un árbol de KPI. Un árbol de KPI es un diagrama que presenta las expectativas de sus métricas en formato de imagen. Garantiza que todos los departamentos y miembros del equipo estén de acuerdo. Dado que los árboles de KPI pueden resultar complejos, asegúrate de que sean lo más sencillos posible.

Un árbol de KPI debe incluir cuatro grupos/columnas, que representan diferentes niveles de granularidad:

1. 1. Objetivos: Las metas corporativas generales que desea que sus KPI le ayuden a alcanzar.
   2. Estrategias: Las principales medidas que piensa adoptar para garantizar la consecución de esos objetivos corporativos.
   3. Tácticas: Pasos separados que conforman las estrategias generales
   4. Los KPI: Las métricas que necesitas seguir para asegurarte de que tus tácticas están funcionando, lo que significa que las estrategias están funcionando y, en última instancia, significa que el objetivo es alcanzable.

A continuación se muestra un ejemplo de un sencillo árbol de KPI para la distribución:

Grupos de KPI y métricas prioritarias

¿Qué indicadores clave de rendimiento debería priorizar? A continuación se presentan 12 métricas críticas para lograr un éxito duradero en la distribución.

Métricas financieras

1. 1. El coste de mantenimiento del inventario es clave para la claridad financiera porque la mayor parte de su capital como distribuidor está inmovilizado en su inventario. Esta métrica le mostrará cuánto le cuesta mantener ese inventario (por ejemplo, gastos de almacenamiento y seguros), para que pueda encontrar áreas en las que reducir costes, optimizar el inventario para evitar el exceso de existencias y las roturas de stock, y mejorar las estrategias de compra y almacenamiento.
   2. Los días de ventas pendientes (DSO ) pueden alertarle de problemas en su ciclo de conversión de efectivo. Los DSO son el tiempo medio que tardan sus clientes en pagarle por su producto. Un menor DSO = flujo de caja positivo.
   3. El ciclo de conversión de efectivo (CCC) mide el tiempo que tarda en convertir el inventario en efectivo. Un ciclo más corto significa que su empresa es más eficiente desde el punto de vista operativo y se encuentra en una posición financiera más sólida.
   4. El rendimiento del margen bruto sobre la inversión (GMROI) es un KPI más granular que muestra cuánto beneficio bruto obtiene por cada dólar que invierte en inventario. Es otra buena forma de optimizar las estrategias de compra.

Métricas de ventas y marketing

1. 5. El tiempo de respuesta de un cliente potencial mide el tiempo medio que tarda en responder a un nuevo cliente potencial. Cuanto más corta sea esta duración, mejor, porque puede aumentar en gran medida sus posibilidades de realizar una venta.
   6. La duración del ciclo de ventas indica cuánto tiempo se tarda en cerrar una venta. Conocer este dato puede ayudarle a mejorar la previsión de ingresos, optimizar la asignación de recursos y, si los ciclos son cortos y fluidos, mejorar la experiencia del cliente y conseguir más ventas.
   7. La tasa de conversión depende directamente del tiempo de respuesta de los clientes potenciales y de la duración del ciclo de ventas. Muestra qué porcentaje de clientes potenciales se convierten en clientes compradores, que es, por supuesto, el punto central de la rentabilidad.

Inventario y métricas de almacén

1. 8. El índice de rotación de inventario mide la rapidez con la que se vende y repone el inventario, lo que ofrece una imagen clara de la optimización de su inventario y de la eficacia con la que satisface la demanda de los clientes. Sabiendo lo que se vende y lo que no, puede concentrar su capital en los productos más rentables.
   9. El índice de precisión de los pedidos muestra el porcentaje de pedidos que se realizan completa y correctamente. Un alto índice de precisión en los pedidos reduce los costes al minimizar las devoluciones/cambios, aumenta la satisfacción del cliente e impulsa la repetición del negocio.
   10. La tasa de entrega a tiempo (OTD ) indica cuántos pedidos se entregan en la fecha de entrega prevista o antes. Una tasa elevada crea una reputación de marca positiva, refuerza la fidelidad de los clientes y es un signo de eficiencia de los procesos internos.

Métricas de clientes

1. 11. El valor del ciclo de vida del cliente (CLV, por sus siglas en inglés) evalúa la cantidad total de ingresos que su empresa puede esperar de un solo cliente durante todo el tiempo que permanezca como tal. Esto le proporciona los datos que necesita para optimizar las inversiones en adquisición y retención de clientes, predecir los ingresos y adaptar el marketing y el alcance a las audiencias correctas.
   12. Net Promoter Score (NPS) mide la salud de su empresa en función de los comentarios de los clientes y de la probabilidad de que éstos le recomienden a otros. NPS le ayuda a identificar las áreas en las que está teniendo éxito y en las que necesita hacer mejoras. Cuanto mayor sea la puntuación, mayor será la probabilidad de retención y recomendación de clientes.

Racionalización de los indicadores clave de rendimiento de la distribución con Acumatica

Para respaldar la combinación de indicadores clave de rendimiento que elija, necesitará datos precisos y oportunos procedentes de una única fuente. Intentar recopilar información de múltiples hojas de cálculo y sistemas desconectados sólo conduce a la confusión, a una complejidad innecesaria y a datos poco fiables. Con una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) como Acumatica, tiene asegurada la calidad de los datos en una base de datos centralizada que le ayuda a almacenar, organizar y analizar esos datos. El sistema hace gran parte del trabajo por usted a través de consultas genéricas, capacidades de generación de informes, cuadros de mando personalizables y funcionalidad de análisis inteligente (por ejemplo, IA con aprendizaje automático).

Con cuadros de mando personalizados, configuraciones a medida, alertas y flujos de trabajo, puede implementar una serie de KPI mediante el diseño inteligente de Acumatica. También puede:

• • Utilice las funciones integradas de Acumatica (captura de datos, cuadros de mando basados en funciones, consultas genéricas) y cualquier integración necesaria (por ejemplo, Power BI) para visualizar y analizar las mediciones de los KPI.
  • Aplique las alertas de tendencias, objetivos y desviaciones de Acumatica, los informes estándar y totalmente personalizables y la colección de consultas genéricas integradas para traducir sus datos en acciones seguras.
  • Utilice las alertas automáticas de existencias reducidas y retrasos en los envíos para tomar rápidamente decisiones correctivas que mejoren la relación con los clientes.

Garantizar el éxito de la distribución

Participar en un mercado altamente competitivo y volátil requiere implementar KPI de distribución centrados y estratégicos que estén alineados con los objetivos de su empresa y respaldados por datos sólidos. Afortunadamente, con la solución integral de gestión empresarial de Acumatica, creada específicamente para el sector de la distribución, puede gestionar eficazmente sus KPI para asegurarse un futuro de éxito.

Para obtener más información sobre los KPI de distribución y Acumatica, descargue nuestro eBook gratuito, Métricas de distribución que realmente importany póngase en contacto con nuestros expertos si tiene alguna pregunta.